參、公文收文
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四十、各機關辦理公文收文之登記人員,應以編制內人員充任之。
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四十一、各機關之公文收文,區分如下:
(一)總收文。
(二)單位收文。
(三)基層收文。
(四)簽稿收文。
前項公文收文,以本府為主體者,本府本部第二科為總收文,一
級機關為單位收文,其所屬機關或單位為基層收文;以一級機關
或二級機關為主體者,各該機關為總收文,其所屬機關或單位為
基層收文,各機關辦理簽稿承轉登記者,為簽稿收文。
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四十二、登記人員如有調動,應將業務有關事項,詳細交代繼任人員,單
位主管亦應對繼任人員予以個別輔導或施以在職訓練。
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四十三、單位主管應隨時瞭解本單位收發文件數及處理情形。
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四十四、一般公文傳遞,為爭取時效,本府或各機關得以電子交換行之或
設置文書交換中心,參加交換機關均應定時派人參加文書交換。
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四十五、公文以電子公文交換者,應依「機關公文電子交換作業辦法」規
定,定時收件。
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四十六、公文登錄、催辦及銷號規定如下:
(一)各機關對所收之公文,應按收文號予以登錄管制,並依據公
文處理紀錄,作為公文檢查、催辦、銷號、製表及統計分析
之基礎;其相關登錄及催辦格式,由各機關視需要自行規定
。但應遵守由左至右之橫行格式原則。
(二)經簽擬核定之公文,應於發文或辦結後予以銷號。但應繼續
辦理或尚未結案者,仍應繼續管制。
(三)承辦人員應隨時注意所承辦公文之時效,對將屆辦理期限或
逾期案件應儘速辦結或敘明理由辦理展期手續;文書單位或
單位收發人員應逐日檢查公文處理紀錄,對將屆辦理期限之
案件,並應提醒承辦人員或送請單位主管參處;對已逾期而
未申請展期之案件,或送會逾時者,應予催辦;承辦人員應
於接獲稽催之次日答復,並立即簽辦,或視需要申請展期。
對於經稽催仍不簽辦,又不答復延辦理由者,得簽報議處。
(四)文書單位或單位收發人員,應依業務單位填註之核准展延辦
畢日期辦理稽催,如有積壓延誤情事者,應按情節輕重,簽
報議處。
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四十七、簽收文件應注意事項如下:
(一)登記人員負公文點收之責,凡收到一般公文或函電,除普通
郵遞信件外,應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查對點
收,並就原送件簿(單)註明收到年月日時,蓋戳退還送件
人。
(二)收到一般公文應登載於「收文登記簿」。
(三)一般公文附有解送人犯或附有現金票簿、郵票、有價證券、
各種證件、貴重物品、大宗附件,應立即登記編號,通知承
辦單位簽收,並加註月日時分。
(四)電報登記後即移送有關人員簽收,如已譯妥者即送受電人簽
收,並加註月日時分。
(五)機密或長官親啟或指名之掛號文件、函件,應分別以送件簿
登記,隨收隨送長官或指定人員點收處理。
(六)人民持送之申請書件,應先檢視是否符合規定,如手續不全
應指導其補齊後再行簽收。
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四十八、一般公文拆驗應注意事項如下:
(一)剪拆公文應緊靠公文封口免傷封內公文。
(二)如一封套內有來文二件以上者,應登錄註明其件數及文號。
(三)查對附件,除應清點來文函件,及登錄註明外,並應依照下
列規定辦理:
1.附件應加整理附於來文之後。
2.公文附件如為現金、票據、郵票、有價證券或貴重物品,
應先送出納單位或通知承辦單位點收保管,並於文內附件
右側簽章證明。
3.附件另郵寄或附件未到而公文先到者,除於附件欄或公文
上黏條註明,俟文件到齊後再行分文,有時間性者,應先
行分文,其附件不全或漏檢附件者,應與發文機關協調處
理。
4.如封面所列號碼與封內公文號碼不符,有文無號,有號無
文或原發文日期與發郵日期有疑問時,應向原發文機關查
詢。
5.速件或有時限文件,應立即分文編號通知承辦單位簽收,
並加註通知時間,承辦單位不得延擱。
6.封面未標明機密字樣,拆封後如發現有保密必要者,應作
機密文件處理。
7.封內如夾有本機關內部各單位之文件,應即登記送件簿,
轉送受文單位。
8.來文如有誤投,應退還發文機關,其有時間性者,得代為
