拾、文書保密
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一百十一、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
各機關處理機密文書,除依國家機密保護法與其施行細則及其
他法規外,依行政院頒「事務管理手冊」及本實施要點辦理。
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一百十二、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;
一般公務機密文書列為「密」等級。
國家機密文書等級區分標準如下:
(一)絕對機密:適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受非常
重大損害之事項。
(二)極機密:適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受重大損
害之事項。
(三)機密:適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受損害之事
項。
不同等級之機密文書合併使用或處理時,以其中最高之等級為
機密等級。
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一百十三、應以機密文書處理之國家機密事項如下:
(一)軍事計畫、武器系統或軍事行動。
(二)外國政府之國防、政治或經濟資訊。
(三)情報組織及其活動。
(四)政府通信、資訊之保密技術、設備及設施。
(五)外交或大陸事務。
(六)科技或經濟事務。
(七)其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。
(八)一般公務機密,指本機關持有或保管之資訊,除國家機密
外,依法令或契約有保密義務者。
(九)各機關應就其主管業務,依第一百十一點第二項各法規所
定事項,於必要之最小範圍內,分別詳訂應保密事項之具
體範圍。
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一百十四、各機關委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、
採購、生產、營繕、銷售或保管案件,涉及機密事項,其文書
處理規定如下:
(一)各機關人員於其職掌或業務範圍內,以契約委託其他公民
營機構(廠商)或個人產製之機密文書,應要求受託者先
行採取保密措施,並送交委託單位,由權責長官核定機密
等級、保密期限或解密條件,並通知受託者。
(二)因委託契約需要,而必須提供受託者機密文書時,應繕造
清冊送交受託者專人執據簽收;並得檢查該機密文書之管
理與運用情形,以保障機密文書不遭轉用或洩漏。
(三)為使受託者瞭解並配合採取保密措施,委託單位應要求簽
訂「保密契約」或於主契約中規範「保密義務條款」,明
定業經標示為機密之文書,雖契約終止或解除,非經解密
,受託者仍應採取保密措施。
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一百十五、機密文書之收發文應注意事項如下:
(一)各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕
校、蓋印、封發、歸檔,以及機密公文電子交換等事項,
並採取隔離措施。
(二)收受機密文書時,應先詳細檢查封口有無異狀後,並依內
封套記載情形完成登錄,受文者為機關或機關首長者,應
送機關首長或其指定人員啟封;受文者為其他人員者,逕
送各該人員本人啟封;另啟封人員,應核對其內容及附件
。
(三)機密文書之收發處理,以專設文簿或電子檔登記為原則,
並加註機密等級。如採混合方式,登記資料不得顯示機密
之名稱或內容。
(四)機密文書用印時,屬「絕對機密」、「極機密」、「機密
」者,由承辦人員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署
用印,不得閱覽其內容。屬「密」者之用印,得由繕校人
員持往辦理。
(五)「絕對機密」、「極機密」文書之封發,由承辦人員監督
辦理。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理
。
(六)機密文書對外發文時,應封裝於雙封套內,封套之紙質,
須不能透視且不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級,並
加密封,封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」
字戳記;外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之
註記。體積及數量龐大之機密文件,無法以前述方式封裝
者,應作適當之掩護措施。
(七)使用電腦設備處理機密文書時,對於輸入資訊系統所需之
帳號及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可
見之狀態,有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證
亦需妥善保存。
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一百十六、機密文書之簽辦應注意事項如下:
(一)機密文書之簽擬、陳核(判),應由業務主管或其指定之
人員處理,並應儘量減少處理人員層級及程序。
(二)各機關承辦人員處理一般文書,應審核鑑定是否具保密價
值,如確有保密必要,應即改為機密文書處理。
(三)一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製,除辦理該
機密業務者外,以經單位主管以上人員同意者為限。但單
位主管以上人員,認為有事實足認有洩密之虞或無知悉、
持有、使用或複製機密文書之必要時,得不同意。
(四)機密文書之承辦人員,應隨時與收發及文書主管人員協調
聯繫,處理重要之機密案件時,並應洽詢經機關首長指定
之保密業務主管人員意見,採取必要之保密措施。
(五)機密文書如非必要,應儘量免發或減少副本。
(六)機密文書非經權責主管人員核准,不得攜出辦公處所。
(七)會議使用之機密文書資料應編號分發,會議結束當場收回
;與會人員如需留用時,應經主席核准並辦理借用簽收。
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一百十七、核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等,應依相關
保密法規辦理。
保密期限或解除機密條件之標示,應以括弧標示於機密等級之
下。其解密條件如下:
(一)本件於公布時解密。
(二)本件至某年某月某日解密。
(三)本件於工作完成或會議終了時解密。
