各機關應就主管業務，依本辦法、機關共通性檔案保存年限基準及其他相
關法規規定，編訂檔案保存年限區分表，區分檔案保存年限及清理處置方
式。
前項清理處置方式應區分為列為國家檔案、機關永久保存、屆期後鑑定及
依規定程序銷毀。
第一項檔案保存年限區分表應依本法施行細則第十條第一項各款規定程序
，函送檔案中央主管機關審核後實施。修正時，亦同。但依機關共通性檔
案保存年限基準修正者，不在此限。

一、為使國家檔案鑑選及機關檔案銷毀審核作業更具效益，國家發展委員
    會檔案管理局（以下簡稱本局）於九十九年修訂機關檔案管理作業手
    冊時，函知各機關於檔案保存年限區分表增列「清理處置」欄位，以
    期發揮區分表除可作為判定檔案存毀之依據外，亦可作為未來清理授
    權之參據。又，本局訂頒之各類檔案保存年限基準表亦自一百年起陸
    續修正並增列「清理處置」欄位。
二、為落實前開作業，爰於第一項明定機關訂定之檔案保存年限區分表，
    除區分檔案保存年限外，亦應區分清理處置方式，並增列第二項明定
    四種清理處置方式，以資明確，原第二項移列至第三項；另，配合修
    正條文第四條第四款但書規定，修正「法令」為「法規」。