第九章 文書檔案管理
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有關本處文書處理悉依左列各項規定辦理之。
一、收文，分文處理程序如左：
（一）收文人員收到公文，經點收無訛後，應就送件人所持送件簿或
回單上加蓋註有年月日之收件章，無上項手續者，應填給收據
。
（二）收件時應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應在送件
簿上或單據上註明。
（三）收文人員應將收件拆封點驗並核對附件是否相符，有錯誤或短
缺者，應立即註明，除將原公文封保留外，並以電話或便箋向
發文機關查詢請其更正或補送。
（四）拆封後應檢視文內發文日期，或公文封上之郵戳日期是否相符
，如發文日期或到達郵局之郵戳日期與本處收文人員收到日期
相隔在三天以上者，應在文件旁註明「本件於×月×日×時收
到」字樣，並保留原信封。
（五）收文人員將所收之普通公文編號、登簿、摘由分送各承辦人員
簽收，急要文件先提送各有關科室主管分辦，特急件、電報及
絕對機密、極機密文件，應隨收隨呈處長親自拆閱交辦。機密
件呈由處長副處長拆閱交辦，密件由秘書拆閱後登記交辦。
（六）公文附件除特殊情形外，應與本文不分離為原則，如附件較多
，或笨重不便隨文分送者，應註明「總收文×××××號之附
件」字樣，另送各單位簽收。
（七）來文如附有現金、支票、匯票或其他有價證券，應由收文人員
立即送出納人員或承辦業務人員在來文上簽收或付給收據，然
後再行分辦。
（八）來文因公文封上未註明密件，經拆封後始發覺為密件者，應依
本項第五款之規定辦理。
（九）左列性質文件，不必編號收文，另登送件簿送有關單位核辦。
1.無保存價值之各種定期或例行表報。
2.關於處外機構變遷、人事調動、地址變更等例行通知。
3.邀請參加紀念集會之函件。
4.購送或請贈閱書刊之文件。
二、簽擬會辦規定如左：
（一）凡可利用電話聯繫或其他簡單迅速之方法，不必行文可以達到
處理公務之目的者，宜儘量減少行文。
（二）科室主管對於主管之業務認有行文之必要時，得隨時指定承辦
人員擬辦。
（三）各承辦人收到分文後，應即擬辦。
（四）負責主辦某項業務人員，對其職責範圍內之事件，認有必須行
文表達意見或查詢事項時，得逕行擬辦。
（五）承辦人員對於承辦案件之有關法令、資料及原有文卷，必須瞭
解清楚以為辦案之依據或參考。
（六）擬辦文稿或案件，凡有左列情形之一者，得先行簽擬意見，呈
請核定後，再行擬稿。
1.性質重要而無法令依據者。
2.與其他科室職掌有關，經會商後意見仍未一致者。
3.依據計畫法令或程序，認有重大變更或改進必要者。
4.關於重要職員之任免、陞調、獎懲者。
5.擬訂法規及各種契約，必須先行簽准者。
（七）擬辦文稿或案件，凡有左列情形之一者，應簽稿併呈：
1.對文稿內容必須另為說明，始能瞭解者。
2.依前款規定應行先簽後辦，但因有時間性而急應發出者。
3.過去處理情形，必須加以說明者。
（八）利用電話處理公務，應將重要內容記錄於電話記錄單內，視同
公文處理。
（九）承辦人員簽擬意見，應力求簡短具體，不得模稜兩可，晦澀不
明。
（十）承辦案件，應視案情之輕重緩急，急要者提前擬辦，其他普通
案件，亦應依照「時限」規定辦理，不得積壓。
三、文稿之會商規定如左：
（一）凡案件與其他單位主管之業務有關者，應事先會商，免除歧異
。
（二）會商應依問題之繁簡難易，依左列方式斟酌為之。
1.以面洽或電話會商，並記錄備查。
2.複雜問題召集會議討論。
3.簽具書面意見，送會有關單位。
4.急要案件，由承辦人員自行持往會辦單位會商隨會隨辦。
5.凡案件經會核，會簽核定後不必再送有關單位會稿，以省手
續，但必須會知有關單位時，得送抄本。
