肆、公文製作處理
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五十九、公文程式之類別如下：
（一）令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。
（二）呈：對總統有所呈請或報告時使用。
（三）咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。
（四）函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用：
1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。
2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。
3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。
4.民眾與機關間之申請與答復時。
（五）公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時
使用。其方式得張貼於機關之公布欄，或利用報刊等大眾傳
播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。
（六）其他公文：下列因辦理公務需要之其他文書：
1.書函：
(1)於公務未決定階段需要磋商，陳述及徵詢意見或通報時
使用。
(2)代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較
函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，
或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不
如函之正式性。
2.開會通知單：召集會議時使用。
3.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡
單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將
通話紀錄作成兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽
收，雙方附卷，以供查考。
4.手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。
5.簽：承辦人員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上
級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。
6.報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；
或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。
7.箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用
。
8.聘書：聘用人員時使用。
9.證明書：對人、事、物之證明時使用。
10.證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使
用。
11.契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用
。
12.提案：對會議提出報告或討論事項時使用。
13.紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。
14.節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「
敬陳者」，末署「職稱、姓名」。
15.說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予
以支持時使用。
16.定型化表單。
前項各類公文屬發文通報週知性質者，以登載機關電子公布欄為
原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱
、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。
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六十、公文結構及作法說明如下：
（一）公布自治條例、發布自治（委辦）規則及人事命令：
1.公布自治條例、發布自治（委辦）規則：
(1)令文不分段，敘述時動詞一律在前，其格式如下：
甲、制定「○○○自治條例」、訂定「○○○細則」。
乙、修正「○○○自治條例」第○條條文、修正「○○○
辦法」第○條條文。
丙、廢止「○○○自治條例」、廢止「○○○辦法」。
(2)公布、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於
機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。
2.人事命令：
(1)人事命令：任免、遷調、獎懲。
(2)人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右之
橫行格式原則。
（二）呈之結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法（請求、請示）
」三段式，可用主旨一段完成者，不得分割為二段、三段。
（三）函：
1.行政機關之一般公文以「函」為主，製作要領如下：
(1)文字敘述應儘量使用明白曉暢、詞意清晰之文字，以達到
公文程式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求。
(2)文句應正確使用標點符號。
(3)文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。
(4)應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。
(5)應使用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。
(6)函之結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，
案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、
三段；「說明」與「辦法」兩段段名，均可因事、因案加
以活用。
2.分段要領：
(1)「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求
具體扼要。
(2)「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之
敘述，無法於「主旨」內容納時，以本段說明。本段段名
，可因公文內容改以「經過」、「原因」等名稱。
(3)「辦法」：向受文者提出之具體要求，無法於「主旨」內
簡述時，以本段列舉。本段段名，可因公文內容改以「建
議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。
(4)各段規格：
甲、每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒
號「：」。
乙、「主旨」一段不分項，文字緊接段名書寫。
丙、「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名書寫；
如分項條列，應另列縮格書寫，項目次序如下：一、
二、三、……，（一）（二）（三）……，1.、2.、
3.、……， (1) (2) (3)……。
丁、「說明」、「辦法」中其分項條列內容過於繁雜、或含
有表格型態時，應編列為附件。
3.行政規則以函檢發，或多種行政規則同時檢發，可併同一函處
理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但
應發布之行政規則，依本點第一款第一目所定法規命令之發布
程序辦理。
（四）公告：
