第八章  電子資料處理

  系統設計與規劃事項
  一、依據核定納入電子計算機處理之業務內容與要求按照系統規劃之方
      法作成系統設計。
  二、系統之設計必需合乎實際需要達成要求之目標。
  三、系統設計應具備詳細之系統流程圖及中文說明層報核准後實施。
  四、系統設計經核准後依據設計內容填妥程式寫作說明書分派程式，指
      定程式員設計程式。

  程式設計事項
  一、依據指定之程式說明，被指定使用之語言撰寫程式。
  二、程式撰寫完畢後填寫程式輸入及檔案建立申請單經主管核准後辦理
      輸入及測試工作。
  三、經測試妥善之程式，經系統測試後需填寫程式說明書內容包括功能
      說明系統流程及必要之記錄長度內容，集中保管。

  檔案管理事項
  一、儲存體應依功用編號以貯存線上作業檔案，暫存檔案長期貯存檔案
      。
  二、檔案者係指存入儲存體之程式及資料而言。
  三、各項檔案之編號應分類編排，不得重覆，並應設簿管制。
  四、對申請輸入之檔案在測試期間得自行編號但仍須核准，測試完成後
      正式使用時應納入系統編號以資管制。
  五、作廢之檔案應填具檔案作廢申請單經核准後交管制人員自儲存體內
      清除。
  六、檔案應經常整理，如貯存體內之檔案與管制簿內之記載不符時，應
      即查出原因，隨時更正。
  七、線上作業貯存體每六個月一次重組。

  機具管理事項
  一、機具應注意平時維護，故障時非自身能力能排除者應即通知維護公
      司前來維護。
  二、每日開機時應按總開關，分開關、主機開關、磁碟控制機開關、磁
      碟機開關、磁碟運轉開關，順序開啟電源，關機時反其順序而行。
  三、關機後，溫度在攝氏十八度以下，濕度在六十五度以下時磁碟需運
      轉十分鐘以上始能作磁碟作業。
  四、主機房應注意清潔，每日由值早班人員打掃，除食物、強性磁力機
      具不得攜入機房外並嚴禁吸煙、火燭及危險物品入內。
  五、非經主管核准不得任意進入機房操作機器。
  六、各科室之端末機具等亦應經常清理。

  資料處理事項
  一、日常原始資料輸入工作由作業科室擔任；資料之彙集整理及分批處
      理作業由電子資料處理組擔任。
  二、各項資料應有備份存檔以策安全。
  三、各項資料存檔應備有檔案來說明。
  四、檔案說明包括資料期間，記錄長度及內容等要項。
  五、各項資料之保存時間有規定者，依其規定，無規定者按資料之時效
      保存，過期失效之資料經申請核准後銷毀。