壹、實施目標
一、加強公文處理速度及提高行政效率。
二、加強各級主管及核稿責任，貫徹分層負責。
三、嚴格實施職務代理制度，簡化公文處理。
四、加強公文處理查考工作，改進公文處理速度。
貳、公文處理管制作業流程：（如附流程表）
依照院頒「文書處理檔案管理手冊」每件公文均需按收文，分文擬辦
（會稿）、核稿、決行、繕校、用印、發文、歸檔等程序，而各階段
之處理時效和流程均納入公文稽催管制範圍，同時各處理作業程序間
環環相扣，實不可有疏漏，本府公文處理作業依流程表處理。
參、公文處理作業規定：
一、處理時限：
（一）「處理時限」係包括該案件之「簽辦」「陳判」「繕校」及「發
文」等階段之時間。
（二）公文處理時限：公文速別，分最速件、速件、普通件、特別件四
種。
1.最速件：
指特別緊急必須當時或一日內處理完畢之案件，隨到隨辦，迅
速發出。
2.速件：
指次於前款亦應速處理完畢之案件，以不超過三日為限。
3.普通件：
指一般例行之案件，以不超過六日為限。
4.特別件：
指有特殊情形，非短期內所能處理完畢之案件，依下列規定決
定其期限。
(1)人民陳情案件：
依據「雲林縣政府處理人民陳情案件列管實施計畫」規定辦
理，交辦日期至結案日期為十日內處理完成。
(2)人民申請案件：
甲人民申請案件應依院頒
「行政院所屬各機關暨縣市政府處理人民申請案件項目暨
期限表」辦理。
乙單位登記員收到人民申請案件後，應加註辦理期限，以利
查考。
丙承辦人員處理人民申請案件時，應先檢查其附件，如有不
齊，應依規定期限內一次函請限期補正。
(3)訴願及其他依法定有期限之案件，應依其規定期限處理。
(4)其他特殊案件：包括計畫、規劃、設計、研究、法規、法令
解釋、控案、糾紛案、調查、偵查、鑑定、蒐集資料或季節
行性之彙辦公文，應由承辦單位專案擬訂處理期限，並敘明
理由，經機關首長核准後，依限處理。
（三）會簽案件：最速件、速件均應親會。
二、登記桌人員：
（一）單位收發人員收到行政室文書課總收文送來之文件，經點收登錄
後，立即送請主管（或副主管）批示或依其授權分送承辦人員。
（二）各單位登記員，應於每日定時到總收文簽收公文，逾時由行政室
（文書課）通知該單位派員收取，登記員簽收公文後，應在一小
時內分交各承辦人員辦理。
（三）承辨單位收受之文件，經主管核閱認為非屬本單位承辦者，單位
收發應退回行政室文書課分文人員改分，或逕行移送其他單位承
辦並通知行政室文書課分文人員，受移單位如有意見，應即簽明
理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。
（四）公文會稿過程或移文改分其他單位時，請確實建立簽收簿，以明
責任歸屬。
（五）各單位登記桌人員發現公文發文繕校有錯誤時應即送行政室（文
書課）更正。
（六）各單位登記桌人員差假時，應有職務代理人代理其職務，始得准
予差假，並應確實執行業務。
（七）各單位登記桌人員應隨時查詢逾限未結案件檢查週報表，並對逾
限未結案件公文隨時稽催，並報請單位主管或核稿人員課股長加
以督催辦結，經查若未善盡稽催於每半年辦理基層收發（登記員
）獎懲時不予獎勵。
（八）各單位登記員每週應列印逾限未結案件檢查週報表二份，一份自
存，一份陳由主管核閱後送本府計畫室。
（九）各單位申請展期之公文應經單位主管或機關首長核定後登記員始
得在電腦內輸入展期動作。
（十）會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。
（十一）經核定之存查文件，應銷號後歸檔。
（十二）承辦人員不依規定簽收，延不退還簽收表單或逾期不請求展期
，應予查詢，逕請其改進或報請單位主管處理。
三、承辦人員：
（一）承辦人員於簽收公文後應確依本要點參之一「處理時限」規定妥
適處理辦復。
（二）對於應辦之公文，承辦人員簽擬存查銷號再以創稿發文，依規定
簽處承辦人外，批准存查之主管負連帶處分。
（三）承辦人員於處理公文時，若有會辦他單位之公文，應自負責公文
全程查催責任，若有未依時限會簽退還情形，應再行催辦，倘在
規定時間內未能辦理結案公文，應依規定申請辦理展期。
（四）因案情複雜需展期辦理時，應在預定結案日期屆滿前申請展期，
以二次為限，每次展期不得超過十天，由單位主管核定，但因情
形特殊須為第三次以上展期不得超過一個月以上，由機關首長核
定。
（五）承辦人員對經辦文件，自陳核（判）起至發文止應負文件全程各
階段查詢之責，如查催發生困難時，應即時簽報。
（六）承辦人員處理公務，應備承辦案件登記簿逐案登記，並應連同負
