壹、總則

一、本要點依事務管理規則第九條規定訂定之。

二、本要點所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質之
    一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部
    通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。
    前項文書之製作應採由左至右之橫行格式。
    本要點所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全
    部流程。

三、本要點所稱各機關如下：
  （一）高雄市政府（以下簡稱本府）及所屬各機關。
  （二）本府所屬各公營事業機構。
  （三）高雄市立各級學校。

四、特種文書，如司法機關之裁判書、行政機關之訴願決定書、外交機關
    之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部
    隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，
    均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式
    原則。

五、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原
    則等，依行政院訂頒「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。

六、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及
    所屬各機關資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資訊安全管
    理規範」辦理。

七、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，除依
    「機關公文傳真作業辦法」及「機關公文電子交換作業辦法」辦理外
    ，得視需要，另訂處理原則。

八、文書除稿本外，必要時得視性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄
    本（件）、影印本或譯本。正本及副本均用規定公文紙繕印，蓋用印
    信或章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳。抄本（件）及
    譯本無須加蓋機關印信或章戳，其文面應分別標示「抄本（件）」或
    「譯本」。

九、文書處理程序一般原則如下：
  （一）各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。
        但機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者，不在此限
        。
  （二）公文之機密性、時間性，由各機關依業務性質及實際需要自行區
        分，以作為公文處理作業之依據。
  （三）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓、毀損、遺失。
  （四）各機關得視實際需要，採用收發文同號或收發文檔案同號。但以
        符合工作簡化為原則。
  （五）任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以中
        華民國紀元為準。但外文或譯件，得採用西元紀年。
  （六）文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，
        並註明時間（例如月日時，得縮記為 1108 ／1600），以
        明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。
  （七）各機關在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日人員按照值日及
        值夜規則之規定辦理。
  （八）機關內部各單位間文書之傳遞，均應視業務繁簡及辦公室分布情
        形，設置送文簿或以電子方式簽收為憑；另公文之陳核流程並得
        以線上簽核方式處理。
  （九）組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關，應設立公文交換中心
        ，定時集中交換，以加速公文之傳遞。
  （十）各機關所提各項報告案、提案用紙，一律採用 A4 格式雙面印刷
        。

十、機關公文電子交換收發文處理原則如下：
  （一）機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，予以
        傳遞收受者。各機關對於適合電子交換之機關公文，於設備、人
        員能配合時，應以電子交換行之。機關公文電子交換機制分為三
        類：
        1.第一類：屬經由第三者（公文電子交換服務中心）集中處理，
          具有電子認證、收方自動回復、加密（電子數位信封）等功能
          ，並提供交換紀錄儲存、正副本分送及怠慢處理等加值服務者
          。
        2.第二類：屬點對點直接電子交換，並具有電子認證、收方自動
          回復、加密（電子數位信封）等功能者。
        3.第三類：屬發文方登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告之
          ，不另行文者。
          加密（電子數位信封）之功能，各機關得視安全控管之需要自
          行選用。
          上述三類機制之選用由各機關視公文性質，自行考量決定。
  （二）各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業
        。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序者，可指定
        專人辦理。
  （三）各機關應設置電子公布欄專區，供第三類電子交換機制公文及本
        府公文附件登載之用，以便利各界查詢、參考。
  （四）登載電子公布欄之公文或附件應註明登載期限、發文日期、發文
        文號，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。
  （五）各機關公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關紀
        錄及文稿，得視需要予以儲存。
  （六）各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視內容性質自
        行下載使用並為必要之處理。

十一、機關公文電子交換收發文處理程序如下：
    （一）公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認
          、收文列印、加蓋「電子公文」章戳、檢視處理、分文、編號
          、登錄、傳送等。
    （二）公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識
          別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換
          」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。

十二、機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公文電子
      交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對象相互約定，
      但應採電子認證方式處理，並得視需要增加其他安全管制措施。

十三、人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時
      ，應符合「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦
      化作業規範」及相關規定。

十四、線上簽核係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下，進行線上
      傳遞、簽核工作。文書之陳核採線上簽核者，應採用電子認證、權
      限控管或其他安全管制措施，以確保電子文件之可認證性。公文線
      上簽核應注意事項如下：
    （一）可判別文件簽章人。
    （二）可標示公文時效性。
    （三）應提供代理人設定等功能。
    （四）應翔實記錄各會簽意見。
    （五）應翔實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。

十五、各機關對有隸屬關係機關之行文，應依層級為之，不得越級。但緊
      急案件必須越級時，應以副本抄送直屬之上級或下級機關。
      前項越級行文案件，答復時如無時限性，仍不得越級。

十六、頒布規章或一般通案性之公文，應刊登公報或張貼電子公布欄，可
      不另行文。各受文機關應指定人員隨時剪貼或下載，依照收文手續
      編號登記，分交承辦單位或人員辦理。

十七、急要公文，如因爭取時效，得以電話洽談方式處理，並作成「公務
      電話紀錄」，由承辦人員及各層主管簽章後存案辦理。

十八、須分行而內容有主從之文件，除對主要受文者行文外，其他機關或
      個人，概以副本抄送。倘有附件應加註明。收受副本者，應為適當
      之處理，對業務無關之單位，不得濫發副本。

十九、對外國機關或人員行文，應用本國程式，並以中文本為主，其所附
      之外文譯本，得依其慣例行之。

二十、召集會議，應先填發開會通知單，其有議程及討論資料者，應作為
      附件附送，如有時間急迫者，並先以電話通知。開會通知單應致送
      主持人。

二十一、會議紀錄應依規定程式辦理，出列席人員應一一列名，不得僅書
        如簽到簿。會議紀錄如需簽請高一級機關首長核（判）閱時，應
        摘陳概要或決議（結論）要點。

二十二、奉命出席會議，於開會完畢後，應將會議結果及處理意見依「奉
        派出席會議情形報告表」簽報上級主管核閱。

二十三、文件陳核（判）時，應視其速別、密等分別使用「公文夾」，以
        一文一夾為限。

二十四、承辦人員延誤公文處理時限者，除追究行政責任外，如對政府或
        申請人發生損害時，應負法律責任，各級主管人員並應負行政上
        連帶責任。

二十五、承辦人員處理公務，應自備「承辦案件登記簿」登記之，並應連
        同負責保管業務有關之參考資料，於職務異動時列入移交。