一、臺北縣政府（以下簡稱本府），為建立本府所屬一級機關（以下簡稱
    一級機關）辦理文書流程管理規範與稽核作業之準則，以落實提昇公
    文處理品質與行政效率，特訂定本要點。

二、本要點適用於一級機關，為文書流程管理需要，一級機關以外各機關
    學校得自行訂定相關規定，未訂定者，得準用本要點。

三、一級機關對於文書流程管理之各項作業應確實管制，以業務執行單位
    自我管理為主，各機關首長應指派研考單位（人員）負責辦理文書稽
    核作業。

四、各級主管人員對所屬承辦之公文，應隨時檢查有無逾期之情事，予以
    督催，本身尤應注意公文品質及處理時限之遵守，若疏於督催致有延
    誤時，應共同負責。

五、文書流程管理之管制原則如下：
  （一）公文管制作業方式分為以文管制及以案管制，原則上，一般公文
        採取以文管制；限期案件、專案管制案件、人民申請案件、人民
        陳情案件、訴願案件或其他指定案件等則採取以案管制。
  （二）以文管制：指以文為管制統計單元的管理作業方式，其係以收文
        （創稿）編號之個件進行管制，重點為各文是否於限期內處理完
        畢，不問案情之內容，並於辦結即銷號歸檔。
  （三）以案管制：指以案為管制統計單元的管理作業方式，凡公文屬專
        案性質須整體性作業者，其要求重點在於案的決定，以案情實質
        擬處作為管制標的，處理時限與數量統計皆以案為標準，並以實
        施全程管制來達到作業要求。
  （四）以案管制之公文，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號，處
        理過程中如有發文需要者，另以他號方式處理（發文件按一般公
        文創號或原案附號處理，收文件則以原案附號或另編一般公文收
        文號處理），並於全案辦結時一併歸檔。

六、專案管制案件之申請要件與規範如下：
  （一）涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三０日以上方可辦結
        之複雜案件，得申請為專案管制案件。
  （二）申請改為專案管制案件，應填具如附表一之專案管制案件申請單
        及如附表二之專案管制案件預定進度表，擬定預定完成時間，敘
        明理由，由其直屬主管詳實審核，並簽會研考單位審查，經機關
        首長（或授權主任秘書以上人員）核准，各機關研考單位（人員
        ）應列入管制。
  （三）人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件已具專案性質，均不得
        再行申請列為專案管制案件。每一專案管制案件之處理時限，各
        機關得視實際需要自行訂定，惟一次得申請處理時限最長不得超
        過六個月，每一個案處理時限即以申請奉准之預定完成時間為據
        。
  （四）專案管制案件申請單應併同公文陳核，另影印一份送基層收發（
        單位登記桌）人員建立專卷，辦畢應併同公文歸檔，以備查考。

七、公文展期之申請要件與規範如下：
  （一）承辦人員應確實遵守公文處理所訂期限，複雜案件經詳細檢討，
        預計不能於規定時間內辦結者，應於屆滿處理時限之前，應進入
        公文管理系統填寫如附表三之公文展期申請單辦理展期，最多以
        二次為限。
  （二）第一次展期日數，由各機關首長授權其基層主管核准，但不得超
        過原預定結案日期之一倍。
  （三）第二次展期日數，依案件實際需要提出申請，由各機關主任秘書
        以上人員核准；但展期累積超超過三０日以上者，應由各機關首
        長（或授權主任秘書以上人員）核准，並交由研考單位（人員）
        列入管制。
  （四）來文訂有期限者，如不能按期辦結時，應於預定結案日之前，先
        行與來文機關聯繫，如來文機關同意變更處理期限（應作成公務
        電話紀錄備查），毋需辦理展期；如未與來文機關聯繫或未獲同
        意變更處理期限者，承辦人應依規定辦理展期。
  （五）展期申請單應併同公文陳核，日後應附於文案卷歸檔，並影印一
        份送基層收發（單位登記桌）人員建立專卷，以備查考。
  （六）公文展期必須確屬需要，各級主管應確實審核或提示處理原則儘
        量避免展期。
  （七）各類公文於原規定之處理時限內仍未辦結者，即屬逾期案件，應
        辦理展期作業，逾期案件經辦理展期後，如公文實際有積壓事實
        者，仍應負積壓責任。

