法規名稱: 僑務委員會文書流程管理作業要點
時間: 中華民國113年11月4日

所有條文

壹、依據
    「文書處理手冊」及國家發展委員會檔案管理局「文書流程管理作業
    規範」。

貳、目的
    為加強文書流程管理,強化公文處理時效,掌握公文辦理時限,提升
    公文品質,以增進行政效率。

參、權責劃分
    一、委員長(或其授權人員)職責:
        (一)審核展期超過或累計超過三十日案件、專案管制案件及特
              殊性案件。
        (二)對逾處理期限三十日以上案件,責成有關單位或人員限期
              結案。
        (三)提示文書流程改進方法。
        (四)公文時效優劣獎懲案件、文書流程稽核成果獎懲案件之核
              定。
    二、單位主管職責:
        (一)充分掌握單位成員公文承辦作業時效及查催資料,對權責
              內核准展期案件及已逾期仍未辦理展期者,應即督促承辦
              人妥適處理;督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文,
              以落實職務代理制度。
        (二)對一般公文來文之處理速別不符公文性質者,得核准調整
              來文處理速別,或由其授權人員核准調整之。
        (三)對涉及二個以上單位的作業,宜與相關單位商訂原則後再
              行處理,避免因往來會稿而延誤時效。
        (四)配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共同
              檢討改進單位文書流程,並適時提出公文時效的優劣案件
              獎懲建議、調整承辦人員工作量分配等事項。
        (五)各單位撰擬之文稿,應確實依分層負責明細表規定,由適
              當層級人員核(代)判,以提升行政效率。
    三、文書單位(秘書室文檔科)職責:
        (一)全程管制本會每一文件之處理流程與使用時間。統計全會
              公文時效資料,定期提供專責管制單位作統計分析運用,
              其中逾處理時限三十日案件,應單獨列表提報,並視調卷
              分析之需要,協助提供必要之資料。檢查各單位公文登錄
              及管制情形,並提供各單位及專責管制單位稽催資料。
        (二)邀集會商專責管制、資訊等單位,建置本會文書流程管理
              電腦化作業環境及推動線上簽核作業、建立「以案管制」
              、「以文管制」作法、協助推動文書流程簡化等工作。
        (三)訂定公文展期核准職責,展期超過三十日時,須由委員長
              或其授權人員核准。
        (四)依據處理時限標準,參照本會公文處理各個過程情形,訂
              定每過程之可使用時間,作為適時提醒各級人員處理公文
              參考準據。例如:普通件時限為六日,其中承辦、會稿(
              簽)、核稿、判行,以及繕校、用印、發文時,只能使用
              其中部分時間,而預留其他過程之作業時間;可使用時間
              之分配,由本會按其特性自行設定。
        (五)對成效優劣單位或個人提出獎懲建議。
    四、專責管制單位(綜合規劃處管考科)職責:
        (一)建立文書流程管理制度
              1.依據本會特性,研訂文書流程管理作業及獎懲等相關規
                定。
              2.訂定文書流程管理稽核計畫。
        (二)文書流程管理作業
              1.策劃推動文書流程管理科學化、自動化,協同文書單位
                建置本會文書流程管理及線上簽核電腦化作業環境,協
                調解決文書流程管理共同性問題。
              2.訂定專案管制案件及其他特殊性案件之申請、審核之標
                準流程、處理期限及相關表格,供稽催管制之用。
              3.綜合統計分析管制成果並對內公布,另視需要提報會務
                會報及建議獎懲,或舉行文書流程管理工作研討會議,
                與文書及業務等相關單位共同檢討改進。
              4.對經委員長(或其授權人員)核准展期案件及逾處理時
                限三十日未結案件應予個案(件)分析處理。
              5.對超過二個月尚未辦結函復之監察案件,應調查原因,
                分析責任,簽報委員長核處。
              6.定期提送稽催報表,檢討稽催成果,提報委員長核閱。
              7.依據文書流程管理稽核計畫,邀集相關單位組成小組,
                定期辦理公文檢核;依據檢核結果,確實檢討改進,並
                辦理獎懲。
              8.彙整每月公文時效統計資料,提會務會報報告並依限提
                送國家發展委員會檔案管理局。
    五、收發人員職責:
        (一)總收文人員及單位收發人員應依行政院訂定之「文書處理
              手冊」辦理收件作業,並詳實登錄公文流程。
        (二)單位收發人員對逾期案件未依規定辦理展期者或受會逾時
              者,應每週列印逾期案件資料提供單位主管參處。
        (三)總收文人員及單位收發人員配合專責管制單位辦理調卷分
              析需要,提供必要的資料。
        (四)本會駐外人員應逐日接收本會海外電子公文。
    六、承辦人職責:
        (一)經辦文件須依「文書處理手冊」規定辦理,並應依規定期
              限辦結;必須展期時,應報請權責主管核准;累積展期超
              過三十日時,除應報請核准外,並應會知專責管制單位列
              入管制。
        (二)基於自我主動管理原則,各層級人員均應積極掌握公文處
              理品質與時效;對所經辦公文自簽辦之日起至發文、歸檔
              之日止,應注意處理流程各階段之查催。
        (三)管制會稿、會辦時效,急要公文須會辦者應親會面洽,同
              一文件請三個以上單位會核時,宜視案件性質複製同時送
              會;會辦之文件,受會單位應依公文夾顏色區分所定時限
              內辦理。無論送會或收會均應管制時間,受會單位如不能
              依限退回時,應將原因、理由及預定時間通知送會單位。
        (四)請假或出差時,應確實覓妥職務代理人代為處理公文,以
              免積壓逾時。

