內部控制制度總則
一、訂定依據:
本制度依據財政部證券暨期貨管理委員會九十二年一月二十日台財證
(稽)字第0九二0000二七九號令「證券暨期貨市場各服務事業
建立內部控制制度處理準則」訂定。
二、內部控制之定義:
係指各期貨經理事業之管理階層所設計,並由董事會、管理階層及其
他員工執行之管理過程,以合理確保下列目標之達成:
(一)營運之效果及效率。
(二)財務報導之可靠性。
(三)相關法令之遵循。
而所謂有效之內部控制制度,為期貨經理事業之董事會及管理階層能
合理確保下列事項:
(一)董事會及管理階層知悉營運之效果及效率目標達成之程度。
(二)財務報導係屬可靠。
(三)已遵循相關法令。
前項營運之效果及效率目標,包括獲利、績效及保障資產安全等目標
;財務報導之可靠性目標,包括確保對外之財務報表係依照一般公認
會計原則編製,交易經適當核准等目標。
前項所稱一般公認會計原則,係指經主管機關認可之國際財務報導準
則、國際會計準則、解釋及解釋公告。
期貨經理事業據以編製財務報告之會計事務處理,應依商業會計法及
有關法令辦理。
三、內部控制之目標:
內部控制之目標可分為下列三類:
(一)與營運之效果及效率有關之內部控制。
(二)與財務報導之可靠性有關之內部控制。
(三)與相關法令之遵循有關之內部控制。
四、內部控制之組成要素:
內部控制包括下列組成要素:
(一)控制環境:係其他組成要素之基礎,為塑造組織文化、影響員
工控制意識之綜合因素。影響控制環境之因素,包括員工之操
守、價值觀及能力;管理階層之管理哲學、經營風格,及聘僱
、訓練、組織員工與指派權責之方式;董事會、監察人之關注
及指導等。
(二)風險評估:係期貨經理事業辨認其目標不能達成之內、外因素
,並評估其影響程度及可能性之過程。其評估結果,可協助期
貨經理事業設計必要之控制作業。
(三)控制作業:係幫助管理階層確保其指令已被執行之政策及程序
,包括核准、驗證、調節、複核、定期盤點、記錄核對、職能
分工、保障資產實體安全,及與計畫、預算或前期績效之比較
。
資訊及溝通:內部控制須能產生規劃、監督等所需之資訊,及提供資
訊需求者適時取得資訊。可分為資訊及溝通兩項說明,如下所列:
所謂資訊,係指資訊系統辨認、衡量、處理及報導之標的,包括營運
、財務報導或遵循法令等目標有關之財務或非財務資訊。
所謂溝通,係指把資訊告知相關人員,包括期貨經理事業內、外部溝
通。
(五)監督:係指評估內部控制品質之過程,包括評估控制環境是否
良好,風險評估是否及時、確實,控制作業是否適當、確實,
資訊及溝通系統是否良好等。監督可分持續性及個別評估,前
者謂營業過程中之例行監督,後者係由內部稽核或管理階層在
內之其他人員進行評估。
五、內部控制之範疇:
涵蓋期貨經理事業本身之一切作業,除「會計」和「財務」工作外,
舉凡在政策、計畫、組織、協調、控制與預算等「管理」方面之職能
,以及與「業務」有關各項作業所採行之程序和標準,均為內部控制
之範疇;此外,內部控制包括編製及分發報告與分析資料給各管理階
層,俾供其能隨時掌握期貨經理事業本身之各項業務狀況。
六、內部控制與財務報表之查核:
內部控制之良莠為會計師決定查核程序與抽查範圍的依據 -----根據
審計準則公報第一號第四條規定:「對於受查者(期貨經理事業)內
部控制制度應作適當之研究與評估,以衡量其可資信賴之程度,藉以
釐訂查核程序,決定抽查範圍」,會計師辦理財務報表查核簽證時,
應將受查期貨經理事業之內部控制制度列為檢查項目,並於查帳報告
書內說明其執行情形,俾使社會大眾了解期貨經理事業經營狀況,以
維護投資人之權益。
七、內部控制之內容:
(一)為便於內部控制制度之建立,宜將期貨經理事業內部之主要活
動作系統性之劃分,以相互關連之各項作業形成交易循環,建
立彼此之關係。期貨經理事業之一般經營活動約可劃分為下列
八大單元:
1.業務及收入循環
2.採購及付款循環
3.薪工循環
4.融資循環
5.不動產及設備循環
6.投資循環
7.電腦作業與資訊提供
8.管理控制制度
循環之劃分與各循環所包含之內容,各期貨經理事業得視實際
情況調整之。
(二)依主管機關規定應適用或經主管機關核准提前適用國際財務報
導準則、國際會計準則、解釋及解釋公告之期貨經理事業,其
內部控制制度,尚應包括對下列作業之控制:
1.適用國際財務報導準則、國際會計準則、解釋及解釋公告之
