第一章  總則

  本細則依據本院總辦事處組織規程第十一條之規定訂定之。

  本處各部份除會計室及統計室均另訂有辦事細則外其餘各級人員之職責
  悉依本細則之規定。

  本處人員之考成依聘派人員之例按照公務員考績條例之規定辦理。

第二章  各級人員之職責

  秘書主任及總務主任承院長及總幹事之命處理左列各項事宜：
  一、本組工作計畫及工作報告之編訂。
  二、所屬人員工作之分配指導督促及考核。
  三、主管工作進行狀況之檢討及改進。
  四、所屬文牘員出納員及以下人員任免之擬議。
  五、所屬人員考成獎懲之擬議。
  六、來文之擬辦。
  七、主管範圍內重要事項處理辦法之簽擬。
  八、機要文件之撰擬。
  九、本組對外及對各所處文件之核判。
  十、就主管範圍內隨時提請院長及總幹事注意之事項。
  十一、擔任各種重要會議之紀錄（院務會議紀錄由秘書主任擔任，人事
        委員會開會紀錄由總務主任擔任，本處處務會議由秘書、總務兩
        主任輪流擔任）。

  秘書承院長總幹事之命受秘書主任之指導分別負責處理左列各項事宜：
  一、本院印章關防之保管。
  二、重要稿件（包括中西文字）之撰擬。
  三、文稿之審核。
  四、承辦事項處理辦法之簽擬。
  五、本院工作計畫及工作報告之彙編。
  六、各種重要會議之籌備。
  七、擔任各種臨時會議之紀錄。
  八、有關本院工作之對外接洽。
  九、院長總幹事交辦及各所所長各籌備處主任託辦之其他事項。

  幹事及專員承院長及總幹事之命，受所在組主任之指導，辦理指定之工
  作及隨時交辦之事項。

  文牘員承秘書主任之命，受秘書之指導，辦理例行文稿之撰擬、上行文
  件之繕寫、  國父紀念週及國民月會之紀錄及其他交辦事項。

  出納員承總務主任之命，辦理公款之領取、現金票據證券之保管、點收
  存支付出開發支票及報送印鑑等事項。

  秘書組之事務員承秘書主任之命，受秘書之指導，辦理例行文稿之撰擬
  、公文之校對及收發，遇必要時並襄助繕寫事宜。

  總務組之事務員屬於庶務部份者承總務主任之命，分別辦理物品之購置
  保管、暨領發財產之登記、公役之管訓、會場之佈置、庭園之整理、房
  屋器具之修繕、公共衛生、警衛、消防、防空及有關庶務之對外接洽等
  事項；屬於出納部份者，承總務主任之命，受出納員之指導，分別辦理
  本組文件之收發、文稿之撰擬、冊表之編製、帳目之登記、原始憑證之
  核對及彙轉表件之審核等事項。

  書記受主管人員之指揮，辦理繕寫、登記、保管檔卷及其他指定之事項
  。

第三章  事務處理

  標明交本院或本處之來文，由傳達室在封面編號登簿，送交秘書組，經
  秘書主任拆封並簽擬處理辦法後，轉交主管收發人員摘由編號登簿，應
  呈閱呈核者，則呈總幹事辦公室及院長辦公室，應由主管組室簽註者，
  則轉送簽註後，逕行呈送奉批定辦法後，發回秘書組辦稿；至例行之文
  件則由收發人員逕送主管組室處理。

  來文中之密件，由秘書主任親自編號登簿逕呈總幹事或院長批辦。

  對外行文均用本院名義，對各研究所及籌備處行文則用本處名義；其例
  行事項則按其性質分別由秘書總務兩組以本組名義逕函各所處。

  文稿之核定判行依左列之規定：
  一、重要文稿由院長或總幹事核判。
  二、次要文稿由總幹事核判。
  三、例行及無重要性之文稿由主管組室主任及秘書主任共同核定簽署後
      即可繕發。
  四、各組室主管事務之例行文稿經核定得由組室逕行處理者，由組室主
      任核定簽署後即可繕發。

  以本院及本處名義發出文件，必須經秘書組主管收發人員錄由編號後再
  蓋用印章加封發出。

  經辦文件如有錯誤其責任規定如左：
  一、摘由不確、地址錯誤、附件短缺或錯封，均由主管收發人員負責。
  二、各處所函送之單據表件報告等應以本院名義送出者，均交主管組室
      承辦人員負責審核，內容如有訛誤而未被發現應由承辦人員負責。
  三、主管組室辦妥之表冊等件應由秘書組辦文送出者，內容如有錯誤由
      原辦組室主管人員負責。
  四、繕寫錯誤經發出後發現者，由校對人員負責。
  五、引用人名地名物名數字年月日及文號等之錯誤，由擬稿人員負責。
  六、辦稿時不查前卷致先後矛盾或重複脫漏者，由擬稿人員負責。
  七、文理、文法、公文程式及引用法規例案之錯誤，由核稿之秘書負責
      ，如秘書主任曾經核簽者，亦應負連帶責任。
  八、文件如有積壓由積壓者負責，所屬組室之主管人員亦應負失察之責
      。
  九、尚未辦竣文件如即行歸檔致延誤處理，應由主管收發人員負責。
  十、未經有權核判人員判行之文件而蓋用印章發出者，由監印人員負責
      ，但遇有急件由秘書主任在文稿上註明「先發後補送判行」字樣並
      簽字負責者，不在此限。

  所有原始憑證由出納員隨時送請總務主任核實並經會計任核簽後方得執
  行出納，原始憑證有應交會計室者，由總務主任於核閱後逕行轉交。

  本院支用經費存款或基金存款時，應由出納員開具支票送請總務主任及
  會計主任簽署蓋章再呈請院長簽發。

  本院依公庫法第五條之規定預向國庫具領之款，由出納員填就請款書經
  總務主任及會計主任簽署蓋章後呈請院長總幹事核辦。

  依會計法第七十三條之規定，由總務主任負責隨時校對會計室之各種會
  計記載與各種會計報告。

  本院每年度之經費概算於奉命編製時，總務組應立即開列全院概算有關
  事項呈請院長及總幹事核定後，由組分函各所處提供概算資料彙齊時呈
  奉院長及總幹事核准後交由會計室編製之。

  關於本院各種統計之資料，由總務組隨時彙齊集交由統計室辦理之。

  公用物品之購置，須由總務組事務員根據請求購置單經總務主任核准物
  品購到後由負責保管人員檢點清楚在發票上簽名蓋章，方得儲藏或分發
  。

  公用物品之分發須根據領物憑單辦理。

  總務組管庶務人員對於存儲物品應每月清點一次，對於本院財產應每半
  年清查一次，查點後以書面報告總務主任存院備查，遇有遺失損壞等情
  事即依審計法第四十八條辦理。

  全院財產保險由總務主任每年辦理一次。

第四章  工作聯繫

  本處每週舉行處務會議一次，秘書主任、總務主任、會計主任、統計員
  、秘書、幹事及專員均出席，由總幹事主持之。

  本處各組室相關聯之工作，應隨時互相徵詢意見協商辦理，如彼此意見
  不同時，應請示總幹事或提出處務會議討論決定之。

第五章  附則

  本細則經院長核准施行。