肆、公文處理時限
    一、一般公文(自收文之次日或交辦日起至發文日止,所需日數扣除
        假日):
        (一)最速件:一日(但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成
              )。
        (二)速件:三日。
        (三)普通件:六日。
        (四)限期公文:
              1.來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限(
                包含假日)辦理。
              2.來文訂有期限者,如本會收文時已逾文中所訂期限,該
                文得以普通件處理時限辦理。
              3.變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
              4.本會單位主管以上長官於會議、口頭指示或公文批示等
                有明確完成日期之交辦案件,其處理時限超過一般公文
                類別普通件六日,且未符合專案管制案件要件者,得比
                照限期公文時效計算標準進行管制。
        (五)特殊性案件公文:
              1.一般公文因涉及之業務性質或內容複雜,需多方彙整或
                協調處理等原因,確難於來文速別時限內辦結,其複雜
                程度未符合專案管制案件要件,經簽奉委員長或其授權
                人員核准者。
              2.承辦人申請特殊性案件,應於本會公文及檔案管理系統
                完成申請作業。
    二、專案管制案件:
        (一)實質要件:涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三
              十日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件。
        (二)程序要件:
              1.須於原件處理時限屆期前依規定提出申請。但如因委員
                長或各單位書面指示而符合前述實質要件者,申請時間
                不受限制,惟書面指示應併申請表陳核。
              2.應由各單位敘明專案名稱與申請理由,並訂定作業時程
                及預定完成時間,送交專責管制單位依以往案件處理時
                間,審核其申請時間是否合理後,簽請委員長或其授權
                人員核准。
              3.須由專責管制單位負責管制,並由各單位定期提報執行
                情形至結案為止,如超過預定完成時間,仍應申請展期
                。
        (三)每一專案管制案件依業務性質得有不同處理時限(包含假
              日),各單位可視需要自行訂定,其一次申請專案管制案
              件之處理時限最長不得超過六個月。每一個案處理時限即
              以申請奉准之預定完成時間為據。但依行政調查權為辦理
              調查事項,並敘明法規依據者,不受申請專案管制案件之
              處理時限不得超過六個月之限制。
        (四)承辦人申請專案管制案件,應於本會公文及檔案管理系統
              完成申請作業。
    三、立法委員質詢案件:
        分為施政質詢和專案質詢案件,施政質詢案件均為非代擬代判院
        稿案件,專案質詢案件區分為代擬代判院稿案件及非代擬代判院
        稿案件。立法委員質詢案件係行政院透過質詢系統傳送,均應隨
        傳、隨辦、隨送,答覆期限之計算以行政院電子交答發文之日起
        ,至本會將擬復資料於質詢系統上傳結案止,辦理時限之管制可
        區分如下:
        (一)代擬代判院稿案件:本會應於文到十日(扣除假日)內將
              院函稿及答復電子檔送行政院用印後發文且將擬復資料於
              質詢系統上傳結案。
        (二)非代擬代判院稿案件:本會應於文到七日(扣除假日)內
              將擬復資料於質詢系統上傳結案。
    四、監察案件:
        監察院之糾正案、調查意見函請改善案及委託調查案,為監察案
        件。
        (一)監察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期限者,依公文所
              訂期限辦理;未敘明辦理期限者,以發文日起二個月(含
              例假日、國定假日)為期限。
        (二)監察案件須依監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事
              項規定,將辦理情形於監察案件管理資訊系統登錄;案情
              複雜且一時無法辦結函復之監察案件,應於限辦期限內將
              辦理情形及未能結案之原因先行回復監察院及登錄於監察
              案件管理資訊系統,並申請展期。
    五、人民申請案件:
        (一)依各類案件公告之期限辦理,除應於當日辦出者外,一律
              自收件之次日起算,並包含假日;但遇連續三日以上假日
              時得延長日數,於公告時附註明訂。
        (二)未公告處理期間者,其處理期間為二個月。
    六、人民陳情案件:
        應隨到隨辦,每案原則上不得超過三十日(以收文之次日起算,
        自委員長室交下者,以交辦次日起算,且均扣除假日)辦結。但
        行政院院長信箱及本會服務信箱之案件應於六日內辦結。
    七、訴願案件:
        (一)本會受理之訴願案件應於收受訴願書之次日起三個月(包
              含假日)內辦結,必要時得予延長,延長以一次為限,且
              不得逾二個月。
        (二)訴願答辯案件應於收受訴願書後,立即移送並通報訴願管
              轄機關,並自收文之次日起二十日(包含假日)內檢卷答
              辯。
    八、會稿案件之處理時限:
        (一)最速件:隨到隨會,以不超過半日為原則。
        (二)速件、普通件:以不超過一日(扣除假日)為原則。
    九、公文處理分為「收分文」、「承辦」、「會(核)稿」、「層轉
        核判」、「繕發」及「歸檔」等六個過程。收分文不得逾半日,
        會稿不得逾一日,層轉核判不得逾二日,繕發文不得逾二日,每
        一過程之主辦人應掌握自己可使用之時間,並預算每一過程之作
        業時間,以確實掌握時效及進度。
    十、文書處理過程中,有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名,並
        以阿拉伯數字註明日期時分,以明責任。
    十一、重大或具時效性且牽涉其他機關之案件,應簽請核定開會研商
          ,避免行文徵詢意見公文往返,延宕公文處理時效。