1.公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作，絕對避免使用艱深
費解之詞彙。
2.公告文字必須加註標點符號，並注意公告之時效。
3.公告內容應簡明扼要，非必要者如各機關來文日期、文號及會
商研議過程等，不必於公告內層層套用敘述。
4.公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明
）三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨
」一段完成者，不必勉強湊成兩段、三段。
5.公告分段要領：
(1)「主旨」為全文之精義，應扼要敘述，公告之目的及要求，
其文字緊接段名冒號之下書寫。
(2)「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名
稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有兩項以上「
依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列縮格書寫。
(3)「公告事項」（或說明）應將公告內容，分項條列，冠以數
字，另列縮格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就
「主旨」補充說明事實經過或理由者，改以「說明」為段名
。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參
閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。
6.公告登報時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首
長職稱、姓名。
7.一般工程招標或標購物品等公告，得以定型化格式處理，免用
三段式。
8.公告需以函帶公告之方式發文，將公告作成電子檔，隨函傳遞
至總發文完成發文給號登錄後，視「函」之受文者性質作適當
之處理。
(1)受文者有府外機關：將公告製作成電子檔後，於公文管理系
統內將附件電子檔引入後，以電子交換方式送發文。
(2)受文者有本府所屬機關學校：將電子檔公告張貼於本府電子
公布欄供下載，並於公文本文內敘明。
(3)受文機關為民間社團、公司行號或個人者，應將電子檔公告
完成給號登錄後，列印所需份數檢點清楚隨函發文。
(4)受文機關如兼具第一目至第三目之情形者，應分別辦理。
9.公告除登載於機關電子公布欄外，張貼於機關公布欄時，應蓋
用機關印信，於公告兩字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不
清。
（五）其他公文：
1.書函之結構及文字用語比照「函」之規定。
2.定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫
行格式原則。
（六）製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：
1.分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，（一
）、（二）、（三）……，1.、2.、3.、……， (1)、 (2)、
(3) （格式如附件四）。
2.內文：
(1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
(2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應
以半形為之。
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六十一、公文用語規定如下：
（一）期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」
、「鑒核」、或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見
復」、「轉行照辦」等。
（二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯
定。
（三）直接稱謂用語：
1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」，下級對上級稱
「鈞」；自稱「本」。
2.對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自
稱「本」。
3.對機關首長間：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級
對上級稱「鈞長」，自稱「本」。
4.機關（或首長）對屬員稱「臺端」。
5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端
」；對團體稱「貴」，自稱「本」。
6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴
機關」或「貴單位」。
（四）間接稱謂用語：
1.對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及得稱「
該」：對職員稱「職稱」。
2.對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。
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六十二、簽、稿之撰擬說明如下：
（一）簽稿之一般原則：
1.簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉
擇之依據，分為下列兩種：
(1)機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不
必敘明陳某某長官字樣。
(2)下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用
「敬陳○○長官」字樣。
2.「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。
（二）擬辦方式：
1.先簽後稿：
(1)制定、訂定、修正、廢止法令案件。
(2)有關政策性或重大興革案件。
(3)牽涉較廣，會商未獲結論案件。
(4)擬提決策會議討論案件。
(5)重要人事案件。
(6)其他性質重要必須先行簽請核定案件。
2.簽稿併陳：
(1)文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案
件。
(2)依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
(3)須限時辦發未能及時先行請示之案件。
3.以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。
（三）作業要求：
1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內
容主題應避免偏差、歪曲，切忌主觀、偏見。
2.清晰：文義清楚、肯定。
3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。
4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時
間內完成。
5.整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正。
6.一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應
力求一致，同一案情之處理方法不可前後矛盾。
7.完整：對於每一案件，應作廣泛深入之研究，從各種角度
、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法
，應力求周詳具體、適切可行；並備齊各種必需之文件，
構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。
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六十三、簽之撰擬：
