一、為因應人民依行政程序法第46條及檔案法第17條之規定申請閱覽、抄
    錄（寫）、影（複）印或攝影有關資料、卷宗或檔案（以下簡稱檔卷
    ），並維護其安全，特訂定本須知。

二、申請閱覽檔卷依本須知辦理，但法令另有規定者不在此限。

三、為主張或維護法律上利益必要之當事人、利害關係人或代理人，得依
    法向本局申請閱覽檔卷，但以使用複製品為原則。

四、申請閱覽檔卷依規定繳納使用費或影印費（收費標準另訂）。

五、申請閱覽檔卷應填具申請書（如附件  1 ），申請書應載明申請人姓
    名、出生年月日、文號、案由、申請人與本案之關係、申請目的及項
    目、身份證明文件字號、地址、電話及申請日期，使用原件或複製品
    。
    申請人委任代理人申請者應另提出委任書，如需他人陪同閱覽者以 1
    人為限，亦應併同申請，申請人對其行為應負連帶法律責任。

六、本局收到申請書後由主管業務單位承辦人員負責審查，經單位主管核
    定，原則上應自收受申請書之次日起  3 日內為准駁答覆，並依下列
    各款規定以書面通知申請人：
  （一）准許閱覽者，應載明閱覽時間及處所，並副知檔卷管理單位。
  （二）駁回申請者應敘明理由。
    前項准駁之期限，必要時得延長之，但以 1  次（3 日）為限

七、申請人應於指定時間到達指定處所，出示核准通知書及身份證明文件
    ，經核驗確認，於使用檔卷登記簿（如附件 2）上簽名或蓋章，始得
    向承辦人或檔案管理人員洽閱檔卷；閱畢時應記錄閱畢時間並點收交
    卷。
    申請人閱覽檔卷如需使用原件時，應簽署同意書（如附件 3），保證
    遵守規定，並由主管業務單位承辦人員陪同在閱覽室內為之，閱畢後
    交回檔卷，承辦人員逐一核對使用檔卷清單（如附件 4）無誤後，並
    將申請人身份證明文件正反面影本黏貼於閱覽清單上，由檔卷管理人
    員附歸備查。
    申請人如欲撤回閱覽申請或無法於指定時間到達指定處所，至遲應於
    屆期前 2  日通知本局。
    申請人申請閱覽卷宗每次以 1  小時為限，有正當理由者，得延長半
    小時。

八、非申請人雖持有本局通知函，如無合法代理文件，業務主管單位應拒
    絕其進入閱覽處所及交付檔卷。

九、申請閱覽檔卷者應遵守下列事項：
  （一）不得將檔卷攜出閱覽處所。
  （二）對於檔卷不得添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損、竊取或作
        其他記號。
  （三）檔卷資料不得拆散，證物或樣品（張）不得拆解。
  （四）檔卷資料證物或樣品（張），於閱覽後仍照原狀存放。
  （五）不得有喧嘩或其他妨礙秩序之行為。
  （六）檔卷如有毀損應負法律責任。
  （七）其他危害檔卷安全之虞者。
    申請人違反前項各款規定者，主管業務單位承辦人或檔卷管理人員得
    當場終止其閱覽並依法論處。

十、有行政程序法第 46 條第 2  項規定情形之一者，本局得拒絕其申請
    ：
  （一）行政決定前之擬稿或其他準備作業文件。
  （二）涉及國防、軍事、外交及一般公務機密，依法規規定有保密之必
        要者。
  （三）涉及個人隱私、職業秘密、營業秘密，依法規規定有保密之必要
        者。
  （四）有侵害第三人權利之虞者。
  （五）有嚴重妨礙有關社會治安、公共安全或其他公共利益之職務正常
        進行之虞者。
    前項第 2  款及第 3  款無保密必要之部份，仍應准許閱覽。

十一、有檔案法第 18 條規定情形之一者本局得拒絕其申請：
    （一）有關國家機密者。
    （二）有關犯罪資料者。
    （三）有關工商秘密者。
    （四）有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
    （五）有關人事及薪資資料者。
    （六）依法令或契約有保密之義務者。
    （七）其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

十二、本須知如有未盡事宜得隨時修訂之。