伍、公文時效計算標準:
    一、發文使用日數:
        (一)一般公文:自收文之次日起或創稿簽陳之日起至發文之日
              止,扣除假日計算。
        (二)限期公文:於來文所訂或規定期限內辦結,未超過六日者
              ,扣除假日以實際處理日數計算;超過六日者,則最高以
              六日計算;逾越來文所訂或規定期限辦結者,依實際處理
              日數計算。
        (三)立法委員質詢案件:自行政院電子交答發文之日起算至擬
              復資料上傳質詢案件管理系統結案止,扣除假日計算。
        (四)專案管制案件、監察案件、人民申請案件、人民陳情案件
              及訴願案件應於第肆點規定之期限辦結,原則上不另計算
              發文使用日數。
    二、發文平均使用日數:
        全會發文使用日數之和,除以全會發文總件數所得之商,即為「
        發文平均使用日數」。
    三、存查使用日數及存查平均使用日數:
        (一)從收文次日起算,至經核定存查之日止。
        (二)與發文使用日數及發文平均使用日數之計算標準相同。
    四、創簽使用日數及創簽平均使用日數:
        (一)從承辦人簽陳之日起算,至創簽核決之日止。
        (二)與發文使用日數及發文平均使用日數之計算標準相同。

陸、公文管制方式:
    一、以文管制:
        (一)指以「文」為管制統計單元的管理作業方式,係以收文(
              創簽稿)編號之個件進行管制,重點為各「文」是否於限
              期內處理完畢,不問案情之內容,並於辦結即銷號歸檔。
        (二)一般公文採以文管制。
    二、以案管制:
        (一)指以「案」為管制統計單元的管理作業方式,以案管制之
              公文,其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號,處理中
              有發文需要者,另以他號方式處理(發文件按一般公文創
              號或原案附號處理,收文件則以原案附號或另編一般公文
              收文號處理),並於全案辦結時一併歸檔。
        (二)專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件
              、立法委員質詢案件、監察案件及其他經單位主管指定案
              件採以案管制。
        (三)專案預定目標已達成、人民申請案件已准駁、人民陳情案
              件已處理並答復,及訴願案件已決定或檢卷答辯等,得為
              解除管制要件。