（一）款式：
1.先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式
辦理。
2.簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條
紙，不分段，以條列式簽擬。
3.一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。
（二）撰擬要領：
1.「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不
分項，一段完成。
2.「說明」：對案情來源、經過與有關法規或前案，以及處
理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。
3.「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體
處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列。
4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，
「擬辦」一段不重複「說明」。
5.「簽」應載明年月日時及單位。
（三）本要點所訂「簽」之作法舉例，具有幕僚性質之下級機關首
長對直屬上級機關首長行文時應一致採用，至各機關內部單
位簽辦案件得參照自行規定。
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六十四、稿之撰擬：
（一）草擬公文按文別應採之結構撰擬。
（二）撰擬參考要領：
1.按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「
書函」、「公告」等。
2.一文的受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，
將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同
大異者，用分稿分擬，如以電子方式處理者，應用數稿。
3.「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並應注意下列事項
：
(1)訂有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。
(2)承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照
錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無
法摘敘時，可照規定列為附件。
(3)概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等
，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細
要求有所作為時，應列入「辦法」段內。
(4)「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。
(5)文末首長簽署，於敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後
可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。
(6)須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本
收受者作為時，則請在「說明」段內列明。
(7)如有附件，請在「說明」段內敘述附件名稱及份數。
(8)公文刊登公報，應於「受文者」處加蓋「刊登公報」戳
記。
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六十五、擬辦文書應注意事項如下：
（一）單位收發送交承辦人員之文書，或根據工作分配須辦理者，
承辦人員應即於公文管理系統辦理，或將辦理情形記載於公
文登記簿，以備查詢。
（二）機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者，得
以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。
（三）負責主辦某項業務之人員，對其職責範圍內之事件，認為必
須以文書宣達意見或查詢事項時，得自行擬辦。
（四）擬辦文書，依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會
處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定
而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優
於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及上級命令優於
下級命令等原則處理。
（五）處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等
手續者，應先完成此項手續，如非短時間所能完成時，宜先
將原由向來文單位說明。
（六）承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬
議處理之依據或參考。此項文卷或資料，必要時應摘要附送
主管，作為核決之參考。
（七）簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，
尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖
規避責任。
（八）重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案
情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。
（九）毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查：
1.無轉行或答復必要之文件。
2.下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
3.本機關蒐集或受贈與之參考資料。
4.屬通知參考性之副本。
（十）承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他
亦應依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓。
（十一）承辦人員對於來文簽擬意見，案情簡單者，得於來文空白
處適當位置擬辦；如情節較繁、文字較長或須摘錄來文內
容者，得以 A4、 A5 紙張採另簽方式辦理。對於重要文
句，用色筆劃出記號，以利核閱。
（十二）承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來
文上書明「附件抽存」字樣，並蓋章或簽名，附件除書籍
等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔。
（十三）承辦人員簽陳時，須視公文性質註明採用之電子交換機制
為第一類、第二類或第三類，其中第三類交換機制需加註
登載期限。
（十四）承辦人員經辦之稿件經核判並已完成發文作業，始發現原
稿內容有誤，承辦人員應調卷簽准辦更正函更正，不可直
接於原稿內塗改。
（十五）承辦人員於公文管理系統內製作之創稿，經批示或因其他
因素不予發文時，應比照結案存查案件，先將電子檔完成
結案歸檔後，將原創稿文件逕送歸檔。
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六十六、公文格式內部之資料，依一定的順序排列，依序為管理資料、本
文、受文機關。
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六十七、公文管理系統內各項公文類別之製作方式，依本府公文管理系統
內各項公文類別製作方式辦理。
