一、新竹縣政府（以下簡稱本府）為統一實施公文線上簽核處理方式，提
    升行政效率及達成無紙化目標，特訂定本規定。

二、本府之線上簽核作業，依本規定之規範，本規定未規範者，適用「文
    書處理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及其他相關法令
    之規定。本府所屬機關、學校得準用本規定，或參酌本規定自行訂定
    作業規定。

三、本規定所稱線上簽核係指依「文書處理手冊」第八點所定公文線上簽
    核採用電子認證者。

四、線上簽核之公文應符合下列各款規定：
  （一）公文保存年限在十五年以下。
  （二）本文與附件頁數合計二十頁以下。

五、不適用線上簽核之公文類型如下：
  （一）密件公文。
  （二）附件為實體資料（支票、原始憑證、成冊之文件或須簽名蓋章者
        ）。
  （三）經費請領及須檢附會計憑證相關公文。
  （四）訴願案件、訴訟案件、國家賠償案件、採購案件及其他依法令規
        定須以紙本辦理者。
  （五）公文案情複雜或經單位主管認定須採紙本簽核方式辦理者。
  （六）民眾來文。
  （七）其他非可適用線上簽核形式者。

六、簽核公文應確保完整性及真實性，並應詳實記載相關事項如下：
  （一）可判別文件簽章人。
  （二）可標示公文時效性。
  （三）應詳實記錄各會簽意見。
  （四）應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。

七、各單位公文簽核人員，應於上班時間內，隨時查看公文系統有無應簽
    核之公文。請假時，應事先告知職務代理人，並於請假前完成公文系
    統代理人設定，以避免延宕公文處理時效。

八、各簽核點人員（承辦人員、主管人員）、繕校人員，對其文稿內容異
    動與否，均應依公文系統之操作指示，以個人有效之自然人憑證進行
    簽章，以明責任；總收文及單位收文人員得不使用電子憑證進行簽章
    。

九、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時，得採本府核發之臨時憑
    證替代，存查案件於送檔案管理單位簽收前，其他案件應於送發文前
    ，完成電子憑證之補簽作業；若無法由原簽核人員補簽時，得由職務
    代理人或權責主管補簽，並記錄原因。

十、若遇公文於線上簽核作業中，因故須改以紙本簽核時，應由承辦人員
    於公文系統註明原因，並自行列印與點選轉紙本陳核。
    經改為紙本簽核之公文，仍應以原文號簽辦，附陳已線上簽核之簽稿
    及簽核意見，簽核流程須重新開始並於原限辦期限內簽核辦結。

十一、承辦單位收受線上簽核公文，審認為非屬該單位承辦者，承辦人員
      須於公文系統列印公文及「新竹縣政府公文改分單」，陳核至主管
      後，即時由單位收發人員退回總收文人員改分，不得自行處理，以
      明權責，並利日後稽催作業。

十二、承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需
      求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人
      員進行意見彙整。

十三、線上簽核時，如有佐參資料或關聯案件者，其附加方式如下：
    （一）資料應為電子檔，以夾帶附檔之方式附加。
    （二）輸入參考公文之文號。

十四、收文人員透過電子交換收受電子文後，應注意傳遞交換之電子文件
      、確認發文單位及檢查附件與文件有無疏漏或無法開啟；若有疏漏
      或無法開啟之情形，請於線上簽核及公文管理系統中將該文刪除，
      並聯繫發文機關重新發送公文或補發紙本文。

十五、收文後採線上簽核者，其收文確認、檢視處理、編號、登錄、分文
      及傳遞等處理程序應於線上為之。

十六、收文人員若收受公文為紙本公文時，除本規定第五點所列不適用線
      上簽核之公文類型外，得將公文掃描後進行分文作業，來文紙本及
      附件併送交承辦人員，進行公文線上簽核作業；但經承辦人員審認
      涉及個人權益義務或信證稽憑之機關間行文及非屬機關間之紙本來
      文，得逕轉為紙本辦理。

十七、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，該來文紙本由
      業務單位自行判定保存年限及保管。

十八、線上簽核之公文，經決行人員核判及簽署後，承辦人員應即完成發
      文或存查程序，並於規定期限內送本府檔案管理單位簽收；檔管人
      員點收前應確認檔案內容有無應退件情形（如附件不全或無法讀取
      等）。

十九、已核決之線上公文內容如須更正錯誤，存查案件於送檔案管理單位
      簽收前，其他案件應於送發文前，修正並加註說明，依原簽核流程
      重新線上簽核；其因案情緊急者，得經原決行人員之同意，逕陳原
      決行人員核判。

二十、本規定如有未盡事宜，得適時補充或修正。