壹、總則

一、為建立電子檔案管理制度，提昇電子檔案管理與應用效能，試行機關
    電子檔案管理作業，特訂定本要點。

二、本要點用詞定義如下：
  （一）憑證：指載有簽章驗證資料，用以確認簽署人身分、資格之電子
        形式證明。本要點所稱憑證內容應包括憑證序號、用戶名稱、公
        開金鑰、憑證有效期限及憑證管理中心之數位簽章等。
  （二）電子檔案：指完成線上簽核之非機密電子文件，且符合檔案法第
        二條第二款及檔案法施行細則第二條所界定檔案者。
  （三）詮釋資料：用以描述電子文件及電子檔案有關資料背景、內容、
        關聯性及資料控制等相關資訊。
  （四）案卷夾：依檔案分類編案規範第十點所定，具有相同主題之電子
        檔案集合。
  （五）備份：指在原有的技術環境下，複製檔案內容至另一儲存媒體。
  （六）更新：為防止儲存媒體過時或失效，將電子檔案內容從一儲存媒
        體複製至新的儲存媒體。
  （七）轉置：電子檔案管理系統之軟硬體過時或失效，需進行軟硬體格
        式轉換，以便日後可讀取之作業程序。
  （八）模擬：於現有的技術環境下，將數位資料回復其原始作業環境，
        藉以呈現原有資料。
  （九）封裝：將電子檔案及詮釋資料，以包裹方式儲存之。

三、各機關應依下列作業事項，建立電子檔案之管理流程：
  （一）檔案蒐集與確認。
  （二）檔案形成與保管。
  （三）檔案清理。
  （四）檔案應用。
  （五）稽核與安全。

四、電子檔案管理應遵循下列原則：
  （一）完整性（ integrity）  ：指在電子檔案管理流程中，應確保儲
        存電子檔案之內容、詮釋資料及儲存結構之完整。
  （二）真實性（authenticity）：指可鑑別及確保電子檔案產生、蒐集
        及修改過程的合法性。
  （三）可及性（ accessibility）  ：指藉由電子檔案保存機制，配合
        法定保存年限，維持電子檔案及其管理系統之可供使用。

  貳、檔案蒐集與確認

五、電子檔案之蒐集，以完成線上簽核之非機密電子文件及其詮釋資料為
    範圍，並以文號為識別鑑值。

六、線上簽核作業如採電子簽章方式者，除符合前點規定外，應包括各層
    級人員之電子簽章、憑證及時戳。

七、本要點所稱電子簽章，應僅對無表格及無控制碼之內文進行簽章；其
    內文之中外文字除代碼外，餘中國文字以國家中文標準交換碼（CNS1
    1643）表示，外國文字得採唯一碼（ Unicode）表示之。

八、電子文件之格式應符合機關檔案管理資訊化作業要點附表五規定；其
    附件如難以依規定數位化者，應於詮釋資料中註記其名稱、媒體型式
    及儲存位置等事項。

九、電子檔案經檔案管理人員確認蒐集內容並加附機關電子簽章後，得採
    系統權限控管或移至指定檔案儲存位置，進行點收管理。必要時，得
    加附檔案管理人員之電子簽章。
    前項點收作業，均需加附機關憑證。

十、電子檔案依前點規定點收管理後，不得任意刪除或修改。

  參、檔案形成與保管

十一、電子檔案經點收後，應依附件機關電子檔案統一命名原則，賦予檔
      案名稱，並依機關檔案分類系統將其歸入相關之案卷夾。

十二、電子檔案詮釋資料，應採案件及案卷夾分別著錄之方式；其項目依
      附表一及附表二規定辦理。

十三、各機關應配合電子檔案之保存年限，評估保存維護成本，依據機關
      檔案管理資訊化作業要點附表二規定，選擇適當儲存媒體，適時辦
      理電子檔案之轉置、更新、模擬及封裝，並優先採取轉置之措施。
      進行電子檔案之轉置、更新、模擬及封裝時，應先製作二套以上備
      份，分置於不同地點保管之。

十四、各機關保存電子檔案時，應進行電子媒體之檢測與維護，確保電子
      媒體之安全；並應指派專人負責電子檔案軟硬體設施之維護、轉置
      、更新、模擬及封裝。

十五、各機關得視實際需要，考量電子檔案之性質、價值及安全，將電子
      檔案輸出列印成紙本、轉製成微縮片或以其他型式保存之。

  肆、檔案清理

十六、各機關至少每年應辦理電子檔案清查作業一次。
      前項清查作業，應由機關檔案管理人員會同相關資訊人員辦理。

十七、電子檔案清查作業項目如下：
    （一）核對檔案數量。
    （二）檢視檔案之寫入時間、存取權限及檔案大小等有關資訊。
    （三）抽樣讀取檔案，確認其內容之完整性、真實性及可及性。清查
          作業發現有誤或有屆期應移轉、銷毀、轉置及更新作業等需求
          時，應採取必要之處置措施。

