一、本府文稿，除「發文日期」一欄由行政室文書課依收件日期輸入外，
    餘文稿內容均由辦文單位承辦人員完成繕打（含發文代字、文號）。

二、文稿經核決後，回交承辦單位，承辦人員應就各級核（閱）主管添註
    修改處，於電子檔予以改正，並完成校對（屬創稿者，原稿核決回交
    後，請先向單位登記桌取發文號，於電子檔改正時一併完成繕打）。

三、文書課校對人員僅就經電子檔列印公文之「發文日期」、「發文文號
    」、「各級核（閱）主管添註修改處」及「公文格式」對照判發文稿
    加以校對，如經發現不符或錯誤時相關處理程序如下：
  （一）速件、最速件之公文：
        1.由校對人員以電話通知承辦人員即時修正電子檔。承辦人員出
          差、請假或其他事由不能處理時，由單位主管指定職務代理人
          處理（請落實職務代理人制度）。
        2.無法依前述方式處理者，則以退件方式辦理。若因而延宕時效
          ，由承辦單位人員自行負責。
  （二）普通件之公文：
        校對人員得以電話通知承辦人員即時修正電子檔或以退件方式處
        理。
  （三）退件之處理：
        1.退件公文由校對人員通知承辦人員（單位）於當日下午四時前
          自行簽收領回，或於每日上下午公文交換時簽收領回。
        2.退件公文經承辦人員修正完成後，應即重新傳送電子檔至文書
          課，並於當日將發文稿及公文退件登記單重行送回行政室文書
          課校對人員處，其發文日期以文書課再收件之日為發文日，若
          當日已不及執行發文作業，將以次一上班日為發文日。

四、受文者名稱屬機關、單位者，請配合新版公文製作系統以點選方式行
    之（以避免無法執行公文電子交換作業）。若非屬可點選之對象，亦
    請正確繕打「全銜」，不得以簡稱方式繕打，以避免發生公文誤傳、
    誤投等情事。

五、以電腦製作之定型稿，若為機關對機關行文，其內應避免用列有數項
    可供選擇插入符號（如ˇ、☆、□、○等非屬本府公文製作系統可使
    用之統一內碼字集）之欄位，致因電腦不能顯示該符號，而無法傳送
    。應將非屬選定之事項，逕予刪除。

六、關於附件部分：
  （一）附件檔名得為中文或英文，檔名長度至多十二碼（中文一個字代
        表二碼，英文一個字代表一碼）。
  （二）附件除實體物、證照、證書、支票、原始憑證、需蓋印章之表單
        等無法以電子交換傳遞者外，應一律以A4規格紙張製作，並勿夾
        雜非A4規格致列印中斷或無法列印。
  （三）附件逾一頁時，應於每頁之頁尾加註頁碼及電子檔名，俾利受文
        方識別併文。
  （四）各單位應將其他機關轉來之書面公文及其附件（十頁以內者），
        利用掃描器作成A4規格之電子檔（非A4規格者以影印機縮印成A4
        規格再掃描）。（自九十二年三月一日正式實施）
  （五）附件為表單者，應製作成電子檔放置於網頁上，提供受文機關上
        網下載使用。
  （六）為避免收文機關收到之電子公文附件，因無發文機關相同字體而
        產生缺漏字情形，附件電子檔請統一使用標楷體，或採用原文重
        現（如.PDF、 WDL）或影像檔（.GIF、 TIF）。