伍、文書核擬
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二十八、擬辦文書應注意事項如下:
(一)對於單位收發送交之文書,或根據工作分配須辦理者,承
辦人員應即行擬辦,並將辦理情形登錄於公文電腦系統或
記載於公文登記簿,以備查詢。
(二)機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者,
得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。
(三)負責主辦某項業務之人員,對其職責範圍內之事件,認為
必須以文書表示意見或查詢事項時,得自行擬辦。
(四)承辦人員對於文書之擬辦,應查明全案經過,依據法令作
切實簡明之簽註。依法令規定必須先經會議決定者,應按
規定提會處理。法令已有明文規定者,依規定擬稿送核,
無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時,依法律優於
命令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令
及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等原則處理。
(五)處理案件,須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計
等手續者,應先完成此項手續,如非短時間所能完成時,
宜先將原由向對方說明。
(六)承辦人員對本案原有文卷或有關資料,應詳予查閱,以為
擬辦處理之依據或參考。此項文卷或資料,必要時應摘要
附送主管,作為核決之參考。
(七)簽具意見,應力求簡明具體,不得模稜兩可,或晦澀不清
,尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣。
(八)重要或特殊案件,承辦人員不能擬具處理意見時,應敘明
案情簽請核示或當面請示後,再行簽辦。
(九)無須答復或辦理之普通文件,得視必要敘明案情簽請存查
。
(十)承辦人員擬辦案件,應依輕重緩急,急要者提前擬辦,其
他亦應依序辦理,並均於規定時限完成,不得積壓。
(十一)承辦人員對於來文或簽擬意見,如情節較繁或文字較長
者,宜摘提要點,或於適當處作必要之註記,以利核閱
。
(十二)承辦人員對於來文之附件,有抽存待辦之必要者,應於
來文上書明「附件抽存待辦」字樣,並簽名或蓋章,附
件除書籍等另有指定單位保管者外,應於辦畢後歸檔。
〔立法理由〕 第三款、第七款、第十二款酌作文字修正。
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二十九、須先協調會商之文書,應注意事項如下:
(一)凡案件與其他機關或單位之業務有關者,應儘量會商。
(二)會商方式,應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急,於下
列方式斟酌選用之:
1.以電話、電子傳遞、面洽等方式商詢,必要時並記錄備
查。
2.以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者,宜採用簽稿
會核單(格式如附件 4),並視案情需要決定採順會或
並會方式,會銜公文採用會銜公文會辦單(格式如附件
5)。
3.提例會討論。
4.約集有關單位人員定期舉行會議商討。
5.臨時約集有關人員小組會商。
6.自行持稿送會。
7.以書函洽商(書函作法舉例見附錄5)。
(三)組織單位較多之機關,應定期舉行會報,涉及 2個單位以
上需會商之案件,可在會報中提出,經決定作成紀錄後,
辦稿時註明「已提○年○月○日會報決定」,不再一一送
會。
〔立法理由〕 一、第二款序文、第三款酌作文字修正。
二、第二款第七目之「附錄6」修正為「附錄5」,理由同修正規定第十五
點說明二。
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三十、陳核應注意事項如下:
(一)文件經承辦人員擬辦後,應視其性質,依第三十七點規定使
用公文夾遞送;如與其他單位有關者並應先行會商或送會。
(二)文書之核決,於稿面適當位置簽名或蓋章辦理,其權責區分
如下:
1.初核者係承辦人員之直接主管。
2.覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。
3.會核者係與本案有關之主管人員(如無必要則免送會)。
