一、為妥善保管機關檔案,提升檔案管理效能,特訂定本要點。
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二、本要點所稱檔案保管作業,包括檔案整理、存放、庫房安全維護及清
查事項。
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三、檔案之保管,應依媒體型式,區分為紙質類、攝影類、錄影音帶類及
電子媒體類,分別管理。
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四、檔案之整理,應依檔號順序由小至大排列。
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五、檔案整理作業採委外辦理者,應於檔案保管場所或指定場所為之。
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六、永久保存與定期保存檔案得分置存放。
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七、檔案應存放於容具內,並置放目次表,載明下列事項:
(一)檔號。
(二)案名。
(三)案由。
(四)密等。
(五)保存年限。
(六)其他應記載事項。
同一容具內以存放同分類號案件為限,如置不同案名之案件時,其目
次表應分別製作。
檔案容具外應標明檔號、案名及保存年限等事項。
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八、檔案容具係指置放檔案之保護套、袋、夾、盒、箱或其他容具;其規
格由各機關自行訂定。
前項容具應選用質優、堅韌且保固良好之材質;紙質類,宜選擇無酸
材質;聚酯類,宜選擇化性穩定之材質。
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九、檔案上架應按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上
至下排列於檔案架櫃,並宜預留架位空間。
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十、檔案之置放方式,應視媒體型式及檔案保存狀況,選擇直立或水平置
放。
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十一、檔案附件以與原件併同存放為原則;另行存置者,應於附件標記檔
號,並於原件目次表註明媒體型式、數量及存放位置。
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十二、檔案櫃、架適當位置,應設置簡明之標示。
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十三、檔案之保存,應依不同媒體型式採取防光、防熱、防潮、防蟲菌、
防污染、防磁、防刮及防盜等必要之防護措施。
檔案遭受危害,應採取適當處置措施,遇有重大損害或無法自行處
置者,應通報國家發展委員會檔案管理局。
前項檔案危害之處置,應避免傷害檔案、人體及破壞環境。
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十四、檔案庫房應由專人管理,定期查檢工作應做成紀錄。
檔案庫房宜採單一出入口管制,非經許可不得進入。
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十五、檔案庫房內嚴禁下列行為:
(一)使用或存放易燃或易爆物品。
(二)飲食、儲存食物或堆置雜物。
(三)植養生物。
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十六、各機關應訂定檔案清查計畫,就所保管檔案定期進行清查作業,並
將清查結果陳報權責長官核閱。
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十七、檔案有遺失、毀損情形,各機關應即查明原因簽請權責長官處理,
並採取適當補救措施。
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