一、為規範並建立花蓮縣政府（以下簡稱本府）及所屬機關學校人事資料
    之完整性，特依「行政院及所屬各機關人事資料統一管理要點」規定
    訂定本要點。

二、本府及所屬機關學校人事資料登錄、異動、建檔、移轉及管理依本要
    點辦理之。

三、本要點所稱人事資料，其範圍及種類如下：
  （一）機關（學校）資料：
        1.機關（學校）概況（沿革）登記表。
        2.歷年學校教職員名冊、機關名籍冊。
        3.本機關（學校）組織法規、編制職掌及權責。
        4.本機關（學校）人事管理相關法規及分層負責明細表。
        5.本機關（學校）人事管理業績各種有關報告計畫書表。
  （二）公務人員個人人事資料（以下簡稱個人資料）：
        1.公務人員履歷表。
        2.有關公務人員銓敘、考績等資料。
        3.依公務人員履歷表及異動資料建立之電腦檔案。
    各機關學校除應置備前項表冊及電腦檔案外，得依其他法規規定及業
    務特性，自行增置其他必需之表冊及電腦檔案。

四、各機關學校新進職（教）人員人事資料之建立，應依下列規定辦理：
  （一）填具公務人員履歷表（附貼照片）並附公務人員服務誓言、公務
        人員切結書、參加公教人員保險聲明書等相關表單，交由任職機
        關學校人事單位負責保管；如有其他使用需要，得由人事單位影
        印於右下角加蓋「本件與正本相符」章戳，經人事人員簽章後，
        視同正本使用，並妥善永久保存。
  （二）經公開甄選三個月以上之代理教師除建立人事資料外，另應保存
        公開甄選錄取公告及相關資料，以供日後查驗。
  （三）其他人事資料：由各機關學校自行管理，妥善保存。
  （四）各機關學校之履歷表紙本無需報送本府，由各機關學校自行管理
        。惟為應本府人事處登錄名籍冊需要，各機關學校職（教）人員
        之到、離職單，仍應函送本府登錄備查。

五、各機關學校人事單位應建立之人事資料，如有異動，應分別依下列程
    序辦理：
  （一）機關學校資料：
        各機關學校對於概況（沿革）登記表、歷年職（教）人員名冊、
        組織法規、編制職掌及權責、人事管理相關法規及分層負責明細
        表、人事管理相關報告計畫書表等各項資料應詳細完整登載，專
        卷管理，並依檔案法規定年限妥善保存。
  （二）個人資料：
        各項人事資料異動，應至 WebHR人力資源管理資訊系統（以下簡
        稱 WebHR）維護更新資料，並以下列方式辦理：
        1.為建立人事資料之正確性及完整性，其各項人事資料有異動時
          ，應隨時至 WebHR維護更新，並於每月十五日前至ecpa人事服
          務網應用系統進行查驗。
        2.WebHR之建檔及報送對象：
         (1)建檔對象：
            a.必須建檔對象：
              職（教）人員（人員區分代碼 01-11）、約聘人員（代碼
              12）、約僱人員（代碼13）、會計統計人員（代碼 71-74
              ）。
            b.各機關學校視需要自行建檔對象：
              代理教師（代碼81）、代課教師（代碼82）、其他人員（
              代碼99，如臨時約用人員）。
         (2)報送對象：01司法人員至74統計人員。
        3.新進人員之人事資料於 WebHR完成建檔後，應以特定人員方式
          報送至人事行政總處資料庫。
        4.其他注意事項：技工、工友、臨時人員應由機關學校行政或總
          務單位建置於ecpa人事服務網應用系統A5：技工工友駕駛及駐
          衛警線上填報系統，惟仍應視機關學校內部分工權責得在WebH
          R 中建置。

六、各機關學校人事資料之管理，依下列規定辦理：
  （一）機關學校資料之管理，應分門別類編號裝訂資料夾內，列入資料
        檔。
  （二）公教人員履歷表，採取一人一卷編號，併同其他個人資料予以儲
        存，非因公務需要，不得調閱。各機關學校已完成異動資料之電
        腦登錄者，其異動資料得不記載於公務人員履歷表上。
  （三）各機關學校對個人資料電腦檔案之運用，應依「個人資料保護法
        」之規定辦理。
  （四）留職停薪、停職、免職、撤職、休職、退休或其他離職人員之電
        腦檔案，應繼續妥慎保存。
  （五）各機關學校對電腦檔案，應定期備份於媒體上。

七、職務調動後個人資料之移轉及查催，依下列規定辦理：
  （一）各機關學校對奉准調任人員，其個人資料之移轉，應依下列方式
        辦理：
        1.原服務機關學校應先於 WebHR將離職人員辦理離職作業並完成
          報送。新職機關應逕至 WebHR辦理報到及更新資料作業，並應
          列印其公務人員電子履歷表以供編號建檔，且繼續於 WebHR維
          護其人事資料。原服務機關學校應將離職人員全份履歷表列印
          併同原有紙本公務人員履歷表妥善保存。
        2.原服務機關應填具個人資料移轉單，連同個人資料，密封逕行
          移送新職機關。
  （二）新職機關於調任人員到職一星期後，仍未接到其原服務機關移轉
        之資料時，新職機關應即至ecpa人事服務網逕行稽催。

八、人事資料表冊記載之內容，應詳實正確，字跡端正清晰，如有筆誤，
    應予改正，並由人事人員蓋章。

九、各機關學校如有漏辦他調人員資料表之移轉，或未按移轉之個人資料
    建檔及更新，或發現有偽造、變造、毀損或作不實之登錄等情事，應
    查明責任，視情節輕重依有關法令規定予以議處。辦理資料管理績效
    優良者，得依「人事管理人員獎懲規定」等有關規定，核實予以獎勵
    。

十、各機關學校人事資料表應依照公務人員交代條例第四條之規定列入交
    代。