壹、總則

一、高雄市政府（以下簡稱本府）及所屬各機關、學校（以下簡稱各機關
    ）為執行檔案法及其相關子法規定，健全檔案管理、促進檔案開放與
    運用，發揮檔案功能，特訂定本要點。

二、檔案管理應由原承辦機關自行統一規劃，並應設置或指定專責單位或
    人員管理，除有特殊情形外，以集中管理為之。

三、檔案管理之電子化作業由本府另訂之。

  貳、點收

四、各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內歸檔，歸檔時併同
    歸檔清單（如附表 1），送交原承辦機關之檔案管理單位點收歸檔。
    歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。
    機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並依規
    定填寫相關資料，案由或案名，得以代碼或代號表示之，封口則應加
    蓋印章或職名章。
    歸檔清單保存年限為三年。

五、歸檔案件如有下列情形之一者，應於歸檔清單上註記原因及退回日期
    ，退還承辦單位或文書單位補正：
  （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
  （二）案件污損或內容不清楚。
  （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
  （四）案件未編列文號或文號有誤。
  （五）案件未填註保存年限或分類號。
  （六）案件未依規定編頁碼或頁碼編寫有誤。
  （七）案件本文有二頁以上，未蓋騎縫章。
  （八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字
        樣。
  （九）案件與歸檔清單之登載不符。
  （十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉機關首長核准。

六、各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，機關首長應主
    動查明處理。

七、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成「歸檔案
    件數量統計表」（如附表 2），於次月十日前簽報機關首長核閱，作
    為日後檔案管理業務之參考。

  參、分類立案編目

八、各機關之檔案分類表得與保存年限區分表結合編製。

九、各機關檔案分類，依其職掌之業務性質分為類、綱、目、節及項，再
    依案件之內容編立案名及案次號。

十、編立案卷應依下列規定辦理：
  （一）檔案卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期先後並於案
        件第一頁編寫目次號。
  （二）附件應隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應標記檔號及收
        發文號，並在原文加蓋「附件另存」戳記。但應於原檔案案卷目
        次表註明媒體型式、數量及附件存放典藏位置。

十一、檔案管理單位應將檔案編目數量，按月作成統計表（如附表 3），
      陳報機關首長，作為績效評鑑之參考。

十二、各機關應依檔案中央主管機關規定之期限十五日前，將應報送之檔
      案目錄說明表層報本府。

  肆、整理

十三、同一案卷應按文件產生日期先後，早者在上、晚者在下，依目次號
      順序由小至大排列整齊。案卷卷夾內首頁並應放置目次表。（如附
      表 4）

十四、整理檔案應注意下列事項：
    （一）案卷厚度以三公分為原則。
    （二）檔案上加附之金屬物應予去除。但未裝訂前如確有分件必要者
          ，得予保留。
    （三）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
    （四）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文
          用紙，並經機關首長核可後併案裝訂。
    （五）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整
          齊。過寬過大者，得予裁切折疊，並不得損及檔案之內容；未
          達規定標準者，應以公文用紙襯貼。
    （六）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以
          公文用紙襯貼，不得脫離原件伍、保管

  伍、保管

十五、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
    （一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。
    （二）檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不
          同媒體型式分區分類保管。
    （三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下
          直立排列。
    （四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
    （五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查
          檢有無標示脫落或需更改等情事。

十六、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。
      機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防
      護功能箱櫃，裝置密鎖存放，並指定專人負責管理。

十七、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，不
      得擅自進入。

  陸、檢調

十八、借調檔案應以承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。
      因業務需要，借調非主管案件時，應先經本單位主管核章後，送會
      業務承辦單位主管同意，或簽請本機關首長核准。
      借調機密等級以下檔案者，應經業務承辦單位主管核准；借調極機
      密以上等級者，應經機關首長或幕僚長以上核准。

十九、各機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關首長核准後辦理
      。
      依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調
      用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本機關首長核
      准後，向檔案管理單位辦理調卷，並負責稽催。

二十、申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具調案單
      。但依法有權調用檔案之機關備函調用檔案者，免填調案單。

二十一、借調檔案應於十四日內歸還，期滿仍需繼續使用，應提出展期申
        請，每次展期日數同借調期限。展期次數超過三次，仍有使用檔
        案之必要時，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。
        各機關間借調檔案，展期應備函提出請求，由業務承辦單位依來
        函簽辦，經本機關首長核准後辦理。
        機密檔案每次借調及展期期間最長以七日為限。
        因案情特殊或業務需要，經專案簽請機關首長或幕僚長以上核准
        者，不受前三項借調期限之限制。

二十二、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製作「
        逾期未歸還檔案稽催單」（如附表 5）向調案人或所屬單位辦理
        催歸，並陳報機關首長。

二十三、各機關人員調職、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以檢
        查其借調檔案情形。調職、離職人員如有借調檔案，應全部歸還
        ，不得轉借。
        前項借調檔案如依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依
        相關規定列為職務移交事項。

  柒、應用

二十四、申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非
        有法律依據不得拒絕。

二十五、各機關檔案應用，應依「高雄市政府及所屬各機關學校檔案開放
        應用要點」辦理。

  捌、清理（銷毀、移轉）

二十六、各機關檔案管理單位辦理保存檔案之清理以每年一次為原則

二十七、機密檔案未經解密，不得銷毀。

二十八、各機關已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作銷毀檔案目錄
        （如附表 6），送會相關業務單位，如無延長保存之必要者，應
        擬定銷毀計畫及檔案銷毀目錄，一級機關送本市文獻委員會及國
        史館，其餘所屬各機關送本市文獻委員會，選取可用文史之資料
        後，層報本府彙送檔案中央主管機關。

二十九、各機關永久保存之檔案，符合移轉條件者，應於期限屆滿之次年
        編印「移轉檔案目錄」（如附表 7）層報本府彙送檔案中央主管
        機關。
        移轉檔案以每年辦理一次為原則。

  玖、考核獎懲

三十、本府對於所屬各機關檔案管理情形，每年應定期辦理考評及獎懲；
      一級機關對於所屬各機關檔案管理情形，得定期辦理考評及獎懲。

三十一、經本府定期考核評定成效績優之機關，應審酌實際情形，予以獎
        勵。成績不佳者，應對其單位主管及辦理不力人員予以議處。

三十二、違反本要點相關規定且無正當理由者，應送各機關考績委員會議
        處。

  拾、附則

三十三、各機關檔案管理人員，得隨時觀摩本府績優檔案管理單位之檔案
        管理作業情形，以溝通觀念與作法。