（肆）發文處理

十七、總收發：
    （一）繕打：
          1.總收發應置繕打人員，專責繕打長官辦公室之文件；其餘各
            單位之發文，均由承辦人自行繕打。
          2.繕打文件，應注重時效，以當日繕打竣事為原則。
          3.繕打人員對交繕之文稿，如認其不合程式或發現原稿有錯誤
            或可疑之處時，應向承辦人查詢後，再行繕打。
          4.繕打人員對文件內之銀錢、數字、人名、地名、日期或較重
            要之辭句，不得因繕打錯誤而任意修改，應重新繕打。
          5.繕打文件應利用電腦排版技巧，力求避免獨字成行、獨行成
            頁。
          6.繕打文件，一律使用電腦先行排版，經校對無誤後，再以印
            表機印出。
          7.對外行文，得使用電腦內建之公文格式樣本繕打。如係例行
            公文，則儘量利用定型稿。有關定型稿，得依「總統府資訊
            業務需求申請及處理要點」之規定，提出申請，納入內建公
            文格式樣本。
          8.承辦單位對所發之公文，如認有參考價值，得先以影本存查
            ，儘量避免使用「副本」。
          9.繕打文件，應連同文號一併打入，如係創稿，得先向總收文
            人員提取條碼應用。
    （二）校對：
          1.校對文件，應先在電腦螢幕上先行校對，印出後仍應由承辦
            人再行校對。
          2.印出之文件，如發現有嚴重錯誤，應再印一份；如無關重要
            者，得逕行加以修改並在修改處加蓋校對章，惟已存在電腦
            內之文件，仍應修正。
          3.校對無誤之文件，承辦人繕妥公文封及相關之文件、附件等
            ，送監印人員用印。
    （三）蓋印及簽署：
          1.本府蓋用璽印及簽署，依「總統府公文蓋用璽印及簽署規定
            」辦理。
          2.文件非經秘書長或依分層負責授權之各級主管判發，不得蓋
            用印信。
          3.監印人員發現原稿未經判行或有其他錯誤者，應即退回補判
            或更正後，再行蓋印。
          4.副本蓋印與正本同，附件以不蓋印為原則，但得於首頁加蓋
            本府附件章。以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，但
            應附加電子簽章。
          5.監印人員蓋印完畢，應在文件末頁右下角蓋監印人員職名章
            ，校對人員則於其下接續蓋印。
          6.監印人員收到送印文件，應將其文號、事由及用印日期登記
            在「用印登記簿」內。
          7.用印完畢，即將原件連同送文簿，一併送交發文人員辦理發
            文手續。
          8.監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應
            核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，並循發文
            程序作業辦理。
    （四）編號及登錄：
          1.發文人員對於待發之文件，應詳加核對，如有漏蓋印信、附
            件不全或受文單位不符等情事，應退還補辦。
          2.經核對無誤的待發文件，發文人員應依「公文管理系統操作
            手冊」之順序，在「總發文處理」畫面，輸入相關資料，以
            完成發文手續。
          3.本府發文之字軌，一律冠以「華總」二字。必要時，各單位
            可在「華總」二字之下註明單位之代字，但以適用為度。字
            軌之規劃，宜由總收發於每年開始前統一規劃辦理。
          4.發文後之稿件及有關附件，應送檔案管理單位點收。
    （五）封發：
          1.待發之文件，應檢查蓋印是否正確、公文封面書寫是否適當
            、附件是否齊全、文與封是否相符後再封固登記，送外收發
            簽收遞送。
          2.同一受文機關之文件，除最速件得提前封發外，其餘普通件
            得併封發出，並在封套上註明文號件數。
          3.機密件、最速件、開會通知等應在封套上加蓋戳記，機密件
            應另加外封套，外封套不標明機密等級。
          4.附件以隨文發出為原則，如體積較大或數量過多須另寄時，
            應在公文附件欄加蓋「附件另寄」章戳，並應在附件封面書
            明某字號之附件。
          5.附件如為現金、票據、有價證券或貴重物品，應由承辦單位
            檢齊封固，並書明名稱、數量，在封口加蓋承辦人印章，隨
            同公文送交總發文人員辦理封發。

十八、單位收發：
    （一）以單位名義發出之文件，經單位收發登錄封固後，逕送外收發
          遞送；如以秘書長名義發文者，應送總發文人員發文。
    （二）發文後之稿件及有關附件，送該單位檔案管理人員點收。

十九、外收發：
    （一）外收發人員收到總收發及各單位送達之文件，經簽收後，登記
          在外送文簿，並分為付郵、專送及交換三種，付郵文件應登記
          在郵資登記簿，以為郵資報銷之依據；專送及交換之文件，應
          填具送文簿或公文傳遞清單，按時派人送達。
    （二）付郵文件，如係致各機關團體或人民之公文，均應以掛號郵件
          寄發。
    （三）外收發人員應隨時注意登記有關單位及人員之通訊地址，如有
          異動，應隨時更正，以便文件之投送。