法規資訊

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法規名稱: 國軍文書處理手冊
時間: 中華民國99年12月21日
立法沿革: 中華民國99年12月21日國防部部長辦公室國部文檔字第0990001058號修正 發布第3點、第4點、第6點
法規體系: / 行政 / 國防 / 處務

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法規異動

修正

第三章、文書製作
  第一節、基本原則
      03001 公文應符合公文程式條例第 9條所定「簡、淺、明、確」之
            要求,並加標點符號,惟公文製稿時內容應以一字一碼製作
            並避免獨字(含標點)成行。
            公文程式條例如附件 3。
            標點符號用法表如附件 4。
      03002 一般公文除「彙辦式表格公文」、「通報」、「每日公報」
            等綜整式公文外,以一文一事為原則。
      03003 中文書寫及排印概依下列規定:
            一、中文書寫及排印應採由左至右之直式橫行格式。
            二、會計報表、各種圖表或譯文,採由左而右橫行書寫或排
                印;各種封面款式之文書,均得依據需要自行規定其文
                書之格式,惟應遵守由左至右之橫行格式原則。
            三、會議、會報、簡報所備各種書面資料,應按資料性質由
                左至右,由上而下橫寫,尤以各種表格資料及夾有英文
                與阿拉伯數字者為然。
            四、單獨橫寫國號、機關名稱、橫式標示牌、標語等,一律
                由左至右書寫,匾額由右至左書寫;交通工具兩側之中
                文橫寫,則由頭部至後尾之順序書寫。
      03004 公文須區分項目者,應冠以數字,按一、二、三、....,(
            一)、(二)、(三)…,1、2、3 …,(1)、(2)、(
            3) …(段落括弧符號使用半形字)等層次;法規與業務準
            則等須區分章節條項款目者,概依「中央法規標準法第 8條
            」與「國軍業務(作業)手冊」等有關規定辦理。
      03005 公文中述及度量衡應儘量使用公制;涉及貨幣量之數字,須
            註明幣制與貨幣單位(如本國、外國貨幣共列,應分別註明
            ),以期明確(如:新臺幣16億 2,345元,美金 1億 2,564
            萬 102元)。
      03006 公文中數字寫法,除具有法律責任或決定性數字,應使用大
            寫本國數字(零、壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖、
            拾、佰、仟、萬、億)外,餘可視公文性質或數字繁簡適宜
            使用阿拉伯數字半形字(0、1、2、3…),但以僅用一種為
            限。其使用原則與寫法如下:
            一、一般公文,以使用阿拉伯數字為準,如:
              (一)整數或數字簡短(少)者,應將數名(萬、千、百
                    、十)分別列出。如:「 1萬 2,000元」、「5,00
                    0 冊」、「 200枚」、「10張」、「12本」、「21
                    件」。
              (二)非整數或數字繁複者,僅記萬位以上數名,萬位以
                    下用千位分點表示之,如:「 3億 3,333萬 3,333
                    元」、「 116萬 5,200冊」、「 1萬 1,200本」、
                    「 2萬 500張」、「 2萬 3,000件」。
            二、一般簽呈、報告資料或公文中數字特多者,依需要使用
                阿拉伯數字橫式書寫,並按千位數分段書列,均不使用
                括弧或引號,如:
              (一)3,333 萬 3,333元 3.5角; 126萬 5,400枚; 1億
                    2,300 萬 4,500元。
              (二)使用小數圓點「.」及百分率「%」時(不含電子
                    公文傳輸使用),橫書如: 33.33%。
      03007 公文中年月日以國曆為準,並冠以本國國號,如:「中華民
            國(或簡稱民國)00年00月00日」;必須以西曆敘述時,應
            換算為本國年份,以括弧註明之,如「2010年(民國99年)
            」,凡以分數式敘述日期時,其書寫方式為月上日下,並以
            斜線區分(如: 8月 7日,即為 8/ 7)。
            公文書橫式書寫數字使用原則如附件 5。
      03008 各級單位間及對本國其他機關行文,一律依現行公文程式條
            例,使用本國文字,公文中如述及外國名詞、術語等,除應
            譯成本國文字外,得用括弧引錄原文,如:「計畫評核術(
            PERT)」;如有外文附件,亦應譯成中文。對外國機關或人
            員行文,以本國文字為主,並附外文譯本;所附外文譯本,
            依其譯發單位之規定辦理。
      03009 國軍各級單位除因作戰任務需要,以單位代號行文外,餘對
            外或國軍各級單位行文一律以單位全銜為之。
      03010 公文應保持整潔、清晰,不得使用任何修正液(帶)塗改。
            文面以鋼筆繕寫、電腦列印或打字為主。大量公文用印前亦
            得複寫、油印或複印,字體(含電腦列印)須用楷書;限用
            黑色,公文紙張採國家標準總號五號用紙尺度A4;公文及附
            件一律採雙面印製。
      03011 各項會議、會報、簡報等資料,應力求簡明扼要,以投影片
            報告長官瞭解為原則,不分送紙本;字體以標楷字為原則,
            相關資料於會前以電子檔傳送與會單位;若確有產製必要,
            一律採雙面印製或使用回收用紙。內容項次、段落按壹,一
            ,(一),1 , (1)順序排列敘述。
      03012 公文內容性質相同者,應簡化為表格式,無時間性限制者,
            得合併綜編下達。
  第二節、文書類別用法
      03013 文書概分為一般公文、特種公文、法律法規及業務準則等 4
            大類。
      03014 分行數個單位之公文,內容性質無主從者,皆為「正本」;
            如有主從之分,除主要受文者為「正本」外,其餘有關單位
            或個人,不論上、平、下行均為「副本」,「副本」收受者
            按其抄送副本之目的,仍應作掛號處理,若受文者為單位應
            掛號管制;若受文者為個人應保管及適當處置。
      03015 公文之附屬文件為附件、附呈。附件為公文之ㄧ部分,含隨
            同公文所檢附已(未)經審查、核定或需向長官報告等文件
            或物件。(例:編組名冊如附件 1、期程管制表如附件 2)
            。附件在 2種以上時,應冠以數字;附呈係用以說明案情隨
            同公文所檢附已辦理完成或業經核定、批示及單位來文(含
            部內、部外單位)之文件或物件,如來文、前簽、提報單、
            會議記錄、會辦單等,若有 2種以上時,得冠以數字,使用
            方式同附件依序標示。附件、附呈-以黃底紅(黑)色楷書
            書寫並加外框為原則(格式如下)。附件、附呈裝訂方式,
            以附件在上、附呈在下方式裝訂為原則。若屬密級以上公文
            ,公文與附件、附呈間應加蓋騎縫章。

            ↑┌──┬─────┐
            1 │黏貼│附件 1    │
            ㎝│    │          │
            ↓└──┴─────┘
              ←1 cm→ ←2 cm→

            ↑┌──┬─────┐
            1 │黏貼│附呈 1    │
            ㎝│    │          │
            ↓└──┴─────┘
              ←1 cm→ ←2 cm→

    第一款、一般公文
        03016 本手冊所稱一般公文係依據公文程式條例,並配合軍事機
              關部隊特性訂定,分為「令」、「呈」、「函」、「公告
              」、「其他公文」等,除「彙辦式表格公文」、「通報」
              及「每日公報」等綜整式公文外,均以一文一事為原則。
        03017 令:對有隸屬或指揮關係之下級行文時使用。
        03018 呈:對有隸屬或指揮關係之上級行文時使用;惟官兵個人
              對長官有所陳請時應使用「報告」。國軍各單位以令稿或
              呈稿對下、上級單位行文時,不得以副本行文國軍以外單
              位;若確須副知,應另以函行文。
              令、呈公文紙格式如附件 6。
              報告格式與範例如附件 7。
        03019 函:
              一、國軍同級單位或不相隸屬單位間行文時使用。
              二、國軍單位對其他行政機關行文時使用。
              三、對民眾有所通知、答復時使用。
              四、部長對行政院行文時一律用「函」,應署機關首長職
                  銜、姓名,並加蓋職章。
              函公文紙格式如附件 8。
        03020 公告:對公眾或特定之對象有所宣布週知時使用,並分張
              貼、登載兩種方式;張貼又分張貼於本機關公布欄或效力
              所及之區域(處所),並得以電子公布欄公告之。
              公告格式如附件 9。
        03021 其他公文:
              一、書函:
                (一)於公務未決階段需要協商、徵詢意見或通報時使
                      用。
                (二)代替過去簡便行文表、便函、備忘錄,其適用範
                      圍較「函」為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普
                      通文件、書刊、或為一般聯繫、查詢等事項行文
                      時均可使用,其性質不如「函」之正式性。
                (三)不適以「令」、「呈」、「函」等行文時使用,
                      惟一般公務機密(含)以上公文不得以書函發送
                      。
                  書函格式如附件10。
              二、開會通知單:召集會議、會報時使用,並依下列原則
                  辦理:
                (一)參與會議各單位均列為「出席者」;會議同時涉
                      及內、外單位時,內部單位得列為「列席者」。
                      如需指定人員應於單位後方抄送目的中敘明。
                (二)屬表決(合議)性質會議,具有表決權單位列為
                      「出席者」;不具表決權單位列為「列席者」。
                (三)委員會形式之會議,與會委員均列為「出席者」
                      ,並得發至個人。
                (四)除委員會形式之會議外,「出席者」與「列席者
                      」以列「單位」為限。如必須發送個人(除出席
                      者及列席者以外必須與會人員,單位內部人員等
                      )得列為副本單位,惟必須限最小範圍,不得浮
                      濫。
                (五)行政支援單位列為副本單位。
                  開會通知單格式如附件11。
              三、公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電
                  話簡單正確說明之事項,經通話後,發、受話人如認
                  為有必要,可將通話紀錄複寫兩份,以一份送達受、
                  發話人,雙方附卷,以供查考。
                  公務電話紀錄格式及使用電話洽辦公務注意事項如附
                  件12。
              四、專用式表格公文:凡屬經常性之固定業務項目,其內
                  容可採填充,選擇(勾註)等簡便方式處理者,由其
                  業務主管單位設計並呈權責長官核定後使用。若屬密
                  級以上以固定時間定期回報者(如每日戰情日報),
                  得簽奉權責長官核定後,於表格公文上直接註記機密
                  要件。
              五、彙辦式表格公文:凡無時間性且屬查照性之下行文,
                  可按同類業務或多項業務適宜彙併下達者。
              六、特定表格式公文:其他有關業務主管單位特定之表格
                  公文,如會議(報)紀錄。
              七、通報:凡單位內部一般臨時性事件,須對同級或下級
                  轉達時使用,並得按業務性質冠以有關名稱,如:「
                  政戰通報」、「資安通報」、「文書通報」等。通報
                  格式如附件13。
              八、每日公報:單位內部各業務部門應行宣達週知之共同
                  性事項,基於減少行文與爭取時效而由各單位行政部
                  門綜合彙布時使用。每日公報格式如附件14。
              九、電報:對時間急迫事件,或因公文傳遞發生困難,或
                  因其他需要可藉電臺拍發時使用。電報稿紙格式與範
                  例如附件15。
                  前述各類公文屬發文通報週知性質者,以登載於單位
                  電子公布欄為原則,或是以單位內部公務郵件傳遞為
                  之,避免層層轉呈通報。另附件應以掃描等電子文件
                  方式處理,以節省紙張傳遞。
              十、重要工作提報單:對於重大工作或緊急事項需向首長
                  或主官提報時,可以主官(管)名義簽擬重要工作提
                  報單呈核報告。重要工作提報單格式與範例如附件16
                  。
              十一、國防部公文電子公布欄:
                  (一)針對「無續辦之非機密性」法規、政令宣導或
                        公告事項類公文,發文時僅於正本書名「國防
                        部公文電子公布欄」,由系統傳送於「國防部
                        公文電子公布欄」公告。
                 (二)全軍人員可直接於「國防部公文電子公布欄」
                        查看公告內容。
                 (三)如需下載辦理者,可以單位電子憑證登入「國
                        防部公文電子公布欄」下載,並轉至單位公文
                        檔案管理系統接續執行收文處理作業。
        03022 公務電子郵件:用於公務上不須正式行文會商、聯繫、洽
              詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等,得以電子郵遞方式
              處理,惟密級以上公文、附件及機密資訊非經核准不得以
              電子郵遞方式處理。較具重要性或查考性之公務電子郵件
              可簽奉單位主官(管)核定,得編列發文字號後,歸檔管
              理。
    第二款、法律、法規
        03023 本手冊所列舉之法規以「國防法律」、「國防法規命令」
              為範圍:
              一、法律:
                (一)法:屬於全國性、一般性或長期性事項之規定。
                (二)律:屬於戰時軍事機關特殊事項之規定。
                (三)條例:屬於地區性、專門性、特殊性或臨時性事
                      項之規定。
                (四)通則:屬於同一類事項共通適用之原則或組織之
                      規定。
              二、法規命令:
                (一)規程:屬於機關組織、處務準據之規定。
                (二)規則:屬於應行遵守或照辦事項之規定。
                (三)細則:屬於法規施行事項或就法規另作補充解釋
                      之規定。
                (四)辦法:屬於辦理事務之方法、時限或權責之規定
                      。
                (五)綱要:屬於一定原則或要項之規定。
                (六)標準:屬於一定程度、規格或條件之規定。
                (七)準則:屬於作為之準據、範式或程序之規定。
        03024 非屬法律及法律以外法規之文書,一律不得使用前條所列
              名稱。
    第三款、業務(作業)手冊
        03025 「業務手冊」與「作業手冊」區分如下:
              一、業務手冊:適用於國防部各聯參及各司令部一級幕僚
                  單位之業務執行準據,依其業務性質標示名稱,如:
                  「國防部人事業務手冊」、「國防部軍醫業務手冊」
                  、「國防部作戰訓練業務手冊」等。
              二、作業手冊:適用於國防部各直屬單位及國軍軍團級(
                  含)以下單位之業務執行準據,於作業手冊上冠以單
                  位名稱,如:「國防部軍事情報局作業手冊」、「陸
                  軍軍官學校作業手冊」等。
        03026 因遂行某項特定(臨時)任務所訂之實施方法與規定等,
              得視需要使用「計畫」、「方案」、「要點」等或其他能
              表達內容、性質與主題之適當名稱;但經常性之業務規定
              應納入各單位業務(作業)手冊。
  第三節、文書結構與作法
      03027 一般公文結構按類型分為 3段式、表格式、條列式及直敘式
            等 4種,其採用類型及作法如下:
            一、令、呈、函:
              (一)「令」、「呈」、「函」的結構,原則上採「主旨
                    」、「說明」、「辦法」 3段式,「主旨」段為每
                    一公文所必須具備,其餘 2段可視案情繁簡,適宜
                    活用或省略。
              (二)分段要領:
                    1.「主旨」:為全文精要,包括行文目的與期望,
                      使受文者一目瞭然係「何事」,應力求具體扼要
                      ,且不可寫「如說明」及「如附件」等字樣。
                    2.「說明」:當案情必須就事實來源、理由與有關
                      法規或前案,以及處理方法、分析等作較詳細敘
                      述,無法於「主旨」內容納時,用本段說明,使
                      受文者進一步獲得「為何」之認識。
                    3.「辦法」:如有具體作法或要求,無法在「主旨
                      」內簡述時,用本段列舉,使受文者領會「如何
                      」做之細節。
                    4.案情簡單之公文,儘量用「主旨」 1段完成;能
                      1 段完成者,勿硬性分割為 2、 3段。
                    5.如須分 2段、 3段者,「說明」段與「辦法」段
                      應截然分清,不可混淆夾纏。
              (三)各段規格:
                    1.各段均標明段名,段名前不冠數字,段名後加冒
                      號「:」。
                    2.「主旨」 1段不分項,文字緊接段名與冒號書寫
                      ,有 2行以上者,各行第 1字相齊。
                    3.「說明」、「辦法」 2段,可分項條列,如無項
                      次,文字緊接段名與冒號書寫,如分項條列,應
                      於段名的次行書寫,各項所冠數字與段名第 2字
                      齊,項以下按其層級各縮格排列。
              (四)篇幅字數:
                    1.「主旨」段(含標點符號)不超過 150字。
                    2.「說明」與「辦法」分項條列時,以一條一意為
                      限,全文項目以不超過10條為原則,內容過於繁
                      雜時,應編列為附件。
              (五)與民眾攸關之書面行政處分應記載事項及訴願決定
                    書,悉依行政程序法第96條及訴願法第89條規定格
                    式辦理。
            二、公告:
              (一)結構:公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公
                    告事項」(或說明) 3段,段名之前不冠數字,分
                    段時應加以活用,可用「主旨」一段完成者,不必
                    勉強湊成 2段、 3段。各段段名之後加冒號「:」
                    。如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時,僅註
                    明參閱「某某文件」,公告事項內不必重複敘述,
                    若有「附件」,應增加為 4段。
              (二)分段要領:
                    1.「主旨」應扼要敘述公告之目的和要求,本段不
                      分項,其文字緊接段名與冒號「:」之後書寫。
                    2.「依據」應將公告事件之原由敘明,引據有關法
                      規及條文名稱或機關來函,非必要不敘來文日期
                      、字號。有兩項以上「依據」者,每項應冠數字
                      ,並分項條列,另行縮格書寫。
                    3.「公告事項」(或說明)應將公告內容,分項條
                      列、冠以數字,另行縮格書寫,使層次分明、清
                      晰醒目。公告內容僅就「主旨」補充說明事實經
                      過或理由者, 改用「說明」為段名。
                    4.「附件」需載明名稱、媒體型式、數量、計量單
                      位。
              (三)簽擬登報或張貼公告時,應註明刊登報紙名稱、版
                   面位置、字體大小、日期或揭示地點等資料。
              (四)公告登載(登報、電子媒體……等)時,得用較大
                    字體簡明標示公告之目的,不署機關首長職稱、姓