管理。
2.會計專業判斷程序、會計政策與估計變動之流程等。
八、內部控制制度之設計:
內部控制制度之建立,須針對各期貨經理事業之特定情況而設計。期
貨經理事業之最高主管、各部門主管、企劃幕僚、稽核人員,以及各
業務單位相關人員,應組成內部控制制度設計作業小組,參與設計:
(一)設計之內容包括:
1.製訂各交易循環之作業程序。
2.設定各作業程序之控制重點。
3.設計使用之表單。
(二)設計之原則包括:
1.依各項業務實際需要規劃作業流程,採分段作業。在每一流
程或循環中,設定若干關鍵點( Key Point),負責檢查各
項作業處理過程中有無錯誤,是否符合規定等,以具體數據
或文字表達,並予簽認,以負連帶責任。
2.各項業務應視其性質分由不同單位或職掌處理,不由任一個
單位或個人全程包辦;如辦理資金出納者,不應兼辦帳務,
以達到相互牽制之效果。
3.應與內部稽核作業配合,各關鍵點之作業內容應力求表格化
,俾利稽核、追蹤及考評。
九、內部控制制度之實施:
內部控制制度之實施為一持續性作業,經由對各項經營與管理作業的
不斷檢查,發覺與期貨經理事業政策、作業程序、既定目標或預期標
準乖離之事實,則藉回饋系統反應至適當之管理階層,並針對問題採
取必要之修正措施,以確保期貨經理事業依循規劃方向進行經營,同
時藉由內部牽制手段達到勾稽之目的,以防止作業弊端之發生。此責
任非屬某特定單位或部門,亦不限於管理階層,而在於全體員工不斷
的推動與執行。
十、內部控制制度之建立與實施,至少應包括下列要件:
(一)管理階層應體認內部控制之重要性,負責制度之建立及修訂,
並確保制度持續有效運作。
(二)建立內部控制制度,應配合業務、財務及管理之需要,涵蓋以
交易循環為基礎之控制及非交易循環之管理控制。
(三)組織規劃應合理化,並明確劃分權責。交易事項之授權、核准
、執行及記錄等步驟,應由不同之部門或人員負責,資產之記
錄與保管等職能宜予分立,俾相互驗證其正確性。
(四)建立健全會計制度,俾正確記錄交易事項,適時提供有效會計
資訊。
(五)建立員工甄選、任用、升遷、培訓等人事制度,俾以適當之工
作人員提高內部控制之效能。
(六)設置內部稽核人員,協助管理階層調查、評估內部控制制度,
適時建議改進,以求有效持續實施。
十一、本標準規範之使用:
(一)內部控制制度之設計,須考量公司使命、經營環境、本身優
劣條件等因素,並針對期貨經理事業之特性而釐定。本標準
規範係以假想情況而設計,以追求合理化為前提,參酌學理
實務與部分期貨商及證券投資信託事業之情況編製而成。雖
在編製時力求週延詳盡,但僅能顧及一般情況,無法涵蓋部
分期貨經理事業之特殊情況。其主要目的在提供形式上的範
例,供作各期貨經理事業編製內部控制制度時參考;至實質
內容,由於各期貨經理事業規模大小、組織架構、管理方式
不一,故本標準規範僅就該制度之控制重點作原則性規範,
對各相關之管理控制制度,則由期貨經理事業就其授權、核
准、執行程序及相關控制表單訂立書面化制度。
(二)各期貨經理事業自訂之內部控制制度,作業程序及控制重點
至少應包括本標準規範所訂內容,並得視期貨經理事業本身
經營狀況自行增列控制重點,惟自行增列部分,不得違反相
關法令規章之規定。爾後如有法令增、修訂或期貨經理事業
內、外在情況變動等情事,應即配合檢討修正內部控制制度
內容,以確保制度之完整性及有效性。
(三)本標準規範內容之部門職掌定義如下,各期貨經理事業得依
其組織架構調整之,惟依據期貨經理事業管理規則第九條規
定,期貨經理事業應至少設置一部門專責辦理全權委託期貨
交易業務之研究分析、交易決定、交易執行及推廣或招攬。
1.專戶管理部:確定交易方針、決策交易商品、決定交易比
例、督導執行單位、檢討交易績效。
2.研究部:研究分析、蒐集資訊、建立交易決策系統。
3.交易部:執行交易、編製報表、申報交易。
4.業務部:業務開發、行銷企劃、廣告公關、開戶作業、維
繫與管理客戶關係。
5.稽核室:各項業務、財務、人事、風險控管作業之查核、
內部控制與內部稽核制度之規劃、執行與檢討。
6.管理部:負責總務、出納、人事、財會等工作。
7.資訊部:負責電腦化作業之規劃、推動及執行等工作。
本標準規範之內容參考中華民國九十二年四月出版之「期貨
商內部控制制度標準規範」編製而成。
(四)為求文字精簡,本標準規範中各單位名稱簡稱如下:
