法規名稱: 總統府文書處理手冊
時間: 中華民國093年11月11日

所有條文

  壹、通則
一、總統府(以下簡稱本府)文書處理,除依據「公文程式條例」、「事
    務管理規則」及「事務管理手冊」外,依本手冊規定辦理。

二、範圍:
  (一)本手冊所稱文書,係指處理公務或與公務有關,不論其形式或性
        質如何之一切紀錄資料。
  (二)本手冊所稱文書處理,係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止
        之

三、種類:
  (一)依照「公文程式條例」第二條規定,與本府有關之文書種類如下
        :
        1.令:總統公布法律、發布命令時用之。秘書長、各局室處發布
          行政規章,發布人事任免、遷調、獎懲時用之。
        2.呈:對總統有所呈請或報告時用之。
        3.咨:總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。
        4.函:秘書長、各局室處對各機關或人員,及對人民團體或人民
          行文時用之。
        5.公告:秘書長、各局室處就主管業務,向公眾或特定對象宣布
          週知時用之。
  (二)為因應事實需要,本府另採用以下各種文書:
        1.聘書:總統或秘書長聘用人員時使用。
        2.箋函:總統致函國內外團體或人士時使用,及以秘書長、各局
          室處主管名義致函國內外團體或人士時使用。
        3.書函:各局室處致各機關團體或人民及本府內部各單位,有行
          文必要時使用。
        4.簽呈:秘書長對總統有所呈請或報告時使用。
        5.簽:本府各單位對秘書長,或各級職員對其主管陳請或報告時
          使用。
        6.開會通知單:本府各單位召集會議時使用。
        7.公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可用電話簡單正
          確說明之事項時使用。
        8.移文單:將來文移送主管單位時使用。
        9.公務紀要:登錄公務紀要時使用。
        10. 其他因業務需要所製作之各種書表。
        以上文書,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他
        電子文件行之。
        文書除稿本外,必要時得視其性質及適用範圍,區分為正本、副
        本、抄本、影本及譯本。除正本外,其餘均應在文面,加蓋「副
        本」、「抄本」、「影本」、「譯本」戳記。

四、公文用紙:
  (一)本府公文用紙,除「牋函」用紙外,一律使用白紙繕打;各單位
        因業務需要,所使用之各種書表,除必要者外,應比照辦理。
  (二)本府常用之公文格式樣本,得內建於「公文管理系統」,以供同
        仁取用。
  (三)公文用紙一律採用A4尺寸,便條紙一律採用A5尺寸。

五、處理原則:
  (一)本府文書,除書表填報外,一律以承辦人使用電腦印製為原則。
  (二)本府對國內機關團體及人民行文,一律以中文為之;對外國機關
        團體及人民,得附外文譯本或專用外文。
  (三)文書製作應採由左至右之橫行格式。
  (四)本府文書均須記載年、月、日;並以中華民國紀元為準;惟外文
        或譯文,得採用西元紀元。
  (五)文書處理過程中之有關人員,均應於文面適當位置蓋章或簽名,
        並註明時間,以明責任。
  (六)本府內部各單位文書之傳遞,均應設置送文簿(單),以簽收為
        憑。
  (七)本府公文,一律採用收發文同號。如屬無收文之創稿或內部簽辦
        之案件,得由承辦人先向總收發人員提取文號。
  (八)本府收發文號之編製,應由負責總收發之單位於每年開始前統一
        規劃,並簽報長官核定。
  (九)收發傳真、電子文件等,依「機關公文傳真作業辦法」及「機關
        公文電子交換作業辦法」辦理。
  (十)本府公文以電子文件行之者,其交換機制、電子認證及中文碼傳
        送原則等,依行政院「文書及檔案電腦化作業規範」辦理。
  (十一)本府應於「總統府全球資訊網」設置機關公布欄,以便登載對
          外公布之文件。
  (十二)有關公文電子交換機制及收發文處理原則、程序、安全管制及
          應注意事項,由資訊單位另訂作業規範辦理。