                    名。
              (五)在單位公布欄或效力所及區域(處所)張貼之公告
                    ,必須蓋用單位印信,並在公告 2字右側闢出空白
                    位置蓋用印信,以避免字跡模糊不清。
              (六)一般工程招標或標購物品等公告,儘量以表格處理
                    ,免用 3段式。
              (七)公告一律使用通俗、簡淺易懂之語體文製作,避免
                    艱深費解之詞彙,並加註標點符號。
              (八)公告之內容應簡明扼要,非必要者(如:各機關來
                    文日期、文號及會商研議過程、內容與公告對象權
                    利義務無直接關係等)不必在公告內層層套用或敘
                    述。
              (九)公告以電子方式行之者,簽擬時應於文內註明「公
                    告於公布欄」,並敘明刊登網址及刊載時間。
            三、書函:結構採「主旨」、「說明」2 段式敘述,以單位
                名義行文。
            四、表格化公文:
              (一)公務電話紀錄、專用式與彙辦式表格公文,及其他
                    特定表格公文等,均按固定格式逐欄填辦。
              (二)例報表冊應於表冊之首部或封面具備發行條件各欄
                    ,如:名稱、年月日、文號、呈報者及單位等。
            五、通報:結構採條列式,基層單位得設置通報簿,依序裝
                訂成冊。
            六、每日公報:
              (一)「每日公報」之結構採條列式。
              (二)各級行政部門可視宣達事項之多寡與其時效性,採
                    每日或多日發布一次。
              (三)「每日公報」分發所屬單位,由其主官(管)批閱
                    後張貼於辦公室或顯著之處所。
            七、電報:
              (一)「電報」之結構分受電者、本文及結尾 3部分,採
                    「直敘式」,各部分緊接書寫,不提行、空格、不
                    用標點。
              (二)受電者書正電單位,本文部分包括起語、案情及期
                    望,如須分項,用數字區分;結尾部分除列敘副電
                    (參考電)單位外,應包括發電者職稱、姓名及發
                    文字號。
              (三)「電報」內容應力求簡短、明確,儘量使用成語、
                    免用客套,並不得夾敘私事;且電報以不超過 100
                    字組為限。
              (四)「電報」拍發之優先等級分閃電(Z;立即)、即
                    刻到(O; 4小時內)、急(P;12小時內)、尋
                    常電(R; 1天內)等 4等級,行政電報最高不得
                    超過(P)等級。
              (五)密電應參照本手冊第 4章第 8節「機密文書處理」
                    及「國軍保密工作教則」第 7章「資通保密」等相
                    關條文內容辦理。
            八、重要工作提報單:
              (一)各單位應於公文管理系統中以創案辦稿方式產製「
                    重要工作提報單」,結構以「案由」採分段條列式
                    敘述,並於「謹呈」欄位勾選分呈長官;奉核後,
                    分紙列印並加蓋主官(管)職章分呈勾選長官。(
                    如以司長名義呈部長,則由司長批示後列印核章;
                    若以處長名義呈司長,則由處長批示後列印核章)
                    。
              (二)各單位所有以提報單回報事項,事後應依辦理情形
                    正式簽呈核定,循文書處理體系完成行政程序,以
                    符法制。
              (三)各單位主官辦公室,收受提報單後應造冊管制,並
                    定期彙整,要號歸檔或依規定程序辦理銷毀作業;
                    若屬密級以上提報單,得參考「國軍保密工作教則
                    」相關規定辦理。
              (四)重要工作提報單如屬機密資訊,繕製時應確依「國
                    家機密保護法」及本部機密文書作業規定註記與標
                    示,並於提報單內容之最後一點,述明引用保密法
                    規、公開或洩漏後可能遭受之損害、應列屬之機密
                    等級、屬性、保密期限或解密條件,呈請權責長官
                    審查及核定。傳遞時應以「密件公文封」密封後傳
                    遞;屬極機密(含)以上資訊,不得使用「重要工
                    作提報單」,亦不得將其內容摘要提呈。
                國軍機密文書處理補充規定簡明表如附件17。
                「機密資訊」審定簡明表(思維程序)如附件18。
      03028 法律、法規:依本部修頒之「國防法制作業規定」辦理。
      03029 業務(作業)手冊:有關作法按「國軍業務(作業)手冊編
            審作業規定」辦理。
      03030 計畫、方案與要點:
            一、「計畫」、「方案」與「要點」等結構以條列式為原則
                ,能用表格處理者應使用表格,並依案情冠以適當之名
                稱,如:「○○○○實施計畫」、「○○○○整建方案
                」、「○○○○執行要點」。
            二、「計畫」、「方案」與「要點」等以隨文附發為原則。
            三、內容繁複者應分段冠以適當之標題,一般通用分段方式
                如下:
              (一)依據:記述有關命令、規定或上級之計畫與指示。
              (二)目的:為計畫、方案或要點之主題。對所要完成之
                    事項或預期之目標、效果,用簡單具體文句敘述之
                    。
              (三)範圍或對象:列舉實施之對象,包括單位、人員或
                    業務項目等。
              (四)實施要領:為分項分目詳細敘述在執行上有關事項
                    ,諸如指導方針、原則、所需組成之單位(機構)
                    、成員所負職責、作業方法、步驟、程序、時程、
                    督導、考核、獎懲及聯繫協調等。
              (五)行政事項:列舉所需行政支援事項,諸如:經費、
                    車輛、物品、場地、文件、印製、人力協助等。
      03031 會議(報)紀錄:採條列式,除應標明會議(報)名稱外,
            並應包括開會時間(○○年○○月○○日○○時○○分)、
            地點、出席與列席人員、主席、紀錄以及會議(報)內容等
            。如需分發時,應以附件隨文發出。
  第四節、行文權責、系統與限制
      03032 行文權責:
            一、國軍各級頒有印信之單位,除國防部部長、參謀總長之
                行文另有規定外(依國防部組織法及參謀本部組織法等
                授權),其餘單位基於業務需要,凡權責內事務,均可
                對外(包括軍方與非軍方)行文,但以相等階層行文為
                原則。
            二、國軍未頒有印信之單位,其行文權責如下:
              (一)未製頒印信單位一律不得對外行文。對本單位內部
                    間基於業務需要,僅限使用會辦單、公務電話紀錄
                    、公務電子郵件等。
              (二)臨時性重要編組單位,其業務性質必須對外行文者
                    ,應由主管編裝單位辦理臨時編組核定命令及編裝
                    表,再由文書主管單位依「國軍印信規則」申請編
                    成單位關防使用之,俟任務完成後依規定辦理繳銷
                    。
            三、國防部行文方式:
              (一)對中央二級單位以上機關行文,均以部長名義為之
                    ;其業務性聯繫、協調及授權辦理事項,概由各一
                    級幕僚單位與相對業務單位或民眾行文。
              (二)對軍事單位或人員行文,由部長授權參謀總長為之
                    ;一般業務性案件,於簽奉核定後,以各一級幕僚
                    單位名義行文。
              (三)對中央五院不得以書函行文。
              (四)國防部部稿之代判為本部各局、司、室單位主官代
                    判權責,副主官均不得代判部稿,除非已簽奉常務
                    次長以上長官核定授權代判者外。
                國防部各單位(機關)業務處理分層負責實施要項如附
                件19。
      03033 行文系統:
            一、一般上行及下行文,應依行政指揮系統逐級行之。如案
                情緊急或特殊原因,必須對其上、下級同時採取行動時
                ,得用「副本」越級行文,以減免層轉手續而爭取時效
                ;但對其直隸上一級或直屬下一級仍應使用「正本」;
                惟「副本」必須抄送國防部時,應直接行文該業管單位
                ,並註明抄送目的。
            二、各單位訂頒有關所屬官兵共同遵守、執行之任何政策、
                計畫、命令、規定和要求等,其內容簡單、具體,無須
                中間單位另行策訂者,應多利用電子公布欄及電子郵件
                通告。
            三、法規、業務(作業)手冊等各按其發行種類、階層或對
                象、範圍行文。
      03034 行文限制:
            一、可用電話或面商解決之案件,應避免行文。
            二、凡法令、準則、業務權責已有規定事項;可於會議、會
                報中商決或於定期報刊中發布事項;以及例行表報暨會
                議(報)紀錄之分發等,均不得行文。
            三、同一單位之內部各幕僚,必須以書面洽辦公務時,應以
                會辦單或將原文影印分送會簽方式辦理。
            四、上級交付所屬單位審(查)議之文件,如在同一營區,
                可將原件送交所屬單位簽收,所屬承辦單位即於原件上
                簽註意見送還。不在同一營區者,可用交辦(議)案件
                通知單辦理。
                交辦(議)案件通知單格式如附件20。
            五、非決定性事項,或請示未奉核定案件,及來文中未要求
                回報者,均不得以副本抄送有關單位或個人。
            六、各業務主管單位,應訂定相關之業務(作業)手冊,避
                免零星行文。
            七、作業上所需資料,應儘量協調本單位有關業務主管部門
                提供,避免行文查詢。
            八、駐地集中單位或同一文卷室之各單位間,應儘量實施面
                報、傳閱或集合宣達,以及利用其他集會、廣播及電子
                公布欄等方式週知,避免行文。
            九、各級單位應在其職責範圍內,依據政策、法制,以及有
                關規定處理業務,不可遇事即行文請示。
            十、各級行文時,應合理審慎,並考慮有無需要;能一次行
                文者,不可分多次辦理,以免一事數稿行文,俾提高行
                政效率。
            十一、凡須報行政院核定之案件,應個案報院,不可函送行
                  政院秘書處轉陳,副本發行政院業管單位時應註明抄
                  送目的。
            十二、國防部各一級幕僚單位承辦之會議,不論部長或總長
                  主持,凡無軍方以外之政府機關或人員與會者,得以
                  各一級幕僚單位名義發送開會通知單。
            十三、已行文之事項,逾期未復、須催辦者使用催辦案件通
                  知單催辦(不可對上級使用)。
                  催辦案件通知單格式如附件21。
            十四、不同單位之來文,案由相同,其答復內容亦同者,應
                  併辦一稿,分知各來文單位。
            十五、借支、請假、出差、請購等例行事項,得用表格填報
                  ,不須另用簽。
            十六、各單位交辦文件,宜指示原則,附式舉例說明;審核
                  所屬單位呈送報表或附件,除重大錯誤發還更正外,
                  應即原案改正並告知,以免公文往返。
            十七、上行之正本受文者為唯一之直屬上級單位,不可併列
                  非直屬上級單位或其他不相隸屬之單位。
            十八、平行文之正本受文者,應以同一階層單位為原則,如
                  為次階層單位,則應列為副本並註明抄送目的,如:
                  國防部函內政部及外交部禮賓司,正本欄應列「內政
                  部」、副本欄列「外交部禮賓司(請查照)」。
            十九、下行文正本受文者不可併列有直接隸屬關係之上、下
                  級單位。如需副知常務次長、副總長以上(含)長官
                  時應置於副本欄(如:國防部部長室、國防部軍政副
                  部長室、國防部參謀本部參謀總長室、國防部參謀本
                  部副參謀總長兼執行官室、國防部陸軍常務次長室)
                  。
            二十、對同一單位不可同時列正、副本。
            二十一、發文單位不可自列為正、副本收受者,若須繕發副
                    本即受文者應列次一級單位(所謂次一級單位係指
                    頒有印信之可獨立對外行文單位)。
            二十二、「休假、值勤輪值表」、「人員送(召)訓名冊案
                    」、「各種演訓、督考檢查計畫(編組)案」僅發
                    單位,不發個人。
            二十三、以參謀總長名義「令」行文時,對部本部、軍備局
                    、主計局、總政治作戰局、軍醫局單位不得發正本
                    ,應以副本為之。
            二十四、對無轉行或答覆必要之文書或例行性准予報備之案
                    件,應逕予存查;另無機密性之通案,應於電子公
                    布欄公布,並得登載於公報、公告或其他公務性刊
                    物,以代替行文,下級單位應即照辦,毋庸逐級函
                    轉。
            二十五、各機關(單位)不得對營(含)級以下單位行文,
                    以減輕基層單位收發文作業,有關人事、主計、後
                    勤及作戰命令等統由旅級以上單位承辦,並依需要
                    使用電話紀錄、通報、通令、電子郵件等方式通知
                    營、連級執行相關業務。
            二十六、本部及各司令部所屬一級單位(如司、室、會、處
                    )除與人事、主計(財務)攸關之文件外,不得對
                    內部所屬次一級單位(如處、科、組)行文,儘量
                    以電子公布欄或公務郵件傳遞或宣導,以減少內部
                    行文。
            二十七、為有效簡化文書處理作業流程,各單位應依部頒「
                    國軍文書處理現行作業流程簡化具體作法」確實辦
                    理。
                    國軍文書處理現行作業流程簡化具體作法如附件22
                    。
  第五節、公文用語
      03035 公文用語應符合「簡、淺、明、確」之要求,除儘量使用明
            白曉暢之語體文及語氣肯定與互相尊重之語詞外,凡無意義
            之贅詞、模稜兩可及艱深費解之語句均應避免使用。各種用
            語使用原則如下:
            一、一般用語:
              (一)「奉」、「准」、「據」、「查」、「在案」等引
                    述語及「奉悉」、「敬悉」、「諒悉」、「諒同奉
                    悉」、「諒同邀悉」、「計達」、「諒達」等收悉
                    語,儘量少用。
              (二)引述長官指示,以使用「奉某某職銜指示(提示、
                    令示、面示、面告)」為原則。
              (三)上行文用「檢呈」、「謹呈」等用語(對行政院行
                    文時用「檢陳」、「謹陳」),平行文用「檢送」
                    、「函送」,下行文用「檢發」、「令發」、「轉
                    頒」、「令頒」、「核定」、「核頒」等用語。
            二、期望用語:
              (一)上行文:陳(呈)報上級或主管機關審查,以完成
                    該事項法定效力者,用「請鑒核!」;如該事項需
                    答復,用「請核示!」。機關(單位)已依權責處
                    理,完成法定效力,僅陳(呈)報上級或主管機關
                    知悉者用「請備查!」。
              (二)平行文:一般性用「請查照。」,需答復者用「請
                    查照惠復。」或「請將辦理情形惠復。」,需請對
                    方另轉者用「請轉行所屬知照。」等;對監察院函
                    復調查案及立法院諮詢案件時用「請鑒察!」,轉
                    達上級規定或長官指示時,得用「請查照辦理。」
                    。又「惠」字用於受,而非用於施,即如「請惠予
                    辦理。」。
              (三)下行文:命令性及一般知悉性或例行性事項用「希
                    照辦!」或「請照辦!」,需答復者用「希辦理見
                    復!」或「希將辦理情形報部!」,需由受文者轉
                    達其所屬單位者則用「轉知所屬照辦!」。
              (四)副本單位:得使用「請續辦」、「請配合辦理」等
                    抄送目的用語。
            三、核覆用語:
              (一)核覆各項規定或答復建議、請示時使用,應避免與
                    期望用語同時使用。如可行時,用「准予備查。」
                    、「符合規定。」、「照准!」、「照辦!」;對
                    同級或其他機關則用「同意。」或「同意照辦。」
                    ;否則,即用「不合規定。」或「與規定不合。」
                    或「某項不合規定其餘同意。」。
              (二)「免議」、「緩議」、「歉難照辦」等批駁用語可
                    酌情使用,但在使用上項用語時,應說明原因或理
                    由。
            四、稱謂用語:
              (一)直接稱謂用語:
                    1.單位與單位間:
                     (1)有隸屬關係者,上級對下級稱「貴」,如:
                          「貴部」、「貴局」、「貴旅長」;下級對
                          上級稱「鈞」,如:「鈞部」、「鈞長」;
                          自稱一律用「本」,如:「本部」、「本局
                          」、「本司」、「職」、「職(署名)」等
                          。
                     (2)對無隸屬關係之上級稱「大」,對同級稱「
                          貴」;自稱「本」。
                     (3)行文數個機關或單位時,如於文內同時提及
                          ,可通稱為「貴機關」或「貴單位」。
                    2.對所屬官、員、兵稱「貴」如:「貴官」、「貴
                      同志」等。
                    3.對人民稱「先生」、「女士」或通稱「台端」、
                      「君」;對團體稱「貴」;自稱一律用「本」。
                    4.文中遇有對上之「鈞」字與平、下行之「貴」字
                      均不抬頭(提行)或空格。
              (二)間接稱謂用語:
                    1.對機關、單位、團體不論上級、同級或下級,一
                      律稱其「單位全銜」。
                    2.對官兵個人稱其「職稱」、「官階」或「同志」
                      ,並得冠以姓或姓名;對下級亦得簡稱「員」,
                      並冠以姓,如:「某司長」、「某上校」、「某
                      某同志」、「某員」等。
                    3.對長官稱其「職銜」(即職稱),如有區別姓氏
                      必要時,除對院長、部長將姓氏置於職銜之前外
                      ,其餘均按軍銜稱其「職銜、姓氏、官階」,如
                      :「司令某上將」、「司長某中將」、「指揮官
                      某少將」等,均不抬頭(提行)或空格。
                    4.對人民稱「先生」、「女士」或「君」,並於其
                      前冠以姓氏或姓名。
                    5.如一再提及某一單位或人員,除第一次外,餘得
                      稱「該」。
              (三)受文者之稱謂:
                    1.上行者:
                     (1)對行政院行文,逕稱「行政院」。
                     (2)對國防部部長行文,應逕稱「國防部」。
                     (3)其餘有隸屬關係者,概以單位全銜稱之。
                    2.平行者:以受文單位「全銜」通稱之;對三軍以
                      外機關、團體則稱其機關、團體之全銜,不得稱
                      其簡銜,如:「外交部」、「台北市政府」、「
                      財團法人海峽交流基金會」。
                    3.下行者:概以單位全銜稱之。
                    4.作戰期間使用部隊番號代號行文時,一律稱「○
