法規名稱: 監察院公文管理要點
時間: 中華民國099年12月31日
立法沿革: 中華民國99年12月31日監察院秘書長(99)秘臺秘文字第0990901438號函修 正發布第2點、第3點、第7點、第9點;刪除第13點;並自 100年1月1日 起生效
法規體系: / 監察 / 院務

法規異動

修正

二、本要點所稱公文,含一般公文及人民書狀,其處理原則如下:
  (一)一般公文之處理,除依本要點所規定外,並參照行政院訂定「文
        書處理手冊」之規定。
  (二)公文以電子文件行之者,其交換機制、電子認證及中文碼傳送原
        則等,依機關公文電子交換作業辦法及「文書及檔案管理電腦化
        作業規範」辦理。
  (三)公文採線上簽核者,必須在安全之網路作業環境下,採用電子認
        證、權限控管或其他安全管制措施,並確保電子簽章不可否認性
        下,進行線上傳遞、簽核工作。
  (四)人民書狀之處理,除依「監察院收受人民書狀及處理辦法」及「
        監察院業務管制考核實施要點」等規定外,悉照本要點之規定。

三、總收文程序,依下列規定辦理:
  (一)總收文人員收到文件拆封後,如為機密件,應於登錄後,送由機
        關首長指定之機密件處理人員或收件人收拆;如為普通文件,應
        即點驗來文及附件名稱、數量是否相符,如有錯誤或短缺,應以
        電話或書面向原發文機關查詢,公文經確認無誤後,貼條碼及分
        文。
  (二)電子交換收文人員應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、確
        認發文單位,及檢查附件與文件是否疏漏或被竄改。
  (三)電子來文作業,由文書管理單位線上取號,並分文各該單位,如
        屬過於複雜案件或附件超過10頁以上,承辦人員得視需要自行列
        印電子來文紙本,採紙本簽核。
  (四)將公文之總收文號碼、收文日期及時間、來文機關(者)、來文
        日期、來文字號、主旨、類別、文別、速別、密等及承辦單位等
        資料,輸入電腦;但人民書狀得僅輸入總收文號碼、來文者、收
        文日期及時間等資料。
  (五)總收文人員對於急件及重要文件,應隨收隨送承辦單位;普通文
        件,每隔二小時彙送一次,每日下班前一小時收到之文件,應於
        當日完成總收文作業,分送承辦單位。
  (六)列印送件清單,連同公文,逕送各承辦單位點收。
  (七)受文者如為各單位或個人者,應逕送相關單位或人員處理或放置
        於單位信箱。

七、總發文程序,依下列規定辦理:
  (一)公文均以總收文號碼或承辦人員指定之總收文號碼為發文號碼。
  (二)公文用印時,應核對發文日期及發文字號。
  (三)總發文人員收到送發之公文,應先行點收,再行裝封及繕寫信封
        ,並列印送件清單,逕送受文機關。
  (四)總發文人員應依公文速別,儘速完成發文作業,其完成發文程序
        之公文,應每日列印發文清單。
  (五)公文發出後,除經註明退回承辦人員者外,應於一週內列印歸檔
        清單,送檔案管理單位簽收。
  (六)機關紙本來文經掃描採線上簽核,在簽核過程中,線上簽核與紙
        本簽核得互相轉換,惟需退回原承辦人員重新辦理。

九、承辦單位稽催公文,依下列規定辦理:
  (一)公文處理時限計算標準,依行政院所訂定「文書處理手冊」第七
        十八點及第七十九點規定辦理。
  (二)總收文人員每週應列印總收文逾時分送清單,送單位主管人員核
        閱。總發文人員每週應列印逾期歸檔清單,送單位主管人員核閱
        。
  (三)各單位登記桌,應於每日上班後,列印待辦公文清單,送單位主
        管人員核閱。每週列印逾期待辦清單,報由單位主管人員催辦。
  (四)送會公文單位之登記桌,應隨時查詢送會公文之流向,並注意逾
        期之稽催。
  (五)各單位接獲逾期公文催辦通知時,應迅速查明辦理,承辦人員並
        應立即於通知單內,填明處理情形,並層經科長及單位主管人員
        簽章後,送還研考單位。
  (六)未辦結之公文,經二次稽催,如無正當理由仍未辦結者,得由各
        單位主管人員簽請議處承辦人員。