法規名稱: 監察院檔案管理要點
時間: 中華民國108年12月23日
立法沿革: 中華民國108年12月23日監察院院台秘檔字第1080931369號函修正發布第7 點、第9點、第11點、第17點、第22點、第32點、第35點、第36點
法規體系: / 監察 / 院務

歷史沿革

1. 中華民國85年12月23日監察院(85)處臺研字第1950號函訂定發布
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2. 中華民國87年4月24日監察院(87)院臺秘檔字第870900351號函修正發布全 文34點
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3. 中華民國90年4月24日監察院(90)院臺秘檔字第900901211號函修正發布第 4點、第7點、第8點、第26點
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4. 中華民國99年 2月26日監察院(99)秘臺秘檔字第0990900207號函修正第30 點附表
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5. 中華民國99年12月31日監察院秘書長(99)秘臺秘檔字第0990901434號函修 正發布第1點至第4點、第6點、第13點、第14點、第30點、第 32點、第 33點;刪除第34點;並自100年1月1日起生效
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6. 中華民國106年11月22日監察院台秘檔字第1060931490號函修正發布第2點 、第3點、第5點至第7點、第9點、第13點、第17點、第22點、第26點、第 32點及第30點之附表,並自107年1月1日生效
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7. 中華民國107年6月28日監察院院台秘檔字第1070930757號函修正發布全文 37點
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8. 中華民國108年12月23日監察院院台秘檔字第1080931369號函修正發布第7 點、第9點、第11點、第17點、第22點、第32點、第35點、第36點

法規異動

修正

七、機密案件歸檔時,承辦人員應以本院機密檔案專用封套密封,並於封
    套上註明承辦單位、日期、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁
    數、件數、附件數、保存年限、機密等級、解密條件或保密期限,在
    封口簽章。

九、檔案管理單位點收文件後,應依下列方法整理:
    (一)同一案卷檔案,原則依目次號順序,由小至大排列裝訂。
    (二)同一案卷,如厚度超過三公分以上者,得分成數卷。
    (三)整理檔案,應依公文用紙尺度為標準,過長過寬之文件,應予
          摺疊,過小而無法裝訂者,應黏貼於與公文大小相同之紙張上
          ,如附件過大或過厚,不便合併裝訂者,另行存置。
    (四)案卷另行存置之附件,應於附件適當位置標示檔號,並於原卷
          上加蓋「附件另存」戳記。
    (五)附件為照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體,應另
          備媒體保存袋。
    (六)整理檔案時,如發現文件皺摺,應即理平,如有破損或字跡模
          糊缺少者,應會同原承辦單位或人員查考補填之。

十一、歸檔文件文(編)號及檔號應逐件輸入電腦,建立總歸檔資料,永
      久保存。

十七、檔案應依下列原則置入容具及排架:
      (一)檔案經登入分類目錄及目次表後,均應納入檔案夾,卷脊標
            明檔號及保存年限。
      (二)每一檔案夾以存放同一分類號之案卷為原則。
      (三)檔案應依檔號大小之順序,小者在左,大者在右,由左至右
            ,由上至下排列。

二十二、本院委員因批辦人民書狀或經核派調查案件,認有必要,承辦單
        位或協查人員應依前點第一項規定之程序借調檔案。
        前項情形,本院委員亦得填寫調案單,敘明與執行業務有關事由
        ,逕送檔案管理單位送會承辦單位處理。承辦單位如無正當理由
        ,不得拒絕委員借調檔案。

三十二、本院委員與職員離職時,人事單位應知會檔案管理單位。
        本院委員與職員辦理離職手續時,應將離職單送檔案管理單位簽
        章,並依下列原則辦理:
        (一)承辦案件應全部完成歸檔程序。
        (二)借調機關內部之檔案應全部歸還,不得轉借。
        (三)承辦他機關向本院借調或依法調用之檔案,其未歸還時,
              應依相關規定列為職務移交事項。

三十五、承辦單位對其檔案保存年限如有變更,應簽報權責長官核准後,
        通知檔案管理單位依機關檔案保存年限及銷毀辦法規定辦理。

三十六、已屆滿保存年限之檔案,由檔案管理單位繕造檔案銷毀目錄,送
        承辦單位表示意見,各單位認有延長保存年限之必要者,應簽註
        延長年限及理由。
        辦理銷毀檔案前,應將檔案銷毀目錄併同銷毀計畫,送交檔案中
        央主管機關審核。如有辦理檔案鑑定者,應併附檔案鑑定報告。
        前項經檔案中央主管機關核復同意後,應就核復意見再行檢視,
        以辦理後續事宜,並簽報權責長官核准,會同有關單位派員監毀
        。