                      ○○○部隊」或「○○○○部隊部隊長」。
                    5.信封或公文封須書對方職銜、姓氏時,概依前列
                      各項規定書寫。
            五、其他有關用語,按下列原則執行:收辦案件,如係知會
                性副本或例行備查性文件及案情內容不需辦理、答復者
                ,應簽明理由,方可簽請「存查」、「備查」、「存參
                」等。
  第六節、簽稿撰擬
    第一款、一般原則
        03036 簽稿擬辦方式:
              一、先簽後稿:凡制定、訂定、修正、廢止法令規章,有
                  關政策性或重大興革事項,以及牽涉較廣、內容複雜
                  ,暨其他重要案件,須先簽請核定後再據以辦稿。
              二、簽稿併呈:依法辦理或案情簡單,處理情形僅須酌加
                  說明、析述或限時辦發不及先行請示案件,以簽、稿
                  合併簽請核判。
              三、以稿代簽:一般案情簡單,處理途徑別無選擇之案件
                  (含創稿)或例行呈轉公文,得逕行以稿代簽方式辦
                  理。
              四、以「簽稿併呈」方式簽擬公文時,應在簽呈密等及解
                  密條件上側(左緣與「簽稿併呈」第一字簽字齊平16
                  號字)或便簽左上角加蓋「簽稿併呈」字樣,併呈文
                  稿上得不需再註記。辦理文稿時應在文稿單位全銜上
                  側(左緣與單位全銜第一字齊平16號字)註明「先簽
                  後稿」或「以稿代簽」等字樣,以區分簽稿方式,惟
                  先簽後稿之原簽呈得不需加註。
        03037 作業要求:
              一、正確:各項文字記述、術語、簡語、數字及標點符號
                  等,均應正確無誤,避免漏字和使用不當文字、俚語
                  ;內容、主題不可歪曲,並切忌主觀與偏見。
                  法律統一用字、用語表如附件23。
              二、簡潔:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明,
                  儘量避免客套;簽稿應保持整潔,字體力求工整,單
                  字不成行,開頭無標點。
              三、一致:對簽稿撰擬、文字用語、結構、格式及各項作
                  法,均應確按規定,力求一致;敘述不可輕重或本末
                  倒置;同一案情的處理方法不可前後矛盾,互相牴觸
                  。
              四、迅速:自收辦案件、蒐集資料、研究分析至提出結論
                  、建議,應在一定時間內完成;對久未核決案件,應
                  主動催查。
              五、完整:對於每一案件,應作深入廣泛研究,從各種角
                  度、立場考慮問題,對相關單位應密切協調連繫。所
                  提意見或辦法,應力求具體可行,並備齊與案情有關
                  之必須文件(文內引述相關案件時,除應檢附原案或
                  案管單位簽證之縮影影本外,餘不得使用影本),構
                  成完整幕僚作業,以供上級抉擇。
        03038 清簽清稿:簽呈或文稿,承辦人員不得塗改、添註或挖補
              ;各級核轉人員如有刪改、添註,應按下列原則辦理:
              一、國防部各幕僚單位呈部長、副部長、參謀總長及各司
                  令部幕僚單位呈司令、副司令之簽、稿,若經各級審
                  稿長官刪改或添註 3處以上者,原則上應一律發回清
                  簽、清稿。
              二、其餘如有刪改、添註,以不影響整潔、清晰為原則,
                  惟各級核稿人員須於刪改、添註處加蓋職官章,但刪
                  改、添註、塗改或覆蓋超過半行者,均應重新清簽、
                  清稿;惟有關金額及關鍵數字、文字等部分,應清簽
                  清稿後重新上呈。
              三、簽稿經清簽、清稿再上呈時,原簽、稿應附於案後,
                  以供原刪改、添註長官查考;有關政策、計畫、法律
                  (規)等涉及責任者,原刪改之簽稿均應隨案歸檔。
              四、簽、稿經長官核批後,刪改、添註、塗改處如不易辨
                  識者,承辦人員應提供校對文稿,俾利發文人員之核
                  校。
        03039 簽稿整理與放置:
              一、簽稿完成後,應以上齊左齊裝訂,若有附件,紙張折
                  疊應與簽稿紙張規格大小相同,以維整齊;另黏貼制
                  式之標籤,附件、附呈標籤由上而下貼於文件之右邊
                  緣。
              二、簽、稿放置順序如下:
                (一)簽稿併呈:簽呈在上,文稿在下。
                (二)先簽後稿:文稿在上,簽呈在下。
              三、附件放置順序應以簽稿內容說明先後順序由上而下依
                  序排列為原則。
    第二款、簽呈撰擬
        03040 簽呈之性質,為幕僚處理公務時運用文字表達意見之文件
              ,其作用在使主官瞭解案情,並作裁決之依據。
        03041 簽擬準據:
              一、原則上應以法令準則或成例為依據,無依據時,應衡
                  情度理或與有關單位會商擬具之。
              二、提供之意見或辦法未獲上級同意而另有指示者,依其
                  指示辦理;惟如與法規或政策有牴觸時,應以書面陳
                  明提供裁決。
              三、重要案件,應先請示辦理原則後再行簽辦,請示或主
                  官垂詢時,應儘量實施面報,避免事事以書面簽報。
        03042 簽呈款式:
              一、先簽後稿:按「主旨」、「說明」、「擬辦」3 段式
                  撰擬,任何一段均不可省略。
              二、簽稿併呈:視案情繁簡使用「簽呈」或「便簽」,除
                  用「簽呈」仍按 3段式外,採用「便簽」時,以條列
                  式簽擬。
                  簽呈紙格式如附件24。
                  便簽紙格式如附件25。
              三、有簽無稿:
                (一)因某一案件對長官有所簽報、陳述或說明時,除
                      對總統使用特定之「簽呈」及對行政院院長專用
                      「簽」外,餘視案情繁簡使用「簽呈」或「便簽
                      」。
                      呈總統簽呈格式與應行注意事項如附件26。
                (二)一般存參或案情簡單文件,得於來文原件主官簽
                      署後之空白處,以條列式簽註簡單意見,如空白
                      處不敷時,則另用「便簽」。對法規、業務準則
                      及其他須錄案辦理部分,應另行摘錄立案辦理。
                      文件錄辦單格式如附件27。
              四、依來文採「以稿代簽」方式撰擬時,不得於來文空白
                  處簽註意見。
        03043 簽呈撰擬要領:
              一、「主旨」:扼要敘述所簽案情要點與目的(不可書寫
                  「如說明」),使主官獲得「何事」概念。請示語,
                  應列於本段結尾,並適切使用「請核示!」或「簽稿
                  併請核示!」等。
              二、「說明」:就案情來源、經過、事實、理由、有關法
                  規,以及處理方法分析、協調會辦情形之歸納,暨主
                  辦單位所持立場等,作簡要敘述,使主官瞭解「為何
                  」之細節,本段不提擬辦意見。
              三、「擬辦」:為簽呈之重點所在,應針對案情提出具體
                  處理意見或解決問題方案,供主官採取「如何」之決
                  心,其注意事項如下:
                (一)本段應詳述具體意見或辦法,不得簽擬「按說明
                      第○項辦理」。
                (二)一般案件切忌濫提多案,重大案件以不超過 3案
                      為原則,各案應冠以「甲、乙、丙案」或「第 1
                      案、第 2案、第 3案」等名稱。
                (三)凡有二、三案,應對各案優缺點或利弊得失提出
                      具體分析及以何案為佳之結論,以供抉擇。
                (四)本段不列請示用語及避免用「當否」、「可否」
                      、「是否有當」、「是否可行」等贅語。
              四、「簽呈」規格與篇幅,除比照本章第 3節「文書結構
                  與作法」中 03027條第 1項第(三)、(四)款規定
                  辦理外,並以不超過 2頁為原則。
              五、「便簽」原則上按何事、為何、如何等思維程序分項
                  條列,簽擬意見或具體作法。
        03044 簽呈之簽章方式:
              一、承辦人於簽呈或便簽內容結尾後空白處簽蓋職官章,
                  並於職官章下沿用阿拉伯數字註明年、月、日、時、
                  分(橫寫單列,年、月、日、時、分)如:99年 1
                  月 1日 8時30分書寫為9901010830,範例如下:

                            ↑┌───────┐
                            1 │              │
                            ㎝│職    官    章│
                            ↓│              │
                              └───────┘
                                  9901010830
                                  ← 3 ㎝ →

              二、各級核稿人一律使用職官章,核定人則使用職官章或
                  簽名,各核稿人蓋章位置以承辦人職官章為基準,第
                  一核轉人併蓋於承辦人右旁,依次以兩章併列及自左
                  至右向下疊蓋,保持整齊劃一,核判人單獨於右方批
                  核。
              三、各級核稿人及核定人職官章簽註時間方式與承辦人同
                  。
              四、簽呈撰擬空白處不足簽章時,承辦人與各級核稿人,
                  得於次頁簽章,蓋章方式依前項規定辦理,並加蓋騎
                  縫章。
    第三款、文稿撰擬
        03045 文稿是公文之草案,由各單位依業務處理權責及規定程序
              審定判行後,繕發正式公文。
        03046 文稿撰擬準據:
              一、先簽後稿:按簽呈核定內容撰擬。
              二、簽稿併呈、以稿代簽(含創稿)及其他文稿等,除例
                  行呈轉公文外,應依有關法規、成例或實際狀況等,
                  衡情度理撰擬之。
        03047 文稿撰擬要領:
              一、按行文對象或行文事項之性質選用適當之文別應採之
                  結構撰擬,並注意與受文者之關係地位,不失立場、
                  不越權限。
              二、擬稿須條理分明,其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為
                  準,所有模稜空泛之詞及陳腐套語、地方俗語與公務
                  無關者均請避免。
              三、引敘來文或法令條文,以扼要摘敘足供參證為度,如
                  必須提供全文,宜以抄(本)件或影印附送。
              四、各種名稱如非習用有素,不宜省文縮寫,如遇譯文且
                  關係重要者,應以括弧加註原文,以茲對照。
              五、文稿表示意見,應以負責態度提出具體意見,供受文
                  者抉擇,不得僅作層轉手續,或用「可否照准」、「
                  究應如何辦理」等空言敷衍。
              六、公文性質重要,且須受文單位主官迅速瞭解其內容者
                  ,應於公文左上角加蓋紅色「重要命令」戳。並按下
                  列規定辦理:
                  「重要命令」之使用,承辦參謀及各級核稿人員具有
                  建議與刪除權,在簽稿左上角標明「重要命令」紅色
                  字樣,由各級單位依權責(國防部由各一級幕僚單位
                  主官)負責審定,切忌濫用。
              七、公布法規、訂頒業務準則或有關規定等,於敘述時,
                  動詞一律在前,如:
                (一)訂定「○○○施行細則」。
                (二)修正「○○○辦法」第○○條條文。
                (三)廢止「○○○辦法」。
              八、多種規章同時發布,可併入同一令內處理。
              九、所有資料圖表均應註明調製年月日及調製單位。
              十、各類公文,除按規定之結構與作法撰擬外,對「令」
                  、「呈」、「函」的撰擬並應注意下列事項:
                (一)一稿以一種文別為限,除按本章第 2節「文書類
                      別用法」中所定依其主從關係適宜使用正、副本
                      外,同稿或同一公文不得將「令」、「呈」、「
                      函」併列;同一公文須同時使用「令」、「呈」
                      、「函」或兼有文、電者,均應分別敘稿。
                (二)一文的受文者有兩個以上且無主從之分,但其內
                      容有不同時,文內應將不同之處與針對某一受文
                      者,分別列出。
                (三)定有辦理或復文期限者,應在「主旨」段內敘明
                      。
                (四)概括的期望用語(如:「希照辦!」、「請鑒核
                      !」、「請查照。」等),應列於「主旨」段結
                      尾,不在「辦法」內重複,至具體詳細要求有所
                      作為時,則列入「辦法」段內。但如「主旨」段
                      內對所期望事項已有具體敘述時(如:「希於某
                      月某日完成見復!」)等,則免使用。
                (五)承轉公文或引錄長官指示,稿內應摘敘來文或指
                      示要點,內容過長無法摘敘或必須保持原意時,
                      應列為附件,不可書「照錄原文」或「自某處敘
                      至某處」等字樣。
                (六)對總統、院長或部長之一般原則性指示,如須轉
                      達所屬單位時,應融會其意旨下達,避免使用層
                      奉總統、院長、部長、總長等語氣。
                (七)重申原有規定時,以摘錄原規定要點為原則,如
                      原規定過長得列為附件。
                (八)抄送副本,除於文內對副本單位應行處理事項已
                      有明確交代外,應在副本單位後用括弧註明抄送
                      目的(抄送目的用語應依行文者與受文者關係適
                      切註明),如:請照辦(上級對下級)、請查照
                      (平行或不相隸屬單位)、請協助辦理換證事宜
                      等,並力求具體扼要;答復來文而以副本抄送有
                      關單位之公文,應於文內敘明案情。
                (九)引敘文號方式:
                      1.答復對方來文,應將對方來文日期及字號於「
                        說明」段第 1條中引敘(如:依據貴室99年 8
                        月 8日國聯戰計字第0990009999號函辦理。)
                        ;另對來文內容確需加以引述者或須定期按規
                        定呈報(或函送)之作業辦理事項(如:年度
                        各計畫執行成果表等),得於「說明」段內引
                        敘。
                      2.承轉公文,如需引用來文機關及文號時,應於
                        「說明」段第一項引敘,其引敘原則如下:
                       (1)轉另一單位辦理逕復時,應予引敘。(如:
                          依據軍備局案(轉)呈採購中心99年9月9日
                          國採文檔字第0990009999號文辦理。)
                       (2)無查考或聯繫可能之一般承轉公文可免列。
                       (3)層轉具有查考價值之命令,只引敘最高發文
                          單位及其文號,惟中間單位另有規定事項時
                          ,得視情形適宜引敘之。(如:依據國防部
                          99年 9月 9日國聯戰計字第0990009999號令
                          轉行政院函辦理。)
                      3.發文單位引錄本單位前案文號如有須說明之事
                        項得於說明段一併敘述之。另引敘文號應在文
                        號前,詳細註明發文單位及年月日。(如:依
                        據本部99年 9月 9日國部文檔0990009999號令
                        辦理。)
                      4.上級單位(以各司令部為例)收辦公文依處置
                        權責,以次級單位(幕僚單位)名義逕復來文
                        業務單位辦理,以減少部稿者,簽稿說明段引
                        述來文使用「奉交下」字樣。(如簽呈說明:
                        奉交下國防部99年 9月 9日國部文檔字第0990
                        009999號令辦理。)
                (十)行文單位分行列舉方式:
                      1.公文分行各級單位時,正、副本欄單位按既定
                        單位順序,依序全部列出,不得使用概括敘述
                        或書「有關單位或表列冊單位」等字樣。
                      2.正、副本欄所述行文單位及受文者欄單位名稱
                        應依照本章第 5節「公文用語」中「受文者之
                        稱謂」書列單位全銜名稱,不得書列簡稱。
                (十一)附件欄書寫方式:
                        1.附件種類以不超過10項為原則,應在「附件
                          」欄詳列其內容名稱(檔名不得使用符號且
                          不超過15個中文字)、媒體型式、數量及計
                          量單位,如:一、永固計畫,紙本,40,頁
                          。(附件描述方式以單份頁數為準)二、永
                          固計畫,磁片, 2,片;惟附件種類若超過
                          10項者,應以配佈表方式辦理並依內容名稱
                          、媒體型式、數量及單位描述。
                        2.發送同一附件超過乙份且各單位數量相同時
                          ,其附件描述方式同前。
                        3.附件以正本為限,如需附送副本收受單位,
                          應在「副本」項內之單位名稱後註明「含附
                          件」或「含○○附件」。
                        4.同一公文受文者之附件名稱、數量、編號不
                          同或某受文者不發附件等,應另行註明:
                         (1)以配佈表並依媒體型式、數量及單位格式
                            敘明各單位之附件,並以人工方式發送。
                         (2)可於說明欄內註明。
                         (3)應於正本欄各單位後抄送目的中敘明,並
                            以人工方式發送。
                        5.重要或獨立性附件,或可能與公文脫離分存
                          之附件,均應在附件名稱下方註明原文之「
                          發文單位、日期及文號」,以利查考之用。
                        6.凡人、畜、機器、器材、書籍及其他重要物
                          品等,除在「附件」欄詳細註明外,並應由
                          承辦單位自行派員遞送,不得視同公文附件
                          送發。
                        7.非文字附件,如光(磁)碟片等電子儲存媒
                          體,受文單位應將媒體裝入非文字附件裝置
                          袋內密封蓋章後,隨文歸檔。
                          非文字附件裝置袋格式如附件28。
                        8.附件應檢點清楚,隨稿(文)附送。如需以
                          抄本(件)或影本發出,辦稿時請書「抄送
                          」或「檢送○○影本」等字樣。附件如不及
                          或不能隨稿附送時,請註明「封發時,附件
                          請向承辦人或某某洽取」字樣。有時間性之
