法規資訊

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法規名稱: 財政部臺北區支付處辦事細則
廢止時間: 中華民國102年1月8日

條文關聯

  有關本處文書處理悉依左列各項規定辦理之。
  一、收文,分文處理程序如左:
    (一)收文人員收到公文,經點收無訛後,應就送件人所持送件簿或
          回單上加蓋註有年月日之收件章,無上項手續者,應填給收據
          。
    (二)收件時應注意封口是否完整,如有破損或拆閱痕跡,應在送件
          簿上或單據上註明。
    (三)收文人員應將收件拆封點驗並核對附件是否相符,有錯誤或短
          缺者,應立即註明,除將原公文封保留外,並以電話或便箋向
          發文機關查詢請其更正或補送。
    (四)拆封後應檢視文內發文日期,或公文封上之郵戳日期是否相符
          ,如發文日期或到達郵局之郵戳日期與本處收文人員收到日期
          相隔在三天以上者,應在文件旁註明「本件於×月×日×時收
          到」字樣,並保留原信封。
    (五)收文人員將所收之普通公文編號、登簿、摘由分送各承辦人員
          簽收,急要文件先提送各有關科室主管分辦,特急件、電報及
          絕對機密、極機密文件,應隨收隨呈處長親自拆閱交辦。機密
          件呈由處長副處長拆閱交辦,密件由秘書拆閱後登記交辦。
    (六)公文附件除特殊情形外,應與本文不分離為原則,如附件較多
          ,或笨重不便隨文分送者,應註明「總收文×××××號之附
          件」字樣,另送各單位簽收。
    (七)來文如附有現金、支票、匯票或其他有價證券,應由收文人員
          立即送出納人員或承辦業務人員在來文上簽收或付給收據,然
          後再行分辦。
    (八)來文因公文封上未註明密件,經拆封後始發覺為密件者,應依
          本項第五款之規定辦理。
    (九)左列性質文件,不必編號收文,另登送件簿送有關單位核辦。
          1.無保存價值之各種定期或例行表報。
          2.關於處外機構變遷、人事調動、地址變更等例行通知。
          3.邀請參加紀念集會之函件。
          4.購送或請贈閱書刊之文件。
  二、簽擬會辦規定如左:
    (一)凡可利用電話聯繫或其他簡單迅速之方法,不必行文可以達到
          處理公務之目的者,宜儘量減少行文。
    (二)科室主管對於主管之業務認有行文之必要時,得隨時指定承辦
          人員擬辦。
    (三)各承辦人收到分文後,應即擬辦。
    (四)負責主辦某項業務人員,對其職責範圍內之事件,認有必須行
          文表達意見或查詢事項時,得逕行擬辦。
    (五)承辦人員對於承辦案件之有關法令、資料及原有文卷,必須瞭
          解清楚以為辦案之依據或參考。
    (六)擬辦文稿或案件,凡有左列情形之一者,得先行簽擬意見,呈
          請核定後,再行擬稿。
          1.性質重要而無法令依據者。
          2.與其他科室職掌有關,經會商後意見仍未一致者。
          3.依據計畫法令或程序,認有重大變更或改進必要者。
          4.關於重要職員之任免、陞調、獎懲者。
          5.擬訂法規及各種契約,必須先行簽准者。
    (七)擬辦文稿或案件,凡有左列情形之一者,應簽稿併呈:
          1.對文稿內容必須另為說明,始能瞭解者。
          2.依前款規定應行先簽後辦,但因有時間性而急應發出者。
          3.過去處理情形,必須加以說明者。
    (八)利用電話處理公務,應將重要內容記錄於電話記錄單內,視同
          公文處理。
    (九)承辦人員簽擬意見,應力求簡短具體,不得模稜兩可,晦澀不
          明。
    (十)承辦案件,應視案情之輕重緩急,急要者提前擬辦,其他普通
          案件,亦應依照「時限」規定辦理,不得積壓。
  三、文稿之會商規定如左:
    (一)凡案件與其他單位主管之業務有關者,應事先會商,免除歧異
          。
    (二)會商應依問題之繁簡難易,依左列方式斟酌為之。
          1.以面洽或電話會商,並記錄備查。
          2.複雜問題召集會議討論。
          3.簽具書面意見,送會有關單位。
          4.急要案件,由承辦人員自行持往會辦單位會商隨會隨辦。