八、一般公文處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級主管
    人員應詳加審核。來文之處理速別與公文性質不符者，各機關首長得
    授權其基層主管（或指定之授權人員）核定後，調整來文處理速別。

九、承辦人之職責規範與應自行自我檢查事項如下：
  （一）每日應進入公文管理系統，檢查有無逾期公文（含受會公文），
        確實掌握文書處理時效，限期內辦結。
  （二）對於經辦之公文，自陳核（判）起至發文止，應負公文全程各階
        段查詢之責，如查催發生困難情事，應以書面向直屬主管或研考
        單位（人員）反映處理。
  （三）會辦公文逾期未回覆者，應即刻向直屬主管報告並應進入公文管
        理系統填寫如附表四之會簽稿案件稽催單，函送受會機關催辦，
        並副知受會機關研考單位（人員），請受會機關限期回覆。
  （四）如案情複雜不能如期辦結之公文，應於屆滿處理時限前敘明理由
        ，依展期規定辦理展期。
  （五）對於具有時效性之案件應親自持會並複製（影印）同時送會。
  （六）無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、
        理由及預定會畢時間通知送會機關。
  （七）公文應先送收發人員登錄後再行簽辦，不得自行收受，亦不得利
        用存查銷號或再以創稿發文方式辦理，或利用行文會稿銷號，應
        行簽辦而予存查。

十、收發人員之職責規範與協助查催事項如下：
  （一）應正確登錄公文類別、處理時限及核准展期天數。
  （二）公文辦結送歸檔前應檢視最後決行者如未親筆簽名或核章者，應
        退回重簽後再行歸檔。
  （三）每週應定期利用公文管理系統執行列印如附表五之逾期未結案件
        清單作業，送交機關研考人員陳報首長核閱後，送請直屬主管督
        促所屬限期辦結。
  （四）針對限辦日期將屆尚未辦結之公文，各機關得視收發人員之工作
        現況，自行規範收發人員利用公文管理系統執行列印如附表六之
        事前檢查表作業，送交機關研考人員轉請直屬主管提醒所屬承辦
        人依限辦結。
    第三、四項查催承辦人相關資料至少應保留一年，以供查考。

十一、各級主管人員之職責規範與督導催辦事項如下：
    （一）在權責內核准展期案件，對逾期案件未辦展期者，應督促承辦
          人儘速處理並予告誡。
    （二）充分掌握查催資料，即時督促每一成員作業時效，於期限屆滿
          前督促辦結，以有效預留其他流程的處理時間。
    （三）落實執行職務代理制度，督促代理人確實於時限內辦妥應代辦
          公文，避免積壓公文情事。
    （四）職務代理人因特殊情形，無法代為處理時，應責由直屬主管負
          責處理，職務代理人或其直屬主管均因差假不能處理公文時，
          應由機關首長或其代理人，負全責作適當處理。
    （五）屬員職務異動時，應清查其所承辦之公文，督促辦結或確實移
          交，如疏於督查致有延誤時，應負共同責任。
    （六）對涉及兩個以上機關的案件，宜與相關機關商訂作業原則後再
          行處理，避免因往來會稿而延誤時效。

