玖、文書簡化

一百零七、減少文書數量應注意事項如下：
        （一）各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及
              性質重要者外，不必報備。
        （二）無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予
              存查。
        （三）無機密性之通案，應於電子公布欄公布，並得登載於公報
              、公告或其他公務性刊物，以代替行文，下級機關應即照
              辦，毋庸逐級函轉。
        （四）同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務者，應以書
              函或便箋行之，或將原文影印分送會簽，並儘量利用電子
              方式處理。
        （五）各機關自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可直接利用
              機關內部網路轉登或辦理，無須另外行文。
        （六）接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見
              者，不必行文答復，以擬辦陳核後結案存查。
        （七）內容簡單毋須書面行文者，可用電話接洽。
        （八）機關團體首長到任就職，地址、電話變動、年度發文代字
              號，或其他一般性通報週知事項，應登載電子公布欄。
        （九）上級交下級核議之文件，如在同一地區，可將原件發交下
              級機關，下級機關即於原件上簽註意見送還。不在同一地
              區者，可用交辦（議）案件通知單為之。
        （十）凡造送各種報表，除必須備文附送者外，一律由主辦單位
              逕行送發。
        （十一）屬機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，以
                登載或以電子郵遞方式告知；其採電子郵遞方式者，須
                確認相關收受人員必能獲知該項訊息。
        （十二）上級機關公報或通訊刊載之文件，下級機關應即照辦，
                毋庸逐級函轉。如須行文催辦，祇錄該案所登公報或通
                訊之期數、頁數、發文日期、字號及主旨，以便檢查。
        （十三）設有廣播電臺之機關，得視公文內容可以利用廣播播送
                者，予以播送。受文機關應指定人員予以記錄，作為正
                式公文處理。

一百零八、文書處理採用簡便或定型化方式應注意事項如下：
        （一）已行文之事項，逾期未復，須催辦、催繳、催復、催報、
              催發、催查者，用催辦案件通知單。
        （二）不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文，可逕以移文單
              移送主管機關，不必退還。
        （三）不同機關之來文，案由相同其答復同者，應併辦一稿，分
              知各來文機關。
        （四）凡發往甲機關之文稿已經發出，又須以同樣文稿發往乙機
              關時，應將原案調出，加簽說明，擬照發乙機關，經陳奉
              核可後，即送請文書單位繕發，不必重行辦稿。
        （五）召集會議宜用開會通知單或以電話通知。
        （六）借支、請假、出差、請購等例行事項，得用表格填報，或
              利用機關內部網路，不另用簽。
        （七）人事任免等例行案件，宜用定型稿。
        （八）各機關交辦文件，宜指示原則，附式舉例說明；審核下級
              機關陳送報表或附件時，除重大錯誤發還更正外，應即就
              原案改正並告知，以免公文往返。

一百零九、簡化文書手續應注意事項如下：
        （一）外收發與內收發非屬必要，應合併辦理。
        （二）定期報表、私誼交際文電及其他不涉及公務之文件，均不
              必辦理收發文登錄，可另用送件簿（單）遞送。
        （三）編號登錄之簡化：
              1.除總收發應摘由登錄外，其他歷程中只記文號，不必錄
                由，並可經機關內部網路，傳送有關單位。
              2.公文書應一文一號，總收發文所編號碼，應在本機關內
                統一應用。
              3.各機關應視實際情形，採用收發文同號或收發文檔案同
                號，使文號更趨簡化。
              4.收發文編號使用之代字，應以適用為度，勿疊床架屋，
                徒增累贅。
              5.電報發文應以四位阿拉伯數字代表月日（如 6月16日為
                0618）。
        （四）文稿核會之簡化：
              1.上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如無變更，應
                由次一層級代判，不必再送上級判行，較急要者，得先
                行判發再補陳核閱。
              2.急要文書，高級主管人員應儘量自行辦稿，以節省核轉
                之時間及手續。
              3.一人兼任本機關內數項職務者，其核稿以一次為限。
              4.彙存或彙辦之案件，可由承辦人員就首次來件於適當之
                空白處簽明必須彙存或彙辦之理由，陳送核批以後，續
                收之同案件，即逕由承辦人員註明彙存或彙辦，不必逐
                件擬辦陳核。
              5.利用業務會報商討涉及兩個單位以上之案件，經作成決
                定後再辦，以減少公文簽會手續。
              6.會商或會稿儘量以電話或當面行之。
              7.案件如屬本單位主辦，但有會知其他單位之必要者，應
                於辦稿後送會，或如係其他機關則以副本抄送。其須事
                先徵求其他機關或單位意見，以為辦稿之依據者，應先
                送會。
              8.會議紀錄及交代案等類似案件，其內容廣泛，須送會三
                個以上單位者，得影印若干份，同時分送各有關單位，
                以免依次會簽，稽延時日。
              9.特急文件需會辦者，應逕行面洽，儘量避免登錄遞送承
                轉等手續。
        （五）行文之簡化：
              1.緊急公文得不依層級之限制，越級行文。
              2.各機關內部單位接洽其職掌範圍內之事項或依分層負責
                之事項，對其他機關或其他機關之內部單位，得直接行
                文，不必由機關對機關行文。
              3.文書處理採線上簽核方式者，相關之作業程序得予簡化
                。

一百一十、文書有分行之必要者儘量利用副本，避免重複辦稿。使用副本
　　　　　應注意事項如下：
      （一）受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關
            聯或預計將有同樣詢問之機關用副本。
      （二）收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，
            可將查詢行文之副本抄送來文機關。
      （三）副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，得於文內加敘請
            就某一事項予以處理之字樣。
      （四）因緊急情況越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機
            關。
      （五）附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副
            本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○
            附件」。
      （六）已抄送副本之機關單位，如其後續來文，內容已在前送副本
            中列明者，不必答復。