十八、各機關電子檔案有下列情形之一者，應先辦理電子檔案鑑定作業：
    （一）轉置作業階段。
    （二）電子檔案管理系統重新設計及升級作業階段。

十九、電子檔案鑑定作業應依下列原則辦理：
    （一）內容鑑定：電子檔案鑑定原則、標準及方式，應依檔案保存價
          值鑑定規範規定辦理。
    （二）技術鑑定：分析電子檔案保存、移轉及應用過程中，所面臨的
          軟硬體技術問題及所需成本，並就其保存年限、移轉時間及移
          轉技術等事項提出建議。
        前項第二款之鑑定作業，應由檔案管理人員會同相關資訊人員辦
        理。

二十、電子檔案之銷毀，應由檔案管理單位人員會同相關資訊人員及單位
      派員全程檢視。

二十一、辦理電子檔案銷毀作業時，應刪除電子檔案管理系統內全部關聯
        紀錄及備份，確保完全清除或毀滅檔案內容。

二十二、各機關永久保存之電子檔案，除依國家檔案移轉辦法第二條規定
        辦理移轉外，機關因電子檔案轉置或維護技術等困難，經檔案管
        理局同意者，得提前辦理檔案移轉。

二十三、機關辦理電子檔案移轉作業前，應確保下列事項：
      （一）電子檔案之完整性、真實性及可及性。
      （二）防制電腦病毒及其他惡意軟體。
      （三）其他經檔案管理局指定事項。

二十四、機關辦理電子檔案移轉作業時，應將電子檔案與下列項目集結為
        檔案封包，併同移轉：
      （一）檔案移轉目錄。
      （二）電子檔案詮釋資料。
      （三）重建檔案所需完整資訊，包括軟硬體使用及硬體需求說明等
            系統文件相關資料。
      （四）系統稽核紀錄。
      （五）其他經檔案管理局指定事項。
        前項第一款目錄之格式，由檔案管理局另定之。
        第一項電子檔案內容儲存媒體，應依機關檔案管理資訊化作業要
        點附表二規定格式辦理。

二十五、機關已依前二點規定作業後，應於前點第一項所定之檔案封包，
        加附機關憑證製成電子簽章，附於檔案封包之後。

二十六、接管機關收受電子檔案之移轉，除確認第二十四點第一項第二款
        至第五款所定移轉項目，及驗證第二十三點規定事項外，應驗證
        該檔案之時戳與移轉機關之電子簽章，並於移轉目錄附加電子簽
        章後，回送移轉收執予移轉機關。
        移轉機關對於前項移轉目錄應併同電子簽章永久保存。

二十七、移轉機關收受移轉點交收執後，應即進行簽章之驗證，確認無誤
        後，儲存之。

二十八、機關間電子檔案移交作業準用前五點規定。

  伍、檔案應用

二十九、電子檔案得依申請採下列方式之一提供應用：
      （一）以電腦紙張列印輸出檔案內文。
      （二）以電子郵件方式傳送。
      （三）以線上方式瀏覽。
      （四）以電子儲存媒體離線交付。
      （五）其他足以提供應用之方式。
        前項第四款所定電子儲存媒體及其讀取檔案內容所需之軟體訊息
        ，由機關提供；其媒體種類及規格，依附表三之規定。

三十、電子檔案經核准閱覽、抄錄或複製者，機關得視實際需要，加註浮
      水印或為其他必要之處理。

三十一、申請以電子郵件方式應用檔案者，除應記載檔案法施行細則第十
        八條第一項各款所定事項外，並應載明申請人電子傳遞位址。

三十二、電子檔案經核准提供應用者，應儲存下列紀錄：
      （一）應用之日期及時間。
      （二）應用之檔案內容。
      （三）應用者之個人資料。

三十三、申請閱覽、抄錄或複製電子檔案經核准者，其費用依檔案閱覽抄
        錄複製收費標準之規定。

  陸、稽核與安全

三十四、電子檔案管理系統執行下列作業時，應併同辦理電子檔案稽核作
        業：
      （一）電子檔案確認。
      （二）電子檔案更新及轉置等保管作業。
      （三）電子檔案之銷毀及移轉作業。
      （四）電子檔案及其詮釋資料異動。
      （五）電子檔案使用者權限異動。
      （六）電子檔案非法存取情形檢視。
        前項稽核作業結果，應記錄於系統稽核紀錄中，紀錄內容包括異
        動者、異動時間、作業事項及異動內容，且該紀錄內容不可被更
        動，並配合檔案保存年限保存之。如電子檔案經發現有非法存取
        情形時，亦應進行稽核作業。

三十五、辦理電子檔案稽核作業應驗證電子檔案之完整性、真實性及可及
        性。

三十六、電子檔案儲存及傳送過程得經加密處理，以確保其完整性及安全
        。

三十七、電子檔案管理系統應針對使用者權限範圍，訂定其電子檔案存取
        及系統作業功能權限。