一、為保障民眾使用縣政信箱之權益，落實機關保密作為，依據桃園縣政
    府縣政信箱便民系統陳情案件作業要點第十二點訂定本作業規定。

二、適用對象：本府各機關及本縣各鄉（鎮、市）公所。

三、案件資料及個人資料管理方式：
  （一）系統內僅信箱中心管理者及機關業務管理者之權限可查詢個人資
        料。
  （二）信箱中心管理者不得提供任何個人資料給任何人或機關。
  （三）案件分派機關處理後，如有民眾或機關需調閱案件個人資料或陳
        情內容時，由承辦機關依相關規定辦理。
  （四）機關業務管理者進行信件分派時，原則上不主動提供任何個人資
        料給任何人或單位，如承辦單位有進一步與民眾聯繫之必要者，
        業務管理者應以「造冊、簽名」之方式提供並予以列管。
  （五）承辦人或主管如因案情需要索取民眾個人資料時，須向業務管理
        者提出申請，並簽名以示負責。

四、保密作法：
  （一）辦理縣政信箱案件之所有相關人員皆應對民眾個人資料及陳情內
        容保密。
  （二）具有檢舉控訴性質而有保密之必要者，應以密件辦理。
  （三）機關業務管理者應落實宣導個人資料及陳情內容保密作法。
  （四）因公務所需，利用民眾陳情案件資料時，須將相關個人資料隱匿
        後方得使用。
  （五）承辦人或主管進行查處及執行公權力時，不得向任何人洩漏案件
        來源、民眾個人資料及陳情內容，且應避免有洩密之言語或行為
        。

五、洩密案件之調查方式：
  （一）由原辦理機關之政風人員或非原承辦單位人員辦理及調查相關責
        任歸屬，如需縣政信箱系統資料及紀錄時，可請信箱中心管理者
        協助提供。
  （二）確認案件處理過程依本作業規定第四點及第五點辦理。
  （三）評估並詳列業務執行過程可能洩密原因。
  （四）經查洩密屬實者，應製作疏失檢討報告提出改進作為，如涉行政
        疏失，由各機關視情節輕重給予懲處。

六、洩密行為涉及個人資料保護法、刑法等相關法律責任，各機關應謹慎
    處理民眾陳情案件。

七、為落實保密作為，各機關得依本規定及本府暨所屬機關處理人民陳情
    案件作業要點另訂定作業規定。