本規則依外交部及駐外館處文件證明條例(以下簡稱本條例)第二十六條
規定訂定之。
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本規則所稱文件證明文書簿冊,係指文件證明登記簿、文件證明之文書及
其相關附屬文件卷宗。
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外交部及駐外館處辦理文件證明應以書面或電磁記錄方式編制文件證明登
記簿,按收件日期及先後順序編號連續登記。
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本條例有關文件證明之文書及其相關附屬文件卷宗,應保存於主管機關或
駐外館處,不得攜出。但經有關機關依法調閱、已製作影本留存或因避免
事變而攜出者,不在此限。
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文件證明登記簿保存三十年。
涉及不動產物權得喪變更之文件證明文書及其相關附屬文件卷宗,保存十
年。
前項以外之文件證明文書及其相關附屬文件卷宗,保存三年,必要時得提
前銷毀之。
〔立法理由〕 第二項刪除「身分變更」案件之文件證明文書及其相關附屬文件卷宗應保
存十年之規定:
一、本規則係沿用「外交部及駐外館處文件證明條例」(以下稱「文件證
明條例」)實施前駐外館處辦理文件證明業務適用之「駐外領務人員
辦理公證事務辦法」第十一條,併參酌「公證文書簿冊保存及銷毀規
則」第十條,訂定身分變更之文件證明文書保存年限為十年。
二、鑒於駐外館處現依據「文件證明條例」辦理之文書驗證屬行政處分,
與公證人所為之準司法行為有異;另駐外館處驗證文件僅證明公、私
文書形式效力,申請人身分得否變更仍須視要證機關依職權所為之處
分結果,故與公證人依公證法施行細則第七章所為之結(離)婚、收
養及認領等公、認證法律行為及效果迥異。
三、基上,駐外館處並無實際辦理影響申請人身分變更之公、認證行為,
爰擬回歸「駐外領務人員辦理公證事務辦法」之規定,刪除「身分變
更」案件應保存十年之規定。
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前條之保存期限,自最後記載年度之翌年一月一日起算。
本規則之規定,於本條例施行前已辦理終結尚未銷毀之文件證明文書簿冊
,適用之。
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外交部及駐外館處作成之文件證明文書簿冊,其銷毀之處理,依檔案法規
及外交部有關檔案管理之規定辦理。
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本規則自發布日施行。
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