四、使用印鑑系統有下列疑慮時，得利用聯繫單（如附件一），請本市戶
    政事務所查明：
    （一）印模不清：印鑑系統檔存之印模如有模糊不清致無法比對、自
          動驗印效果不佳或比對結果有疑慮時。
    （二）若發現戶役政資訊系統及印鑑系統之印鑑登記日期不一致者（
          為空白或不一致者）。

五、作業程序：
    （一）申請使用者通行碼：
          因業務需要使用印鑑系統者，應依程序申請使用通行碼（含帳
          號及密碼）。
    （二）使用人應親自使用通行碼查詢、取得資料：
          1.非經配用通行碼之人員，不得擅自利用他人之通行碼查詢、
            取得資料。通行碼使用人，僅得為公務之需要查詢、取得資
            料，不得為公務以外之利用。查詢、取得資料及相關使用規
            範，應符合個人資料保護法之規定。
          2.經核准查詢之單位應設立專人管理之查詢印鑑資料登記簿（
            如附件二）：由承辦人員查詢時將文號或案號及被查詢人國
            民身分證統一編號詳實登錄於登記簿上，該登記簿一律陳送
            單位主管或其授權人核閱後備查。

七、稽核管理：
    （一）稽核小組：
          1.外部稽核：由本局土地登記科、資訊室及政風室派員組成。
          2.內部稽核：由本局使用單位及所隊自行派員組成。
    （二）稽核頻率：
          1.外部稽核：本局查核所屬所隊，依臺北市數位印鑑比對系統
            介接地政機關使用稽核規定，為每季一次。
          2.內部稽核：本局各使用單位及所隊所自我稽查，比照戶役政
            查詢系統查核頻率，為每月一次，抽查數量為每月比對總數
            之百分之一；每月比對總數未達一百件者，抽查數量至少一
            件。
    （三）各使用單位配用通行碼工作管理者之主管，應會同業務主管單
          位依各項比率抽查使用情形，並作成稽核紀錄，保留備查。如
          有異常者，應會同政風單位查明後簽報處理。
    （四）稽核紀錄表格式、稽核項目依附件三處理。

八、介接查詢作業安全規定
    （一）每季進行安全弱點檢測作業（包含作業系統及應用系統），並
          依弱點掃描結果進行弱點修補，以及安裝防毒軟體連線至防毒
          軟體主機更新。
    （二）訂定使用者帳號清冊，清冊內容應包含機關名稱、使用者姓名
          、生效日期及註銷日期，並每季進行系統帳號權限審查。（如
          附件四）
    （三）使用者有職務調動、離職或退休之情形，應有廢止或註銷帳號
          之作業程序，並應即調整權限或註銷帳號（如附件五）。
    （四）內部稽核資料書面至少保留3年，以備提供民政局查核。