玖、文書簡化
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一百零七、減少文書數量應注意事項如下:
(一)各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項,除法令規定及
性質重要者外,不必報備。
(二)無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件,應逕予
存查。
(三)無機密性之通案,應於電子公布欄公布,並得登載於公報
、公告或其他公務性刊物,以代替行文,下級機關應即照
辦,毋庸逐級函轉。
(四)同一機關之內部各單位,必須以書面洽辦公務者,應以書
函或便箋行之,或將原文影印分送會簽,並儘量利用電子
方式處理。
(五)各機關自其他機關電子公布欄所擷取之資訊,可直接利用
機關內部網路轉登或辦理,無須另外行文。
(六)接到之副本,如僅為通知性質,不須辦理,亦無其他意見
者,不必行文答復,以擬辦陳核後結案存查。
(七)內容簡單毋須書面行文者,可用電話接洽。
(八)機關團體首長到任就職,地址、電話變動、年度發文代字
號,或其他一般性通報週知事項,應登載電子公布欄。
(九)上級交下級核議之文件,如在同一地區,可將原件發交下
級機關,下級機關即於原件上簽註意見送還。不在同一地
區者,可用交辦(議)案件通知單為之。
(十)凡造送各種報表,除必須備文附送者外,一律由主辦單位
逕行送發。
(十一)屬機關內部通報性質之公文,得利用機關內部網路,以
登載或以電子郵遞方式告知;其採電子郵遞方式者,須
確認相關收受人員必能獲知該項訊息。
(十二)上級機關公報或通訊刊載之文件,下級機關應即照辦,
毋庸逐級函轉。如須行文催辦,祇錄該案所登公報或通
訊之期數、頁數、發文日期、字號及主旨,以便檢查。
(十三)設有廣播電臺之機關,得視公文內容可以利用廣播播送
者,予以播送。受文機關應指定人員予以記錄,作為正
式公文處理。
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一百零八、文書處理採用簡便或定型化方式應注意事項如下:
(一)已行文之事項,逾期未復,須催辦、催繳、催復、催報、
催發、催查者,用催辦案件通知單。
(二)不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文,可逕以移文單
移送主管機關,不必退還。
(三)不同機關之來文,案由相同其答復同者,應併辦一稿,分
知各來文機關。
(四)凡發往甲機關之文稿已經發出,又須以同樣文稿發往乙機
關時,應將原案調出,加簽說明,擬照發乙機關,經陳奉
核可後,即送請文書單位繕發,不必重行辦稿。
(五)召集會議宜用開會通知單或以電話通知。
(六)借支、請假、出差、請購等例行事項,得用表格填報,或
利用機關內部網路,不另用簽。
(七)人事任免等例行案件,宜用定型稿。
(八)各機關交辦文件,宜指示原則,附式舉例說明;審核下級
機關陳送報表或附件時,除重大錯誤發還更正外,應即就
原案改正並告知,以免公文往返。
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一百零九、簡化文書手續應注意事項如下:
(一)外收發與內收發非屬必要,應合併辦理。
(二)定期報表、私誼交際文電及其他不涉及公務之文件,均不
必辦理收發文登錄,可另用送件簿(單)遞送。
(三)編號登錄之簡化:
1.除總收發應摘由登錄外,其他歷程中只記文號,不必錄
由,並可經機關內部網路,傳送有關單位。
2.公文書應一文一號,總收發文所編號碼,應在本機關內
統一應用。
3.各機關應視實際情形,採用收發文同號或收發文檔案同
號,使文號更趨簡化。
4.收發文編號使用之代字,應以適用為度,勿疊床架屋,
徒增累贅。
5.電報發文應以四位阿拉伯數字代表月日(如 6月16日為
0618)。
(四)文稿核會之簡化:
1.上一層級已於擬辦時核可者,其文稿內容如無變更,應
由次一層級代判,不必再送上級判行,較急要者,得先
行判發再補陳核閱。
2.急要文書,高級主管人員應儘量自行辦稿,以節省核轉
之時間及手續。
3.一人兼任本機關內數項職務者,其核稿以一次為限。
4.彙存或彙辦之案件,可由承辦人員就首次來件於適當之
空白處簽明必須彙存或彙辦之理由,陳送核批以後,續
收之同案件,即逕由承辦人員註明彙存或彙辦,不必逐
件擬辦陳核。
5.利用業務會報商討涉及兩個單位以上之案件,經作成決
定後再辦,以減少公文簽會手續。
6.會商或會稿儘量以電話或當面行之。
7.案件如屬本單位主辦,但有會知其他單位之必要者,應
於辦稿後送會,或如係其他機關則以副本抄送。其須事
先徵求其他機關或單位意見,以為辦稿之依據者,應先
送會。
8.會議紀錄及交代案等類似案件,其內容廣泛,須送會三
個以上單位者,得影印若干份,同時分送各有關單位,
以免依次會簽,稽延時日。
9.特急文件需會辦者,應逕行面洽,儘量避免登錄遞送承
轉等手續。
(五)行文之簡化:
1.緊急公文得不依層級之限制,越級行文。
2.各機關內部單位接洽其職掌範圍內之事項或依分層負責
之事項,對其他機關或其他機關之內部單位,得直接行
文,不必由機關對機關行文。
3.文書處理採線上簽核方式者,相關之作業程序得予簡化
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一百一十、文書有分行之必要者儘量利用副本,避免重複辦稿。使用副本
應注意事項如下:
(一)受理之案件,主體機關或通案分行之機關用正本,其餘有關
聯或預計將有同樣詢問之機關用副本。
(二)收到其他機關來文,一時未能函復,須向其他機關查詢者,
可將查詢行文之副本抄送來文機關。
(三)副本除知會外,尚須收受副本機關處理者,得於文內加敘請
就某一事項予以處理之字樣。
(四)因緊急情況越級行文時,得以副本抄送其直屬上級或下級機
關。
(五)附件以正本為限,如需附送副本收受機關或單位,應在「副
本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○
附件」。
(六)已抄送副本之機關單位,如其後續來文,內容已在前送副本
中列明者,不必答復。
〔立法理由〕
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