  貳、文書處理程序
  (壹)收文處理
六、外收發:
  (一)外收發人員收到公文及函電等文件,除普通郵遞信件外,應先將
        送件人所持之送文簿或清單逐一查對、點收,並就原簿、單,註
        明收到時間蓋戳退還;如無送件簿、單,得應送件人之要求,填
        給送件回單。
  (二)外收發人員對收到之文件,得編列外收文號,並登記於外收文簿
        ,除民眾來函先送公共事務室拆驗外,其餘係急要件、密件、電
        報等,應隨收隨送總收發;普通文件,以每一小時彙送一次為原
        則。文件封套指定收件人姓名者,視情況另予登記,隨時或按時
        分送收件人。
  (三)來人持同文件須面洽者,應先以電話通知承辦單位,承辦單位收
        受該項文件後,仍應補辦收文手續。
  (四)收件應注意封口是否完整,如有破損或拆閱痕跡,應當面會同送
        件人於送件簿、單上,註明退還或拒收。

七、總收發:
  (一)拆驗:
        1.總收文人員收到外收發及公共事務室送來之文件,核對無誤後
          ,於送文簿(單)簽收。
        2.經總收文人員拆封後,如為機密件或書明親啟之文件,用送文
          簿(單)登記後送長官指定之人員或收件人收拆;如係普通件
          ,則點驗來文及附件名稱、數量是否相符,如有錯誤或短缺,
          應向原發文機關查詢。
        3.附件應附於正文之後,如附件較多或不便隨附者,應裝袋於文
          後,並書明○○文號之附件。附件為現金、票據、有價證券等
          ,該附件得先送出納單位代為保管。
        4.附件未到而公文先到者,公文得先送承辦單位簽辦,其附件如
          逾正常時間未到時,應向原發文機關查詢。附件已到而公文未
          到者,應俟公文到齊後,再行分辦。
        5.來文封套應釘附於文後,郵寄公文之封套所貼郵票,不得剪除
          。
        6.來文如有誤投,應退還原發文機關;其有時間性之公文,得代
          為轉送,並通知原發文機關。
        7.機密文件或書明長官親啟之文件,經長官或指定之人員拆封後
          ,如須送總收文登記掛號者,應在封套上加註「本件陳奉○○
          ○拆封」或其他可資識別之字樣。
  (二)分文:
        1.經拆驗後,總收文人員依本府各單位職掌辦理分文,並應在右
          上角加蓋單位戳記,對來文未區分速別,而認定內容確係急要
          者,得加蓋戳記,以提醒承辦人注意。
        2.來文內容涉及兩個單位以上者,應以首項業務之承辦單位為主
          辦單位,於收辦後再行會辦或協調分辦。
        3.來文如係急要文件,應提前辦理分文;必要時,得先送承辦單
          位面陳長官裁示,惟應注意仍須辦理收文手續。
        4.長官交下之公文,分文時應於公文上註明「○○○交下」字
          樣。
  (三)編號(黏貼條碼)及登錄:
        1.來文完成分文後,即在來文正面適當位置黏貼條碼。
        2.本府收發文條碼係根據行政院統一規定,採十一碼。前三碼為
          年度,中間七碼為流水號,最後一碼為支號,以供雙稿、多稿
          之用。
        3.總收文人員在終端機上,依「公文管理系統操作手冊」之順序
          ,在「總收文處理」畫面各欄中登錄收文號、來文機關及來文
          字號日期。
        4.總收文人員於每日下班前二小時收到之文件,應於當日登記分
          送承辦單位。
        5.機密文件如由密件處理人員向總收發洽取條碼,總收文人員則
          在「主旨摘要」欄輸入「密不錄由」。
        6.業經黏貼條碼之文件,如所貼條碼損壞,不得再行黏貼其他編
          號之條碼,得以手寫號碼代替。
        7.承辦單位遺失業經黏貼條碼之公文,經原發文單位補發並須補
          辦收文手續時,仍應沿用原貼條碼之編號。
        8.公文以一文一碼為原則,如一文分由兩個單位以上辦理時,得
          以影本另取一張條碼。
  (四)傳遞:
        1.文件之傳遞除急要件應隨到隨送外,普通件以每日上、下午分
          批遞送為原則。
        2.在機關內傳遞屬於絕對機密、極機密文件、急要件或附有大量
          現金、有價證券及貴重物品之公文,應由承辦人親自持送。

八、單位收發:
  (一)本府各單位應指定人員擔任單位收發,並應與總收發保持密切聯
        繫。
  (二)單位收發收到總收發送來之文件,應將有關資料登錄在電腦內,
        如來文首頁右上角未有「保存年限」字樣,應加蓋刻有「保存年
        限:」戳記,再依職權分送各科辦理。
  (三)單位收發收到總收發之分文,除明顯錯誤外,不得退回改分;如
        認非屬本單位承辦者,經單位間協調後,得退回改分或以移文單
        逕移其他單位承辦,受移單位如有意見,應即簽明理由,陳請長
        官裁定,不得再行移轉。
  (四)會辦之文件,受會單位應視同速件,並得視需要,依收文程序登
        記電腦內。