十二、一級機關研考單位（人員）之職責規範與應辦事項如下：
    （一）各機關研考單位（人員）應督導基層收發人員（單位登記桌）
          確實執行本要點第十點所列事項。
    （二）各機關研考單位（人員）對於逾期而未申請展期之案件，或送
          會逾時者，應予催辦；承辦人應於接獲稽催之次日答復，並立
          即簽辦，如仍不辦理又不將延辦理由答復者，以故意積壓公文
          論，應簽報機關首長議處並限期清理追蹤至結案為止。
    （三）各機關研考人員針對申請專案管制案件與第二次展期或展期累
          積超過三０日以上之公文，應列入管制，並按月提報機關內部
          主管會議報告辦理成效。
    （四）各機關研考人員每月應針對超過處理期限三０日以上之案件，
          辦理調卷分析各階段處理時間，就逾限情形送積壓責任人員於
          五日內申復，各機關研考人員於判明積壓責任後，研提改進方
          案並簽報機關首長核辦。
    （五）各機關研考人員每月應利用本府公文管理系統製作上月公文處
          理成績月報表及公文逾限三０日未辦結案件清單兩項報表，將
          承辦人辦理公文件數速度實況，各科室辦理公文數量與速度比
          較，按月提報提報機關內部主管會議報告。
    （六）各機關研考單位（人員）應隨時至登記桌實施公文抽查，如發
          現應辦而存查案件，各機關研考人員得提陳機關首長核可後，
          退請原業務主辦單位重辦外，並按情節輕重簽處。

十三、一級機關所屬人員處理公文有下列情事之一者，機關得依臺北縣政
      府暨所屬機關學校公務人員平時獎懲基準專案簽報獎勵：
    （一）公文處理數量、速度、品質、內容等方面均有優良表現者。
    （二）公文之登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文書流程
          管理制度之落實推動有重大貢獻者。
    （三）辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
    （四）文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確具績效者

十四、一級機關所屬人員處理公文有下列情事之一者，機關應按其情節輕
      重，依臺北縣政府暨所屬機關學校公務人員平時獎懲基準專案簽報
      懲處：
    （一）無故積壓公文情形嚴重者。
    （二）違反分層負責規定者。
    （三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
    （四）無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者。
    （五）核判公文經書面查催後仍未批核或核批後未交下者。
    （六）對逾期待辦之案件，經書面催辦二次（含）以上仍未辦理者。
    （七）應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文，經抽查發現且糾正
          後再犯者，同意存查之各級人員應負共同責任。
    （八）逕收來文或交辦案件應登記而未送經收發人員登記者。
    （九）對公文登記及查催資料作不實之登錄，或未經權責主管核准擅
          改紀錄者。
    （十）違反本要點其他之規定而屬情節重大者。

十五、各級主管人員有下列情形之一者，應負連帶責任：
    （一）明知屬員有重大逾期案件，未能積極督促辦理致有重大逾限情
          事者。
    （二）對於屬員簽擬應辦而存查之重大案件予以批准，且未持續督促
          辦理致延誤公務者。
    （三）對於屬員處理公文流程明顯之疏失未予糾正，致發生嚴重逾限
          情事首。
    （四）對於有時效性之送判公文，未能夠儘速核閱或督促，以致於發
          生重大違誤逾期者。
    （五）前項連帶責之懲處，以不超過承辦人之懲處額度為原則。

十六、一級機關對所屬人員處理公文，應定期或不定期辦理個案調卷分析
      ，對於承辦人逾限辦結之公文，各機關得參照如附表七之公文逾限
      懲處標準表、如附表八之受會公文逾限懲處標準表，並依臺北縣政
      府暨所屬機關學校公務人員平時獎懲基準予以懲處。

十七、一級機關應依照本要點之規範與原則，自行訂定相關之公文查核與
      考評獎懲作業規定，並對內部單位及所屬機關辦理公文之成效，應
      至少每半年檢核一次。

十八、本府對一級機關公文之處理情形，應隨時查考，必要時得舉行公文
      處理成效檢核，其執行計畫由本府相關權責機關訂定實施。

十九、本要點未規定之事項，依行政院秘書處函頒文書處理手冊，及行政
      院研究發展考核委員會發行之文書流程管理手冊相關規定辦理。