一、為強化電子信箱郵件處理效能，提升為民服務品質，特訂定本作業規
    定，本規定所稱電子信箱係署長及首長電子信箱。

二、電子郵件作業程序：
  （一）收信及分派：
        1.署長信箱：由臺南市政府警察局秘書室於警政知識聯網／單一
          簽入應用系統／警政資訊入口網＿內容管理系統（以下簡稱作
          業系統）／署長信箱項下收文後，依郵件內容分派各權責業務
          單位辦理。
        2.首長信箱：由本局秘書室於本局全球資訊網後端管理系統（ht
          tp：//manage.tncp.gov.tw）／（以下簡稱作業系統）／案件
          作業項下收文後，依郵件內容分派各權責單位辦理。
  （二）受理及指派：本局設有專線、專址接收首長電子信箱郵件，並由
        專人負責收發、登錄、列管後，依郵件內容分派各單位辦理。
  （三）處理及回復：
        1.署長信箱部分：各單位應指定專人為署長信箱聯絡窗口，於本
          局秘書室分派後，由聯絡窗口交由受指派之承辦人，承辦人查
          處後依規定將回復內容簽陳核定，再交由聯絡窗口進行信件回
          復作業，並副知秘書室。
        2.首長信箱部分：
         (1)由秘書室接收、分派後，係屬科、室、中心、大隊（隊）業
            務權責交收文室登錄掛號分文，承辦單位收文後，應立即依
            限辦理查復。
         (2)係屬分局案件，由秘書室接收、分派後，分局承辦人收文、
            掛號分文，承辦單位收文後，應立即依限辦理查復。

三、電子郵件分派原則：
  （一）依業務性質：首先依本局「分層負責明細表」規定，分派各業務
        單位辦理。無法分派時，由本局秘書室辦理。
  （二）依人員隸屬：檢舉或陳情對象牽涉警察人員者，依業務性質分派
        本局相關業務單位辦理。
  （三）依土地管轄：
        1.署長信箱部分：案件牽涉本局管轄地區或權責，經上級機關分
          派本局辦理者，交由權責之科、室、中心、大隊（隊）辦理；
          該單位得視電子郵件內容，交轄區分局查明實情，經彙整簽核
          後，仍應以警政署名義回復之，不得再交由轄區分局回復。
        2.首長信箱部分：案件依本局管轄地區或權責，交由權責之科、
          室、中心、大隊（隊）或分局辦理，該單位得視電子郵件內容
          ，交由轄區分局辦理。

四、電子郵件回復規定及注意事項：
  （一）郵件回復內容應陳送第一層核判決行，俾使答復內容正確。
  （二）各單位於接獲署長信箱案件時，應視同最速件公文立即簽辦，儘
        速於三日內答復結案，若未能於三日內答復結案者，初報應於一
        日內回復；如案情複雜，至遲須於十四日內正式回復結案。
  （三）首長信箱陳情案件應於十四日內處理完竣並回復陳情人、副知秘
        書室，未能於十四日內處理完竣者，得申請展期一次後正式回復
        結案。
  （四）電子郵件內容特殊，對陳情人有保密之必要者，受理單位應審慎
        處理並予保密。
  （五）透過警政知識聯網或本局全球資訊網後端管理系統傳送回復者，
        其效力視同正式公文。

五、撰寫回復電子郵件應注意事項：
  （一）署長信箱應以內政部警政署立場說明，首長信箱應以本局立場說
        明，內容務求具體明確、簡單流暢；以口語化之文字表達，勿以
        主旨、說明等公文格式撰寫，回復內容應註明承辦人姓名及聯絡
        電話，以便查詢；各級核稿人員應注意回信內容是否適切完整，
        格式是否正確（參考範例如附件）。
  （二）來信內容抽象、欠缺具體明確時，亦應回復，並視需要請來信人
        提供較詳細資料；如因相關法規規定，致無法依來信人期待辦理
        者，應以委婉語氣回復。
  （三）態度應認真負責、主動積極，語氣應親切平和，不得於答復內容
        中責罵或嚴詞反駁民眾之陳述意見；如確有行政疏漏，應誠懇道
        歉，並表達檢討改進之積極作法。
  （四）回復內容中有關數字部分，應依公文書橫式書寫數字使用原則撰
        寫；年份統一書寫中華民國紀元年，勿填寫西元年。
  （五）回復首長信箱郵件時，務請將郵件原有信件之編碼ΧΧΧΧ填入
        回復郵件「主旨」欄，俾利追蹤列管。