1.金融監督管理委員會證券期貨局:主管機關
2.臺灣期貨交易所股份有限份公司:期交所
3.台灣證券交易所股份有限份公司:證交所
4.中華民國期貨業商業同業公會:期貨公會
5.財團法人證券暨期貨市場發展基金會:證基會
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內部稽核實施細則總則
一、適用範圍
(一)期貨經理事業稽核人員辦理稽核事宜,依本制度規定辦理。
(二)內部稽核工作執行範圍包括期貨經理事業各單位。
(三)稽核人員辦理內部稽核工作,分定期及不定期二類,定期性稽
核,由稽核人員依期貨經理事業年度查核計畫執行;不定期性
稽核,由稽核人員依指示或視業務需要辦理。
二、稽核目的
內部稽核之目的,在於調查、評估內部控制制度之缺失及衡量營運之
效率,適時提供改進建議,以確保內部控制制度得以持續有效實施,
並協助管理階層確實履行其責任。
三、內部稽核單位之職能
(一)調查、評估期貨經理事業本身之內部控制制度及各項管理制度
之健全性、合理性及有效性。
(二)調查、評估期貨經理事業內部各單位執行各項計畫或政策及其
指定職能之效率,例如確定各部門適當之人事編組、各項交易
循環均有良好紀錄,同時能避免現金、有價證券或其他資產之
浪費,俾適當防範舞弊或無效率情形之發生,並比較分析營運
績效,檢討經營成果,進而採取有效對策,以增進經營效率。
四、稽核人員職責及工作範圍
(一)稽核人員秉承期貨經理事業最高主管(總經理以上)指揮監督
,執行內部稽核工作。
(二)稽核人員執行工作遇有疑問時,應於獲得解釋及徹底瞭解後,
方得提出處理意見。
(三)稽核人員執行內部稽核工作,以完成下列任務為目的:
1.稽核內部控制制度是否有效且完備。
2.稽核各項資產是否實際存在,除帳(卡、檔)所列外,有無
其他資產。
3.稽核各項負債是否實際存在,除帳(卡、檔)所列外,有無
其他負債。
4.稽核各項收支及成本並與當期預算比較,如有超支或短收,
應查明原因。入帳基礎分類標準計算結轉,是否悉照會計制
度辦理。
5.稽核帳(卡、檔)上所列數字,是否均有合法根據。
6.稽核經營績效、成本比較、預算執行及財務狀況等並予以評
核。
(四)稽核人員執行工作時,如發現員工有不當情事,除與其直屬主
管連繫外,應即向期貨經理事業最高主管報告,不得直接處理
。
(五)稽核人員執行工作時,得調閱一切檔案,受查單位不得拒絕或
隱匿,如屬機密性之檔案,應先報准後始得調閱。
(六)稽核人員每次查核完畢,應填寫稽核報告,並檢附相關文件呈
報所見缺失及改進建議,再繼續追蹤改善情形。
(七)稽核報告應依規定格式填寫,裝訂成冊並於封面註明起訖時間
,妥為保管;稽核報告、工作底稿及相關資料應至少保存三年
。另有關內部稽核工作執行情形尚應依規定按期填報相關單位
備查。稽核報告之完成期限,日查核應於查核日後二日內完成
,週查核應於受查期限後五日內完成,月、季及半年查核應於
受查期限後二週內完成。
(八)稽核報告未經期貨經理事業最高主管轉呈負責人或其被授權人
核示後,不得逕行辦理。
五、稽核人員應注意事項
(一)稽核人員應具超然獨立性,以客觀公正之立場,求真求實之精
神,忠誠勤勉之態度,執行其職務。
(二)稽核人員應持續參加主管機關或專業機構舉辦或期貨經理事業
本身自行舉辦之內部稽核講習及各項專業課程,以提昇稽核品
質及能力。
(三)稽核程序按查核計畫進行,避免不必要之討論與諮詢,儘量減
少影響受查單位經辦人員本身之工作,遇有不明瞭之事項,應
於適當時間提出詢問,至徹底瞭解為止。
(四)勿與受查單位人員爭論制度上之不完備,發現錯誤情事不得當
面批評,受查單位人員如有申訴或建議,應細心聆聽,勿與辯
論。
(五)稽核人員應充分瞭解現行相關法令,並熟諳期貨經理事業現行
內部控制各種制度、規章,尚應透徹瞭解受查單位之單行辦法
及特殊情況。
(六)稽核人員應事前熟知受查單位之歷史背景、重要資料及以往稽
核報告內容。
(七)稽核人員應對查核結果予合理判斷,並根據可靠之理論基礎,
取得足夠而適切之證明。
(八)稽核人員執行查核工作係接觸期貨經理事業第一手機密檔案資
料,應嚴格保密,並應提高警覺,注意文件安全,以防失落。
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