捌、資訊檔案管理

五十四、各機關電腦檔案資料有下列情形之一者，應保守秘密，非依法令
        規定，不得提供其他機關或個人查詢應用：
      （一）有關國家安全、外交上之機密或其他國家重大利益事項。
      （二）有關犯罪預防或刑事偵查事項。
      （三）有關犯罪矯治、更生保護或其他相關事項。
      （四）有關入出境審查事項。
      （五）有關稅捐稽徵事項。
      （六）有關人事、薪給或其他相關事項。
      （七）有關衛生、福利或其他相關事項。
      （八）其他依法令應予保密事項。

五十五、資訊檔案中之資料、其更新、更正或註銷，均應經業務單位主管
        核准，並將更新、更正、註銷內容、作業人員及時間等詳實記錄
        。

五十六、重要或機密性資料應自行錄製建檔。但情形特殊無法自行處理者
        ，須經業務單位主管核准後，始得委託其他機關或電腦廠商處理
        ，並應派員監督之。

五十七、各項資料之輸出入均應使用識別碼、通行碼，並由電腦系統自動
        登錄，以利追蹤查考。

五十八、正式作業產生之資料，如發現有錯誤或異常情形，應立即查明更
        正，由業務機關會同資訊中心追查原因，並簽報備查。

五十九、非必須經常使用之檔案（每年使用次數在四次以下者）處理完成
        後，應備援於磁性媒體上，以免佔用硬體空間。

六十、終端操作人員應於每月月底自行清理本身目錄內檔案。

六十一、硬碟中的所有檔案資訊中心應於每星期做一次完整之備份，以交
        替備援方式，保留最新兩版以上，且分開存放，並應每週做數次
        部份備份。各應用系統檔案，得由各業務機關視其更新週期申請
        備援。

六十二、機密性檔案及輸出報表之管理，與非機密檔案資料隔離，指定專
        人分級保管，保管人員離職時，應逐項點交接管理人員，並列冊
        報備。

六十三、工作檔案不宜保留過久，以使磁碟能充分利用。系統管理人員應
        每星期清理檔案。業務機關認有保留必要者，應申請備援。保管
        中的檔案應放於磁性媒體儲存櫃中。

六十四、磁片、磁帶應直立放置，不可置地上，且不得加壓於磁片或磁帶
        上。媒體存放處應注意溫、濕度控制，及磁場效應。

六十五、磁碟、磁帶檔案之拷貝或提供外機關使用之電腦資料，均應先行
        簽准市長核可，並經資訊中心查證後，方可攜出。

六十六、各作業系統應於安裝完成後，複製一套儲存備用，其中重要檔案
        於作業完成後，再行複製一套依限妥為保管。

六十七、備援媒體之儲存場所，應有專用之防火設備隔離儲存，平時注意
        內部安全，維持內部整潔及濕度控制外，並嚴禁吸煙及使用電熱
        器。

六十八、保存年限一年以上之備援磁性檔案，每半年至少應轉錄至另一媒
        體一次，以確保資料之可用性。