一、各機關訂定職務說明書、辦理職務歸系應切實依公務人員任用法及其
    施行細則、職務說明書訂定辦法、職務歸系辦法、職系說明書、職等
    標準及其說明等有關法令規定辦理。

二、訂定職務說明書應注意左列事項（附職務說明書範例二份，如附件一
    、二）：
  （一）職務說明書名稱之上，應冠以機關全銜，左旁註機關電腦代號。
  （二）職務編號：請參考「行政院所屬各機關（構）學校編報機關員額
        資料清冊作業注意事項」（電腦編號）填寫（附職務編號說明如
        附件三）。
  （三）職稱：依員額編制職稱或派令發布之職稱填寫，如科長、專員、
        辦事員等。
  （四）所在單位：按組織法規設立之內部一級單位及經權責機關核定有
        案之之任務編組填寫。
  （五）官等職等：依職務列等表所訂之官等職等填寫，如「薦任第九職
        等至簡任第十職等」、「薦任第九職等」、「委任第四至第五職
        等」、「薦派第七至第九職等」等。
  （六）職系：就本職務之工作項目所需知能，參照職系說明書及職務歸
        系辦法第三條規定試擬歸列適當之職系。
  （七）工作項目：依據機關之處務規程或辦事細則、分層負責明細表所
        分配於該職務之職責，逐項填列，每一職務工作項目以不超過五
        項為原則，每項工作註明百分比，並於最後列述「其他臨時交辦
        事項」。
  （八）工作權責：參照職等標準，概述本職務所受及所予監督、工作之
        繁簡難易及其職責程度之高低，以及所為之建議或決定，對國家
        及社會大眾所生之效果或影響。
  （九）資格條件：參照職等標準及職務列等表所定擔任該職務所需之任
        用資格填列，例如「具有職等標準第九至第十職等所定各職等任
        用資格之一者」或「具有職等標準所定第九職等任用資格者」。
        其另需具備執業或特定資格者，並將執業或特定資格一併填列（
        如醫師等）。
  （十）所需知能：參照職系說明書，敘明擔任本職務所需之學識、才能
        、經驗、訓練、技術、創造力及領導能力等。
  （十一）作業方法：依工作項目分別扼要說明工作流程、所受及所予監
          督、機具使用方法或與外界作何種接觸等。
  （十二）每一職務說明書由現職人員或指定適當人員擬填後，均應經由
          單位主管核正並簽章後送人事單位辦理。
  （十三）依職務說明書訂定辦法統一訂定之「共同職務說明書」，其職
          務編號按其職務數編號，例如某一單位有五個職務統一訂定職
          務說明書，其職務編號為「Ａ×××２１０－Ａ×××２５０
          」。
  （十四）預定精簡之職務，仍須訂定職務說明書及辦理歸系，俟該職務
          人員出缺後，再依職務說明書訂定辦法第四條規定註銷該職務
          。
  （十五）各機關調用人員，應以本職務說明書。

三、辦理職務歸系應注意左列事項：
  （一）各歸系機關或受委託機關辦理職務歸系，應建立職務說明書、機
        關組織法規及員額編制表、機關處務規程或辦事細則、分層負責
        明細表及其他必要資料。
  （二）辦理職務歸系之程序：
        1.查閱資料：詳細查閱職務說明書及有關資料。
        2.分析評擬：承辦歸系人員依職務歸系辦法、職系說明書、職組
          暨職系一覽表，審閱職務說明書及其他有關資料，分析職務之
          性質、範圍及權責，評擬其應歸列之職系，並應連帶考量該職
          務人力供需之平衡性，及在機關內部升遷調派，以切合機關業
          務需要。
        3.核議：承辦歸系人員於評擬職務應歸之職系後，檢同職務說明
          書、職務歸系表、職系說明書、職等標準及其他有關資料，送
          請職務歸系小組（職務所在機關）或職務歸系審議委員會（歸
          系機關或受託機關）核議。
        4.核定：職務歸系小組或職務歸系審議委員會核議通過之案件應
          作成紀錄陳請機關首長核定或授權核定。首長（含被授權人員
          ）審核前項職務歸系結果，如有意見，應發還重行核議或逕予
          變更。
  （三）職務歸系表各欄填寫說明（附範例如附件四）：
        1.「機關名稱、代號」、「職務編號、名稱」、「所在單位」均
          照職務說明書填寫。
        2.「歸系依據」填列「職務歸系辦法」。
        3.訂定「共同職務說明書」之各職務，應在備註欄註明「共同歸
          系」。
        4.「所歸職系」依職務歸系小組或審議委員會核議通過，經機關
          首長核定或授權核定之職系名稱予以填入。
  （四）各職務經歸系機關或受委託機關完成歸系後，應將職務歸系表連
        同職務說明書一式四份陳由歸系機關（主管機關）核轉銓敘部，
        二份抄送人事行政局備查。
  （五）人事管理人員、政風人員及主計人員各依其管理系統辦理職務歸
        系。

四、本注意事項未規定者或需修訂者，隨時補充規定或修訂之。