          5.凡案件經會核,會簽核定後不必再送有關單位會稿,以省手
            續,但必須會知有關單位時,得送抄本。
          6.凡開會商討決定之案件,由主辦單位照會議紀錄擬稿辦理,
            不必再送有關單位會稿,必要時可抄送副本或抄本,以資簡
            捷。
  四、辦理文稿應注意事項如左:
    (一)擬辦文稿應用規定之稿紙,並以毛筆、鋼筆、黑藍色原子筆書
          寫,字跡應端正清晰,不得潦草,尤以人名、地名、數字等更
          應楷書,如文稿修改過多,不易辨時認時,應由承辦人清稿後
          再行呈判。
    (二)各種文稿均須摘錄事由,並應簡明扼要,顯示文內主要內容,
          使閱者一目了然。
    (三)文稿以分段敘述為原則,每段標以數字,並加註標點符號。
    (四)敘稿之命意措詞,以切實誠懇簡明扼要為準。避免虛文套語,
          以一文一事為原則。
    (五)引述來文或法令以扼要摘敘並供參證為度,避免照抄原文。
    (六)擬辦覆文或轉行稿件,應將來文機關之發文日期文號敘入,以
          便查考。
    (七)文件如須抄送副本者,填註於稿面副本收受單位欄內,不得遺
          漏,亦不能濫發。
    (八)承辦人對來文之附件,如有抽存待辦必要者,應於來文上註明
          「附件抽存」字樣,並須簽章。
    (九)承辦人員對發文附件應注意左列各點:
          1.應發附件須逐件檢點清楚,隨稿附送,除於稿內敘明外,並
            應將附件標籤註明送何單位。
          2.附件如不能隨稿附送者,應註明「封發時向承辦人洽取」字
            樣。
          3.附件如須原件發出者,應註明「檢發原件」,另以複印存卷
            。如須另抄發出者,應註明「附件抄發」字樣。
          4.副本如有附件者,應於副本收受單位之下註明「有附件」或
            「無附件」字樣。
          5.受文單位過多無法於稿面一一列出時,應另附受文單位表,
            以便分發與查考。
    (十)承辦人員文稿擬妥後,其屬機密性者,應依文書保密規定,填
          寫「極機密」或「機密」或「密」等字樣,有時間性者,應填
          寫「最速件」或「速件」等字樣,但須注意區分不宜過濫,否
          則反易誤事,如須限時發出者,可在右上角註明發文之時限以
          便按時發出。
    (十一)依本處授權辦法由各科室主管核定之案件,即由科室行文,
            蓋科室章或主管章,發文後送總務室歸檔。
  五、文稿之核閱規定如左:
    (一)承辦人員將文稿擬妥後,送由直接主管逐級呈核。
    (二)核稿人員對案情有疑問時,可直接洽詢經辦人,避免用簽條往
          返,以資迅捷。
    (三)核稿人應注意事項如左:
          1.簽稿是否相符。
          2.前後案情是否聯貫。
          3.程式、數字、名稱是否無誤。
          4.措詞是否得體。
          5.摘由是否與內容相符。
          6.有關單位已否洽會。
          7.有無錯字或遺漏脫節情事。
  六、公文夾之使用規定如左:
    (一)文書之呈閱、呈核、呈判以及在其他歷程中,均應使用公文夾
          遞送,每夾一案。
    (二)公文夾用厚紙印製,特急件及最速件用紅色卷夾、速件用藍色
          卷夾,普通件用白色卷夾,密件或機密件用黃色卷夾,特急件
          、極機密件由主管親自呈閱,機密件由承辦人員親自遞送。
  七、公文繕校之規定如左:
    (一)各科室送繕之文稿,由發文人員簽收,未經處長副處長判行或
          未經依照本處授權注意事項由科室主管核定之文稿,不予收繕
          。
    (二)收繕文稿,應登入交繕文件登記簿,分別緩急,分配繕打。
    (三)打字人員收到文稿後,應按下列規定辦理:
          1.承繕打之文稿應先逐件檢視,注意有無副本及附件,稿面有
            無特別批註,急速件提前繕打。
          2.凡金錢數字、人名、地名、日期及含有重要意義之辭句,不
            得添註塗改、挖補,標點符號亦應注意,如文中夾有外文者
            ,應直行橫寫。
          3.不得將長官銜名單繕一頁,並注意獨行不可成頁,獨字不可
            成行。
          4.繕打文稿在一頁以上者,應註明頁次。
