一、新北市政府社會局（以下簡稱本機關）為規範本府各機關使用社會福
    利管理資訊系統（以下簡稱本系統）及應用本府民政局戶役政資訊連
    結作業，以防止戶役政資料不當使用或洩漏，依據各機關應用戶役政
    資訊連結作業及管理要點第十三點規定，特訂定本規定。

二、使用戶役政資料之目的及使用方式：
    （一）為辦理社會福利津貼及服務案件審核及個案戶籍異動維護，定
          期更新本市社會福利人口案件戶籍資料。
    （二）本案定期由本府民政局（以下簡稱民政局）提供戶籍異動資料
          轉入本系統，資料轉入至社政系統提供予各業務單位業務承辦
          人查詢，據以審核案件。
    （三）受本機關委託單位（以下簡稱受託單位）辦理資料維護、分析
          及資料管理等事項。

三、使用業務範圍
    本機關辦理社會福利業務所開發並應用戶役政資料之相關資訊系統。

四、資料安全管制作業：
    （一）主機設備安全管理：
          1.本機關電腦主機系統建構於本府資訊中心機房（以下簡稱機
            房）內，並依其機房相關管理規定辦理。
          2.機房採門禁系統管制，人員進出均登記，人員進出應使用核
            發之通行卡刷卡後進入。
          3.機房內電腦設備、資料及軟體，未經核准，不得攜離辦公處
            所。
          4.機房之防火牆設置及內、外網路間的資料傳輸等網路服務資
            源，由本府資訊中心管理，本機關依業務性質辦理相關申請
            設定。
          5.檔案傳輸或磁性媒體交換方式批次取得戶役政資料及異動資
            料者，應由專人辦理，並檢核資料完整性，受託單位不得將
            戶役政資料攜出機關辦公場所。
    （二）應用系統安全管理：
          1.登入系統使用人均詳細顯示登入者資料，以供管理者查詢。
          2.系統設定使用人未使用系統三十分鐘即自動跳離。
          3.依群組權限設定使用人權限，並提供管理者權限設定介面。
          4.系統管理人員離職，須取消使用各項資訊資源所有權限，並
            列入人員離職之必要手續。
          5.受託單位人員不得任意複製戶役政資料，如有複製資料之業
            務需要，應經申請核准後，始得複製，資料傳送時應採取適
            當之保密措施。

五、處理個人資料之保密措施：
    （一）依據業務權責，區分角色功能，賦予不同使用權限。
    （二）系統權限申請應填寫系統使用權限申請表，並勾選相關系統功
          能，經機關首長或其授權人員核章後，向本機關申請，經核准
          後授權使用；授權使用人員（以下簡稱使用人）離職或職務異
          動時，應於離職或職務異動前七日申請停止使用；經授權使用
          超過六個月未使用時，本機關得取消其權限。
    （三）使用人對於本系統用戶識別碼（公務帳號）及密碼負有保密之
          責，嚴禁洩漏給與他人，並定期更新密碼，不得與他人共用。
    （四）使用人於本系統作業完畢後或暫離座位時，應即關閉系統或鎖
          定電腦，以免遭他人冒用。
    （五）由專人或管理人以磁性媒體方式取回，資料保留期限為三十日
          ，無相關疑義後刪除；資料檔案之取得及刪除，應填寫戶政資
          料交換紀錄表，經機關首長或授權人員核閱，並於本機關內保
          存二年備查；該表與磁性媒體裝置，存放於專用加鎖置物櫃中
          。
    （六）受託單位之資料檔案或資料庫應記錄並保存資料存取日誌，至
          少保留五年，以供後續稽核。

六、定期查核及稽核
    （一）本機關資訊系統管理人應每年由本系統產出使用人帳號清冊，
          並清查核准使用名冊，並經機關首長或授權人員核閱，若發現
          人員異動未主動申請者，該使用單位將列入管考追蹤。
    （二）本機關資訊系統管理人應每半年抽查十筆使用案件記錄，由使
          用人提出相關佐證資料說明，供查核人員查核，並作成稽核紀
          錄，經機關首長或其授權人員核閱後留存備查。倘若發現有異
          常使用情形，應會同政風單位查明後簽報處理。
    （三）本機關應每半年辦理機關及轄屬機關（單位）內部稽核工作，
          機關並應每年辦理轄屬機關（單位）稽核工作，所有稽核工作
          均應作成稽核紀錄，保留三年備查。
    （四）本機關應每半年辦理受託單位維護及存取戶役政資料之稽核工
          作，並作成稽核紀錄，保留五年備查。
    （五）戶役政資料轉入本系統之電子紀錄檔，應保存五年備查。
    （六）民政局至本機關稽核時，本機關應配合提供相關資料說明。

七、使用人或受託單位於使用期間違反個人資料保護法規定致當事人權益
    受損時，應由使用人負擔所有損害賠償責任，包括但不限於因此致本
    機關或第三人涉訟，所須支付之訴訟費用及損害賠償。

八、本系統管理人員或其主管異動時，應通知民政局。

九、使用人對戶政資料之運用，如有違反相關規定者，除應負行政責任外
    ，並應負刑事及民事責任。

十、本規定之所需書表，由本機關業務科另定之。

十一、本規定未規範者，依個人資料保護法等相關規定辦理。