柒、公文發文
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九十六、一般公文發文應注意事項:
(一)總發文人員對待發之公文,應詳加檢查核對,如有漏蓋印信
、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。
(二)發文代字應冠以承辦單位之代字,不得將會辦單位及首長姓
名代字,加冠於發文字號欄內,另發文日期一律以中華民國
紀元為準,惟外文或譯件,得採用西元紀年。
(三)總發文號按年順序編號,年度中間如遇機關首長異動時,其
編號仍應持續,不另行更換。如為函復文,則該來文之收文
號即為發文號。
(四)機密文件應由機關首長指定專責人員處理,發文時應先向總
發文人員洽取發文字號填入文中自行封發。
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九十七、凡經發文人員清點無誤之文稿,即以來文收到時所編之總收文號
為發文號,如有兩文以上來文併案辦理,以最後收到之來文所編
之總收文號為發文號,其他各號均註明併某號辦理字樣。
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九十八、付郵交寄:
(一)經編號待發之公文,應由專人負責檢查附件是否齊全,並標
明郵寄類別,登記後遞送。
(二)同一受文機關之公文,除最速件應提前封發外,其餘普通件
得併封發出並在封套上註明文號件數。
(三)機密件、最速件或開會通知單應於封套上加蓋戳記;機密件
應另加外封套,以重保密。
(四)發文附件應由總發文人員隨文封發;如為現金、票據、有價
證券或貴重物品,應由承辦單位檢齊封固,封面書明附件名
稱、數量,並在封口加蓋經辦人印章隨同公文送交總發文人
員辦理封發。
(五)解送人犯,應由機關首長指派適當人員押送。
(六)郵寄公文及附件如為郵局所規定之大宗(10件以上)或大件
物品,由承辦單位自行處理,小件物品則由總發文單位處理
。
另雙掛號郵件應由承辦機關自行填妥回執聯交寄,快捷郵件
則由承辦機關自行處理。
(七)寄發之公文在未封口前,應再抽出複驗後封固,其送達方式
,如交換傳遞、差送、郵寄、寄存、公示等,由發文單位視
公文性質及實際情形自行決定。
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九十九、凡體積較大數量過多之附件需另寄者,應在公文附件項下註明附
件另寄,並應在附件封面書明某字號之附件同時付郵。
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一百、重要包裹之附件,應以防水之紙張或塑膠製品等包裝後,書明收件
地點、機關名稱或人名。
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一百零一、公文送達,應依下列規定辦理:
(一)交換傳遞文件(公文交換),應用送文簿或傳遞清單,按
規定時間、地點集中交換。
(二)差送文件,應由承辦人員將文件封套正面所列之字號、收
件者、送出年月日時各欄登記送件簿交單位收發,依其速
別分派專差或班差送遞,由收件單位點收蓋章。
(三)郵寄文件應先登記於「發文郵遞冊」(表)彙整後過磅送
郵。最速件應以限時專送,隨時登記郵寄,如需以快捷郵
件遞送者,由承辦機關自行處理。
(四)差送或郵寄文件,應於公文封之發文字號欄內,逐一詳列
公文封內裝之公文號碼,或複寫郵遞表,連同公文裝入公
文封內,供受文機關點收公文之依據。
(五)未附住址,無法遞送之郵寄文件、物品,退回主辦單位自
行寄發。
(六)行政機關之文書依法規以電報交換、電傳文件、傳真或其
他電子文件行之者,視為自行送達。
(七)由郵政機關送達者,以一般郵遞方式為之。但文書內容對
人民權利義務有重大影響者,應為雙掛號。
(八)文書由行政機關自行送達者,以承辦人員或辦理送達事務
人員為送達人;其交郵政機關送達者,以郵務人員為送達
人。
不能依前項第一款至第四款規定送達之文件,均參照行政
程序法「送達」之有關規定辦理。
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一百零二、電子公文發文應注意事項:
(一)電子交換發文人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其它識
別方式實施身分辨識程序,並於電腦系統確認相符後,始
可進行發文作業。
(二)電子交換發文人員發文傳送前應依據文稿上註明之交換處
理機制類別及安全管制措施項目,執行公文電子交換作業
。
(三)電子交換發文人員應於傳送後,確認電腦系統已發送之訊
息。
(四)電子交換文稿遇行文單位兼有電子交換及非電子交換者,
應於發送後檢視清單,並得在清單上標明「已電子交換」
。
(五)公文電子交換後,得於公文原稿加蓋「已電子交換」章戳
,並將抄件併同原稿歸檔。
(六)電子交換發文人員於傳送後,至遲應於次日在電腦系統檢
視發送結果,並為必要之處理。
(七)公文以電子交換者,其發送或登載日期應配合公文上之發
文日期立即辦理,避免發文日期與發送或登載日期產生落
差。
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一百零三、原稿歸檔應注意事項:
(一)文件發出後,其所有原稿及存卷附件,應加以整理,列印
發文登記表,送檔案管理人員點收,文件完成歸檔作業後
始得調用,其需退稿續辦者,仍按調卷手續辦理。
(二)簽稿應原件合併歸檔,若一簽多次辦稿,得影印附卷,並
註明原簽所在文號。
(三)前述收文、發文、簽稿及電子文件等歸檔時,應依檔案法
及相關規定辦理。
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