  (貳)文件簽辦
九、擬辦:
  (一)各科應指定人員簽收單位收發送來之文件,並在電腦上完成登錄
        及分送承辦人手續。
  (二)承辦人就個人職掌即行簽辦,並依「公文管理系統操作手冊」之
        方式,輸入相關資料;經科級主管在電腦批核後,承辦人再依批
        核意見,於文中空白處簽擬;必要時,可使用便條紙加註意見,
        不分段,以條列式簽擬。
  (三)凡簽辦案件,有前案者,應詳予查閱,必要時應摘要或附送原案
        ,以為主管人員核決之參考。
  (四)重要或特殊案件,承辦人不能擬具處理意見時,應敘明案情簽請
        核示或當面請示後,再行簽辦。
  (五)簽辦案件應依輕重緩急,急要件應提前簽辦,其他亦應依序辦理
        ,並於規定時間內完成。
  (六)承辦人員對於來文或簽擬意見,如情節較繁或文字較長者,得以
        眉註方式,書於該段文字旁之空白處,或針對重要文句,以色筆
        註記。
  (七)承辦人員對於來文之附件,有抽存必要者,應在來文內註明「附
        件抽存」字樣,並簽名或蓋章,附件除送相關單位保管外,其餘
        仍應隨文歸檔。

十、陳核:
  (一)文件經承辦人擬辦後,應分別按其性質,用公文夾遞送主管人員
        核決。
  (二)文件之核決,其權責區分如下:
        1.初核者係承辦人之直接主管。
        2.覆核者係直接主管之上級核稿者。
        3.會核者係與本案有關之主管人員。
        4.決定者係依分層負責規定之最後決定人。
  (三)公文夾之使用,依以下方式辦理:
        1.公文夾正面標明承辦人員之單位,及按性質分陳核、陳判、陳
          閱三種。
        2.最速件用紅色;速件用藍色;普通件用白色;機密件用黃色或
          密件公文封套。
        3.公文夾之應用,必須與夾內文件性質相稱。
        4.公文夾遞送文件時,以一文一夾為原則。如有兩件以上同性質
          之文件,應在夾面標明件數。

十一、會簽:凡案件與其他業務單位有關者,應會簽相關單位或人員,如
      有不同意見,原承辦單位應綜合各會簽單位之意見,或將不同意見
      列出,簽請長官裁決。

十二、批示:承辦人簽辦意見,主管人員應予以明確批示並簽章,以示負
      責;如承辦人擬有兩種以上意見備供採擇時,主管人員應明確擇定
      一種或另批處理方式,不可作模稜兩可之批示。

  (參)文稿擬判
十三、擬稿:
    (一)文件經批定須回復,或長官交辦,或因業務需要須主動行文其
          他機關時,承辦人均應擬稿。
    (二)承辦人員得在「公文管理系統」內選擇公文格式樣本。視需要
          ,依以下方式擬稿。
          1.首行標示公文類別,對外行文時,並應在類別之前加發文者
            全銜。
          2.次行右端增列發文機關地址及聯絡方式。聯絡方式以填載聯
            絡人及電話為原則。
          3.受文者:核判後,依正本或副本受文機關逐一填列。
          4.管理資料:速別,輸入「最速件」、「速件」等,普通件不
            必輸入。密等及解密條件或保密期限,輸入「絕對機密」、
            「極機密」、「機密」、「密」;解密條件或保密期限於其
            後以括弧註記;非機密件不必輸入。發文日期及發文文號,
            於核判後再輸入。附件,註明內容名稱、媒體型式、數量及
            其他有關文字,無附件不必輸入。
          5.本文:按公文類別之結構輸入。
          6.正本:列明所有正本發送機關。
          7.副本:列明所有副本發送機關。
          8.檔號之分類號及保存年限:於稿面右上角列明,檔號之分類
            號在上,保存年限在下,並依「總統府檔案管理規定」,由
            業務承辦人於處理電子公文時填載分類號後,產出檔案之保
            存年限。
          9.其他相關資料,得在文中空白處註明。
    (三)擬稿應依行政院訂頒之「事務管理手冊」所規定之程式撰擬,
          文字力求簡、淺、明、確,並加具標點符號,務使層次清晰、
          簡明扼要。
    (四)引敘來文或法令條文,應避免層層套敘,祇摘敘要點;如須提
          供全文,得以影本作為附件。
    (五)各種名稱如非習用有素,不宜簡稱;如遇有譯文且關係重要者
          ,應加註原文。
    (六)擬稿以一文一事為原則,來文如係一文數事者,得分為數文復
          。
    (七)文稿內如有重要性之數字,宜用大寫。
    (八)承辦復文或轉行之稿件,應將來文機關發文日期及字號敘入。
    (九)文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字。上下左右空隙,應
          力求勻稱,以資醒目。
    (十)文稿有一頁以上者須裝訂妥當,承辦人應於騎縫處加蓋騎縫章
          或職名章,並在每頁下緣置中處以阿拉伯數字加註頁碼。
    (十一)多個機關名稱於公文中同時出現時,按機關順序,由左至右
            排列,不得以併排方式處理。如對長官自稱為「職」時,得
            使用較小號文字。
    (十二)擬稿時,承辦人得視公文性質,在稿面適當位置註明採用之
            電子交換機制。