    (四)校對人員應按下列規定辦理。
          1.發現有公文漏判者,應退回承辦單位補判。
          2.發現有副本不敷或附件漏打繕者,應交原打繕人補打。
          3.發現錯誤或遺漏,即照原文改正、或加添,並加蓋校對章,
            如錯誤過多應交由原繕打人重行繕打。
          4.發現原稿有疑問時,應請承辦人釋明,原稿如有漏落筆誤,
            即送請改正。
          5.繕打之臘紙,應先校對後付印,並註明需要份數,油印附件
            過多者臘紙應暫予保留,以備加印之用。繕打密件之複寫紙
            、臘紙用畢後立即焚毀。
  八、文件辦理時限,除法令有規定、處長副處長有指示,或來文有說明
      、應依限辦理外,一般文件之承辦單位收到時間自承辦單收到文件
      之日起應依左列規定辦理完竣。
    (一)特急件隨到隨辦並由承辦人親自持會呈判。
    (二)最速件,隨到隨辦,不得超過二日。
    (三)速件,不得超過三日。
    (四)普通件不得超過七日。
  九、本處公文稽催由總務室辦理之,根據收發文簿,照規定時限辦理稽
      催,如有逾限未辦案件,應即填發稽催通知,送科室主管查明督促
      辦理,並就原單填復處理情形及須延長辦理之時間,經主管簽認後
      於當日退還稽催人員,如無特殊原因,以展期一次三天為限。
  十、發文時限如左:
    (一)特急件隨到隨發。
    (二)最速件當日發出。
    (三)速件二十四小時內發出。
    (四)普通件四十八小時內發出。
  十一、公文用印規定如左:
      (一)非經處長副處長判行或各單位主管代行文件不得用印。
      (二)本處公文蓋用印信及簽署之類別如左:
            1.呈、蓋處長職章。免蓋處印。
            2.函、令、蓋處長職銜簽字章或條戳。免蓋處印。
            3.公告、派令、任命令、聘書、及獎狀等,均蓋處印,並蓋
              處長職銜簽字章。
            4.公文簡復表、開會通知、候領支票查催通知、查詢文單
              蓋條戳。
            5.本處職員任職證明,或其他證明身份之文件,視其性質蓋
              處長職銜簽字章。
      (三)公文發文時,原稿不蓋用印信,僅蓋「已用印信」章戳,公
            文在兩頁以上者應予騎縫處蓋騎縫章。
  十二、文件封發時規定如左:
      (一)發文人員收到送發文件應檢查印章是否齊全,副本、附件有
            無遺漏。然後逐件登記編號,加蓋代字及日期戳,如係速件
            、最速件,應於文面加蓋相關登記,以引起對方之注意。
      (二)公文封面應寫明收文單位、名稱或姓名及文件性質(如最速
            件、速件、極機密、機密、密等)如有時間性或開會通知,
            應加蓋「限於×月×日×時前送達」及「開會通知提前拆閱
            」等戳記。
      (三)同時發往同一單位之文件,如在二件以上者,得併裝一公文
            封內。
      (四)公文封上應註明發文號碼及件數。附件過多者,應另行包封
            寄送,但應在原文附件欄內註明另寄及件數。
      (五)文件發出後,除稿面註明發文後續辦者,登記逕退承辦人外
            ,其餘所有發文原稿及存卷附件,應加清理,登記送總務室
            歸檔。
  十三、送發之文件應依左列之規定辦理:
      (一)參加行政院公文交換中心之文件,應由公文傳遞人員每日按
            時前往交換。
      (二)註明專送或限時送達文件,應依時送達。
      (三)以上二項送遞之文件,均應登記送件單,由收件人簽收後,
            妥為保存,以備查考。
      (四)郵寄之文件,依左列規定寄發。
            1.有關國庫支票之封發郵寄,由第一科逕自辦理。
            2.雙掛號--最重要文件。
            3.掛號--重要文件。
            4.限時專送--急要文件。
            5.航空、航空掛號--國外急要文件。
            6.平信--普通文件。
            7.郵寄之文件,回執及收據,應妥為保存,以備核銷。
            8.因無法投遞退回之郵件,應立即送原承辦單位查明處理。
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