六、電子郵件管制考核作業規定：
  （一）各單位指定之聯絡窗口應負責該單位電子郵件作業之列管、稽催
        、協調聯繫；辦畢之文稿應專卷留存，以供業務查考。
  （二）各單位聯絡窗口如有異動，應主動通知本局秘書室，並確實完成
        業務交接；聯絡窗口如遇公差、請假時，應由窗口代理人職務代
        理，不得積壓郵件，延誤時效。
  （三）各單位聯絡窗口於收信後，請提前辦理稽催管制作業，以增進回
        信時效。
  （四）郵件內容如經各單位主管判定為非主管業務，應迅速以電話通知
        本局秘書室，重新改分及撤銷管制作業；如郵件內容涉及警察以
        外機關權責者，仍應於郵件中就警察主管權責部分先行答復，敘
        明非權責部分及其主管機關，並另函請權責機關處理。

七、處理署長信箱電子郵件作業之獎懲規定：依據「警察人員獎懲標準」
    規定每半年辦理獎懲，其內容如下：
  （一）各單位業務承辦人能依規定期限辦結，答復內容具體詳實，每半
        年辦結件數達二十六件以上者嘉獎一次，達五十二件以上者嘉獎
        二次；超過五十二件，每再滿五十二件，嘉獎一次；每半年已累
        計至一大功後，如再有同項成果敘獎，其辦結件數以倍數增加核
        計。每半年收辦件達六十件者，本局署長信箱收辦承辦人員及主
        管嘉獎一次；超過一百二十件者，承辦人員再核給嘉獎一次，但
        累計最多以嘉獎二次為限，上半年未達獎勵標準部分，得累計至
        下半年併案辦理，惟不得跨年累計；協、督辦人員每半年嘉獎一
        次五人。
  （二）無正當理由延誤回復時效二日以上，或經催辦仍未及時處理辦結
        者獎，承辦人員依「警察人員懲標準」相關規定暨本局「公文時
        效管制及稽催查考作業要點」，視情節輕重予以議處；經常延誤
        結案時效之單位其單位主官（管）將併同業務承辦人視情節輕重
        予以議處。
  （三）答復內容經民眾反映為「問題未解決」、「答復內容與實際情形
        不符」或其他不滿意原因者，將審酌核減獎勵。

八、處理本局首長電子郵件作業之獎懲規定：依據「警察人員獎懲標準」
    規定每半年辦理獎懲，其內容如下：
  （一）實際查處（回復）人員：能依規定期限辦結，答復內容具體詳實
        ，每半年達三十三件以上，未滿六十六件者，嘉獎一次；六十六
        件以上，嘉獎二次，超過六十六件者，每再滿六十六件，嘉獎一
        次；每半年累計達一大功者，如再有同項成果敘獎，其辦結件數
        以六十六件加倍核計（如一百三十二件）嘉獎一次。
  （二）負責分送與管考案件業務承辦、督辦人員：
        1.每半年件數達六十六件以上，承辦人嘉獎一次，未滿六十六件
          ，不予敘獎。
        2.每半年達一百三十二件，嘉獎二次一人，督辦人員嘉獎一次一
          人、協辦人員嘉獎一次一人，件數超過一百三十二件者，再滿
          五百件（含）以上，增加協辦人員嘉獎一次一人。
  （三）上半年未達獎勵最低基準者，得累計至下半年併案辦理。但不得
        跨年累計。
  （四）無正當理由延誤回復時效二日以上，或經催辦仍未及時處理辦結
        者，承辦人員依警察人員獎懲標準相關規定，視情節輕重議處；
        延誤結案時效之單位，情節嚴重者，其單位主官（管）得併同業
        務承辦人議處。
  （五）答復內容經民眾反映為「問題未解決」、「答復內容與實際情形
        不符」或其他不滿意原因者，得酌減獎勵。