十四、核稿:
    (一)核稿應依分層負責之規定,由核稿人員核稿,科級主管核稿應
          在電腦螢幕上逕予核稿。
    (二)核稿人員對案情不明瞭時,應洽詢承辦人員,或以電話詢問,
          避免用簽條往返,以節省時間及手續。
    (三)核稿如有修改,應注意勿將原文塗抹,僅加勾勒,從旁添註。
          如修改過多,得退還承辦人清稿,清稿後應將原稿附於清稿之
          後,再陳請核判。
    (四)核稿人員對於承辦人員之文稿,認有不當,應就原稿批示或更
          改,不宜輕易發回重擬。
    (五)核稿人員對於承辦人員所填之機密性、時間性、保存年限等,
          認有不當,亦得予改定。
    (六)各單位得指定閱稿人員,負責文字、程式、行款等校閱事宜。

十五、會稿:
    (一)已於擬辦時會簽之案件,如稿內所敘與會簽時並無出入,應不
          再會稿。
    (二)會辦單位對於會稿案件,如有意見可提出,一經會辦,即認為
          同意,應共同負責。
    (三)主辦單位對於會辦單位之不同意見,應綜合彙整後,再送請判
          行。
    (四)非重要性之緊急文稿,為爭取時效,得先發後會。

十六、判行:
    (一)文稿之判行,應按分層負責之規定核判。
    (二)對陳判之文稿,應注意每一文稿內容是否有矛盾、重複、不符
          等情形。
    (三)對陳判之文稿,認為無繕發必要,宜再作考慮者,宜作「不發
          」或「緩發」之批示。其不發之公文,仍應視為批存文件,承
          辦人應予以歸檔。
    (四)對陳判之文稿,如有疑義,應即召集承辦人及核稿人員研議,
          再作明確批示。