(四)附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件
標示者)。
(五)其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。
機密等級標示位置,依「國家機密保護法」施行細則第十
七條規定辦理。
經核定機密等級、解密條件之文書,屬彙編性質者,應於文書
首頁說明保密要求事項。
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一百十八、機密文書之傳遞應注意事項如下:
(一)分文(交辦)、陳核(判)、送會、送繕、退稿、歸檔等
流程,除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持
送外,其餘非由承辦人員傳遞時,應密封交遞。傳送一般
公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。
(二)於機關外傳遞屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」
者,由承辦人員或指定人員傳遞,必要時得派武裝人員或
便衣人員護送;屬「機密」者,由承辦人員或指定人員傳
遞,或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者,須
切實密封後按一般人工傳遞方式辦理。
(三)因機關業務特性,機密文書須採電子方式處理者,應使用
經專責機關鑑定相符機密等級保密機制,並依相關規定辦
理。
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一百十九、機密文書之保管應注意事項如下:
(一)機密文書應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃,並裝置密
鎖,保管人員必須經常檢查。
(二)保管機密文書人員調離職務時,應將所保管之機密文書,
逐項列冊點交單位主管或其指定人員。
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一百二十、機密文書之檔案管理應注意事項如下:
(一)各機關經核定機密等級之文書,不論其性質屬研究報告、
會議資料、業務統計、各式簽擬文稿等,均應依檔案法及
相關規定辦理。
(二)納入檔案管理之機密文書,應隨時或定期查核,其須變更
機密等級或解密者,應即按規定辦理變更或解密手續。
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一百二十一、文書機密等級之變更或解密,其權責劃分如下:
(一)機密等級變更或解密,由承辦人員於區分密等時預為註
明或主動檢討辦理。
(二)國家機密之變更或解密,依國家機密保護法第十條第一
項規定為之。
(三)一般公務機密文書,由原核定主管核定之。
(四)機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整,致該機密
事項非其管轄者,相關保護作業由承受其業務之機關辦
理;無承受業務機關者,由原核定機關之上級機關或主
管機關為之。
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一百二十二、文書機密等級之變更及解密,其程序規定如下:
(一)承辦人員依據機密件登錄主動檢查,或其他機關建議,
將解密之案件,提出審查,並填具機密等級變更或解密
之處理意見表或建議單陳送核定。
(二)經核定原機密等級解密後,應填寫機密等級變更或註銷
通知單,陳奉核定,再行繕發,並通知前曾受領該機密
文件之受文機關。
(三)文書機密等級之附加變更或解密標示者,屆時即照標示
自動變更或解密,檔案保管單位或人員並即辦理有關手
續。
(四)變更機密等級或解密者,應將案卷封面及文件上原有機
密等級之註記以雙線劃去,並於明顯處浮貼已列明資料
經登記人簽章之紀錄單(戳)。
(五)建議其他機關變更機密等級或解密者,於獲得答復同意
後,參照第一款至第四款之程序辦理。
(六)非機關之來函其訂有機密等級者,經函知來文者後,參
照第一款至第四款之程序辦理。
(七)機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者
,不得銷毀,解密後,其銷毀方式,須依檔案法及相關
規定辦理。
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一百二十三、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件,或誤繕誤印之
廢紙及複寫紙等,應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀
時,應視同複製品,依「國家機密保護法」第十八條規定保
護之。
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一百二十四、各機關對於機密文書之處理,應指定專人會同檔案、資訊、
通信、政風等業務承辦人員,實施查核。
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一百二十五、一般保密事項規定如下:
(一)各機關員工對於本機關任何文書,除經特許公開者外,
應遵守公務員服務法第四條之規定,絕對保守秘密不得
洩漏,退職後亦同。
(二)文書之處理,不得隨意散置或出示他人。
(三)各級人員經辦案件,不得以職務上之秘密作私人談話資
料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。
(四)文書之核判、會簽、會稿時,不得假手本機關以外之人
員,並不得交予與本案有關之當事人。
(五)文書放置時,應背面向上或放於公文夾內,以防止他人
窺視。
(六)下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於辦公桌抽屜
或公文櫃內並加鎖。
(七)各機關就其主管業務發表新聞時,應指定專人辦理,並
須事先簽報首長核定。
(八)職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持
有。因職務而持有之機密文件,應保存於辦公處所,並
隨時檢查。無繼續保存之必要者,應繳還原發單位;無
法繳回者,應銷燬之。
(九)私人日記、通信、撰文及著作,其內容不得涉及機密及
依法應保密事項。
(十)發現他人涉有危害保密之虞時,應加勸告,其不聽勸告
或已發生洩密情事者,應立即向長官報告。
(十一)承辦機密文書人員,發現承辦或保管之機密文件已洩
漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時,應即報告所屬主
管查明處理。
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