四、本處設採購審查小組(以下簡稱本小組):
(一)組織架構:本小組置委員八人,召集人由處長指定之專門委員
一人擔任;副召集人由總務組組長或其職務代理人擔任,襄助
召集人處理本小組事務;其餘委員由採購監辦單位以外之一級
單位主管擔任。
(二)幕僚作業:由本處總務組人員擔任執行幹事,負責審查採購案
之彙集、通知、準備及審議紀錄之製作等工作。執行幹事將業
務單位送審之採購案彙集後,陳報召集人訂定開會時間及地點
,並以電子郵件通知本小組委員開會。
(三)會議事宜:
1.本小組由召集人擔任主席,會議應有半數以上委員出席,始
得進行,且出席委員均具有否決權。委員以親自出席為原則
,召集人因故未能出席時,由職務代理人、專門委員或副召
集人代理;其他委員因職務出缺、請假或奉派參加其他公務
行程無法出席,由其職務代理人代理之,並應於會前告知總
務組。
2.本小組必要時得請相關人員列席說明,及邀請對於採購案具
相當經驗(或專業)之人員列席指導。會議進行討論時,主
席得令本小組委員及工作人員以外之人員退席。與會人員對
會議內容應保守秘密。
(四)任務及作業程序:
1.底價建議案:
(1)預算金額或單次契約變更新增項目之金額達政府採購法公
告金額以上訂有底價之採購案,預算完成程序並經核定辦
理招標,或契約變更案經核定辦理議價程序後,由總務組
於底價表內填列標的名稱及預算金額,簽會業務單位填列
預估金額(應檢附分析資料),陳處長召開會議。
(2)本小組依業務單位所提之預估金額(含分析資料)及其列
席說明,進行討論。出席委員倘對業務單位所提資料或說
明有異議,應列入紀錄,全案退回重新檢討,底價表循公
文程序重新陳核;如無異議,依會議結論於底價表內填具
建議金額,加蓋章戳及密封,續陳底價核定人核定底價。
2.標價偏低案:
(1)最低標廠商之總標價或部分標價偏低,顯不合理,有降低
品質、不能誠信履約之虞或其他特殊情形,經保留決標並
限期通知廠商提出說明或擔保,總務組彙整廠商標價及說
明資料,併開標紀錄表,簽會業務單位提出標價偏低審查
表後,陳處長召開會議討論。
(2)本小組依廠商標價、廠商說明資料及業務單位列席說明意
見進行討論、提出建議。討論結果製成紀錄陳處長參核,
據以辦理後續作業。
3.依需求協助審查本處採購案各相關事項。
(五)迴避規定:本小組委員、列席人員及工作人員利益迴避相關規
範,依機關採購工作及審查小組設置及作業辦法第七條規定辦
理。
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