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六十八、承辦人員於公文管理系統辦稿時，管理資料應注意事項：
（一）「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定點選。
（二）「速別」：依希望受文機關辦理之速別點選。
（三）「密等及解密條件」：國家機密文書區分為「絕對機密」、
「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級
，解密條件於其後以括弧註記。如非機密件，則不必點選。
（四）「附件」：請註明名稱及數量。如附件數量過多，應於該公
文之說明內逐一敘明附件名稱或檔名，以利受文機關下載。
（五）「承辦單位」、「機關地址」及「連絡電話」、「機關傳真
」由承辦人員依規定輸入。
（六）「檔號」及「保存年限」：於稿面規定位置註明，「保存年
限」務必依照檔案保存年限基準表規定填列。
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六十九、承辦人員擬稿時，公文本文應注意事項如下：
（一）擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，凡
模稜空泛之詞，及陳腐套語，地方俗語，與公務無關者，均
請避免。
（二）引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以
「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件
、抄件或影印附送。
（三）各種名稱如非習用慣見，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重
要者，請以括弧加註原文，以資對照。
（四）文稿表示意見，須以負責態度提出具體意見，供受文者抉擇
，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理
」等空言敷衍。
（五）擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文
答復。
（六）文稿內遇有重要性之數字，宜用大寫。
（七）引敘原文其直接語氣均請改為間接語氣，如「貴」「鈞」等
請改為「××」「本」「該」等。
（八）法規之制（訂）定、修正，於公（發）布或轉發時，請於法
規名稱之後註明公（發）布日期及文號。
（九）擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號以
阿拉伯數字敘入，俾便查考。
（十）案件如已分行其他機關者，請於文末敘明，以免重複行文。
（十一）文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由
左至右依序排列。
（十二）文稿分項或分條撰擬時，請分別冠數字。機關全銜、受文
者、本文等請採用較大字體，以資醒目。
（十三）文稿有一頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫
章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。
（十四）以稿代簽之文，承辦人員應在原來文件適當位置簽註「如
另稿」字樣，另在行文稿面左側上方處註明「以稿代簽」
。
（十五）簽稿併陳之文，亦在「簽」之左側上方處註明「簽稿併陳
」。（裝訂順序為「簽」在上，「稿」在下）。
（十六）承辦人員對來文如因手續欠缺、程序不合或附件缺漏，應
就原件詳簽註明，逕行發還補正，不另行文。
（十七）機關內部各單位承辦公務，必須通報其他各單位或員工者
，應以承辦單位名義通報，或以原件傳閱會章，不必以機
關名義行文轉知。
（十八）簽稿引用法令時，應將其條（令）文扼要或全文敘入，如
文字過多不便全敘時，應作附件附送。
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七十、「正本」或「副本」：分別逐一書明全銜，其地址非眾所週知者應
註明，機關內部得以加發「抄件」之方式處理。
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七十一、下列特殊處理事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面適當處予以註
明：
（一）刊登電子公布欄、公報或通訊。
（二）登報或公告，註明刊登報名、版面、字體大小、日期或揭示
地點。
（三）公務登記，由指定之人員或主管單位自行辦理。
（四）有時間性之文件，應指明發出或送達時間。
（五）會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。
（六）先發後會之註明。
（七）指定傳遞方法，並按公文內容、性質，受文機關，選取電子
交換方式。
（八）指定公文收受人員。
（九）為提升公務溝通效率，承辦人員得於文稿中述明聯絡方式。
（十）來文之收文號，於稿面右下角註明，（有數件來文併辦者，
應將各件收文亦一併附於文稿之後），如為創稿則應註明創
稿號（流水號）。
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七十二、承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項：
（一）附件除實體、支票、原始憑證、需蓋印章之表單等無法以電
子檔傳遞外，餘皆應製作成電子檔傳遞或登載電子公布欄替
代之，並應儘量採用合適編輯軟體製作及加註頁碼序號，俾
利受文機關識別。並請就標楷體、細明體或新細明體擇一使
用，以利受文機關呈現正常字體。作業方式如下：
1.受文者有府外機關（不含全體議員）：將附件製作成電子
檔後，於公文管理系統內將附件電子檔引入後，以電子交
換方式送發文。
2.受文者有本府所屬機關學校：將電子檔附件張貼於承辦機
關附件區供下載或隨文引入，並於公文本文內說明該附件
位置及檔名。
（二）受文機關為民間社團、公司行號或個人及無法製作成電子檔
之附件，應將附件所需份數檢點清楚隨稿附送發文。
（三）受文機關如兼具上揭情形者，應依上揭規定分別辦理。
（四）附件有二種以上時，應註明附件一、附件二、……。
（五）附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「
檢附」等字樣。
（六）如需以原本發出，而原本僅一份時，請註明：「原本隨文發
出，抄本或影印本存卷」。
（七）附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「封發時，附件請向
承辦人或某某洽取」字樣。
（八）有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發
，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，於補送
附件時註明。
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七十三、承辦人員其他注意事項：
（一）緊急事項請先以電話洽辦，隨即補具公文。
（二）機關如有請示案件，涉及其他單位者應按其性質請主管單位
研提意見。
（三）簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時，除標
明附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利
查閱。
（四）公文書或附件如係屬發文通報週知或需要收文機關轉發者，
以登載於電子公布欄為原則，避免層層轉送。
（五）登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響，或
需其有所作為者，可另以書函或電子郵遞方式，告知前述訊
息，以利其配合辦理。訊息中需明確告知登載之位址及內容
概要。
另承辦人員對適宜長期對外宣告之公文或其相關附件資料，
應洽網站管理人員長期登載。
（六）來文內有極顯明之錯誤字句，請電洽改正，或於抄發時在文
旁改正，如摘敘入稿，則請逕行改正或避免錯誤之字句。
（七）承辦人員經辦之稿件已發文尚未歸檔而急需續辦者，應填寫
調卷單向發文單位調用，發文單位應將調卷單連同原稿先行
辦理歸檔後，再予借調。
（八）受理告密文件，不得將告密人姓名、住址轉行。匿名或不具
