壹、依據

一、法務部（以下簡稱本部）為加速處理公文，提高行政效率，依「行政
    機關公文處理手冊」第三章第五節第一、二款及「公文時效管制作業
    手冊」有關規定，訂定本注意事項。

  貳、分工

二、本部公文稽催，依左列規定
  （一）經過本部收發室收文之公文及有機密性公文，由秘書室稽催。
  （二）各司處室逕行收文之公文，由各司處室指定人員稽催。
  （三）各司處室陳核、陳判及會稿之公文，由各司處室指定人員稽催。
  （四）上級交辦公文，及尚未結案仍在持續辦理中之公文，暨已經發文
        正在等待受文機關定期答復之公文，由主辦司處承辦人員稽催。
  （五）上級交辦公文，須由秘書室稽催者，該項公文如未經收發室收文
        ，由承辦該公文單位逕送收發室補辦收文。

  參、公文時限

三、處理公文時限，除有特別規定，或指示或來文機關在公文中註明處理
    時限，應依限辦理外，一般公文承辦時間，依左列規定期限辦理：
  （一）最速件：隨到隨辦。
  （二）速件：不得超過三天。
  （三）普通件：不得超過六天。
  （四）會簽、會稿：不得超過三天，由收文至發文之全程，以不超過六
        天計算為原則。
    前項辦理時限，不包括調卷時間。調卷所需時日不得超過二天。

四、最速件及性質特別重要之公文，各司處室主管得親自持陳部次長請示
    辦理。

五、有時間性之公文，如須由有關司處室會辦，得由承辦人員持往有關單
    位會商辦理。

  肆、公文展期

六、各司處承辦公文，因案情複雜，必須與有關單位協調或集會商討，因
    而未能依限辦理，必須展期，由承辦人員依公文性質，儘速簽報本單
    位主管核定延長辦理時限，並填寫於紅卡背面（如附件二），一面有
    紅卡正面註明「展期」。申請展期辦理之公文，展期在一月以下，由
    司處室主管核准，展期超過一個月以上，由常務次長核准。
    附件二
    甲聯（紅卡背面）
    ┌───┬─────┬──────┬────┐
    │承辦人│請展至日期│展 期 理 由 │主管蓋章│
    ├───┼─────┼──────┼────┤
    │      │          │            │        │
    └───┴─────┴──────┴────┘

  伍、公文查詢、收文製卡

七、各司處室陳核、陳判簽文，「速件」如超過二天，「普通件」如超過
    三天，尚未退還承辦司處室，承辦司處室應向秘書室查詢。

八、收發室收到公文後，應就公文內容分案、編號，登記於總收文表，然
    後依照總收文表編號，複寫公文登記卡甲聯（紅色）及乙聯（白色）
    各一份（如附件一、三），按公文性質，在「甲聯」「乙聯」左上角
    蓋「速件」或「最速件」戳記，一面將公文登記卡「甲聯」用大頭針
    夾於公文上，逕送承辦司處室文書人員簽收，一面將公文登記卡「乙
    聯」，連同收發文表繕本即送秘書室查對稽催，最遲不得超過收文之
    第二天。

  陸、公文改分、銷號、退稿

九、收發室將公文改分其他單位，以及各司處室直接將收到的公文改移其
    他單位或退回收發室時，應通知秘書室登記，通知單（如附件四）。

十、各司處室承辦人員收到公文後，應即開始辦理，並於處理完畢後，將
    處理情形記載於公文登記卡「甲聯」，將公文登記卡「甲聯」送本單
    位文書人員銷號。

十一、收發室將公文發出後迅即退稿，由各司處室收發人員在紅卡上蓋發
      文日期戳記，最遲不得超過發文後的第二天。各司處室承辦人員於
      公文陳列後送繕時，須將紅卡附在稿紙上面，不得夾在稿紙的下面
      。

十二、原承辦人員於收到退稿或收到奉批「存查」之公文，即時將紅卡（
      即甲聯）取下，交文書人員分別在紅卡上蓋「發文」或「存查」年
      月日戳記，發文單位登記發文號數後銷號，最遲不得超過收到退稿
      或公文紅卡後的第二天。

  柒、時效管制

十三、秘書室承辦公文時效管制人員收到前條公文登記卡「甲聯」，於依
      收發文表核對公文登記卡「乙聯」無誤後，即將「甲聯」保存，並
      依公文性質及期限，逐日檢查未結公交，依限稽催。每半月並全面
      清查一次，將未辦結公文之收文日期、文號，填入「未結公文清查
      表」（如附件五），向各司處室稽催。

十四、各司處室收到前條公文清查表，即逐號記明承辦人員姓名，督促速
      辦，並逐號查明「辦結日期」「未結原因」「展限日期」，分別填
      入表內，於收表後三日內將原表送還秘書室。

十五、秘書室收回清查表後，應將表內註明之限期日期，轉錄於公文登記
      卡「乙聯」，並將已由承辦單位趕辦完畢之公文登記卡甲乙兩聯合
      併登記銷號。秘書室下次辦理公文清查時，連同以前未結公文文號
      ，一併填表送原單位稽催。

  捌、成果統計、抽樣分析

十六、各司處室承辦公文，經秘書室按月檢查後，秘書室即填具「公文稽
      催成果管制統計表」送陳部次長核閱，於核定後分送各司處室參考
      ，並以一份送行政院研究發展考核委員會，均不行文。

十七、「公文稽催成果管制統計表」「待辦統計」欄所列逾期辦出公文，
      由該單位承辦人員填寫「公文處理流程個件抽樣分析表」（如附件
      六）。送秘書室登記，以便逐月清理，防止積案發生。

  玖、個案管制

十八、超過一個月以上沒有辦結之公文，依規定列入個案管制，迄至該一
      未結公文辦結為止。

十九、申請案、訴顯案，除依公文稽催管制規定管制外，並另行個案管制
      。

  拾、附則

二十、各司處室如有積壓公文情事，秘書室應查明實際情形，簽報部次長
      核示。

二十一、各司處室收文統計數字（包括逕行收受的公文），應於次月十五
        日前填入「公文時效管制統計表」送秘書室，列入總收文統計。