4.決定者係依分層負責規定之最後決定人。
(三)承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見,應交還重擬,再行陳
核。
(四)承辦人員擬有 2種以上意見備供採擇者,主管或首長應明確
擇定1種或另批處理方式,不可作模稜兩可之批示。
〔立法理由〕 第一款酌作文字修正。
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三十一、承辦人員於辦稿時,請參考範例(見附錄 5),分別填列下列各
點:
(一)「文別」:按照公文程式條例之類別及有關規定填列。
(二)「速別」:係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案
件性質,填列「最速件」、「速件」或「普通件」。如為
限期公文,則不必填列。
(三)「密等及解密條件或保密期限」:填「絕對機密」、「極
機密」、「機密」、「密」,解密條件或保密期限於其後
以括弧註記。如非機密文書,則不必填列。
(四)「附件」:請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關
字樣。
(五)「正本」或「副本」:分別逐一書明全銜,或以明確之總
稱概括表示;其地址非眾所周知者,請註明。機關內部得
以加發「抄本(件)」之方式處理。
(六)「承辦單位」:於稿面適當位置註明承辦單位之名稱。
(七)「承辦人員」:由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章,
並註明辦稿之年月日及時間。
(八)「公文文號」:於稿面適當位置列明「公文文號」,如數
件併辦者,應將各件之公文文號一併填入。
(九)「檔號」及「保存年限」:於稿面適當位置列明,並依相
關檔案法規之規定填列。
(十)下列特殊處理事項,由承辦人員斟酌情形,於稿面適當處
予以註明:
1.刊(登)載政府公報、出版品或電子公布欄。
2.出版品或公告,註明出版品名稱、位置、字體大小、日
期或揭示地點。
3.有時間性之文件,指明繕印發出或送達時間。
4.會銜稿件,書明各會銜機關抽存之份數。
5.發後補判或先發後會之註明。
6.指定公文收受人員或拆封之人員。
7.為提升公務溝通效率,承辦人員得於稿面適當位置述明
聯絡方式。
8.其他。
(十一)承辦人員辦稿時,處理附件之注意事項:
1.附件請檢點清楚,隨稿附送。
2.附件有 2種以上時,請分別標以附件1、附件2、……
…。
3.附件除附卷者外,如係隨文附送,辦稿時,用「檢送
」、「檢附」等字樣。
4.如需以原本發出,而原本僅 1份時,請註明:「原本
隨文發出,並影印存卷」。
5.如需以電子文件、抄本或影印本發出,辦稿時請書「
附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣
,並註明「原本存卷,另以電子檔、抄本或影印本發
出」。
6.發文附件宜儘量用電子文件。
7.附件如不及或不能隨稿附送時,請註明「封發時,附
件請向承辦人員或某某洽取」字樣。
8.附件除隨文發出外,如尚有需要時,請註明「附件請
另繕○○份,送○○○」。
9.有時間性之公文,其附件不及隨文送出者,請註明「
文先發,附件另送」,並與發文單位聯繫,洽知發文
號碼,備於補送附件時註明。
(十二)承辦人員其他注意事項:
1.緊急事項請先以電話洽辦,隨即補具公文。
2.各機關如有請示案件,按其性質請業務相關單位研提
意見。
3.簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時
,除標明附件號數外,並將重要處斜摺,露出上端或
加籤條,以利查閱。
4.公文書或附件如係屬發文通報周知或需要收文機關轉
發者,以登載於電子公布欄為原則,附件以電子文件
方式處理,避免層層轉送。
5.登載於電子公布欄之資訊,如對某些特定對象有所影
響,或需其有所作為者,可另以書函或結合電子目錄
服務之電子郵遞方式,告知上述訊息,以利其配合辦
理。訊息中需明確告知登載之位址及內容概要。
6.承辦人員對適宜對外宣告之公文或其相關附件資料,
應依各機關網站管理方式辦理。
7.來文內有極顯明之錯誤字句,應電洽改正,或於抄發
時在文旁改正,如摘敘入稿,則請逕行改正或避免錯
誤之字句。
〔立法理由〕 一、序文之「附錄6」修正為「附錄5」,理由同修正規定第十五點說明二
。
二、配合現行實務作業及「政府文書格式參考規範」規定,第八款、第九
款、第十一款第四目、第八目及第十二款第二目酌作文字修正。