名之告密文件不予受理。但內容具有事證者，仍應審酌處理
。
（九）各機關保管有關人民權利義務之案卷，除機密文件外，如利
害關係人申請證明或抄閱與其利害關係之部分時，得予以證
明或抄閱。
（十）簽辦之文稿涉及或依據前案者，應將前案敘明或檢附原案，
凡奉直屬上級主管諭示辦理者，主辦單位應即將辦理情形簽
報原直屬主管核閱。
（十一）上級機關核復之公文，如須由陳核機關轉行原請求機關團
體或人民知照者，上級應視需要加發副本，以免陳核機關
再行轉知。
（十二）下列文件應併案簽辦：
1.各件公文案情相同者。
2.同一案情之正副本。
（十三）下列文件應併案彙辦，並於稿面下端空白處逐件詳列收文
號：
1.不同機關之來文，其案情相同者。
2.蒐集資料之往復及轉行文件。
（十四）較為繁複之會計、統計之圖表格式、人事及其他業務上專
用之報表經核定後，承辦單位得按所需份數自行繕校或繪
製。
（十五）無機密性、無附件之公文，得使用公務明信片。
（十六）各機關收到公務明信片，應登送件簿逕送承辦單位辦理。
承辦人員收辦明信片，應視同公文處理。
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七十四、文件陳核應注意事項如下：
（一）承辦人員應依本府規定於稿面適當位置蓋職名章或簽名，並
註明辦稿之月日時分。
（二）文件經承辦人員擬辦後，應即分別按其性質，用公文夾遞送
主管人員核決，如與其他單位有關者並應先行會商或送會。
（三）文件之核決，於適當位置蓋職名章或簽名，其權責區分如下
：
1.初核者係承辦人員之直接主管。
2.覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。
3.會核者係與本案有關之主管人員（如無必要則免送會）。
4.決定者係依分層負責規定之最後決定人員。
（四）核稿人員對於承辦文件應簽而未簽擬意見，應交還承辦人員
重擬，再行陳核。
（五）承辦人員擬有兩種以上意見備供採擇者，主管或首長應明確
擇定一種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。
（六）核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電
話詢問，避免用簽條往返，以節省時間及手續。
（七）核閱稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒
或劃線，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或
重要關鍵文字，認為不當而更改時，須於修改處加蓋職名章
，以示負責。
（八）上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原
稿批示或更改，不宜輕易發回重擬。
（九）簽稿是否相符、前後案情是否連貫、有關單位已否會洽。
（十）程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。
（十一）文字是否通順、措詞是否恰當、有無錯別字。
（十二）對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員
改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。
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七十五、回稿、清稿應注意事項如下：
（一）稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其
他原因者，會核或核決人員宜退回原承辦人員閱後，再行送
繕。
（二）文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人員清稿。清稿後應將
原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核會簽者，不必再會
核簽。
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七十六、判行應注意事項如下：
（一）文稿之判行按分層負責之規定辦理。
（二）宜注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不
符等情形。
（三）對陳判之文稿，認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」
或「緩發」之批示。
（四）重要文稿或時間急迫公文之陳判，應由承辦人員或單位主管
親自遞送。
（五）決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及審核人員研議，即
時決定明確批示。
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七十七、文件經承辦人員擬辦後，應即分別按其性質，用公文夾遞送主管
核定，如與其他單位有關者應先行會商或送會，並依下列規定辦
理：
（一）凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商。
（二）會商方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，於下列
各款斟酌選用之：
1.以電話商詢或面洽，必要時並記錄備查。
2.以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者，宜採用簽稿會
核單，會銜公文採用會銜公文會辦單。
3.提例會討論。
4.約集有關單位人員定期舉行會議商討。
5.臨時約集有關人員小組會商（或協調會議）。
6.以書函洽商。
（三）送會案件，主辦單位應先敘明本單位就該案具體意見，再行
送會。其未敘明者，受會單位得予退回。
（四）所屬單位較多之機關，應採定期舉行會報方式辦理。如涉及
二個單位以上，需要會商之案件，應採用簽稿會核單或複製
分會彙整後陳核，惟複製分會之稿面，應在左側上方處加蓋
「本件影本視同正本」章戳示之，並加蓋承辦人員職名章。
另可在會報中提出，經決定作成紀錄後，辦稿時在稿內敘明
或在稿面註明「已提×月×日會報決定」字樣，不再一一送
會，但主辦單位應將「會議紀錄」隨同原案逕行敘稿陳核（
判），並以副本分送有關單位。
（五）會辦公文應視同速件處理。
機關內部會簽會核時限如下：
最速件 一小時
速 件 二小時
普通件 四小時
（六）會簽、會核應依次傳遞，最後單位會畢後，仍送還原承辦單
位。
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七十八、文稿如經會商、協調後，應依下列規定辦理。但非政策性之緊急
文稿為爭取時效，得先發後會。
（一）已於擬辦時會核之案件，如稿內所敘與會核時並無出入，應
不再送會，以節省時間及手續，決行後得以副本抄知。知會
性質之案件，不必事先會辦，核定後以副本抄知。
（二）各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，一經會
簽，即認為同意，應共同負責。
（三）會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合彙整，
研擬具體意見後再陳核，會銜者亦同。
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七十九、會辦案件應注意事項如下：
（一）會辦案件有下列情形之一者，得於簽辦前會商協調：
1.有時間性或重要案件。
2.涉及三單位以上職掌案件。
3.案情複雜或意見分歧不一致之案件。
（二）參加業務工作協調單位，應指派人員代表準時出席，出席人
員應事先研究案情，如認有請示或洽商內部單位之必要者，
應先請示或洽商後出席，協調時應負責代表其單位發表意見
，不得藉詞推諉，經協調決定事項，除有政策性之變更或牴
觸法令者外，參加單位不得另持意見。
（三）會辦案件協調未獲協議者，應即由機關首長或副首長協調或
提出業務會報（會談）解決。
（四）會辦案件協調完畢時，結論由承辦單位彙整簽報，並儘速陳
核後將協調結果函知各有關單位。
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