一、議事科:
(一)指定專人辦理重要會議文件之收文、登記、送印、封發、收回及
保管等事項。
(二)收受重要會議文件,應先檢視其內容及附件是否完整始行簽收。
(三)重要會議文件之登錄宜以專簿為之。
(四)委員送交之重要會議提案以機密件處理。
(五)本院各項重要會議資料,於開議前均為機密文件,其電腦鍵入、
印製、傳遞,應採必要之保密措施。印製、裝釘、分發宜交專人
處理,資料原件並交承辦人保管。
(六)前項資料分送委員時,公文封套加蓋「機密」字樣後傳送,必要
時宜編號登記使用人。
(七)會議資料原則上於會後解密,但資料涉及機關機密不能公開者,
應於會後依編號收回,統一保管。
(八)速記人員參與會議速記工作,所取得之資料及錄音帶,應隨同整
理之速記錄一併送交主辦單位。
(九)彈劾案審查會之速記錄僅送監察業務處,避免單獨歸檔後被調出
,而有洩密之虞。
|
二、文書科:
(一)送達本院之機密文書,收發人員應依內封套記載情形登記,其處
理規定如左:
1.受文者為本院院長或副院長者,分別送請院長室秘書或副院長
室秘書簽收。
2.受文者為本院或本院秘書長者,送請秘書處文書科科長簽收啟
封。
3.受文者為本院委員或其他個人者,逕送交其本人簽收。
4.受文者為本院各處、室或各委員會者,送請各單位主管人員簽
收啟封。
(二)機密文稿之繕打、校對、用印、封發、退稿及歸檔,應由承辦人
員親自傳遞,交收件人親自簽收。
(三)機密文稿應指定專人負責繕打、校對、用印、封發、退稿及歸檔
等事項,並儘可能實施隔離作業。
(四)由承辦單位自行繕打、校對之機密文件,經首長核定用印時,本
處監印人員不得閱覽其文件內容。
(五)機密文件按照所需份數製版印刷後,應即將底稿連同多印之份數
,派員監督銷燬。
(六)機密文件應於封套上加蓋戳記,並加外封套以資保密。
(七)機密文件應以掛號郵件寄發。
(八)未經公布或未成立之糾彈案件或調查報告均為機密文件,對外不
得宣洩。
(九)承辦機密文件人員,發現承辦或保管之機密文件洩漏、遺失或判
斷可能洩漏、遺失時,應即報告主管人員查明處理。
(十)機密文件如有宣洩或遺失時,應依法查究責任。
|
三、檔案科:
(一)檔案科人員對職務上所保管之檔案案件內容,不得向他人宣洩。
檔案一經歸檔,除經權責長官核准調閱外,一律不得攜出檔案室
。
(二)機密檔案借出時,應加外封套密封後加蓋密封章,送調案人簽收
或由調案人親至檔案科簽收;案卷歸還時,應詳檢該密封條章是
否完整。
(三)在離開辦公桌或下班前,個人所保管之公文檔案卷,應收入櫃內
並鎖妥。門窗亦應檢視後方可離開。
(四)非檔案管理人員,未經許可不得擅自進出檔案室。
|
四、總務科:
(一)營繕採購案底價依採購法相關規定保密。
(二)參加招標廠商所送達之資料,除由承辦人員親自拆封外,應按機
密等級之文書處理作業程序送核。
(三)本院所有公產登記資料,非因公務上需要,不得對外公開。
(四)凡需攜至院外送修之物品,應經保管股出具放行單,並由駐警人
員查驗後,始得放行。
(五)醫務室保管之所有本院人員病歷資料,非因醫療上之特殊需要不
得公開。
(六)對於本院公款出納及委員職工個人薪資待遇及應得金額,除公務
上需要外,非經其本人同意,不得對外宣洩。
|
五、管理科:
(一)各單位工友傳送公文時,不得隨意翻閱公文,非本身所應知悉之
消息或資料一律嚴禁打聽或持有及傳播。
(二)司機及管理人員,不可將委員行程或其日常習性或公務上機密對
外洩露。
(三)廢紙庫應指定專人專責管理,每日十六時三十分至十七時為開放
時間。大宗廢紙,另計時間,會同政風室派員送交紙廠監燬。
(四)各項營繕工程施工期間,應將工程名稱、駐留人員、駐留時間通
知駐警隊,以便管制查核。
(五)各單位人員發現可疑人、事、物,應隨時報告長官或政風室及駐
警隊以資防範應變並採必要之措施。
|