                          公文,其附件不及隨文送出者,請註明「文
                          先發,附件另送」,並與發文單位聯繫,洽
                          知發文號碼,備於補送附件時註明。附件宜
                          儘量複(影)印,或以電子檔案傳遞替代之
                          。例報表冊,應於表冊之首部或封面具備發
                          行條件各欄,如名稱、年月日、文號、呈報
                          者、駐地、機密要件等。
                (十二)速別區分:
                        1.本項係指公文收受者,自收到至辦畢之全程
                          時限,依公文緩急以「最速件」、「速件」
                          、「普通件」 3種區別之。
                        2.各級對公文上速度之區分,應特加審慎,凡
                          有時限性公文,必須詳細考慮公文傳遞及對
                          方作業所需最少時間,作合理之區分,並提
                          前發出,不可任意濫用「最速件」、「速件
                          」,尤不得使用「特急件」、「最急件」、
                          「急件」等名稱。
                        3.公文速別除「普通件」不須標明外,「最速
                          件」及「速件」應按下列原則區分及標明:
                         (1)對下行文,如案情確須於文到 1或 3日以
                            內辦畢或呈報者,「速別」欄始可區分為
                            「最速件」或「速件」。
                         (2)對上、平行文,如案情確須於文到 1或 3
                            日以內獲得核(回)復始能處置或採取行
                            動之急要案件,速別欄始可區分為「最速
                            件」或「速件」。
                         (3)限期公文,如有 2個以上分行單位,而執
                            行期限有緩急先後者,應於本文內分別敘
                            明應辦事項及辦理期限,以做為文卷室管
                            制依據。
                (十三)密等及解密條件:
                        1.密等及解密條件除按本手冊第 4章第 8節有
                          關規定填註外,並按下列規定辦理:
                         (1)除在公文稿、簽呈紙「密等及解密條件」
                            欄填註機密屬性、機密等級及解密條件外
                            ,另在稿、簽用紙左上角加蓋機密等級藍
                            色斜線章(公文管理系統產製者得以黑色
                            列印),一線示「密」、二線示「機密」
                            、三線示「極機密」、四線示「絕對機密
                            」。
                         (2)簽擬密級以上公文時,除應標示各項章戳
                            外,另於公文簽稿右上角依公文之「機密
                            屬性」加蓋下列保密警語章戳:屬「軍事
                            機密」者,加蓋「本件屬軍事機密如有妨
                            害機密維護者依相關法律偵辦」之紅色戳
                            記。屬「國防秘密」者,加蓋「本件屬國
                            防秘密如有妨害機密維護者依相關法律偵
                            辦」之紅色戳記。屬「一般公務機密」者
                            ,加蓋「本件屬一般公務機密如有妨害機
                            密維護者依相關法律偵辦」之紅色戳記(
                            公文管理系統產製者得以黑色列印)。
                         (3)對密級以上文稿,承辦人員均應視公文內
                            容屬性予以區分機密等級,各級核稿長官
                            依需要提昇或降低其機密等級,惟須於更
                            改處加蓋核改長官職官章,以明責任。
                        2.密等及解密條件欄以標示有關保密事項為主
                          ,凡處理機密文書,於核定機密等級之同時
                          ,應加註機密屬性、解密條件及應注意事項
                          ,以減輕受文單位文案卷保管負擔及防範洩
                          密情事發生。
                        3.解密條件應明確訂定解密時間(如:保密至
                          110 年10月 1日解除密等),不可概括敘述
                          ,如另有解密條件可於解密時間後再加註解
                          密條件(如:本件屬軍事機密,保密至民國
                          100 年10月 1日或演習結束後解除密等。)
                          。
                        4.附件應逐頁於上緣居中填註機密要件(機密
                          等級、機密屬性、保密期限或解密條件等)
                          及於下緣編註頁碼(第x頁,共x頁),並
                          同時加蓋騎縫章。
                (十四)保存年限、檔號及縮影:
                        1.保存年限區分依據「國軍檔案管理手冊」及
                          業務實際需要與內容性質,適當填註「保存
                          年限」(即本件保存○年)。「檔號」則按
                          「分類號」相關規定填註。
                        2.公文、簽(稿)之縮影,應依「國軍檔案管
                          理手冊」 05003至 05005條規定辦理,並於
                          縮影欄確實填註。
              十一、公文中主官簽署,按本章第七節「蓋印與簽署」各
                    項規定辦理;但於擬稿時為簡化起見,主官職銜下
                    僅書「姓」,名字則以「○○」表示之,緊接主旨
                    (或說明)段書寫,不須空行。如「旅長○軍少將
                    ○○○」。
              十二、各種公文除電話紀錄、專用式或彙辦式表格公文,
                    可各按其固定格式填辦或撰擬外,電報使用電稿紙
                    ;法規、業務(作業)手冊及附件得用A3、A4規格
                    用紙撰擬。
              十三、擬稿以一文一事為原則,來文如係一文數事者,得
                    分為數文答復。
              十四、法規之制(訂)定、修正,於發布或轉發時,請於
                    法規名稱之下註明公(發)布、核定或修正日期及
                    文號。
              十五、案件如已分行其他單位者,應於文末敘明,以免重
                    複行文。
              十六、文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字,上下左
                    右空隙,力求勻稱,單位全銜、受文者、本文等均
                    應依橫式書寫方式製作。
              十七、文稿 2張以上者應裝訂整齊,並於騎縫處平正加蓋
                    業務承辦單位騎縫章,另於每頁之下緣正中位置加
                    註頁碼(第x頁,共x頁)。
                    通用稿紙格式如附件29。
        03048 文稿簽章方式:
              承辦人及各級核稿人均用職官章,除「核判人」可用蓋章
              或簽名外,承辦人及各級核稿人應於主官簽署欄次行,依
              其人數多寡採兩章併列及自左至右向下疊蓋方式保持整齊
              劃一。至於年、月、日、時、分之簽註方式,同 03044條
              第 1項規定。
    第四款、協調會辦
        03049 基本觀念:
              一、協調、聯繫,為達成共同任務之必需手段。
              二、熱忱負責、誠懇合作、和諧禮貌為進行協調與解決問
                  題之基本態度。
              三、幕僚協調、聯繫及會辦,係協助或代表主官(管)處
                  理公務,而非幕僚間之個人行為。
        03050 一般原則:
              一、各級單位縱橫間應經常保持密切聯繫與協調,應於個
                  人工作處理簿「個人聯繫協調資料記載表」中記載及
                  列入交接,以免業務處理重複或脫節。
              二、協調會辦應揚棄本位主義與主觀成見,基於當前政策
                  與整體利益及實際狀況、互相溝通、同心協力,採取
                  一致之行動。
              三、在職掌範圍內之業務,應勇於負責,其性質有欠明確
                  者,應依業務主從關係密切合作,不可互相推諉。
              四、凡受理協調會辦案件,應視同本身業務慎重處理。
        03051 協調會辦方法:
              應依問題繁簡難易及案件之輕重緩急,於下列斟酌選用之
              :
              一、電話協調:時間迫切或案情簡單而無保密顧慮者行之
                  ,必要時作公務電話紀錄。
              二、面洽協商:案情較繁,涉及單位不多而亟待解決時行
                  之,惟必要時得作公務會談(商)紀錄,並依正式公
                  文處理及歸檔。
                  公務會談(商)紀錄格式及使用說明如附件30。
              三、書面會簽:重大案件須由對方詳加考慮研辦時,或不
                  須面洽協商者行之,惟僅限於機關(內部)單位內部
                  使用。
              四、會議協商:案情牽涉較廣,使用上列各項方式無法解
                  決時行之。
              五、公文協調:對外單位或其他機關不適於使用上列各項
                  方式時行之。
        03052 協調會辦要領:
              一、對外單位之協調會辦依下列規定辦理:
                (一)凡涉及立法院與監察院有關聯繫事項者,應協調
                      國會事務業管單位辦理。
                (二)對非軍事機關之建議涉及政策性事項,應協調國
                      防部有關司、室、局、會辦理。
                (三)應依案情、權責及事先請示之原則,以作協調之
                      依據。
                (四)凡涉及本單位 2個以上單位之業務時,應先完成
                      內部協調,以求意見之統一。
                (五)凡遇重大案件,須進行高階層協調時,應由主管
                      單位簽請核定,並予適切安排;必要時,應先行
                      幕僚協調,以作為高階層協調之基礎,其須召集
                      有關單位舉行會議協商時比照行之。
                (六)應由主辦單位之主管人員,先以電話接洽或面洽
                      相關單位主管人員,秉承各該單位長官意旨,商
                      定共同辦法;如事涉兩單位以上不便一一前往商
                      洽,得由主辦單位邀請有關單位派員以會議方式
                      商定之,並將紀錄分送各有關單位。
                (七)凡須會銜發布之案件,由主辦單位根據議定草案
                      ,使用會銜專用稿紙,依會銜單位多寡,另繕同
                      式之文稿(含附件)敘稿繕正,於判行後,備函
                      送受會單位判行;該受會單位於判行後,應備函
                      再送次一受會單位判行,並由最後承會單位按發
                      文所需份數繕印、填註發文字號(不填發文日期
                      )。用印後,依會稿順序,備函逆退其他受會單
                      位填註發文字號(不填發文日期),用印後送至
                      主辦單位填註發文字號、日期、用印後,正式發
                      文;並將原稿(含附件)各一份附於各受會單位
                      公文後,分送各受會單位存檔。會銜案之同式文
                      稿並無正、副本之分。
                      會銜公文會辦單格式如附件31。
                      會銜公文機關印信蓋用續頁表格式如附件32。
                (八)會銜發布之案件,其全銜應按主辦及主、次要性
                      質之順序排列為原則。
                (九)一般例行性及徵詢案件,依需要以電話或逕以公
                      文協調之。
                (十)各單位派員對外洽辦公務,如未獲得結論或協議
                      時,應即向上反映,以便上級進行協調。
                (十一)對外國機關(構)之協調,應依業務性質,透
                        過相關外事連絡單位,提供必要之協助。
              二、對本單位之協調會辦,依下列規定辦理:
                (一)儘量使用電話或以面商會談方式進行,避免行文
                      。
                (二)依據業務職掌與權責,力求減少協調層次,以爭
                      取時效,並應與相對單位協調,原則如下:
                      1.法有明文規定之例行案件、無明文規定之普通
                        案件,由基層幕僚單位相對會辦。
                      2.涉及變更政策法規或法無明文規定之重要案件
                        ,由一級幕僚單位相對會辦。
                (三)由承辦人遵照主官(管)對案件處理之構想與指
                      示,蒐集有關資料,先作深入研究分析,俟確定
                      協調會辦單位及有關事項後,再進行協調會辦。
                (四)會辦公文除案情簡單或經先行協調同意者以原簽
                      呈或來文及稿件會簽外,其必須以書面會簽者,
                      應使用會辦單送會。
                      會辦單格式如附件33。
                (五)凡應協調會辦之案件由主辦單位先與會辦單位洽
                      商簽辦,或送會後再行綜合簽辦,並將原會辦單
                      附於簽呈後呈核;未經完成協調之案件,不得逕
                      行簽核。
                (六)會辦案件送會方式:
                      1.凡有時間性或重要案件及幕僚組織型態簡單之
                        單位暨同一文卷室內單位,以由承辦人親持洽
                        會為原則。
                      2.一般或次要案件且非同一文卷室之單位者,得
                        送由文卷室按附件46-1「收文登記表登記規定
                        」第18條有關「會辦」規定辦理。
                      3.凡內容複雜、研辦費時者,如案情涉及數個單
                        位,宜採會商方式進行,並由主辦者統一管制
                        之;若主辦單位必須以書面會簽而又時間迫促
                        者,得同時分會(分會會辦單應加蓋原承辦人
                        及核判人職官章並簽註時間,始可送會,並不
                        得以彩色影印送會),依限催還。
                (七)收會案件,處理方式如下:
                      1.各單位會辦案件均須經各業管主官親自核定後
                        始可會辦或退會。
                      2.收會案件除送會目的內容中,述明有時間性之
                        案件應隨會隨辦外,其餘按速件時限(3 天)
                        期限處理,並按規定列入稽催;如確因研辦費
                        時,無法依限會畢時,應按規定辦理展期,並
                        通知送會單位。
                      3.會辦案件處理時限、展期手續及延誤懲處等,
                        應依附件81「國軍文書處理時效管制獎懲基準
                        表」辦理;另受會單位對會辦案件,如無法依
                        限辦畢退會,應在會辦單之「會辦意見」欄之
                        首行填註展期理由及天數,以明責任,各級核
                        稿之正(副)主官(管),對展期原因應予審
                        查。
                      4.受會單位收會時承辦人應填註收會時間,還會
                        時應將會辦意見裝訂於會辦單後方並加蓋騎縫
                        章及填註退轉時間,俾明責任及稽催管制作業
                        。
                      5.對於會辦文稿內容如有不同意見,應洽商主管
                        單位或承辦人員改正,或於會辦意見說明,不
                        應逕行修改。
                      6.公文會辦屬文書流程之一環,應遵行政院訂頒
                        「文書流程管理作業規範」,公文處理時限日
                        期之計算區分為一般公文、專案管制案件、人
                        民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法
                        委員質詢案件、監察案件等 7種納入管制,不
                        得逾限。
                (八)各級幕僚單位之間會辦公文應由相對單位主官蓋
                      章為原則,若授由副主官代行時,應在職官章下
                      簽註「代」字。
                (九)案件先經會簽,核定後不必再會稿,視需要以副
                      本知會會辦單位(必須憑副本辦理簽證或為憑證
                      者,受會單位應於受會時註明「請送副本」,其
                      餘自行登記辦理,不再抄送副本)但奉核定事項
                      如與原會簽意見有變更時,應於敘稿前先知會有
                      關單位。
                (十)公文案情涉及數個單位者,應由主辦單位負責協
                      調有關單位綜合簽辦,並注意下列事項:
                      1.除機要事項得單獨發布外,其餘行政事項概由
                        主辦單位一次綜合發布,副知各有關會辦單位
                        。
                      2.主辦單位綜合發布時,對受件者邇後洽辦事項
                        及各協辦單位之個別任務均應明確指示原則,
                        並自始至終負責催辦完成。
                      3.協辦單位應負責貫徹綜合文件中之指示,主動
                        辦理相關業務,並將辦理情形隨時通知主辦單
                        位,俾使掌握全般狀況。
                (十一)受會單位意見若以剪貼方式粘貼於「會辦意見
                        」欄時,承辦人應於粘貼右下緣接縫處加蓋單
                        位騎縫章或承辦人職官章,以明責任。
              三、代表出席部外單位會議人員階層依下列規定辦理:
                (一)五院院長主持之會議,國防部由業管單位主官代
                      表出席,各司令部由參謀長(含)以上人員代表
                      出席。
                (二)各部會首長或次長以上主持會議,國防部由業管
                      單位處(組)級以上主管出席,各司令部由處長
                      以上主管代表出席。
                (三)一般性業務會議,國防部由業管單位副處(組)
                      長以上人員出席,各司令部由副處長以上代表出
                      席。
                      國防部公文呈核呈判及會辦流程圖如附件34。
    第五款、呈核呈判
        03053 簽呈、文稿擬妥後,應注意事項:
              一、文件經承辦人擬辦後,應即分別按其性質,用公文卷
                  夾遞送主管人員核決,如與其他單位有關者,應先行
                  會商或送會。
              二、文書之核決,於稿面發文單位主官簽署後空白位置簽
                  名或簽章辦理,其權責區分如下:
                (一)初核者係承辦人之直接主管。
                (二)覆核者係承辦人直接主管之上級核稿者。
                (三)會核者係與本案有關之主管人員(如無必要則免
                      送會)。
                (四)核決者應依單位業務分層負責規定之訂定。
        03054 審稿、呈核(判)要領及應注意事項:
              一、簽稿、文別及附加標示(先簽後稿、簽稿併呈及以稿
                  代簽)是否相符。
              二、前後案情是否連貫。
              三、有關單位已否會洽。
              四、程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否
                  正確。
              五、文字詞句是否通順。
              六、措詞是否恰當。
              七、有無錯別字。
              八、業經核可之簽呈,除經批明仍應親判者外,餘均呈由
                  次層長官判發,惟仍應依分層負責明細表所律定之核
                  判權責規定辦理。
              九、簽稿審核與刪改:各級核稿長官對簽、稿如有刪改、
                  添註,除清稿按本節第 1款 03038條有關規定辦理外
                  ,刪改添註方式如下:
                (一)刪改部分應在原文字上方用「○」圈去(誤圈或
                      仍需保留者則在原字○下方用「△」符號註記)
                      ,不可塗改。
                (二)改寫或添註之文字,書於刪改或添註部分之上(
                      下)方空白處,並在更改處加蓋職官章。
              十、各級核轉及核決長官,除應注意簽、稿內容是否適當
                  外,並對機密要件或電報優先等級,以及稿面上公文
                  速別與行文單位列舉等,均應嚴加審核,以防濫用。
              十一、各級核轉及核決長官,對簽、稿如有不同意見必須
                    發回重辦時,應明確批示或指示要點。
              十二、核決用語:
                  (一)批簽除另有指示者外,一律用「如擬」或「可
                        」;核轉人員如無其他意見,不另簽註「擬如
                        擬」字樣;呈閱公文一律用「閱」或「悉」;
                        判稿一律用「發」或「行」;如由次層長官先
                        判發,再補呈閱者用「先發」。
                  (二)代批代判者與上列方式同,惟應在職官章下署
                        一「代」字,另已經授權者依分層負責明細表
                        律定權責代批代判不需加註「代」字。
                  (三)批簽、判稿以用藍、黑、紅不褪色筆為原則。
              十三、使用公文卷夾應注意事項:
                  (一)文書之呈核(判)等過程中均應使用公文卷夾
                        ,並以公文夾顏色做為單位內部傳(遞)送速
                        度之區分。
                  (二)公文夾用較厚且堅韌之紙張印製,密件公文應
                        用特製之密件袋。
                  (三)公文卷夾之正面右下角標明承辦單位全銜。
                  (四)公文夾區分如下:
                        1.速件及會辦使用紅色卷夾。
                        2.密件(含)以上使用黃色卷夾。
                        3.速密件及其他重要公文(如公告等)使用藍
                          色卷夾。
                        4.普通件使用白色卷夾。
                  (五)公文夾之應用,必須與夾內文書之性質相稱。
                    公文卷宗、夾塑膠套格式及公文呈閱單格式如附件
                    35。
              十四、補呈(覆)閱:
                  (一)經批示「先發」之公文,發文後由承辦人主動
                        協調文卷室調借原案填單補行呈閱。補呈閱單
                        不需層層核章,若呈主官覆閱,僅由主管核章
                        後逕呈主官即可。若補呈主管,則由承辦人蓋
                        章逕呈。
                        公文補呈閱單格式如附件36。
                  (二)經核定之簽、稿,如核定內容有變更、增刪或
                        核定長官另有指示等,承辦人應將原案再分呈
                        各核轉長官覆閱。
                  (三)公文呈核判作業流程中,單位最高核判長官如
                        未批示意見,即逕退轉承辦幕僚,不再層層覆
                        閱,以有效節約公文處理時效。
              十五、審稿核判:
                  (一)各單位應依業務權責及範圍訂頒「分層負責明
                        細表」,各級主官(管)依權責分別審稿、轉
                        呈、代判及核判。
                  (二)各級審核、承轉,不可延擱,過程應力求簡化
                        ;核決長官亦應明快抉擇,速決、速行。
                  (三)遇長官臨時公出或其他事故不在辦公室,如案
                        情緊急確實無法等候或延擱時,應由代理人(
                        權責已奉核定者)核決,並加註「代」字及「
                        補呈」用語,事後再補呈權責主官。
  第七節、蓋印與簽署
      03055 公文蓋用印信及簽署規定如下:
            一、各級單位任何文件,非經單位主官或依分層負責規定授
                權各層主管判發者,不得蓋用印信。
            二、監印人員如發現原稿未經判行、或密級以上公文機密要
                件未簽奉權責長官核定或未依規定標示、註記者,或有
                其他錯誤,應即退送補判或更正後再蓋用印信。
            三、監印人員於待發文件檢視無誤後,依下列規定蓋用印信
                :
              (一)令:
                    於公文單位全銜右方蓋單位印信或關防,文後緊接
                    署主官職銜(職稱、軍種、階級)、姓名,免蓋職
                    章。
              (二)呈:
                    於公文單位全銜右方蓋單位印信或關防,文後緊接
                    署主官職銜(職稱、軍種、階級)、姓名,緊接蓋
                    職章。
              (三)函:
                    1.上行文(僅限部長對行政院用)文後緊接署職銜
                      、姓名,蓋職章。如「部長○○○」。
                    2.平行文或不相隸屬或對民眾之函件,於文後緊接
                      蓋單位主官職銜簽字章。
              (四)公告(張貼者)、聘書、訴願決定書、證照、在(
                    離)職證明書等:
                    1.蓋單位印信或關防,文後緊接蓋單位主官職銜(
                      職稱、軍種、階級)簽字章;聘書、證狀等有存
                      根聯者,騎縫處蓋用印信或關防,存根不蓋。
                    2.各種證照如貼有當事人照片,應於照片右下端加
                      蓋主官職章或單位鋼戳。
                    3.大量之複印「令」、「人令」或「公告」,為求
                      簡化,得將職銜簽字章改署職銜、姓名,逕行打
                      印;如以副本抄呈上級時,簽署方式亦同。但與
                      非軍方單位會銜發布「令」或「公告」時,仍應
                      於文後蓋單位主官職銜簽字章。
              (五)書函、開會通知單、移文單、機密文書機密等級變
                    更(或註銷)通知單及一般事務性之通知、聯繫、
                    洽辦等公文,文後緊接蓋用發文單位條戳。
              (六)通報:於文後蓋單位條戳;通報簿呈核時,則蓋通
                    報單位各級人員職官章,呈核後彙布。
              (七)每日公報:於文後緊接蓋單位條戳。
              (八)公務電話紀錄、電報:於結尾緊接蓋發(收)話(
                    電)人職官章呈核閱。
              (九)指示:採印刷發行,於文後署發布單位主官職銜、
                    姓名或單位全銜。
              (十)法規命令:除發布「令」按規定用印簽署外,以印
                    刷發行者,不需於法規名稱下加蓋單位印信或關防
                    。
              (十一)業務(作業)手冊:於發布令右上方蓋單位印信
                      或關防,另於文後署單位主官職銜、姓名。
              (十二)因遂行某項任務所訂之實施方法、規定或計畫、
                      方案,以及一般公文之附件等,如係抄轉者,不
                      蓋用印信;自辦者,除一般例行附件及表冊格式
                      等外,凡屬規定、要求、建議或查報事項等性質
                      重要並冠有名稱者,均以公文為依據,公文蓋用
                      印信則所附文件亦蓋用印信,並蓋於其名稱後方
                      ,否則不蓋用印信信。
              (十三)會議(報)紀錄需分發者,須簽奉核定後行文分
                      發。
            四、會銜公文:
              (一)國防部與其他各部會間,如有會銜公文不蓋部印;
                    但其他機關蓋用印信時,本部會同蓋用印信,各司
                    令部與非軍事機關之會銜公文比照辦理。
              (二)國軍各單位間之會銜公文,屬於「令」、「呈」者
                    ,應會同蓋用印信,「函」則一律不蓋用印信,簽
                    署方式亦與「令」、「呈」、「函」所規定者同。
            五、公文發文用印時,於原稿右上方監印人下側空白處蓋「
                已用印信」或「已電子交換」章戳,原稿不蓋用印信。
            六、公文採雙面列印,在 3頁以上時,應於騎縫處平正鈐蓋
                單位騎縫章;印刷文件不蓋;簽呈與文稿各在 3頁以上
                者,亦應於騎縫處鈐蓋業務承辦單位騎縫章。
            七、有關作戰、情報、後勤、軍法、主計、眷服等特定文書
                或表單證卡等之蓋用印信,概依有關規定辦理。
            八、有關證明書、執照及契約書等,如以外文製發,應蓋用
                機關印信及外文製發之首長職銜簽字章或首長外文簽署
                ;亦可依雙方協(約)定蓋用印信、章戳方式辦理。
      03056 兼職及代理職務之簽署方式如下:
            一、兼任:兼任職務者,應在兼任職務上冠以本職。
                ○○指揮官兼○○校長○軍少將○○○
            二、代理
              (一)主官因故無法行使職權期間,由代理職務之副主官
                    簽署,並於銜名下依實際情況分別註以「因公出國
                    」、「請假」、「調訓」等及「代行」字樣。
                    1.副部長代理部長職務時之簽署,採兩簽字章併列
                      方式:
                      部長○○○因公出國
                      副部長○○○代行
                    2.軍職單位副主官代理主官職務時之簽署,採兩簽
                      字章併列方式:
                      司令○軍中將○○○因公出國
                      副司令○軍少將○○○代行
              (二)主官出缺及新任尚未發布或到職,奉令由副主官代
                    理或另奉派代者,按下列方式簽署:
                    1.由副主官代理者,副主任代理主任○○○
                      副指揮官代理指揮官○軍少將○○○
                    2.另奉派代者,代指揮官○軍少將○○○
            三、兼代:
                單位主官因「公出」、「調訓」或專案等並未出缺,又
                無適當之職務代理人,經上級派員兼代時,其簽署方式
                如:
              (一)上級兼代下級主官職務時,兼代者簽署於原主官之
                    前。副指揮官代理指揮官○軍中將○○○
                    旅長○軍少將○○○(調訓)
              (二)同級或下級兼代時,兼代者簽署於原主官之後。
                    指揮官○軍中將○○○(調訓)
                    ○○旅旅長○軍少將○○○兼代
            四、兼任、代理或兼代職務,於發布公文時,均用所兼任、
                代理或兼代單位印信及其主官職章。
      03057 套印、借印與提印:
            一、經常性的大量印刷文件,如業務(作業)手冊及各種證
                照等,於印製前須徵得主管印信權責單位同意後,再交
                由指定之國軍印製單位實施「套印」。
            二、新編成立、主官編階調整或番號變更單位,新印信未頒
                發前,或未頒印信之臨時性單位,必須使用印信發文,
                或因其他特殊原因必須借用其他單位印信時,應報請印
                信原核發單位同意後始得借用,且以借用同等級單位印
                信為原則,並在借用印信邊框右上角重疊加蓋橫書藍色
                「借印」章(借印字體為陽文楷書, 2字 1公分見方,
                間距 1公分不加邊框)。
            三、上級單位主官在本單位以外地區急需發布公文時,得提
                蓋就近之所屬單位印信,並在提蓋用印信邊框右上角重
                疊加蓋橫書藍色「提印」(規格如同「借印」)戳;但
                非經提用印信長官親自核准之公文,概不得提用印信。
      03058 國軍各級單位除因作戰任務需要,以番號代號行文外,餘對
            各機關、學校、團體及國軍各級單位行文一律以單位全銜為
            之;使用單位代號之公文,蓋用印信方式比照本節有關規定
            辦理,公文簽署不論上、平、下行或兼任、代理及兼代,一
            律書「○○○○部隊長」。

第四章、公文處理
  第一節、基本原則
      04001 公文處理包括收文、承辦、稽催(時效管制)、繕校、發文
            、歸檔等全部過程,各部門及有關人員應相互協調,密切配
            合,以竟全功。公文處理程序圖如附件37。
      04002 公文處理應貫徹下列要求:
            一、劃分性質:
              (一)資料性質:未結案件集中於文卷室便於運用,已結
                    案件集中於案管單位利於疏散,文獻史料集中於史
                    政單位利於檢送。
              (二)單位性質:按業務繁簡、組織大小,採不同方式作
                    業。
            二、聯合作業:
                凡同一單位之文書勤務、收發、繕校、文卷管理及稽催
                輔導,以集中管理、統一調配、彈性運用、協調簡便為
                原則。
            三、完整編案:
                文件辦畢後,應即交文卷管理部門歸檔、編案,構成完
                整文卷,避免遲滯不歸。
            四、主動借(調)卷:
                文中敘明前案者,應由承辦人自行主動辦理借(調)卷
                ,以利彙、併案處理。
            五、強化稽查:
                由文書檔案主管單位及文卷室與基層幕僚主管,各依其
                職掌權責,實施公文時效管制、稽催與文卷管理督導,
                促使管制週密,至於稽查方式,則可自行研訂配合。
      04003 公文可依其機密性、重要性及時間性區分,作為公文處理之
            依據:
            一、依機密性:區分「絕對機密」、「極機密」、「機密」
                、「密」 4種,除按本章第八節「機密文書處理」規定
                辦理外,應在公文「密等及解密條件或保密期限」欄按
                「國軍保密工作教則」標示機密要件(包含機密等級、
                機密屬性、保密期限或解密條件等)。
            二、依重要性:概分為「重要」、「普通」 2種,區分原則
                如下:
              (一)速密件及有關政策性案件、重要施政計畫、法令、
                    準則、制度之擬訂、修正或廢止及依本手冊第 3章
                    第 6節 03047條第 6項規定所下達之「重要命令」
                    等均列為「重要」。
              (二)一般例行性公文及其他無時間性或機密性公文均列
                    為「普通件」。
              (三)上述公文之重要性,除「重要命令」應按規定加蓋
                    戳記外,其餘概免標示,由各級人員視其公文內容
                    作適當處理。
            三、依時間性:分為「最速件」、「速件」、「普通件」三
                種,除「普通件」外,「最速件」及「速件」應在公文
                「速別」上分別標示。
            四、凡「電話傳真機」透過有(無)線電遂行通信者,請確
                依「國軍保密工作教則」 07072條規定辦理。
      04004 公文處理時限依本章第 6節 04049條規定為準;公文傳遞以
            公文電子交換或郵遞為主。
      04005 國軍各級單位如因業務及所屬單位繁多,應定時集中交換,
            其交換原則與程序,請參閱本章第九節有關規定策訂實施。
      04006 國軍各單位公文電子交換收發文處理原則如下:
            一、公文電子交換,係指將公文及其附件資料經由前置處理
                器( FEP),透過網路及電子交換管理中心,傳遞予收
                受者。各單位對於適合電子交換之公文,應以電子交換
                行之。
            二、公文電子交換作業應由文書單位或單位收發負責辦理。
            三、各單位應於單位網站上設置電子公布欄專區,視公文性
                質登載於電子公布欄專區,並得輔以電子郵遞告知,不
                另行文。
            四、登載電子公布欄之公文應註明登載期限,超過期限者,
                應自電子公布欄專區移除。
            五、各單位電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄相關
                記錄及文稿,至少保存 1年。
            六、罕用字應使用國防部共用補充字集,若缺字依國防部公
                文電子交換作業要點向權責單位申請,不得自行造字及
                符號。
            機關公文電子交換作業辦法如附件38。
            國防部公文電子交換作業要點如附件39。
      04007 國軍各單位公文電子交換收發程序如下:
            一、公文電子交換收文處理程序:識別通行、電子認證、收
                文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。
            二、公文電子交換發文處理程序:列印全文、繕校、列示清
                單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋
                「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等
                。
      04008 受文對象為人民、法人或其他非法人團體,其公文電子交換
            作業時,應符合行政院「機關公文電子交換作業辦法」、「
            文書及檔案管理電腦化作業規範」及國防部相關作業規定。
  第二節、收文
      04009 收文區分「總收文(限國防部及各司令部)」及「單位收文
            」 2層級。
      04010 各級單位對外來文件,應由文卷室統一收受,其他業務單位
            或人員如有逕行收到文件,仍須送交文卷室登記,以利查考
            。
      04011 凡外來電報,其收件單位明確者,由通信中心或譯電單位逕
            送業務單位文卷室收受;餘由總收文分辦。
    第一款、總收文
        04012 總收文工作,由文書主管單位或管理人員負責辦理。
        04013 總收文之作業程序區分點收、拆封、給據、分文、編號、
              登記及分送等。
        04014 拆封及注意事項:
              一、收到文件拆封後,如為密件(含)以上公文應由指定
                  之人員拆封後依 04071、 04072條規定辦理;普通件
                  點驗來文及附件名稱、數量是否相符,如有錯誤或短
                  缺,除將原封套保留註明外,應以電話或書面向發文
                  單位查詢。
              二、應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是
                  否相符,如相隔時日較長時,應在文面註明收到日期
                  。
              三、來文附件裝訂整齊附訂於公文後,隨文附送;附件較
                  多或不便裝訂者,應裝袋或捆紮於文後,並書明○○
                  ○○號附件字樣,於分文時一併隨文送辦。
                  附件袋格式如附件40。
              四、公文先到而附件未到者,應即洽詢發文單位補齊附件
                  或於尚未編列(總)收文號前採退文方式處理;若為
                  急要件,可先送承辦單位簽辦,其附件如逾正常時間
                  未寄到時,應速協調發文單位補齊。
              五、來文如屬訴願、訴訟、人民陳情案,其封套應附訂於
                  文後,以備查考;郵寄公文之封套所貼郵票,不得剪
                  除。
              六、來文如有誤投,應退還原發文機關,其有時間性者得
                  代為轉送,並通知原發文機關。
              七、機密文件經單位主官指定之處理人員拆封後,須送總
                  收文登記掛號者,在原文加註「本件呈奉親拆」或「