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三十二、核稿應注意事項如下:
(一)核稿人員對案情不甚明瞭時,可隨時洽詢承辦人員,或以
電話詢問,避免用簽條往返,以節省時間及手續。
(二)核稿時如有修改,應注意勿將原來之字句塗抹,僅加勾勒
,從旁添註,對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要
關鍵文字,認為不當而更改時必須簽章,以示負責。
(三)上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件,認為不當者,應就
原稿批示或更改,不宜輕易發回重擬。
〔立法理由〕 本點未修正。
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三十三、會稿應注意事項如下:
(一)凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者,如稿內所敘與會核
時並無出入,應不再送會,以節省時間及手續。
(二)各單位於其他單位送會之簽稿,如有意見應即提出,如未
提出意見,一經會簽,即認為同意,應共同負責。
(三)會稿單位對於文稿有不同意見時,原則由主辦單位綜合修
改後,再送決定。
(四)非政策性之緊急文稿,為爭取時效,得先發後會。
〔立法理由〕 配合現行實務作業,第三款酌作文字修正。
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三十四、閱稿應注意事項如下:
(一)簽稿是否相符。
(二)前後案情是否連貫。
(三)有關單位已否會洽。
(四)程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確
。
(五)文字是否通順。
(六)措詞是否恰當。
(七)有無錯別字。
(八)對於文稿內容如有不同意見,應洽商主管單位或承辦人員
改定,或加簽陳請長官核示,不宜逕行批改。
〔立法理由〕 本點未修正。
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三十五、判行應注意事項如下:
(一)文稿之判行按分層負責之規定辦理。
(二)宜注意每一文稿之內容,各單位間文稿有無矛盾、重複或
不符等情形。
(三)對陳判之文稿,應明確批示。同意發文,批示「發」;認
為無繕發必要尚須考慮者,宜作「不發」或「緩發」之批
示。
(四)重要文稿之陳判,應由主辦人員或單位主管親自遞送。
(五)決行時,如有疑義,應即召集承辦人員及核稿人員研議,
即時決定明確批示。
〔立法理由〕 本點未修正。
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三十六、回稿、清稿應注意事預如下:
(一)稿件於送會或陳判過程中,如改動較多或較為重大,或有
其他原因者,會核或核決人員宜將稿件退回原承辦人員閱
後,再行送繕。
(二)文稿增刪修改過多者,應送還原承辦人員清稿。清稿後應
將原稿附於清稿之後,再陳核判。其已會核會簽者,不必
再會核會簽。
〔立法理由〕 第二款酌作文字修正。
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三十七、使用公文夾應注意事項如下:
(一)文書之陳核、會簽(核)、陳判等過程中,均應使用公文
夾(格式如附件 6),並以公文夾顏色做為機關內部傳送
速度之區分。
(二)公文夾用較厚且較堅韌之紙張印製,機密文書應用特製之
保密封套。
(三)公文夾之正面標明承辦人員之單位。
(四)公文夾區分如下,各機關並得視實際需要自行訂定:
1.最速件用紅色。
2.速件用藍色。
3.普通件用白色。
4.機密文書用黃色或特製之保密封套。
(五)公文夾之應用,必須與夾內文書之性質相稱,最速件之使
用比例應予適當之控制。
(六)各機關公文夾之尺寸及封面格式應依下列規定辦理:
1.尺寸:公文夾未摺疊前之尺寸,以長x寬為56x40公分,
四邊留 3公分由外向內摺邊,摺疊後長x寬為50x34公分
為原則。
2.封面格式:公文夾正中間標明「(機關)公文夾」,中
間下方標示「承辦單位」,左上角預留透明可插式空間
,以標示會核單位或視需要加註其他例如「提前核閱」
或「即刻繕發」等訊息,如標明「速別」者,所標明之
「速別」須與公文夾顏色規定相符。
〔立法理由〕 本點未修正。
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