6.凡開會商討決定之案件，由主辦單位照會議紀錄擬稿辦理，
不必再送有關單位會稿，必要時可抄送副本或抄本，以資簡
捷。
四、辦理文稿應注意事項如左：
（一）擬辦文稿應用規定之稿紙，並以毛筆、鋼筆、黑藍色原子筆書
寫，字跡應端正清晰，不得潦草，尤以人名、地名、數字等更
應楷書，如文稿修改過多，不易辨時認時，應由承辦人清稿後
再行呈判。
（二）各種文稿均須摘錄事由，並應簡明扼要，顯示文內主要內容，
使閱者一目了然。
（三）文稿以分段敘述為原則，每段標以數字，並加註標點符號。
（四）敘稿之命意措詞，以切實誠懇簡明扼要為準。避免虛文套語，
以一文一事為原則。
（五）引述來文或法令以扼要摘敘並供參證為度，避免照抄原文。
（六）擬辦覆文或轉行稿件，應將來文機關之發文日期文號敘入，以
便查考。
（七）文件如須抄送副本者，填註於稿面副本收受單位欄內，不得遺
漏，亦不能濫發。
（八）承辦人對來文之附件，如有抽存待辦必要者，應於來文上註明
「附件抽存」字樣，並須簽章。
（九）承辦人員對發文附件應注意左列各點：
1.應發附件須逐件檢點清楚，隨稿附送，除於稿內敘明外，並
應將附件標籤註明送何單位。
2.附件如不能隨稿附送者，應註明「封發時向承辦人洽取」字
樣。
3.附件如須原件發出者，應註明「檢發原件」，另以複印存卷
。如須另抄發出者，應註明「附件抄發」字樣。
4.副本如有附件者，應於副本收受單位之下註明「有附件」或
「無附件」字樣。
5.受文單位過多無法於稿面一一列出時，應另附受文單位表，
以便分發與查考。
（十）承辦人員文稿擬妥後，其屬機密性者，應依文書保密規定，填
寫「極機密」或「機密」或「密」等字樣，有時間性者，應填
寫「最速件」或「速件」等字樣，但須注意區分不宜過濫，否
則反易誤事，如須限時發出者，可在右上角註明發文之時限以
便按時發出。
（十一）依本處授權辦法由各科室主管核定之案件，即由科室行文，
蓋科室章或主管章，發文後送總務室歸檔。
五、文稿之核閱規定如左：
（一）承辦人員將文稿擬妥後，送由直接主管逐級呈核。
（二）核稿人員對案情有疑問時，可直接洽詢經辦人，避免用簽條往
返，以資迅捷。
（三）核稿人應注意事項如左：
1.簽稿是否相符。
2.前後案情是否聯貫。
3.程式、數字、名稱是否無誤。
4.措詞是否得體。
5.摘由是否與內容相符。
6.有關單位已否洽會。
7.有無錯字或遺漏脫節情事。
六、公文夾之使用規定如左：
（一）文書之呈閱、呈核、呈判以及在其他歷程中，均應使用公文夾
遞送，每夾一案。
（二）公文夾用厚紙印製，特急件及最速件用紅色卷夾、速件用藍色
卷夾，普通件用白色卷夾，密件或機密件用黃色卷夾，特急件
、極機密件由主管親自呈閱，機密件由承辦人員親自遞送。
七、公文繕校之規定如左：
（一）各科室送繕之文稿，由發文人員簽收，未經處長副處長判行或
未經依照本處授權注意事項由科室主管核定之文稿，不予收繕
。
（二）收繕文稿，應登入交繕文件登記簿，分別緩急，分配繕打。
（三）打字人員收到文稿後，應按下列規定辦理：
1.承繕打之文稿應先逐件檢視，注意有無副本及附件，稿面有
無特別批註，急速件提前繕打。
2.凡金錢數字、人名、地名、日期及含有重要意義之辭句，不
得添註塗改、挖補，標點符號亦應注意，如文中夾有外文者
，應直行橫寫。
3.不得將長官銜名單繕一頁，並注意獨行不可成頁，獨字不可
成行。
4.繕打文稿在一頁以上者，應註明頁次。
（四）校對人員應按下列規定辦理。
1.發現有公文漏判者，應退回承辦單位補判。
2.發現有副本不敷或附件漏打繕者，應交原打繕人補打。
3.發現錯誤或遺漏，即照原文改正、或加添，並加蓋校對章，
如錯誤過多應交由原繕打人重行繕打。
4.發現原稿有疑問時，應請承辦人釋明，原稿如有漏落筆誤，
即送請改正。
