一、為規範外交部(以下簡稱本部)與駐外機構間及駐外機構相互間之外
交及公務郵袋傳遞作業事宜,特訂定本要點。
|
二、本要點用詞,定義如下:
(一)「外交郵袋」:指郵袋外觀註記有「DIPLOMATIC」或「DIPLOM
ATIQUE」字樣表明外交性質者。
(二)「公務郵袋」:指郵袋外觀註記有「OFFCIAL」 字樣,享有或
未享有「外交郵袋」之特權禮遇者。
|
三、外交及公務郵袋不得附寄任何與公務無關之函件及物品。違反規定經
查明屬實者,視其情節輕重,簽報議處,並應自行負擔費用。
|
四、駐外機構間之公文往來應以外交及公務郵袋自行寄送,須經由本部代
轉者,應先函報本部並分攤轉寄費用。
|
五、外交及公務郵袋之封裝及開拆,本部由秘書處指派專人負責辦理並監
督之。駐外機構則由館長或館長指派主事級(含)以上館員負責辦理
並由館長監督之。
|
六、外交及公務郵袋之寄送方式如下:
(一)「空運寄送」:以傳統帆布袋包裝並以空運 (AIR CARGO)、
航機(機長)便帶傳送者。
(二)「快遞寄送」:以國際快遞公司或郵局提供之國際快捷郵件(
EMS)遞寄者。
以「快遞寄送」寄遞非屬文件之物品,並以包裹方式辦理且內容物須
填報價值者,寄遞後需將商業發票(Invoice) 及快遞公司之提單號
碼函報本部,以辦理免稅通關。
|
七、外交及公務郵袋之製作及標封,應依照下列規定辦理:
(一)外交及公務郵袋之製作:
1.空運寄送:以帆布縫製,袋口應裝銅質鈕孔,封口處用塑膠
封條穿緊鈕孔,並以加封鉗鉗封;郵袋如係以拉鍊封合者,
須以鎖頭將拉鍊接頭封鎖。郵袋外面並加備標籤或地址卡。
2.快遞寄送:以國際快遞公司或郵局提供之厚紙袋、防水袋包
裝者,須注意封口處應密合;以紙箱、牛皮紙包裝者須堅實
牢固,於騎縫處加蓋章戳。
(二)外交及公務郵袋之標封:
外交及公務郵袋於標籤、地址卡或外觀上應標明下列各項:
1.寄件機關(構)名稱及地址。
2.收件機關(構)名稱及地址。
3.郵袋次數。
4.外交郵袋須於外封套上加註DIPLOMATIC或DIPLOMATIQUE字樣
;公務郵袋須加註OFFICIAL字樣。
5.寄件機關(構)圓章戳記。
6.提單(waybill)號碼。
|
八、第七點所規定郵袋之標封式樣應分送海關、郵局及國際港口、機場之
有關單位,以資識別。
|
九、製作外交及公務郵袋時,應於本部「郵務管理系統」(以下簡稱郵務
系統)上,依序登列所裝文件物品並加以編號,登錄郵寄方式、提單
號碼與郵袋次數,駐外機構並應登錄預定送達時間,核對文件清單與
系統上資料一致後,列印乙份附寄袋內,並將資料上傳。
郵袋寄出後,經辦人員應追蹤郵寄狀況,如有異常應即時通報本部並
採取損害控管作為。
收件機關(構)收到郵袋時,經辦人員應詳細核對清單所載件數與實
附文件是否相符,並應於郵務系統上進行簽收或註記,遇有清單與系
統資料不符者,以後者登錄之資料為準。
於郵務系統簽收文件時,應注意登錄資料之正確及完整性,不合規定
者,應請寄件機關(構)重新修正後再行簽收。
|
十、收到郵袋時,如發現郵袋次數與上一次所收郵袋之次數不能銜接(號
次重複或跳漏),或郵遞時間有錯誤或郵袋遭拆封及其他可疑之處,
應以最迅速方法先通知寄件機關(構),並向傳遞公司或郵局追查,
另留存原有封套,以備查驗。
|
十一、其他機關與其駐外人員申請借用外交及公務郵袋合併寄遞者,應按
下列規定辦理:
(一)申請借用外交及公務郵袋,以寄遞雙方往來公務文件及急要
公務用品為限。
(二)其他機關與其駐外人員須經常互寄公務文件及急要公務用品
而借用外交及公務郵袋者,均應先備函徵求本部同意,由本
部秘書處審核同意後,函復該申借機關並副知有關駐外機構
。
(三)前款經本部同意經常使用外交及公務郵袋者,於每次借用郵
袋時,應備書函向本部或有關之駐外機構申請,其向本部申
請者,由秘書處審定之;向駐外機構申請者,由館長審定之
。
(四)第一款所稱急要公務用品,如錄音帶、錄影帶(不含空白錄
音帶及錄影帶)、光碟片、隨身碟、影片、宣傳資料及管制
進口中文書刊地區駐外機構所需之公務書報雜誌等。
(五)其他機關申請借用外交其他機關申請借用外交及公務郵袋之
寄遞費用,按其實際重量計算郵郵袋之寄遞費用,按其實際
重量計算郵(運)費,由各機關自行負擔,每月結算一次。
(運)費,由各機關自行負擔,每月結算一次。
(六)其他機關申請借用外交及公務郵袋寄遞急要公務用品或大宗
物件時,不得封口,由本部或有關駐外機構於必要時會同原
機關負責人員檢查後始可封口。
|
十二、未依本要點辦理郵袋作業者,依情節輕重,納入駐外未依本要點辦
理郵袋作業者,依情節輕重,納入駐外機構機構年終績效評年終績
效評鑑,或依據「外交部獎懲作業要點」規定辦理。鑑,或依據「
外交部獎懲作業要點」規定辦理。
|