  (肆)發文處理
十七、總收發:
    (一)繕打:
          1.總收發應置繕打人員,專責繕打長官辦公室之文件;其餘各
            單位之發文,均由承辦人自行繕打。
          2.繕打文件,應注重時效,以當日繕打竣事為原則。
          3.繕打人員對交繕之文稿,如認其不合程式或發現原稿有錯誤
            或可疑之處時,應向承辦人查詢後,再行繕打。
          4.繕打人員對文件內之銀錢、數字、人名、地名、日期或較重
            要之辭句,不得因繕打錯誤而任意修改,應重新繕打。
          5.繕打文件應利用電腦排版技巧,力求避免獨字成行、獨行成
            頁。
          6.繕打文件,一律使用電腦先行排版,經校對無誤後,再以印
            表機印出。
          7.對外行文,得使用電腦內建之公文格式樣本繕打。如係例行
            公文,則儘量利用定型稿。有關定型稿,得依「總統府資訊
            業務需求申請及處理要點」之規定,提出申請,納入內建公
            文格式樣本。
          8.承辦單位對所發之公文,如認有參考價值,得先以影本存查
            ,儘量避免使用「副本」。
          9.繕打文件,應連同文號一併打入,如係創稿,得先向總收文
            人員提取條碼應用。
    (二)校對:
          1.校對文件,應先在電腦螢幕上先行校對,印出後仍應由承辦
            人再行校對。
          2.印出之文件,如發現有嚴重錯誤,應再印一份;如無關重要
            者,得逕行加以修改並在修改處加蓋校對章,惟已存在電腦
            內之文件,仍應修正。
          3.校對無誤之文件,承辦人繕妥公文封及相關之文件、附件等
            ,送監印人員用印。
    (三)蓋印及簽署:
          1.本府蓋用璽印及簽署,依「總統府公文蓋用璽印及簽署規定
            」辦理。
          2.文件非經秘書長或依分層負責授權之各級主管判發,不得蓋
            用印信。
          3.監印人員發現原稿未經判行或有其他錯誤者,應即退回補判
            或更正後,再行蓋印。
          4.副本蓋印與正本同,附件以不蓋印為原則,但得於首頁加蓋
            本府附件章。以電子文件行之者,得不蓋用印信或章戳,但
            應附加電子簽章。
          5.監印人員蓋印完畢,應在文件末頁右下角蓋監印人員職名章
            ,校對人員則於其下接續蓋印。
          6.監印人員收到送印文件,應將其文號、事由及用印日期登記
            在「用印登記簿」內。
          7.用印完畢,即將原件連同送文簿,一併送交發文人員辦理發
            文手續。
          8.監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿,應
            核對其清單無誤後,方得於非電子交換公文蓋印,並循發文
            程序作業辦理。
    (四)編號及登錄:
          1.發文人員對於待發之文件,應詳加核對,如有漏蓋印信、附
            件不全或受文單位不符等情事,應退還補辦。
          2.經核對無誤的待發文件,發文人員應依「公文管理系統操作
            手冊」之順序,在「總發文處理」畫面,輸入相關資料,以
            完成發文手續。
          3.本府發文之字軌,一律冠以「華總」二字。必要時,各單位
            可在「華總」二字之下註明單位之代字,但以適用為度。字
            軌之規劃,宜由總收發於每年開始前統一規劃辦理。
          4.發文後之稿件及有關附件,應送檔案管理單位點收。
    (五)封發:
          1.待發之文件,應檢查蓋印是否正確、公文封面書寫是否適當
            、附件是否齊全、文與封是否相符後再封固登記,送外收發
            簽收遞送。
          2.同一受文機關之文件,除最速件得提前封發外,其餘普通件
            得併封發出,並在封套上註明文號件數。
          3.機密件、最速件、開會通知等應在封套上加蓋戳記,機密件
            應另加外封套,外封套不標明機密等級。
          4.附件以隨文發出為原則,如體積較大或數量過多須另寄時,
            應在公文附件欄加蓋「附件另寄」章戳,並應在附件封面書
            明某字號之附件。
          5.附件如為現金、票據、有價證券或貴重物品,應由承辦單位
            檢齊封固,並書明名稱、數量,在封口加蓋承辦人印章,隨
            同公文送交總發文人員辦理封發。

十八、單位收發:
    (一)以單位名義發出之文件,經單位收發登錄封固後,逕送外收發
          遞送;如以秘書長名義發文者,應送總發文人員發文。
    (二)發文後之稿件及有關附件,送該單位檔案管理人員點收。

十九、外收發:
    (一)外收發人員收到總收發及各單位送達之文件,經簽收後,登記
          在外送文簿,並分為付郵、專送及交換三種,付郵文件應登記
          在郵資登記簿,以為郵資報銷之依據;專送及交換之文件,應
          填具送文簿或公文傳遞清單,按時派人送達。
    (二)付郵文件,如係致各機關團體或人民之公文,均應以掛號郵件
          寄發。
    (三)外收發人員應隨時注意登記有關單位及人員之通訊地址,如有
          異動,應隨時更正,以便文件之投送。

  (伍)歸檔
二十、凡掛有文號之公文及其簽辦之各種文件,辦畢後,應立即歸檔;未
      掛有文號,經各級主管人員批核之文件,應先向總收發提取文號,
      再行歸檔。

二一、收文經批存,由承辦人逕行送檔案管理單位點收歸檔。

二二、發文後之原稿件等,除附件註明另予存放或其他處理方式外,其餘
      應一律送檔案管理單位點收歸檔。電子文件之歸檔,應依檔案法及
      相關法規辦理。

二三、發文後之原稿件,除註明發後補判、發後補會,退還承辦單位繼續
      辦理,暫不歸檔外,其餘應連同歸檔清單送檔案管理單位點收歸檔
      。暫不歸檔之文件,各級主管人員應注意時限,督促歸檔。