轉送,並通知原發文機關。
9.有關訴訟、訴願、國家賠償、人民申請案件及其他具有時
效限制文件,已拆之封套蓋有日期戳記及所貼郵票須隨文
附送,不得剪除,以備查考。其餘封套應彙齊包紮,註明
日期及封套數目,保存一個月。
(四)主管電務人員對收受電報,應隨到隨譯,編號登記,分別送
辦或陳閱。
(五)收受外文文件,應由指定之擅長外文人員譯出主旨後,由收
文單位以送件簿登記送主辦單位處理。
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四十九、分文應注意事項如下:
(一)各單位分文應指派熟稔全盤業務人員負責,並視來文內容,
認定承辦單位,於原件右下角加蓋承辦單位戳,重要來文有
列管必要者,應先送研考單位或人員列管,如係限期處理者
,應加蓋「本件有時間性」戳記。
(二)重要來文應先提陳首長核閱後,按收文手續辦理。如認為有
及時分送之必要,應同時影印分送。
(三)長官交下文件,應即分文編號登記,並於原文右上角及公文
登記簿上蓋「○○交下」戳記。
(四)來文內容涉及二個單位以上者,應以來文所敘業務較多或首
項業務之主辦單位為收文單位,於收辦後再由主辦單位會辦
或協調分辦。
(五)凡總收發分送各機關文件,經確認為非屬本機關主管業務範
圍者,最遲應於一個工作日內簽註意見,由主任秘書以上人
員核章後,退回總收文改分,勿逕自辦理移文。來文內容涉
及兩個或以上單位時,如有爭議,由總收文簽請長官裁示主
辦單位。
(六)凡受文者為「本機關」文件,內容屬他機關者,應即簽明理
由陳主任秘書以上人員核章後,移送業務主管機關辦理。
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五十、收文編號手續如下:
(一)一般公文完成分文手續後即在來文正面右下方加蓋收文日期編
號戳,並將來文機關、文號、附件及本文鍵入電腦、電腦自動
給號後、登錄於收文編號戳內,分送承辦單位;急要公文應提
前編號登錄分送。
(二)要求補發之公文,應掛用原收文日期字號,並在補發文件右上
角加蓋「補件」章。
(三)總收文號按年順序編號,年度中間如遇機關首長異動時,其編
號仍應持續,不另更換。
(四)未經編號之一般公文,應送總收發補辦編號登記,再行處理。
(五)機密件依一般公文收文方式處理,惟案由欄內註明「密不錄由
」。
(六)總收文人員於每日下班前收到之文件,應於當日編號登錄。
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五十一、經電腦列印收文登記表之文件,交由單位收發或基層收發(登記
人員)在收文登記表上蓋章簽收並加註時間。
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五十二、一般公文分文後之公文遞送,除緊急或有時間限制者應隨到隨時
通知承辦單位簽收並加註時間;其餘利用上下午公文交換時間交
換傳送。
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五十三、電子交換收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施身
分辨識程序,並於電腦系統確認相符後,即時或定時進行收文作
業,且應立即傳送回復訊息,並依一般收文作業程序繼續辦理。
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五十四、電子交換收文人員應注意傳遞交換之前置處理設備是否解開電子
文件封包、儲存電子檔、確認發文單位,及檢查附件與文件有否
疏漏或被竄改。
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五十五、電子交換收文人員於電子收文後須列印收受之公文時,得由收方
之電腦系統標明電子公文;如電子公文超過一頁以上時,須加印
頁碼及騎縫標識。
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五十六、收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息,應依其訊息擷取相
關資料,並為妥適處理。
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五十七、公文電子交換收文人員於檢視電子公文無誤後,應列印並將收文
號及收文日期登錄於收文編號戳內,分送承辦單位辦理。
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五十八、各機關收到電子分文後,須再分送所屬機關者,仍以電子分文至
該承辦機關,由該機關列印後分送承辦。重要來文有列管必要者
,除由受文機關分文人員列印送研考單位或人員列管外,餘照電
子分文程序辦理。
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