5.繕打之臘紙，應先校對後付印，並註明需要份數，油印附件
過多者臘紙應暫予保留，以備加印之用。繕打密件之複寫紙
、臘紙用畢後立即焚毀。
八、文件辦理時限，除法令有規定、處長副處長有指示，或來文有說明
、應依限辦理外，一般文件之承辦單位收到時間自承辦單收到文件
之日起應依左列規定辦理完竣。
（一）特急件隨到隨辦並由承辦人親自持會呈判。
（二）最速件，隨到隨辦，不得超過二日。
（三）速件，不得超過三日。
（四）普通件不得超過七日。
九、本處公文稽催由總務室辦理之，根據收發文簿，照規定時限辦理稽
催，如有逾限未辦案件，應即填發稽催通知，送科室主管查明督促
辦理，並就原單填復處理情形及須延長辦理之時間，經主管簽認後
於當日退還稽催人員，如無特殊原因，以展期一次三天為限。
十、發文時限如左：
（一）特急件隨到隨發。
（二）最速件當日發出。
（三）速件二十四小時內發出。
（四）普通件四十八小時內發出。
十一、公文用印規定如左：
（一）非經處長副處長判行或各單位主管代行文件不得用印。
（二）本處公文蓋用印信及簽署之類別如左：
1.呈、蓋處長職章。免蓋處印。
2.函、令、蓋處長職銜簽字章或條戳。免蓋處印。
3.公告、派令、任命令、聘書、及獎狀等，均蓋處印，並蓋
處長職銜簽字章。
4.公文簡復表、開會通知、候領支票查催通知、查詢文單
蓋條戳。
5.本處職員任職證明，或其他證明身份之文件，視其性質蓋
處長職銜簽字章。
（三）公文發文時，原稿不蓋用印信，僅蓋「已用印信」章戳，公
文在兩頁以上者應予騎縫處蓋騎縫章。
十二、文件封發時規定如左：
（一）發文人員收到送發文件應檢查印章是否齊全，副本、附件有
無遺漏。然後逐件登記編號，加蓋代字及日期戳，如係速件
、最速件，應於文面加蓋相關登記，以引起對方之注意。
（二）公文封面應寫明收文單位、名稱或姓名及文件性質（如最速
件、速件、極機密、機密、密等）如有時間性或開會通知，
應加蓋「限於×月×日×時前送達」及「開會通知提前拆閱
」等戳記。
（三）同時發往同一單位之文件，如在二件以上者，得併裝一公文
封內。
（四）公文封上應註明發文號碼及件數。附件過多者，應另行包封
寄送，但應在原文附件欄內註明另寄及件數。
（五）文件發出後，除稿面註明發文後續辦者，登記逕退承辦人外
，其餘所有發文原稿及存卷附件，應加清理，登記送總務室
歸檔。
十三、送發之文件應依左列之規定辦理：
（一）參加行政院公文交換中心之文件，應由公文傳遞人員每日按
時前往交換。
（二）註明專送或限時送達文件，應依時送達。
（三）以上二項送遞之文件，均應登記送件單，由收件人簽收後，
妥為保存，以備查考。
（四）郵寄之文件，依左列規定寄發。
1.有關國庫支票之封發郵寄，由第一科逕自辦理。
2.雙掛號－－最重要文件。
3.掛號－－重要文件。
4.限時專送－－急要文件。
5.航空、航空掛號－－國外急要文件。
6.平信－－普通文件。
7.郵寄之文件，回執及收據，應妥為保存，以備核銷。
8.因無法投遞退回之郵件，應立即送原承辦單位查明處理。
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有關本處公文檔案及帳冊報表等歸檔暨公文稽催，悉依左列各項規定辦
理。
一、本處文書檔案，設置檔案室，由總務室指派專人掌管。
二、每日由收發人員將已發公文文稿連同相關案件彙齊送檔案室點收。
三、承辦人員對於發文稿如需即速繼續辦理者，於擬辦時在稿面註明稿
退承辦人並經科室主管簽章後得由收發人員逕行退還續辦。
四、無收文亦無發文簽呈、報告、計畫方案等，經核批成案者，編列發
文字號納入檔案管理。
五、左列各款文件、物品、由主管科室自行妥慎管理：
（一）現金、有價證券及其他貴重物品。
（二）已作廢之有價證券，但作為附件之單帳而有參考價值者不在此