  參、文書簡化
二四、關於減少文書數量:
    (一)無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件,應逕予存查
          。
    (二)接到公文副本,如僅係通知性質,不須行文答復。
    (三)凡造送各種報表,除必須備文附送者外,一律由主辦單位逕行
          送發。
    (四)公務可用電話接洽者,不必行文;如有必要,可將要點記錄在
          「公務電話紀錄」陳核。
    (五)通報儘量使用本府電腦先導系統中之「通報作業」,以減少紙
          張印製及遞送手續。
    (六)大量資料須要參考或查詢時,如本府常用法規、總統講稿等,
          可利用電腦先導系統中之「檔案搜尋」,以減少紙張印製及查
          詢時間。
    (七)本府各單位間洽辦公務,應儘量以會辦或電話紀錄方式,避免
          相互行文。
    (八)自其他機關電子公布欄所擷取之資訊,可直接利用機關內部網
          路轉登,無須另外行文。

二五、關於採用簡便處理或表格方式:
    (一)來文可簡便答復者,宜利用書函。
    (二)公文須分行者,宜利用副本。
    (三)不同機關來文,案由相同須答復者,應併案處理,分知各來文
          機關。
    (四)發文而與另案相同時,可將原卷調出,加簽說明,經陳核後發
          出,不必重新辦稿。
    (五)召集會議宜用開會通知單,或先以電話聯繫,再利用電子郵件
          傳遞。
    (六)例行案件,儘量利用定型稿處理。
    (七)派車、請假、出差、請購等例行事項,得利用機關內部網路申
          請。

二六、關於簡化文書手續:
    (一)本府各單位應儘量利用「公文管理系統」辦理公文收發作業,
          以便資源共享,減少層層登錄。
    (二)凡涉及兩個單位以上之案件,應儘量利用會報商討,經作成決
          議後再辦,以減少會辦手續。
    (三)彙辦案件,可由承辦人就首次來文敘明彙辦理由,經陳核後,
          續收之同案文件,不必逐件擬辦陳核,俟一定時日後,再全案
          陳核。
    (四)須會辦三個單位以上者,得影印同時送會,以免依次會簽,稽
          延時日。
    (五)急要文件,儘量由主管人員自行辦理,以節省核轉時間;如須
          會辦者,以逕行面洽為宜。
    (六)無機密性之宣導文書或一般通知事項,應儘量利用電子郵件傳
          遞。

二七、關於分層負責:
    (一)為加速文書處理,應依「總統府業務處理分層負責實施要點」
          之規定,訂定分層負責區分表,經核定後,由各層主管依授權
          核判。
    (二)本府實施分層負責,以劃分三層為原則,並應根據實際情況,
          每年檢討修訂一次。
    (三)對外行文所用名義,如以秘書長為宜者,雖授權決定,仍以秘
          書長名義行文;如普通例行案件,可由第二層逕行決定,並得
          以該單位名義行文。
    (四)第二、三層直接處理之案件,必要時得敘明「來(受)文機關
          」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等,定期列
          表陳報授權主管核閱。

  肆、文書保密
二八、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
      國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;一般
      公務機密文書列為「密」等級。
      不同等級之機密文書合併使用或處理時,以其中最高之等級為機密
      等級。