                  本件由○○○單位拆封」,以資識別。
              八、公文附件如屬現金、支票、匯票、有價證券等,應送
                  同一單位主計人員或承辦單位點收保管,並於文內附
                  件項下簽章證明。
              九、附件為人、畜、機器、器材、書籍或其他重要物品等
                  時,應按 03047條第10項、第11款 (6)規定處理。
        04015 點(簽)收及注意事項:
              一、收發人員收到公文或函電,除普通郵遞信件外,應先
                  將送件人所持之送文簿或清單逐一查對點收,並就原
                  簿、單,註明收到時間蓋戳退還;如無送文簿、單,
                  應填給送件回單。單位如未設收發單位者,應指定專
                  人辦理。
              二、收發人員收到之文件應登記於收文簿,最速件、密件
                  、郵電或附有現金、票據等應定時彙送;另文件封套
                  上指定收件人姓名者,應另用送文簿登記,並比照上
                  述文件送達。
              三、收件應注意封口是否完整,如有破(污)損或拆閱痕
                  跡,除應通知發文單位外,並當面會同送件人於送件
                  簿、單(或收據)上,註明退還或拒收。
              四、公文附件數量有短缺時,在來文送件簿(單)註明退
                  回,如屬郵寄,在來文首頁右下方蓋章並簽註時間,
                  協調由承辦單位催補,若承辦單位拒收,則採退文處
                  理。
              五、電子交換收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識
                  方法實施身分辨識程序,並於電腦系統確認相符後,
                  即時或定時進行收文作業,且應立即傳送回覆訊息,
                  並依一般收文作業程序繼續辦理。
              六、電子交換收文人員應注意傳遞交換之前置處理設備是
                  否解開電子文件封包、儲存電子檔、確認發文單位及
                  檢查附件與文件有否疏漏或被竄改。
              七、電子交換收文人員於電子收文後須列印收受之公文,
                  同時得由收文方之電腦系統標明電子交換公文,如電
                  子公文超過一頁以上時,須加印頁碼及騎縫章。
              八、收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息,應依其
                  訊息擷取相關資料,並為妥適處理。
              九、電子交換收文人員於檢視來文無誤後,應依收文程序
                  辦理,如發現來文有誤送或疏漏時,應通知原發文機
                  關另為處理,已列印之公文則登錄後予以銷毀。
        04016 給據:
              一、掛號郵件,在郵單上蓋戳。
              二、專人遞送者,在送件簿(單)上蓋戳。
              三、無送件簿(單)者,應給收據。
              四、最速件、速件,應在郵單或送件簿上註明收到月日時
                  分。
              五、如有 04014條第 8、 9項之情形,應註明數量、規格
                  、品質等。
        04017 分文(提呈):
              一、分文通常依文書主管單位(總收文)、文卷室(單位
                  收文)、業務主管單位(或承辦人)相銜接之順序辦
                  理。
              二、總收文人員收到來文經拆封登錄後,送交各單位文卷
                  室辦理,如係電子交換、傳真、郵電或外文文電,應
                  按程序收文分辦。
              三、於來文「左」上角(總收文章右側)註明主辦單位名
                  銜,並按下列原則分辦:
                (一)原則上應按來文所敘之主旨目的,以確定主辦單
                      位。
                (二)來文係答復本單位去文者,概依來文所敘述之發
                      文單位、文電代字送原承辦單位收辦,如須會辦
                      或移辦,概由該收辦單位自行酌定辦理。
                (三)來文涉及數個單位之業務而不能區分性質之主從
                      者,依來文主旨所敘首一事項之主管單位為主辦
                      單位,由其收辦後再行會辦或協調有關單位辦理
                      。
                (四)有關專案性費用申請案件,應分由業務主管單位
                      主辦,控制專款與主計單位會辦。
        04018 編號、登記:
              一、凡送達之正式公文,應於來文首頁左上端空白處加蓋
                  總收文登記章,並按年份編列總收文通號,急要公文
                  應提前編號登錄(例:收文第 09900000001號,計11
                  碼)。
              二、將來文單位、時間、文電字號、附件及案由摘要、機
                  密等級等登記於「收文簿」內。
                  總收文簿格式如附件41。
              三、例行表報(不含機密件)、通令、指示、法規及業務
                  (作業)手冊暨其他非正式文件與私人函件等,均不
                  編列總收文號,一律以送文簿分送簽收辦理。
              四、電報使用原譯電單位所編之號碼,另立專簿登記分辦
                  。
              五、承辦單位因故遺失業經收文編號之公文,經原發文機
                  關補發後要求補辦收文手續時,仍沿用原收文日期及
                  原收文號,另發文機關應於該文之發文日期後方加註
                  00年00月00日補發○○單位。
              六、電子交換收文人員於檢視來文無誤後,應依序編收文
                  號,加蓋收文日期章戳,登(轉)錄摘要資訊,並將
                  相關電子檔與收文號連結。
        04019 分送:
              一、將文件(機密件應再加封套)登記於送件簿,分送承
                  辦單位文卷室簽收。
                  收文送件簿格式如附件42。
              二、代收及免編總收文號之文件,另登「送文簿」分送。
                  送文簿格式如附件43。
              三、各業務單位所收受之文件如有異議不得拒收不辦,欲
                  改分或逕移其他單位時,應由該單位主官(管)或副
                  主官(管)(參謀本部由各聯參執行官或同階層副主
                  官先與有關單位協調後決定)註明原因蓋章,即日退
                  回改分;但逾時 1工作日,或已作收文處理及已簽辦
                  之文件,概不得退請改分,應即由收文單位協調確定
                  承辦單位後,函送業管單位辦理。
                  公文退件改分單格式如附件44(限收受由總收文所
                  分文件 1日內退回改分使用)
                  移文單格式(限各部會間移文使用)如附件45。
              四、若來文確定非受文單位業管範圍時,受文單位應以函
                  退回,請原發文單位重新核定再行送發。
              五、凡來文性質不明之案件,文書主管單位應即協調主管
                  業務職掌單位解釋,一經認定,不得推諉;經認定之
                  主辦單位,應積極協調會辦單位辦理;如對解釋發生
                  異議,而涉及職掌劃分不清問題時,由經解釋之主辦
                  單位再簽會業務職掌主管單位後,呈請副主官(幕僚
                  長)裁定,並視需要儘速由經解釋受文單位召集協調
                  會解決。
              六、文件於分辦時,如因各業務單位互相推諉,因而發生
                  延誤責任,其經最後裁定承辦並曾受分文單位,應負
                  該項公文之延誤責任。若最後裁定承辦而未曾受分文
                  之單位,雖不負該項公文之延誤責任,但應依限迅速
                  處理。
              七、承辦人員對開會通知應優先處理;若事涉不同單位,
                  應依會議事由所述首一事項之主管單位為主辦單位,
                  先行派員與會,事後依會議內容簽奉常次或副總長以
                  上長官核定後,再移請業管單位續辦。
    第二款、單位收文
        04020 單位收文由文卷室負責辦理,注意事項如下:
              一、各獨立單位內部應設立文卷室,指定專人擔任收發,
                  並與文書主管單位(總收文)保持密切聯繫,單位收
                  發以設置一級為限。
              二、收受文件之點收、拆封及給據,均按總收文之作業規
                  定辦理。
              三、已建置公文管理系統單位者毋須列印甲、乙、丙三表
                  之「收文登記表」,由文卷室於公文系統中作業。
              四、經點收之文件,除本款 04021條所列者外,均請依下
                  列程序辦理:
                (一)按年份依序統一編列單位文卷室收文號,並註明
                      收到年月日時分,打蓋於公文右上端空白處,並
                      依附件43送文簿格式編列單位收文號碼(例:收
                      文第 09900000001號,計11碼)及摘記來文單位
                      、字號與收件日期等,以利稽查。
                (二)登記甲、乙、丙三表之「收文登記表」。
                      收文登記表格式及登記規定如附件46。
                (三)分送:
                      1.將文件連同收文登記表(甲、乙、丙三表),
                        分送交各業務承辦人簽收。
                      2.如係新案或無法決定承辦人者,由承辦之基層
                        單位主管或副主管指明案件承辦人。
                      3.送交承辦人辦理之公文,如適值承辦人差假,
                        其業務代理人應即簽收辦理;如有拒收情事,
                        則送請收辦單位主管處理。
                      4.文件由承辦人在收文登記表(甲、乙、丙三表
                        )上簽(姓名、時間–年月日時分)收後,收
                        文登記員應即將甲、乙表收回,丙表則由承辦
                        人裝訂附於文上。
                      5.收文登記表之使用及處理如下:
                       (1)「甲表」:由文卷室抽存,按承辦單位分戶
                          及「完成處理日期」順序排列於收文登記表
                          稽催盒內,作公文稽催之用,辦畢歸檔後,
                          按文卷室收文號順序排列,代替收文登記,
                          屆滿 2年後,由文卷室鑑定銷毀之。
                       (2)「乙表」:由文卷室收文登記員,抽送承辦
                          業務基層單位主管或副主管保管,按「完成
                          處理日期」先後排列於「乙表稽催盒」內日
                          期導卡後,以作公文處理時效管制,並代替
                          基層收文登記之用。辦畢後,由各基層單位
                          主管或副主管自行保管至結案止,即予銷毀
                          。
                          收文登記表鐵箱式樣如附件47。
                          乙表稽催盒式樣如附件48。
                       (3)「丙表」:由承辦人浮貼於來文裝訂線右側
                          ,上緣與公文各行第一字平齊,作核判過程
                          中各級主官(管)查考之用,辦畢隨文歸檔
                          。
              五、單位公文管理系統具登錄、管制、稽催、查詢等功能
                  且整體環境可配合時,收文登記表得採一聯、二聯式
                  或不使用收文登記表改以系統管制。採上述措施前,
                  須將作業流程及規定呈上級文書檔案管理單位核備,
                  惟密級以上公文應獨立列印收文登記表或清冊交由承
                  辦人員簽收後,以年為單位裝訂成冊,由文卷室保管
                  5 年。惟一般收、發文登記簿應保管 2年。
              六、單位文卷室收到之文件,經點收、登錄後,如有標示
                  「重要命令」章戳之公文,應先提呈正、副主官(管
                  )核閱,再依批示分送承辦單位處理。
              七、凡承辦單位收受之文件,經其主管核閱認為非屬該單
                  位承辦者,應退回文卷室分文人員辦理改分,受改分
                  單位如有意見,文卷室應即簽明理由呈請單位副主官
                  裁定,不得再行改分(移)還,以免輾轉延誤。
              八、凡未經文卷室收文登錄之文件,承辦人應即主動送交
                  文卷室辦理收文登記手續。
              九、會辦之文件,受會單位文卷室處理時限應視同速件,
                  並依收發文程序辦理,或單位另訂處理規定,以加速
                  會辦作業。
              十、會辦之文件,承辦人應經由文卷室編列會辦管制文號
                  後,送受會單位。
  第三節、承辦處理
      04021 承辦人收到文件後,依左列程序辦理:
            一、立即於收文登記表(甲、乙、丙三表)上簽(姓名、時
                間)收後,將甲、乙表取下即時退交送文人員,丙表黏
                附文上(若承辦人差假,由職務代理人代收)。
            二、將文件登記於「工作處理簿」,俾賡續辦理發文、查考
                與歸檔事宜。
                工作處理簿格式與填寫須知詳如附件49。
            三、承辦人如收到傳真文件時,應即送文卷室編列收文號,
                並影印乙份隨同原件簽辦。
      04022 簽辦公文注意事項:
            一、依照規定簽辦,並完成下列手續:
              (一)依據「國軍檔案管理手冊」保存年限區分及業務實
                    際需要與文件內容性質,適當填註「保存年限」(
                    即本件保存○年)欄內。
              (二)依據單位所建立之「業務項目卡」將「分類號」填
                    註於公文或文稿之「檔號」橫線上方。
                    業務項目卡格式及使用說明如附件50。
              (三)文稿完成呈核(判)程序後,以「工作處理簿」送
                    文卷室簽收、繕發、歸檔。
              (四)簽稿發文後如須續辦者,承辦人應即送文卷室歸檔
                    ,並按規定手續辦理調卷。
            二、公文收辦後,如發現公文或附件內容錯誤須退回來文單
                位更正時,承辦人應註明原因行文至發文單位辦理更正
                。
            三、緊急事項請先以電話洽辦,隨即補具公文。
            四、簽稿送請核判,如需附送參考資料或檔案,且數量較多
                時,應逐項標明附件號數或資料名稱,以利查閱。
            五、公文或附件需要收文機關轉發者,應儘量附送收文者需
                要之份數(附件發送原則,應按 03047條第10項辦理)
                ,以節耗費而爭時效。來文內有明顯之錯誤字句,應電
                洽改正,或於抄送時在文旁改正,如摘敘入稿,則逕行
                改正以避免錯誤之字句。
            六、公文欲登載於電子公布欄者,承辦人須於簽辦時註明,
                相關規定依第 3章第 3節 03027條第 2項第 9款辦理。
            七、附件抽存作業規定:
              (一)承辦人對來文附件有抽存之必要者,應於來文書明
                    「附件抽存」字樣並簽名蓋章,並於簽呈說明附件
                    抽存之用途,奉核定後登錄於工作處理簿,並於附
                    件首頁註明發文單位、發文日期、字號,歸檔時應
                    登錄於附件抽存登記管制簿。文書檔案管理人員應
                    於屆期時催歸,並核對數量。
                    附件抽存登記管制簿格式如附件51。
              (二)附件抽存時間每次以 6個月為限,如需續用應重新
                    登錄於附件抽存登記管制簿。
              (三)附件屬作戰計畫、重要命令、計(規)畫或「密級
                    」(含)以上文書等,均應註記「發文日期」及「
                    機密要件」,經簽核抽存後,屆期均應歸檔;「密
                    級」(含)以上書籍隨文轉發單位或個人存管者應
                    列管造冊移交,若未隨文轉發(以配賦表通知領取
                    )者,應於領取後另案簽奉核准後得以抽存,並依
                    規定登記於附件抽存登記管制簿。
              (四)「密級」(含)以上附件應標示「機密等級」、「
                    機密屬性」、「保密期限及解密條件」,無論創稿
                    或來文,均以原核定之標示為準,嚴禁自行解密或
                    以普通件典藏參用。
              (五)附件屬磁(碟)片、錄音帶、錄影帶、照片等非文
                    字附件,應袋存歸檔。
              (六)附件若屬書籍、海報、宣傳資料及非機密之教材、
                    準則、地圖等,應於原簽簽奉核可後,於附件抽存
                    管制簿登記並註記存放地點,得不列入每半年之稽
                    催,惟檔案室仍應不定期抽檢存放地點詳查數量是
                    否符合,始得永久抽存。
            八、案件奉批示後應於 3日內(扣除假日)送交單位文卷室
                歸檔,如有延誤應先簽請權責長官核准後,知會單位文
                卷室辦理延後歸檔,並依簽准之日期歸檔。
            九、承辦人員應將已辦畢之案件進行逐頁編碼,其方式如下
                :
              (一)案件頁碼之編寫,涵蓋本文及其附件,先編本文,
                    續編附件;如為密級以上公文,密件公文封應併同
                    裝訂於附件最後 1頁,並編寫頁碼存管(密件公文
                    封正反兩面皆應編頁碼),非密件公文之抄本(件
                    )頁碼由檔案管理人員續編。
              (二)本文頁碼編寫前,應按其文件時間先後排序,早者
                    在下,晚者在上,再予編號。如本文屬簽稿併呈者
                    ,則以簽為上,稿在下之次序編寫,其所屬附件,
                    則各依其先後連續為之。
              (三)附件頁碼之編寫,除書籍型式或無法隨文裝訂者外
                    ,應併同其本文連續為之。
              (四)各案件之頁碼,應以鉛筆編寫於每頁之右下角;但
                    文件為雙面書寫或列印者,雙面均應編碼,其背面
                    頁碼於左下角為之。
            十、承辦人員應將辦畢案件中有下列非文字或無法隨文裝訂
                之資料者,予以註記處理,俾利後續點收:
              (一)案件本文及附件如屬微縮片、電子媒體、錄音帶、
                    錄影帶或其他方式儲存之媒體,應於該媒體承載物
                    如:外盒、封套等上註明文號。
              (二)案件附件如為書籍型式資料者,應直接於該資料封
                    面右上角註明文號。
            十一、奉核判之發文案件,承辦人員應於 3日內(自奉核日
                  起算)辦理發文,切勿拖延,以免耽誤時效;送文卷
                  室發文前,承辦人員應確實校對本文及附件資料,發
                  現有誤,立即訂正,經校對無誤後,應於原稿「承辦
                  人、電話」下緣加蓋承辦人職官章,並書寫年、月、
                  日、時間,以示負責。無發文之案件,亦應於奉批示
                  後 3日內辦理歸檔。
            十二、奉核辦結公文之計算,應以文卷室點收日為結案日期
                  。
            十三、監察案件以監察院發文日期起算60日內(含例假日)
                  應辦結,案情複雜無法於時限內辦結之案件,應於限
                  辦期限內將辦理情形及未能結案之原因以創稿方式先
                  行回復監察院,並申請展期,收到監察院同意展期之
                  回函後,始得至文卷室更改限辦日期。
  第四節、發文
      04023 發文區分「單位發文」及「總發文」2 層級。
      04024 各級單位對外發文,以統一登記、封發為原則。
    第一款、單位發文
        04025 單位發文之作業程序分為審查、點收、編號、繕製、核對
              、用印、封發等。
        04026 審查:
              一、文稿內容繕製有無錯誤或重複。
              二、處理手續是否完備。
              三、與規定格式是否相符。
              四、機密文稿是否標示機密要件(「機密等級」、「機密
                  屬性」、「保密期限或解密條件」)及機密等級斜線
                  章、保密警語章等。
              五、如與以上各款發生不符問題時,應具體說明,送回原
                  承辦單位修訂核定後,再行送發。
        04027 點收:
              對送發之稿件,經核對原稿,查對正文、附件與附還原案
              及其應辦手續無訛後,即於承辦人工作處理簿上簽章、點
              收及登記發文日期、字號,並退還工作處理簿。
        04028 編號(發文號):
              一、文卷室依發文先後順序按年份編列「通號」(不分處
                  、組、科)再冠以承辦單位之文電代字,登記於發文
                  簿及文稿上送繕或送印;電報逕送通信中心拍發。
              二、單位發文通號每年 1月 1日起更易 1次(例:○○○
                  ○字第0990000001計10碼)。
              國防部97年至 101年文電代字編訂作業規定如附件52。
              發文登記簿格式如附件53。
        04029 繕製及注意事項:
              一、公文之繕製,除按 03010條規定之原則辦理外,上行
                  文不得用複寫;書繕證狀得用印製、章戳或毛筆。
              二、副本之繕製與正本同,並於公文左上角與單位全銜齊
                  之上緣加蓋「副本」戳記;為電子公文無法產生「副
                  本」字樣時,應由收文單位鈐蓋「副本」戳記後分送
                  業管單位承辦。
              三、法規、業務(作業)手冊等均以印刷為原則。
              四、分繕人員收到待發之文稿如認為所註明發出之期限急
                  迫無法依限辦妥者,應向承辦單位協調改訂,並在稿
                  面註明,以明責任。
              五、凡屬極機密級以上及重要性之文稿,應指定專人負責
                  繕(製)印。
              六、分配繕製(寫)之文件,應以當日繕製完畢為原則。
              七、繕製人員對交繕之文稿,如認為不合公文格(程)式
                  或發現原稿有錯誤或可疑之處時,應先請示業務單位
                  主管或承辦人查詢改正後再行繕製。
              八、公文繕製應一律使用統一規格之公文格式及版面,不
                  得另加符號、代碼、浮水印等其他註記。
              九、繕製文件宜力求避免獨字成行成頁;遇有畸零字數或
                  單行時,宜儘可能緊湊。
              十、繕製應照原稿,認清段落、字句與標點符號,並注意
                  稿外之批註。
              十一、繕製完畢,應自行檢對,如有錯誤,應予改正,不
                    得挖補,檢對完畢,併稿送校。
              十二、任何具複(影)印功能之機具,如:影印機、傳真
                    機及電腦掃描器等(不含印製場所使用印刷類機具
                    )之使用,應依單位訂定之使用管制規定辦理;複
                    印分類保密資料時需按權責完成「先簽核後複印」
                    之程序,始可複(影)印,簽核單由複影印機保管
                    單位保管,以備查考。複(影)印機使用管制規定
                    依「國軍保密工作教則」第 4章第 7節規定辦理。
              十三、繕印人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之
                    文稿時,應列示清單並將非電子交換公文列印,送
                    請校對,並於原稿右上角加蓋發文件數統計章戳,
                    如附件78。
        04030 核對及注意事項:
              一、文卷室對待發之文件,應詳加檢查核對,並依序編列
                  發文字號及註明發文日期,避免事前給號方式以免造
                  成空號或文號與日期未按序情形;如係密件或有時間
                  性之文件應依規定標示,以提醒受文單位注意。
              二、公文繕製完畢後,核對時應注意奉核發公文格式、內
                  容、標點符號及發文數量與原稿是否相符。
              三、核對者發現奉核發之文件有錯誤時,應退回重新繕製
                  ,其以電子文件行之者,該電子檔須一併改正。
              四、核對時如發現原稿有疑義或有明顯誤漏之處,不得挖
                  補,應洽承辦人改正,並由業管正(副)主管簽章,
                  以明責任;文內之有關數字、人名地名、時間及專用
                  名詞等,應特加注意校對。另若對原稿尚有疑問者,
                  應主動查明確定。
              五、公文核對完畢,應先檢查受文單位是否相符及附件是
                  否齊全。
        04031 用印及注意事項:
              一、監印人員由文職人員、軍(士)官或經考核合格之聘
                  雇人員擔任。
              二、監印人員對已核定需蓋用印信之文件,應登載「蓋用
                  印信登記簿」;另不辦發文之文件,如需蓋用印信時
                  ,視同正式行文,應先由申請人填具「蓋用印信申請
                  表」,依業務分層權責簽奉核定後,始予蓋用印信,
                  並將申請表妥為保存,以備查考。
                  蓋用印信登記簿格式如附件54
                  總收發之蓋用印信登記簿格式如附件55
                  蓋用印信申請表格式如附件56
              三、各級設有正式幕僚組織之單位,其具有判行權人員之
                  印鑑筆跡,應建立「判行印章筆跡卡」送監印部門(
                  含譯電室、傳真台部門)備查;蓋用印信前發現判行
                  人身分不合規定、未經校對、內容錯誤或不合公文格
                  式者,退請改正後再行用印。
                  判行印章筆跡卡式樣及使用說明如附件57。
              四、蓋用印信除應特別注意印色濃淡適度均勻外,蓋用印
                  信之使用、方式暨印色等,概依本手冊第 3章第 7節
                  「蓋印與簽署」及第 5章「印信章戳」 05011條等有
                  關規定辦理。
              五、用印完畢,於校對後文稿上下緣加蓋承辦人職官章並
                  加蓋監印人名章及「已用印信」、「已電子交換」等
                  章戳送發。
              六、監印人員對行文單位同時有電子交換及非電子交換之
                  文稿,應核對其清單無誤後,方得於非電子交換公文
                  蓋用印信,並循發文程序作業。
        04032 封發及注意事項:
              一、點收待發之公文,應複查附件是否齊全有無漏蓋章戳
                  、公文與封套收受者是否相符後封固;並於公文封套
                  上方及發文地址欄標明發文單位特種信箱號碼,逐案
                  (件)登記於送文簿送發。
                  公文封套式樣規範與範例如附件58。
              二、同一受文單位之公文得併封發出,並在封套上註明文
                  號及件數。
              三、機密件、最速件或開會通知應於封套上加蓋戳記;機
                  密件應另加外封套,以重保密。
              四、單位發文在同一營區內以自行分送為原則,經總收發
                  遞送之公文一律逐案(件)登錄送發。
              五、緘封完畢,傳遞者即按送件簿或傳遞單所列點交,並
                  依郵寄文件按「寄件簿(單)」所列付郵,並取具郵
                  局回執單。
        04033 送發公文,文卷室如估計不能於當日繕製完成,得變更程
              序先行交繕、交印,俟繕印完成後,再編列發文日期及發
              文號,以免發生日期與發文號先後倒置情事。
        04034 電子交換發文傳送作業應注意事項如下:
              一、電子交換發文人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其
                  他識別方式實施身分辨識程序,並於電腦系統確認相
                  符後,始可進行發文作業。
              二、公文以電子交換行之者,核對人員除須核對內容完全
                  一致外,並應注意其橫向格式是否相符,附件是否齊
                  全。
              三、校對電子交換文稿,應於校對無誤後,列印全文為抄
                  件。公文電子交換後,應於公文原稿加蓋「已電子交
                  換」章戳,並將抄件併同原稿退件或歸檔。
              四、校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文
                  稿時,應詳加核對清單,並於校對無誤後,將非電子
                  交換公文附於文稿內,循發文程序作業。
              五、電子交換發文人員發文傳送前,應依據文稿上註明之
                  交換處理機制類別及安全管制措施項目,執行公文電
                  子交換作業。
              六、電子交換發文人員應於傳送後,確認電腦系統已發送
                  之訊息。
              七、電子交換文稿遇行文單位兼有電子交換及非電子交換
                  者,應於發送後檢視清單,並得在清單上標明「已電
                  子交換」。
              八、電子交換發文人員於傳送後,至遲應於次日在電腦系
                  統檢視發送結果,依「國防部公文電子交換作業要點
                  」第9 條規定辦理。
              九、公文以電子交換者,其發送或登載日期應配合公文上
                  之發文日期立即辦理,避免發文日期與發送或登載日
                  期產生落差。
    第二款、總發文
        04035 總發文工作,由文書主管單位或文書檔案管理人員負責辦
              理。
        04036 總發文之作業程序分審查、點收、分類、登記、裝封、傳
              遞等。
        04037 審查點收:同本節 04026、04027、04028條規定辦理。
        04038 分類:將各種送發文件,依「傳遞」、「郵寄」、「電子
              傳真」、「電子交換」區分處理之。
        04039 登記裝封:
              一、按受文單位分戶,將同一單位之文件,合併登記裝封
                  或包裹。
              二、裝封傳遞各聯參單位或各處室之公文,須登記單位送
                  件簿,由單位人員簽收攜回處理之。按受文單位分櫃
                  ,將同一單位之公文繕寫清單並校對無誤後合併裝封
                  ,交文電(交換)中心清點簽收並傳遞之。
              三、傳遞文件,繕印「傳遞清單」或登記「送件簿」。
              四、郵寄文件,加裝封套,受文者填寫特種信箱號碼(內
                  裝文件仍按現行作業規定),其受文者地址欄除金馬
                  地區外,應寫至縣轄市、鄉、鎮名、院(省)轄市則
                  寫至區名,並繕寫發文字號。
              軍事單位使用特種信箱規定事項如附件59。
        04040 傳遞及注意事項:
              一、傳遞文件應由各單位指派專人負責直接傳送。
              二、郵寄文件:
                (一)將併封後之公文依單位之不同登載於郵局掛號函
                      件執據上:將公文封套上所記載之發文字號、受
                      文單位駐地信箱(或地址)及郵局所付予之掛號
                      號碼登錄於郵局掛號函件執據上。乙式 2份, 1
                      份交郵局, 1份留底存查,且按月分日裝訂成冊
                      。
                (二)郵寄文件包括「大宗郵件」及「零星貼郵」兩種
                      方式,區分為信函、包裹、印刷品、國際航空等
                      ,又依性質區分單掛號、雙掛號、限時掛號、航
                      空掛號或平寄等方式交付郵寄。
                (三)專案郵寄文件,責由各承辦單位自行寄發。
  第五節、文卷管理
    第一款、歸檔
        04041 公文一經處理完畢,悉由文卷室收發人員直接歸檔管理:
              一、已建置公文管理系統單位,其歸檔作業由文書檔案管
                  理人員直接點收辦理歸檔作業。
              二、使用收文登記甲、乙、丙表分辦之文件,於奉准存查
                  或發文後,即用甲表送文書檔案管理人員簽收歸檔管
                  理。
              三、創稿發文者,使用原發文及蓋用印信登記簿或另立送
                  件簿,送文書檔案管理人員簽收歸檔管理。
              四、文件如移往其他單位辦理或退回總收文者,應將附文
                  丙表及檢出甲表填註原因送文卷室處理。
        04042 文書檔案管理人員對歸檔文件,應注意下列事項:
              一、對於需「續辦」之文件應優先辦理歸檔,以備承辦人
                  調卷。
              二、無收文亦無發文之簽呈、報告、參謀研究、計畫方案
                  等,經核定成案者,應於首頁簽呈、報告、參謀研究
                  、計畫方案字樣後編列發文字號後,歸檔管理。
              三、簽、稿及收文一律以原件歸檔,如使用影本歸檔除須
                  簽請單位正(副)主官核定,並應註明原簽(稿)及
                  收文留存何處或併案文號。
              四、使用「歸檔專用密封套」應注意事項:
                (一)各單位處理依限辦畢之保防偵查及機密案件歸檔
                      (含借調歸檔作業),承辦人須使用「歸檔專用
                      密封套」,於填寫密封資料時,經業務主管及單
                      位主官審查無誤簽章後,始可密封辦理歸檔。
                (二)各文卷單位於年度辦理移轉作業時,對密封案卷
                      須加強查察核對,若有必要可會同保防(政戰或
                      保密督導官)人員拆封檢查。
                (三)機密檔案歸檔時,承辦人應使用機密檔案專用封
                      套裝封並詳填各欄位資料,另於背面各封口加蓋
                      職官章送檔案管理單位辦理歸檔。
                  歸檔專用密封套式樣與範例如附件60。
              五、軍法審檢、監察等案件,得視需要採續辦處理方式辦
                  理調卷,承辦人員於結案後彙案送交文書檔案管理人
                  員辦理歸檔事宜。
              六、附件應隨案歸檔,相關作業事項如下:
                (一)若須隨文附送之個人資料(個人獎狀、執照、駕
                      照…等)或抽存至其他處所(如圖書館、隊史館
                      等場所)典藏運用者,應於文內註明並簽奉權責
                      長官核定,登錄於附件抽存登記管制簿管制,文
                      書檔案管理人員應於作業系統或目次表註記「附
                      件承辦單位抽存」以明責任。(章戳樣式請參閱
                      國軍檔案管理手冊附件20)
                (二)承辦人辦理附件抽存時,除應於附件首頁註記收
                      、發文日期及文號,另抽存之附件承辦人應登錄
                      於工作處理簿內個人保管器材、圖書資料登記表
                      內備查,離職時列入移交。
        04043 歸檔文件之點收清查規定如下:
              一、案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者,於退
                  請補正後再歸檔。
              二、歸檔文件有污損者,應由承辦人員註明簽章後再行點
                  收歸檔。
              三、文件未經簽奉核准「存查」、「存參」、「備查」或
                  「案存」者,均不得歸檔,於退請補辦後始可歸檔。
              四、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者,退請補
                  正。
              五、歸檔文件漏編收(發)文號、未填註保存年限或分類
                  號及是否需要縮影者,退請補編或補註再歸檔。
              六、案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者,退請補正。
              七、案件逾 2頁以上未蓋騎縫章者,退請補正。
              八、樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或
                  「註銷」字樣者,退請補正。
              九、案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者,退
                  請補正。
              十、密封歸檔封面填註不全或錯誤者,退請補正後再歸檔
                  。
              十一、歸檔文件經點收核對無訛,即於送件表簿或收文登
                    記表加蓋點收日期章。
              十二、已編收文號之來文(除陳情函外)需轉發時,應以
                    其影本為之,如必須將原來文列為附件轉發時,則
                    應將其影本代替來文併原案歸檔,原來文之附件處
                    理方式亦同,但如附件數量龐大且無留存價值者,
                    可以其封面或首頁影本併原案存查。
                  (一)附件除附卷者外,如係隨文附送,辦稿時用「
                        檢送」、「檢附」等字樣。
                  (二)附件如需以原件發出,且原件僅一份時,應於
                        附件欄下方空白處註明「原件隨文發出,以影
                        印本歸檔」。
                  (三)附件如需以抄本或影印本發出,擬稿時請於附
                        件欄位註明「附件為影本」等字樣。
              十三、由送發單位自行派員遞送之光(磁)碟片等電子儲
                    存媒體,收受承辦單位應將媒體以非文字附件袋裝
                    置隨文歸檔。
        04044 文書檔案管理人員對點收之歸檔文件,必須隨歸隨辦,並
              依本章 04045條有關規定辦理,以利調卷。
    第二款、文卷處理
        04045 文件之分類、立案、編目、整理、裝訂、典藏、清理、移
              轉、移交及應用等作業,悉由文卷室負責,並參照「檔案
              法」、「國軍檔案管理手冊」規定辦理。
        04046 處理調(借)卷請參照「國軍檔案管理手冊」各項規定辦
              理。
  第六節、文卷稽查
      04047 文卷稽查係指對收發文登記作業及承辦人員處理公文速度之
            稽催與文件歸檔管理等之檢查,以達迅速確實,提高行政效
            率之目的。
    第一款、公文稽催
        04048 公文稽催在確使公文能於規定時限內處理完畢,並以承辦
              業務單位正(副)主管稽催為主,文卷室及單位主官分別
              管制督促為輔。
              公文催辦單格式如附件61。
        04049 公文處理時限:
              一、公文辦理期限,除經各級長官批示,應依限辦理外,
                  餘由單位主管視公文之性質,參照下列標準斟酌決定
                  ,並由單位收發人員登記後,交承辦人員依限擬辦。
                  公文處理時限計算標準如下:
                (一)最速件: 1日(但緊急公文仍須依個案需要之時
                      限內完成)
                (二)速件:不超過 3天。
                (三)普通件:不超過 6天。
                (四)公文內定有答復或辦畢時限或法令另有規定時限
                      之案件,未逾來文所訂期限,而實際處理日超過
                      6 日者,以 6日計算;未超過 6日者,以實際處
                      理日計算,但應依前述(一)、(二)、(三)
                      規定於完成處理時限內先簽請主官(管)核閱,
                      事先瞭解處理原則及方法,有效稽催與管制。開
                      會、會勘通知單等通知性質案件時限,以所指定
                      開會、會勘日期後 3天(不含例假日),為全程
                      限辦日期,惟承辦人員應於受文後在時限內先行
                      簽擬意見(如:指派與會人員,建議意見、相關
                      會辦事項等)呈核批示,並俟會議結束,將會議
                      結果、會勘記錄及相關資料以簽呈、便簽或重要
                      工作提報單簽奉權責長官批示後併案歸檔。
                (五)收會案件時限按 03052條第 2項第 7款規定辦理
                      。
                      公文處理時限計算標準範例如附件62。
                      會辦公文時效統計表格式如附件63。
                (六)對經常性與固定性之申請、建議事項,應按其性
                      質,區分類別、項目,分別訂定處理時限。
                (七)答復案件:自收文之當日起至發文之日止(包括
                      會稿、會簽時間),所需天數應扣除例假(節)
                      日、紀念日、國(特)定假日,為實際使用天數
                      。
                (八)彙(併)辦案件:自規定彙報截止之日起算至全
                      部辦畢發文之日止,所需天數應扣除例假(節)
                      日、紀念日、國(特)定假日,為實際使用天數
                      。
                (九)創稿案件:如係交辦,以交辦之日起算;如係會