柒、公文登錄
    一、登錄範圍必須包括公文全部流程:
        公文時效統計分析與文書稽催均以公文之全部流程為範圍,為利
        於統計分析與稽催需要,公文從收文或創簽稿至發文、存查、簽
        結、歸檔之處理過程,均應有正確之資料登錄。
    二、本會處理文書之流程登錄以電子化作業為原則,並應依行政院訂
        定之「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理,以求資料欄位、
        格式及表報之一致。但本會得視需要以紙本簿、冊、表、卡方式
        輔助處理。
    三、每日收到之公文,應以當日編號登錄送承辦單位為原則;惟於下
        班前二小時內收文者,得於次日登錄送辦。但屬急要公文應隨到
        隨辦。
    四、公文改分作業應至遲於收文次日確定承辦單位,單位間有分文爭
        議案件,由主任秘書協調判定。

捌、公文稽催
    一、實施方式及範圍:承辦人自我檢查、單位收發人員協助查催、單
        位主管督導催辦以及專責管制單位實施定期或不定期稽催及公文
        檢核;主任秘書、副委員長或委員長並得視狀況需要,指定適當
        人員實施檢核,公布成效,以確實掌握公文時效。
    二、公文處理不得以下列方式規避稽催:
        (一)公文未交收發登錄流程。
        (二)利用存查銷號再以創稿發文。
        (三)利用行文會稿銷號。
        (四)應行簽辦而予存查。
        (五)經改分辦之公文以單位收轉之日登錄為收文之日。
    三、單位收發人員應協助查催:每週對逾期案件未依規定辦理展期者
        提示辦理展期,並列印逾期案件資料送各案件主管科長(或承辦
        人)查填延辦理由後陳送單位主管督導催辦。
    四、專責管制單位應加強稽催:
        (一)每月對已逾公文處理時限未辦結者,彙整通知單位主管注
              意催辦,如經查催仍未辦結者,則簽報主任秘書核催,視
              需要提會務會報檢討;經檢討後仍未辦結者,提陳副委員
              長或委員長追究責任,並請人事室議處相關失職人員。
        (二)每月統計各單位公文處理時效,計算平均使用天數,除分
              送各單位參研改進外,並提報會務會報。
        (三)協調解決有關稽催作業共同性問題及檢討稽催作業缺失,
              提請改進;必要時會同有關人員實施抽查,並對超過處理
              時限三十日以上案件及超過二個月尚未辦結函復之監察案
              件,作個案分析與管制處理,防止積案發生。

玖、展期申請
    一、案件經詳細檢討,預計不能於規定時間內辦結時,承辦人應在處
        理時限屆滿以前,填具「公文處理展期申請表」報請權責主管核
        准展期,並會知專責管制單位;歷次展期日期累計超過三十日以
        上者,應報請委員長(或其授權人員)核准。
    二、各類公文未於原規定之處理時限內辦結者,即屬逾期案件。逾期
        案件經辦理展期後,如公文實際有積壓事實者,仍應負積壓之責
        任。

拾、公文檢核
    一、專責管制單位應建立公文檢核制度,研訂文書流程管理稽核計畫
        ,除平時稽催外,每年會同文書等單位組成小組辦理公文檢核,
        必要時並得不定期辦理之。
    二、專責管制單位應依據公文檢核結果,提報檢討改進意見,並依據
        獎懲標準填報獎懲建議。

拾壹、獎懲標準
      一、獎勵:
          (一)公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優
                良表現者。
          (二)辦理登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實而於文書
                流程管理制度之落實推動有重大貢獻者。
          (三)辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
          (四)對於文書流程管理制度之革新或改進提出建議,經採行
                確具績效者。
      二、懲處:
          (一)因「登錄不確實」、「統計不確實」或「未實施各種分
                析」,致文書流程管理原則不能落實者。
          (二)無故積壓公文情形嚴重者。
          (三)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
          (四)違反分層負責規定者。
          (五)無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
          (六)核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
          (七)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
          (八)應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者
                。
          (九)逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
          (十)對於公文分文有異議,未依規定填寫「公文改分單」,
                致延宕公文處理時效者。
          (十一)對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管
                  核准擅改紀錄者。
          (十二)專案管制申請未符程序及實質要件而延誤時效情形重
                  大者。
          (十三)人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時,未
                  即一次詳加註明通知補正者。
          (十四)違反本要點其他規定而屬情節重大者。
      三、獎懲時機:於檢核以後應即參照獎懲標準,適時核予獎懲,以
          發揮獎懲功能。
      四、獎懲與責任必須配合:按其所負責任,核予獎懲,有連帶責任
          者,應併予核議獎懲。

拾貳、本要點未訂事項,依「文書流程管理作業規範」及「文書處理手冊
      」規定辦理。