限。
（三）無關公文又無參考價值之文件、圖書、雜誌、便條及紙片等。
（四）其他不需要歸檔之文件。
各種帳冊憑證案據，均俟每年度終了，經決算審查完備後，即行整
理編號檔案。
六、本處檔案按業務分為秘書室、一科、二科、總務室、會計、人事、
安全等七類，類以下置綱，綱以下置目、目以下置節。所有類、綱
、目、節之範圍，應有具體說明，以定每一文卷之歸屬。
七、各類綱目節之名稱變更及增刪，由總務室會同各有關單位依據實際
需要請核定之。總務室並根據核定之類綱目款，編具檔案類綱目錄
，分送各單位參考。
八、一文包括兩事以上，或一文性質涉及二類以上者，則依該文之主要
事項之分類為準，並於有關卷內釘入分存單或文件副本。
九、歸檔文件決定歸屬綱目後，就該文件左上角編註綱目字號及卷號。
十、案卷彙編完竣後，應將每件文號、文別、機關名稱、事由等項，依
次編成「全案目錄」，以備查考。
十一、借調文卷，須與承辦業務有關者，調借非主管案件，須經有關單
位主管同意簽章，機密或重要案件并報請處長核准後始可調借。
十二、借調檔案，應填寫調案單，填明收（發）文號，如文號不明者，
則詳填事由，一單以一案為限，由調案人親自簽章並經單位主管
簽證，借期以一週為限，必要時得申請延長。
十三、按收（發）文號檢卷者，就號碼對照簿覓取卷號，對號檢卷，按
事由檢卷者，就案卷分類總目錄簿覓取案由及卷號，對號檢卷。
十四、非本機關調案時，應憑公文並簽經處長核准。
十五、調案歸還時，管理人員應即檢查，如發現損壞、短缺、塗改、調
換時，立即追查原因，以明責任。
十六、檔案保管年限由承辦人於擬辦時，視其內容及性質在文稿之左上
角「保存期限」欄標明，管理人員根據年限，分別編號登記。案
卷已屆保存年限時，由管理人員逐案檢出列冊分送各承辦單位主
管詳加審閱，除認有延長保存必要，應予註明理由及延長期限仍
退還檔案室保管外，其確無延長保管必要者，即在原案卷面左上
角蓋章證明退送檔案室彙列清冊會同有關人員呈准銷燬之，但各
案之卷面仍應拆下留存檔中，以備查考。
十七、本處公文稽催由總務室辦理之。
十八、公文稽催範圍如左：
（一）有關公文處理期限事項。
（二）有關會報指示、裁決事項。
（三）有關公文會辦協調事項。
十九、有關條諭及交辦事項由秘書室登記管制。
二十、本處公文辦理時限，照本處文書處理有關時限之規定，承辦人未
能依照該項時限辦出時，應於事前列舉理由簽請單位主管延期，
如無特殊原因，以展期一次三天為限。但最速件、速件、特急件
及其他重要案件，應簽請處長副處長核定。
二十一、公文會辦有時間性者，以持會為原則，受會單位應即予會簽，
一般案件之會稿不得超過半日，會簽不得超過一日。如案情複
雜，必須查對資料始能簽會者，以二日為限，並由主辦單位主
動洽催。
二十二、收文人員每日將收文簿複寫兩份，以一份送稽催人員，按公文
性質逐件檢查。公文結案後（發文或奉批存查者）立即歸檔，
稽催人員依據收文簿就歸檔案件檢查銷號，並在收文簿上註明
檔號，以利查考。密件以上文件由秘書室在收文簿檔號欄內簽
證，以示辦結。
二十三、如屆期尚未出歸檔者，應即填發稽催通知，送科室主管查明督
促辦理並就原單填復處理情形及奉准延長辦理之時間，經主管
簽認後於當日退還稽催人員。
二十四、承辦人員如未依限辦出，亦未簽准延長無故積壓者，照下列規
定議處
（一）積壓時間三－五天者，警告。
（二）積壓時間六－十天者，申誡。
（三）積壓時間十一－十五天者，記過。
（四）一人同時積壓數件或因積壓而發生重大後果者，得酌情加
重議處。
二十五、稽催人員於每月終將稽催情形列表呈閱後公佈，並作為各單位
工作成績考核之參考。
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