一、臺北市政府（以下簡稱本府）為妥善運用本府公文系統（以下簡稱公
    文系統）之儲存資源，並協助本府各機關（以下簡稱各機關）有效利
    用公文系統之檔案電子儲存及調閱功能，提高各機關之檔案調用效率
    ，特訂定本要點。

二、本要點所稱之檔案電子儲存，指各機關利用公文系統之掃描儲存功能
    ，將本機關已完成立案編目之非機密檔案，進行數位化儲存之程序。

三、各機關得考量本機關之人力、資源、技術能力及檔案作業需求，自行
    決定辦理或不辦理檔案電子儲存作業。

四、各機關決定辦理檔案電子儲存時，須經本府資訊局同意。

五、各機關辦理檔案電子儲存時，其儲存之優先順序如下：
  （一）永久保存之檔案。
  （二）保存年限在十年以上之檔案。
  （三）供臨時申請調用之各種保存年限檔案。
  （四）預計將會調用之各種保存年限檔案。
  （五）保存年限未滿十年之檔案。
    利用公文系統產生之電子儲存檔案，儲存於機關自行管理之電子儲存
    媒體者，其儲存之優先順序不受前項規定之限制。

六、依第五點規定儲存之電子檔案，其於公文系統之留存期限，得保存至
    其紙本檔案辦理銷毀為止。

七、各機關留存期限屆滿之電子儲存檔案，由公文系統於機關完成檔案銷
    毀註記時，立即清除；其儲存於機關自行管理之電子媒體者，除已訂
    定完善管理計畫，並經機關首長同意留存者外，應於完成檔案銷毀註
    記後七日內清除，並將清除之電子儲存檔案清單簽報機關首長核閱後
    ，永久留存備查。

八、各機關辦理檔案電子儲存作業，應以案件為單元，由上而下，逐頁掃
    描儲存。但公文附件有不能掃描之情形者，該案件應不予掃描。

九、進行檔案電子儲存時，應依下列規定辦理：
  （一）掃描前應將每頁文件攤平，避免文字遭到覆蓋。
  （二）檔案之首頁，未有收發文號者，應於掃描前於該首頁右下方註明
        文號或黏貼條碼。
  （三）檔案小於A4尺寸之紙張，應先以A4紙張尺貼襯處理。
  （四）檔案幅面超過A3者，應以大圖掃描機或饋紙式掃描器掃描，或採
        數位相機處理。若按原件尺寸掃描，應掃成數份，並以內容部分
        重疊掃描，以顯示各部份間之關聯，其影像分割方式為由左至右
        ，由上而下，依序進行。
  （五）單張兩面之文件，應掃描成兩頁。如為A3或B4尺寸對折者，
        則應攤平後掃描成一頁。
  （六）空白頁不必掃描，但有圖像、章戳者，應予掃描。
  （七）應注意維持掃描影像完整及清晰，其歪斜度不得超過 5度，且不
        可因摺頁而損失影像之情形。
  （八）進行電子儲存前，應逐頁核對原始文件，檢視影像是否完整及清
        晰、有無模糊不清、歪斜及跳漏頁之情形。

十、各機關完成電子儲存之檔案，應開放予本機關人員申請調閱，其調閱
    之程序如附圖。

十一、經核准調閱之電子儲存檔案，申請人應於核准之日起三個工作日內
      完成閱覽，並視需要列印、複製。閱覽期限屆滿後，仍有使用之需
      者，應重新申請調閱。

十二、所調閱之電子儲存檔案，應以自行使用為原則，並盡妥善保管之責
      。隨意棄置或擅交他人閱覽、抄錄、複製或持有者，應送各機關考
      績委員會議處。

十三、辦理檔案電子儲存之機關，應要求所屬人員每三個月至少更換公文
      系統登入密碼一次。對於離職之人員，並應即時取消其系統使用權
      。

十四、本要點所規定之事項，如因作業需要、技術變更或公文系統功能變
      動時，得由本府秘書處為必要之補充及調整，並應適時修正本要點
      。