五、外交及公務郵袋之封裝及開拆,本部由秘書處指派專人負責辦理並監
督之。駐外機構則由館長或館長指派主事級(含)以上館員負責辦理
並由館長監督之。
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九、製作外交及公務郵袋時,應於本部「郵務管理系統」(以下簡稱郵務
系統)上,依序登列所裝文件物品並加以編號,登錄郵寄方式、提單
號碼與郵袋次數,駐外機構並應登錄預定送達時間,核對文件清單與
系統上資料一致後,列印乙份附寄袋內,並將資料上傳。
郵袋寄出後,經辦人員應追蹤郵寄狀況,如有異常應即時通報本部並
採取損害控管作為。
收件機關(構)收到郵袋時,經辦人員應詳細核對清單所載件數與實
附文件是否相符,並應於郵務系統上進行簽收或註記,遇有清單與系
統資料不符者,以後者登錄之資料為準。
於郵務系統簽收文件時,應注意登錄資料之正確及完整性,不合規定
者,應請寄件機關(構)重新修正後再行簽收。
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十二、未依本要點辦理郵袋作業者,依情節輕重,納入駐外未依本要點辦
理郵袋作業者,依情節輕重,納入駐外機構機構年終績效評年終績
效評鑑,或依據「外交部獎懲作業要點」規定辦理。鑑,或依據「
外交部獎懲作業要點」規定辦理。
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