二九、本府各單位業務機密項目,依「總統府各局室處主管業務機密項目
      」辦理。

三十、機密文書之處理:
    (一)收發單位收到機密文書,應送密件處理人員拆封。拆封時,應
          先檢查封口是否完整,無異狀始行拆封,並核對其內容及附件
          。
    (二)機密文書登錄於電腦內時,不得摘錄其內容,案由內僅輸入「
          密不錄由」字樣。
    (三)機密文書之傳遞,規定如下:
          1.分文(交辦)、陳核(判)、送會、送繕、退稿、歸檔等流
            程,除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外
            ,其餘非由承辦人員傳遞時,應密封交遞。傳送一般公務機
            密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。
          2.在府外傳遞屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者,
            由承辦人員或指定人員傳遞,必要時得派武裝人員或便衣人
            員護送。屬「機密」者,由承辦人員或指定人員傳遞,或以
            外交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者,須切實密封後
            按一般人工傳遞方式辦理。
          3.由承辦人員或指定人員傳遞於府外之機密文書,事先應作緊
            急情形之銷毀準備。
    (四)機密文書之簽辦、會簽,應有隔離措施;機密文書會商,應有
          範圍限制,會商經過並應作成紀錄附卷。
    (五)機密文書之擬稿,應慎審區分機密等級,不可濫用。所區分之
          機密等級及註明之保密期限或解密條件,各級主管人員核判時
          ,應一併核定。
    (六)經區分機密等級之文書,並應同時註明保密期限或解密條件。
    (七)使用電腦設備處理機密公文時,對於簽入資訊系統所需之帳號
          及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見之狀態
          ,有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需妥善保存
          。
    (八)機密文書之繕打、校對、封發,均由承辦人自行處理。
    (九)機密文書之用印,應由承辦人持往辦理,監印人員憑主管簽署
          用印,不得閱覽其內容。
    (十)機密文書對外發文時,應封裝於雙封套內,封套之紙質,須不
          能透視且不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級,並加密封,
          封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記;外封
          套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。體積及數量
          龐大之機密文件,無法以前述方式封裝者,應作適當之掩護措
          施。
    (十一)機密文書非經核准,不得攜出辦公處所,並應存放於裝置密
            鎖具安全防護功能之金屬箱櫃,保管人員必須經常檢查。
    (十二)本府各單位之間因業務需要,相互提供極機密以上之機密資
            料,應簽報秘書長核准。有權調查或質詢之機關向本府借閱
            機密資料時,均應簽報秘書長核准。
    (十三)屬於「絕對機密」之文書,不得複製。其餘機密文書,必須
            印刷或複製時,應簽報秘書長核准;如交由民間廠商承印時
            ,應派員負責監督製作,複製份數,並不得超過規定。
    (十四)會議使用之機密文書資料應編號分發,會議結束當場收回;
            與會人員如需留用時,應經主席核准並辦理借用簽收。
    (十五)機密文書應隨時或定期查核,其須變更機密等級或解密者,
            應即按規定辦理變更或解密手續。
    (十六)保有機密文書之人員,於調離職時,應將所保管之機密文書
            ,逐項列冊點交單位主管或其指定人員。

三一、一般保密事項:
    (一)本府員工對於任何文書,除法令或經特許公開者外,應遵守「
          公務員服務法」第四條規定,絕對保守機密,不得洩漏。
    (二)經辦之文書,除處理權責有關人員外,不得出示他人;亦不得
          以職務上之機密,作為私人談話資料。非經辦人員,亦不得查
          詢業務範圍以外之公務文件。
    (三)下班或臨時離開辦公室,應將公文收藏於抽屜或公文櫃並加鎖
          ;文書放置時,應背面向上或放於公文夾內。
    (四)本府員工不得任意向外界發布消息,如必要發布新聞時,應由
          公共事務室依職權統一辦理,並須事先簽報長官核定。
    (五)私人日記、通信、撰文及著作,其內容不得涉及機密性公務。
    (六)承辦機密文書人員,發現承辦或保管之機密文書已洩漏、遺失
          或判斷可能洩漏、遺失時,應即報告單位主管迅速查明處理,
          並採取適當補救措施。

  伍、文書流程管理
三二、權責與範圍:
    (一)文書流程管理,乃本府所屬人員共同之職責;各單位應強化各
          級人員自我管理之精神,並隨時檢討改進文書處理流程。
    (二)為加速文書處理,提高行政效率,各局室處應指派人員擔任單
          位稽催;秘書長指派人員擔任總稽催。
    (三)擔任文書稽催工作人員為加強文書流程管理功效,應與總收發
          、單位收發保持密切聯繫,落實文書稽催、時效統計分析、流
          程簡化及運用資訊技術執行相關工作;並定期舉行會議,共同
          檢討改進。
    (四)凡編有收文號之公文均應列入文書稽催之範圍,其他內部簽辦
          之公文,亦得要求列入文書稽催。

三三、公文辦理期限:
    (一)公文辦理期限依下列標準設定,承辦人認有變更之必要,得報
          告主管人員後,要求稽催人員改定。
          1.最速件隨到隨辦。
          2.速件不超過三日。
          3.普通件不超過六日。
          4.限時公文及其他依法定有時限之案件,應依其規定時限辦
          理。
    (二)案情繁複須詳商或其他理由者,得簽報主管人員酌予展期,但
          最多以一個月為限。

三四、稽催時限計算標準:
    (一)批存文件:自收文次日起至奉批存查歸檔為止,扣除不上班之
          天數為實際天數。
    (二)答復案件:自收文次日起至發文之日止,扣除不上班之天數為
          實際天數。
    (三)彙(併)辦案件:自規定彙報截止日起至全部辦畢發文或歸檔
          為止,扣除不上班之天數為實際天數。
    (四)創稿案件:自向收文人員提取文號日起至發文之日止,扣除不
          上班之天數為實際天數。

