一、本要點依行政院所頒之「機關公文電子交換作業辦法」第十二條訂定
    之。

二、適用電子交換之文書：暫以非機密及非緊急之公文及資訊為限。將來
    如條件成熟，隨時推廣至機密及緊急之公文。

三、電子公文之格式：
  （一）照樣使用既定之各種公文格式，如令、函、公告、書函、簡便行
        文表、開會通知單‥‥等等，不另創電子公文專用新格式。惟在
        公文格式加列一欄「傳遞方式」欄，分列「郵寄」、「郵袋」、
        「專送」、「傳真」、「電子交換」等五種方式，由承辦單位勾
        選。
  （二）電子交換之公文不蓋印信或簽署。

四、電子交換作業程序：
  （一）發文依一般公文辦理程序經判行、繕正、編號後，列印全文由繕
        打、校對簽署，連同其電腦檔案交由相關單位之電子交換操作員
        以電子交換方式將此檔案當成「附加檔（attachment）」發出，
        並在公文原稿加蓋「已電子交換」戳記後辦理退稿。
  （二）負責收發電子公文之單位與一般公文相同，即本部文書科負責收
        發以本部為受、發文機關之電子公文；部內外各單位負責收發以
        各該單位為受、發文單位之電子公文。各單位須指派專任或兼任
        之電子交換操作員，每日至少上、下午各上網一次查收電子公文
        。
  （三）電子交換操作員收到來文，應在相關軟體下解讀列印，同時由收
        文方之電腦系統加印頁碼及騎縫標識，並由收文方標明電子公文
        後，連同其電腦檔案（透過網路或磁碟片）交由公文收發員辦理
        收文、分文手續，電腦檔案須與列印之公文同時分送予承辦人。
  （四）電子交換之收發應另行登記。發文部分最少每週一次依各受文機
        關別，分列清單以電子交換方式傳輸予對方，由受文機關核對確
        認並在清單上註記已收到否，將其傳回發文機關。其未收到者，
        發文機關應即重發。
  （五）電子公文之收、發文程序，應依行政院規定採電子認證方式處理
        ，並得視需要增加其他安全管制措施。

五、電子交換作業適用單位：全體部內、外單位。部內、外各單位電子信
    箱由本部網際網路管理單位（目前為檔案資訊處）統一配發、管理。
    部分收發電子公文困難之單位仍可沿用傳真方式或郵寄方式傳遞有關
    公文。

六、電子公文使用之軟體：
  （一）文書軟體將使用行政院研究發展考核委員會委託驗證通過之公文
        製作軟體。
        （目前則暫時統一使用微軟視窗版OFFICE97軟體中之WORD97版。
         ）
  （二）其他軟體如瀏覽器、試算表、資料庫等等依通訊雙方之約定定之
        。