                      議決定,以會議紀錄送達之日起算;如係先簽後
                      辦,以送簽之日起算;如係直接辦稿者,以辦稿
                      之日起算。
                (十)上述(七)、(八)、(九)項公文處理時限,
                      凡逾期或展延者,均應包含逾期或展延之例假(
                      節)日、紀念日、國(特)定假日為實際使用之
                      天數。
                (十一)「專案管制案件」處理規定:凡需長時間多方
                        面研議處理之重要或複雜案件,諸如涉及政策
                        、法令或需多方面會辦、分辦,且需30天以上
                        (含)始可辦結之複雜案件者,均可列為「專
                        案管制案件」,以「案」為單位實施管制與檢
                        查。
                        1.列入「專案管制案件」,應依下列注意事項
                          辦理:
                         (1)業務承辦單位(承辦人)於原件處理時限
                            屆期前提出專案申請,並陳明專案名稱與
                            建案理由,依實際作業時程,訂定作業計
                            畫期程表,先會請所屬文書主管單位審查
                            ,經單位主官或幕僚長核准後,將影本送
                            文書主管單位編列「專案管制號」,業務
                            承辦單位定期提報執行情形至結案止。
                         (2)實施專案管制者,文書主管單位(文書官
                            )及業務主管應分別建立「專案案件期程
                            管制表」確實掌握各案時程,定期提報,
                            對逾時(超過預定期程)者,仍需依本章
                            04047 、 04048條規定實施公文稽催及申
                            辦展期。
                            專案管制案件計畫表格式如附件64。
                            專案案件期程管制表格式如附件65。
                         (3)「專案管制案件」依作業計畫期程表執行
                            各階段之案卷,應先行歸檔;經文卷室查
                            核與銷號後承辦人再依續辦程序辦理調(
                            借)卷,以明責任。惟各期程案卷應於全
                            案結束後辦理合併歸檔。
                         (4)「專案管制案件」之收、發文除依本手冊
                            04017 至 04029條相關規定、作業程序處
                            理外,並以奉核定結案日期為預定辦畢日
                            期之「全程時限」,惟應於「完成處理時
                            限」內先簽請主官(管)核閱。
                         (5)「專案管制案件」承辦人應主動協調文書
                            主管單位辦理收文登錄、稽催管制、展期
                            與歸檔等有關事宜。
                         (6)單位文卷室及承辦業務正(副)主管應將
                            全案之收文登記表甲(乙)表放置於公文
                            稽催盒日期導卡最後部分,以備繼續查催
                            ,以免延誤。
                         (7)預於30天內辦結之案件,均不得列為「專
                            案管制案件」,各級文書主管單位應嚴格
                            審查,並予詳細登記以備查核。
                         (8)「專案管制案件」已訂定作業計畫及預定
                            完成日期時間表管制,得免填寫「辦理超
                            過30天以上案件個案分析紀錄表」。
                         (9)專案管制 1次申請之處理時限,最長不得
                            超過 6個月。
                        2.各級主官或幕僚長核定「專案管制案件」權
                          責區分:
                         (1)超過30天以上, 2個月以內者,由上校級
                            以上主官或幕僚長核定。
                         (2)超過 2個月以上, 5個月以內者,由少將
                            級以上副主官或幕僚長核定。
                         (3)超過 5個月以上者, 6個月以內者,由中
                            將級主官或幕僚長核定。
                (十二)人民申請案件得按其性質,區分類別、項目,
                        分訂處理時限,予以管制。
                (十三)訴願案件應依訴願法及行政訴訟法之有關規定
                        辦理。
                (十四)凡限時公文及其他依法令規定之限期案件,應
                        依其規定時限辦理。
                (十五)監察案件依據「監察院糾正及調查案件追蹤管
                        制作業注意事項」規定辦理。
                        1.監察案件處理時限規定:
                         (1)監察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期
                            限者,依公文所訂期限辦理。
                         (2)監察院公文主旨或審查意見未敘明辦理期
                            限者,以發文日起 2個月(含例假日、國
                            定假日)為期限。
                         (3)行政院及所屬一級機關收受監察院來文後
                            ,須函請其他機關提供資料後回復監察院
                            者,應在監察院來文限辦日期內,酌訂回
                            復機關答復期限(例如行政院函請內政部
                            提供資料,可請內政部於文到 1個月內回
                            復行政院);其他機關層轉行政院及所屬
                            一級機關來函或會商相關機關意見者,視
                            同一般公文處理,惟仍應比照辦理訂定答
                            復期限(例如內政部再轉請內政部營建署
                            提供資料者,可請營建署於文到 2週內回
                            復內政部)。
              二、收文單位發現所收公文對「速別」區分不當時,得由
                  收文單位文書主管酌情刪改,並於刪改處蓋章,以明
                  責任。
        04050 各級單位應依據前條規定時限,參照本單位公文處理各個
              流程(最少應區分「收、分文」、「承辦」、「核判」、
              「繕發」 4大環節),釐訂每一過程之處理期限,並對每
              一過程實施管制。但其全程時限應由文卷室及承辦人共同
              掌握、控制與查催。
              公文處理時間流程表如附件66。
        04051 案件須經詳細審核磋商或考查繁難之前案、以及政策性、
              法制性、計畫性之重大案件,不能在規定時限內辦出者,
              承辦人得主動按規定申請展期,由各級主官(管)斟酌核
              定(會辦案件亦同):
              一、超過規定時限未逾 2倍者(普通件展期12天〔含〕以
                  內),由基層業務主管或副主管核定。
              二、超過規定時限 2倍以上未滿30天者,由中層主管或單
                  位副主官核定。
              三、公文辦理時間超過30天以上仍需展期者,應簽報單位
                  正、副主官或正副幕僚長核准,並於辦畢後填寫30天
                  以上個案分析表,呈各單位主官核判後始得辦理歸檔
                  。
              四、來文定有答復期限,因故不能按期辦出而須展期者,
                  應先行協調通知來文單位。
              五、展期之申請,除因文書勤務作業須展期者由文卷室辦
                  理外,餘均由業務承辦人主動配合辦理。
              六、如99年11月 1日(星期一)收一般件公文,應於限辦
                  日期11月 9日(不含例假日)辦畢歸檔。如需辦理展
                  期,第 1次展期為 6至12天(不含例假日),應於11
                  月25日(展期12天)辦畢歸檔。如迄12月13日仍未辦
                  畢歸檔(公文辦理超過30日),應於辦結完畢 3天內
                  填寫30天以上個案分析表,會稽催官並呈核單位主官
                  核判後,始得歸檔。公文處理時間範例如附件66-1
              七、處理期間適逢連續假日較長者,為避免實際工作日數
                  過短,造成執行上困難,得於公告處理時限時,以附
                  註方式明訂:「處理期間遇連續 3日以上之國定假日
                  或其他休息日時,其期間延長若干日數」(請視實際
                  需要明訂延長之日數)。
        04052 稽催權責及要領:
              一、各類公文未於原規定之處理時限內辦結者,即屬逾期
                  案件,逾期案件經辦理展期後,如公文實際有積壓事
                  實者,仍應負積壓責任。另已建置公文檔案管理系統
                  之單位,稽催作業由系統產製單位稽催單實施稽催。
              二、承辦人應依據附文之丙表及「工作處理簿」自我檢查
                  ,如限辦出;因故不能辦出者,應主動申請展期,並
                  通知文卷室(展期手續請參閱本手冊附件46收文登記
                  表登記規定)。
              三、基層主管應利用文卷室分送之乙表實施查催:
                (一)將乙表分成「已辦」、「待辦」 2部分,置於「
                      稽催盒」內,待辦部分按「完成處理日期」放置
                      導片之後,以便逐日檢查催辦。
                      導片式樣如附件67。
                (二)每天必須檢查待辦之乙表 1次,考查各承辦人辦
                      理情形,並督促其迅速辦畢。
                (三)檢查會辦文件是否按期退回,逾期未退回者,應
                      督促迅速辦理。
                (四)因故不能如限辦出之文件,應衡量實際情況,核
                      予展期。
                (五)承辦人差假或受訓期間,其經辦未結及新收之公
                      文,應指定業務代理人處理。
                (六)單位具有公文管理系統者,應以系統稽催為主。
              四、單位文卷室執行稽催應行注意事項:
                (一)文書稽催人員依據甲表,對逾限未辦畢或申請展
                      延之公文彙整後,每週定期製發稽催單送請各幕
                      僚正(副)主管實施查考及催辦;經各單位查證
                      後再彙呈單位主官核閱,另對稽催超過 2次以上
                      仍未處理者,應簽處承辦人及業務副主管。
                (二)按月統計公文時效統計表,呈送單位主官核閱;
                      並另填 1份送文書主管單位(人員)備查。
                      公文時效統計表格式及填表說明如附件68。
                (三)對辦理時間超過原辦理時限30天以上一般案件,
                      除應持續稽催管制外,承辦人須填寫個案分析紀
                      錄,適時簽報主官核處後,並限期結案。
                      超過辦理時間30天(含)以上案件個案分析表如
                      附件69。
              五、單位主官應經常派員對所屬單位之公文處理效率實施
                  檢查(普查或抽查),公布績效及改進缺失,以求公
                  文處理時效之提高。
              六、專案管制案件及未結案之重要或複雜案件(諸如:涉
                  及政策、法令或須多方會辦、分辦者),或須長時間
                  或多方面研議始能定案者仍應將甲、乙表放置於日期
                  導片最後部分,以備業務正、副主管繼續查催。
    第二款、文卷檢查
        04053 文卷檢查在使文件辦畢後均能歸檔,並迅速完成分類、編
              案、編目處理,使文卷保持完整。
        04054 文卷檢查權責及作業程序如下:
              一、文卷室文書檔案管理人員,應將發文原稿及存查文件
                  處理銷號後,迅速移送卷管員辦理歸檔。
              二、文卷室文書檔案管理人員,對歸檔之文件,應依本章
                  第 5節第 2款 04045之規定迅速完成分類、立案、編
                  目等作業,按規定典藏,每月10日並應向文書管理人
                  員查詢收、發文起止號碼,校對「收發文號檔號縮影
                  號對照表」,清查所有收、發文是否均已歸檔,其已
                  移(退)文者,亦應予明確註明,未歸檔者則應予限
                  期催歸。
              三、單位文書主管應經常考查單位卷管作業情況,確實督
                  導依規定辦理。
              四、單位主官(管)應經常督促文卷之集中管理,對文卷
                  室歸檔及管理作業情形,定期實施檢查(普查或抽查
                  ),其有應歸未歸文件,確實督促催歸。
        04055 文卷檢查要領如下:
              一、按「文卷管理作業檢查紀錄表」所列,考核文件歸檔
                  率及管理作業情形,評定成績,呈報主官核閱,及分
                  送文書主管單位備查。
                  文卷管理作業檢查紀錄表格式如附件70。
              二、對應歸未歸之文件,應記錄收、發文號碼,查出承辦
                  人員,督促文書檔案管理人員確實催歸,無故拒不歸
                  檔者,應簽報主官核處。
  第七節、部隊文書處理
      04056 陸軍旅級(不含)、海軍艦艇、空軍大隊級(均含)以下單
            位,其公文處理除前述共同性事項外,依本節規定辦理。
      04057 部隊公文應由文書作業人員統收、統發,並登記於「部隊收
            發文登記管制簿」,以便登錄、簽收、稽查、管制等。
            部隊收發文登記管制簿格式如附件71。
      04058 部隊公文處理應力求迅速,文書作業人員除應依照本章第 6
            節 04049條所定公文處理時限,將預定完成簽稿時限或全程
            日期填註於「部隊收發文登記管制簿」外,並應於公文左下
            角明顯處加註「本件應於00年00月00日辦畢」字樣,送交承
            辦人員簽收,以利時效管制,防患延誤情事。
      04059 文書作業人員對所收文件,於「部隊收發文登記管制簿」登
            記編號後,應先呈單位主官(或副主官)檢視,再送交承辦
            人簽收。承辦人員收辦公文後,應將來文單位、日期、文號
            及全案處理情形,詳細登記於「工作處理簿」,以便查考與
            業務移交(或代理)。
      04060 發文如依據來文辦理時,以所編收文號冠以文電代字,並將
            受文單位等填註於「部隊收發文登記管制簿」,對跨年辦畢
            之公文,重新冠以新文電代字及編號,結案時採後案併前案
            方式歸檔;無來文者於「部隊收、發文登記管制簿」依收、
            發文之順序編發文字號;如根據數件來文彙稿發文者,則以
            第一件來文原編收文號為發文號,餘件均註明「彙某某號辦
            理」。
      04061 凡繕發後之文稿及奉准存查文件,由文書作業人員登載於「
            部隊收發文登記管制簿」後,交由承辦人員參考「國軍檔案
            管理手冊」有關規定。辦理文稿應統一保管於公文箱(櫃)
            內(公文箱規格型式依單位任務特性,自行規定)。
      04062 部隊公文存毀原則如下:
            一、法令、準則、財產契約及電腦磁(光)碟片等案件,保
                存至廢止失效為止,其要領如下:
              (一)法令、準則或手冊或磁(光)碟片,應妥為整理保
                    管,並建立目錄,俾便備查。
              (二)有關法令、準則或手冊、修訂之公文,應就有關原
                    令加以修正及註記(文號)後,奉頒修正之公文即
                    可按規定銷毀。
              (三)對新頒或廢舊之法令、準則及手冊,則應留新去舊
                    ,以免增加負荷。
            二、凡有行政參考價值之案件,可視實際需要保存 1或 3年
                。如經鑑定有繼續參考價值者,得不受此限。
            三、凡無參考價值之一般例行案件,辦畢後依保存年限及規
                定手續辦理銷毀。
            四、文件保存年限,由承辦人參考「國軍檔案管理手冊」第
                7 章「檔案保存年限區分」相關規定辦理。
            五、對機密公文之儲存及銷毀作業,參考「國軍保密工作教
                則」辦理。
      04063 清理銷毀:已屆保存年限之文件或部隊公文,應每季由承辦
            人員清理一次,簽報政戰主官或保密督導官複核鑑定、派員
            監毀,並將銷毀日期註記於「部隊收發文登記管制簿」、工
            作處理簿之「備考(銷毀)」欄,並由政戰主官或保密督導
            官蓋章證明。
      04064 移交:承辦人員離職前,應將「工作處理簿」會同文書作業
            人員依據「部隊收發文登記管制簿」所載文件名稱、數量核
            對無誤簽證後,再按「工作處理簿」逐件點交接辦人員,並
            由主官或副主官監交。
      04065 移轉:
            一、部隊擔負作戰任務或參加演訓時,依任務狀況攜帶與作
                戰有關之文卷,其他文件應造冊、裝封寄存上一級單位
                或指定之留守單位,俟作戰任務解除時,再取回保管。
            二、單位併編時,其保存之文件,應隨業務移交指定之單位
                接收,單位裁撤時,應造具文件移交清冊(參閱國軍檔
                案管理手冊有關規定)連同文件及「部隊收發文登記管
                制簿」,送接收單位接管。
            三、機密文書清冊得參考「國軍保密工作教則」相關規定。
      04066 文卷稽催:
            一、單位正副主官(管)應不定期檢查所屬承辦參謀「工作
                處理簿」及核對單位「部隊收發文登記管制簿」,以提
                昇文書處理效率。
            二、文書作業人員應逐日檢查「部隊收發文登記管制簿」;
                對已逾規定處理期限仍未辦妥者,立即向承辦人員催辦
                ,並報告主官或副主官指定展辦日期後,填入「部隊收
                發文登記管制簿」之「展辦日期」欄內,以憑繼續查催
                。
  第八節、機密文書處理
      04067 機密文書之處理:
            一、悉按本節規定實施,本節未規定者,依「國家機密保護
                法」、「軍事機密與國防秘密種類範圍等級劃分準則」
                、「國軍保密工作教則」、「通資業務手冊」、「國軍
                檔案管理手冊」及其他有關規定辦理。
            二、處理密級以上公文核定密等時,應將相關引用依據及解
                密條件於簽呈說明段最後一條註明並於擬辦段最後一條
                載明該文件所賦予之密等、屬性及解密條件(期限)供
                長官核判。例如:
              (一)說明欄最後一條:
                    本件屬台澎防衛作戰計畫之一部,外洩之後將使國
                    家安全或利益遭受重大損害,依「國家機密保護法
                    」第 4條第 2項規定及「國家機密保護法施行細則
                    」第 2條第 1項、第 7條第 2款,建議核予「極機
                    密」級之「國家機密」,保密至民國○○年○○月
                    ○○日,解除密等。
              (二)擬辦段最後一條:
                    奉核後,本件屬極機密之國家機密,保密至 115年
                    9 月 7日解除密等。
      04068 機密屬性之區分:
            依「國軍保密工作教則」 01012點機密資訊之屬性區分為「
            國家機密」、「軍事機密」、「國防秘密」、「國家機密亦
            屬軍事機密」、「國家機密亦屬國防秘密」及「一般公務機
            密」等 6種。
    第一款、機密等級區分
        04069 概說:
              一、區分機密等級必須以國家(軍事作戰、國防或執行公
                  務)或國防安全及利益為著眼,並研析此一機密資訊
                  洩漏後可能造成之損害,而分別賦予「絕對機密」、
                  「極機密」、「機密」、「密」(即「一般公務機密
                  」)其中任何一種之等級。
              二、自軍事單位以外之機構或外國政府所獲得之機