三五、文書催辦及銷號:
    (一)本府文書稽催係由電腦計算其辦理期限,並按時限自動辦理銷
          號,文書稽催人員每月應列表,陳報主管人員核閱後,送總稽
          催陳報長官。
    (二)公文須繼續辦理或尚未結案者,文書稽催人員仍應列入追蹤。
    (三)各級主管人員對所屬承辦之公文,應隨時檢查有無逾時情事,
          並予以督辦,其疏予督催致有貽誤時,應負共同責任。

三六、統計報表:為統計本府文書處理數量,應依「總統府收發文數量計
      算要點」,按年及按月列表陳報長官核閱。

  陸、公務紀要
三七、公務紀要範圍:
    (一)關於總統巡訪行程。
    (二)關於總統公布法律、發布命令、任免官員及其他重要政務等事
          項。
    (三)關於授予榮典、製發印信、頒發勳章等事項。
    (四)關於國家慶典、總統接見重要賓客及宴會等事項。
    (五)關於本府組織、公共事務、警衛安全、機要、人事、會計等重
          要事項。
    (六)其他認有登記之必要者。

三八、公務紀要處理:
    (一)各局室處應指定專人,就其主管業務辦理公務登記,並按月送
          參事室彙辦。參事室每年彙整各單位資料並編輯後,陳報長官
          核定裝訂兩套,一套送檔案管理單位保存,一套留參事室備查
          。
    (二)公務登記之體裁,以各單位按時日先後為序編列。
    (三)公務紀要如涉有機密性者,應妥善保管,保管人員離職時並應
          列入交代。
    (四)宜公開宣導之資料,經長官核准後,得另行編印書刊發行或納
          入本府先導系統,作為同仁查考之用。
      以上公務紀要,得以電子方式處理。

柒、文書用具及印章  
三九、為提高工作效率,除應儘量以自動化設備為文書用具外,得視需要
      採用其他性能、品質優良之用具。

四十、為應文書處理之需要,除印信應依「印信條例」及「印信製發啟用
      管理換發及廢舊印信繳銷辦法」之規定辦理外,得依下列規定自行
      刊刻各式章戳,分交各單位或人員妥善使用。
    (一)條戳:銅質或木質,以長方形為原則,用正楷或宋體字,由左
          至右,刻機關(單位)全銜。於書函、通報、簡便行文表、開
          會通知單等用之。
    (二)橢圓章:木質橡皮刻製,以橢圓形為原則,用正楷,由左至右
          ,刻機關(單位)全銜。於表格式公文或各種表單用之。
    (三)簽字章:木質或用橡皮刻製,依總統、秘書長及各局室處主管
          由左至右之親筆簽名刻製,於對外行文時用之。
    (四)鋼印:鋼製,圓形,由左至右,刻機關(單位)全銜,其圓周
          直徑以不超過五公分為限,於職員證、證書等證明文件上用之
          。
    (五)校對章:角質,篆字或正楷,由左至右,刻機關(單位)全銜
          ;並加「校對章」字樣,於文書校對或改正時用之。
    (六)騎縫章:款式與校對章同,並加騎縫標示字樣,於公文、附件
          或契約黏連處用之。
    (七)附件章:款式與校對章同,並加「附件章」字樣,於公文附件
          上蓋用之。
    (八)收件章:木質或橡皮刻製,由左至右刻機關(單位)全銜;並
          加「收件章」字樣,並附日期、時間,於收受文件時用之。
    (九)職名章:本府職名章之製發及使用,依「總統府職員職名章製
          發使用規定」辦理。
    (十)電子文件章:由左至右,於收發電子文件時蓋用。

四一、機關印信及各式章戳,均應指定專人保管,如有遺失或冒用情事,
      保管人員應負完全責任。

  捌、附則
四二、公文電子交換作業所使用之智慧卡正卡及讀卡機,應指定專人保管
      使用,智慧卡副卡則由單位主管另指定專人保管,上述設備如有遺
      失或損毀,依相關規定程序申請補發。

四三、資訊單位應指定專人負責本府電腦中文碼之管理,辦理事項如下:
    (一)機關中文自用字碼與國家標準交換碼對照表之建置、註冊及維
          護。
    (二)在國家標準交換碼範圍內,新增機關中文自用字碼之安裝處理
          。
    (三)在國家標準交換碼範圍外,新增機關中文自用字碼之申請處理
          。

四四、本手冊奉核定後實施。
      本手冊中華民國九十三年十一月十一日核定修正之規定,自九十四
      年一月一日實施。