一、臺北市政府（以下簡稱本府）為增進各項會議進行效率及維持會場秩
    序，特訂定本注意事項。

二、參與本府及所屬各機關召開之會議人員，均應遵守本注意事項之規定
    。

三、本府及所屬各機關應事先評估有無召開會議之必要，如牽涉單位較少
    者，得以協調方式辦理；如預定召開會議時，對與會人員之聯繫、會
    場之選定、會議進行之程序、會議時間之預估、會議資料之傳送或印
    發等開會相關事宜，應於事前充分研究與準備。

四、會議主辦單位召開會議前，應商洽確定適當之主席及主席因故無法主
    持會議時之代理人。

五、開會通知以開會前七日發出為原則，並於信封正面加蓋「開會通知請
    提前拆閱」戳記；如因急迫或特殊狀況無法於七日前發出者，得以電
    話、傳真或電子信件方式通知各與會人員。另召開之會議如對外開放
    媒體記者採訪，應於開會通知特別註記，以提示與會者重視。

六、參與會議單位接獲開會通知時，應簽請主管核派出席人員，出席代表
    應事先研究開會有關資料，並基於業務職掌，擬議陳報正面與建設性
    的發言內容及綱要，以提升會議效能。

七、會議主辦單位應於開會前佈置會場，準備與會人員之座次等相關資料
    ，並於開會當日派員安排與會人員簽到及就座。

八、與會人員應於開會前五分鐘到達會場，不得無故遲到、早退或中途離
    席；如有無故缺席者應列入紀錄，分別通知相關單位注意改進。

九、開會時與會人員勿高聲交談或任意走動，並尊重主席之決定，共同維
    持會議順利進行。

十、開會時管制行動電話之使用，並禁止於會場內通話，以維持會場秩序
    。
  （一）各與會人員（包括開放現場採訪記者）進入會場前，應先關閉行
        動電話。但如須與外界保持聯繫，得以振動式或螢幕顯示式待機
        接收電話訊號。
  （二）各與會人員須以行動電話發話或受話時，應起身至會場外進行通
        話。
  （三）會議主辦單位應於會場各門口，豎立行動電話使用規定告示牌，
        請與會人員共同遵守。

十一、與會人員應控制發言時間，簡單扼要避免繁瑣，必要時，將發言綱
      要交由記錄人員作為紀錄之參考。

十二、會議中主辦單位應派員維持會場秩序，非與會人員未經許可不得進
      入會場。如有急迫或特殊狀況，應洽請工作人員協助聯繫。

十三、會議結束後主辦單位應有效管制於會議次日起，六個工作日內完成
      會議紀錄發送。