保管業務有關之參考資料，於職務異動時列入移交。
（七）各單位若有遺失公文，承辦人員應先至發文單位索取原文影本辦
結，並將辦結簽請一層核准銷號（簽應加會政風室、計畫室）；
案件已簽辦但公文未存檔已遺失又無原文影本可辦者，請蒐集與
該案有關結案資料簽請一層核准銷號（簽應加會政風室、計畫室
）。
四、課（股）長：
（一）課股長應隨時查催各承辦人員把握公文處理時效及品質，以免公
文處理發生延誤情形。
（二）屬員差假時督導職務代理人應實際代理處理公文，如因特殊情形
，無法處理時，應由主辦課（股）長（或指定人）負責處理。
（三）屬員之差假應嚴格審查，其承辦案件久未清結者，應責成清理後
始得派遣公差。
（四）對屬員處理較具繁雜或重要公文時應及時予以輔導處理並加速辦
結。
五、單位核稿人員：
（一）單位核稿人員，每天應先檢查本單位登記桌收發公文（登記員）
，查核各承辦人員辦理公文情形，並隨時加以督催加速辦結。
（二）單位核稿人員於核稿（簽）時，應注意各承辦人員所填寫之處理
日期，如未按照規定處理者，應予註明後退回，對承辨人員簽擬
之公文嚴予核稿，善盡輔導督辦責任。
六、單位主管：
（一）文書稽催亦稱公文時效管制，乃各級主管之職責。
（二）各單位主管指派專人負責辦理文書稽催業務。
（三）各單位主管，依據院頒「文書處理手冊」第六十八點規定對各承
辦人員經辦文件，自陳核（判）起至發文止，應負文件全程各階
段查詢之責，隨時確實督促所屬加速妥適對公文之處理。
（四）對屬員差假職務代理，各單位主管應嚴格審核，承辦公文人員必
將逾期公文清理後始得准公差；屬員差假期間，應督促職務代理
人確實代理職務，以加速公文處理效率，對所屬承辦人員之差假
單位主管處理不當致發生積壓情事時，單位主管應受連帶處分。
（五）單位主管應隨時抽查所屬課股代理代為決行案件，以杜偏差。
（六）公文不得任意准予展期，以免影響公文處理績效。
（七）核閱公文應註明日期，並注意該文件各階段人員辦理情形是否符
合規定，善盡核稿責任，以提昇公文處理時效與品質。
七、管考單位：
（一）為加強行政效率，擬將各單位公文處理時效（天數）在主管會報
、縣務會議上報出報告。
（二）每週公文處理檢查後，對逾期公文實施調卷分析各階段處理時間
，如有積壓情事者，積壓責任判明後，依規定簽處。
（三）不定期查詢登記員，於發現錯誤，予以指導改正，對逾期未結案
件各別稽催，經二次稽催，仍延不辦理及簽復原因者，以故意積
壓公文論，簽報議處，並限期清理，追蹤至結案為止。
（四）每星期以電腦列印一至二次逾期未辦公文清單送請單位主管督促
各該單位承辦人員辦結，並將清單抄陳縣長室及主任秘書室。
肆、獎懲
一、每半年辦理公文承辦人員、文書管理人員、登記員公文處理之獎勵，
其獎勵標準依據「雲林縣各機關承辦人員獎勵評分標準表」、「雲林
縣各機關文書管理人員獎勵評分標準表」、「雲林縣各機關基層收發
登記員獎勵評分標準表」之規定辦理。（如附件一至三）
二、各級承辨人員對於業務職掌所經辦之業務，其公文處理每月統計名列
本府最優之前五名一年內（以曆年一至十二月計算之），達五次以上
，並從未發生積延（逾限）情事，及未因其他情事犯有錯誤者，其年
終考績應予優先考列甲等之參考。
三、各級承辨人員對於業務職掌所經辦之業務，發生積延公文處理（逾限
），每月統計名列本府最後五名一年內達五次以上經調卷分析無正當
理由者，除依照「雲林縣各機關文書處理時限暨管制作業要點」予以
行政處分外，並將此項紀錄送交本府考績委員會參考。
四、各單位二級主管倘未盡督導之責，致所屬課（股）內承辨人員有二人
以上發生前項之情事者，應負監督不周責任，並將此項紀錄送交本府
考績委員會參考。
五、各單位主管及核稿副主管、專員未盡監督之責任，於本單位內有二課
（股）以上有前二項情事者，亦應負連帶之責，由計畫室衡酌各單位
之業務（工作）量及繁簡程度與單位全體工作同仁之工作態度及整體
表現情形予以另案簽請縣長做為年終考核之參考。
六、本府對公文承辨人員、登記員、文書管理人員無積壓公文表現優良者
，管考單位得簽請縣長獎勵。
七、各單位承辨人員年度內有遺失公文二件者處分申誡一次。
八、存查案件經抽查，如發現應辦而存查案件，除退回承辦單位重辦外並
按情節輕重簽處。
九、改分或移退文件，應於八小時內送出，無故逾限者比照逾限公文懲處
。
十、本府公文處理之時限及逾期積壓責任之議處，依「雲林縣各機關文書
處理時限暨逾限懲處標準表」規定辦理。（附件四）
伍、本實施要點若有未盡事宜得簽請縣長核定修正。
陸、本實施要點經簽奉縣長核可後實施。
|