一、臺南市政府警察局（以下簡稱本局）為規範警政視訊會議系統（以下
    簡稱本系統）使用及管理之作業事項，特訂定本規定。

二、本規定所稱警政視訊會議系統，指透過本系統與本局各分局、大隊（
    隊）及各分駐（派出）所，進行雙向即時視訊通話，加速重要資訊傳
    遞，提升行政效率。

三、本系統使用之地點及警用電話如下：
  （一）本局二樓勤務指揮中心會議室（二四一一、二四一三）。
  （二）本局三樓會議室（二一０七）。
  （三）本局四樓大禮堂（二三八二）。
  （四）本局電腦教室（二二二八）。

四、本系統之業務權責，分工如下：
  （一）管理單位：本局資訊室為本項系統之管理資訊單位，成立警政視
        訊會議維運小組，任務分工如下：
        1.設技術總指導一名，負責本系統正常運作、故障排除及使用操
          作訓練。
        2.設專責管理員一名，辦理場次登記之受理、視訊設備之領用及
          管理、輪值之指派及通知、本局警政視訊會議連線紀錄表（以
          下簡稱連線紀錄表，如附表一）資料之彙整。
        3.設網路品質監控負責人一名，負責會前整測及會議當天網路品
          質監控。
        4.設專責系統調校員一名，負責會前系統調校。
        5.設專責大禮堂鏡頭調設手一名，負責攝影機鏡頭之操作。
        6.設維運執行小組五組共十五名，負責會前功能測試期程之訂定
          及正式視訊會議設備架設、連線設定、系統登入、系統正常運
          作、故障排除及會議中現場影像錄影等事宜。
  （二）資訊業務單位：各分局、大隊（隊）資訊業務單位，負責本系統
        平時功能測試及正式視訊會議設備架設、連線設定、系統登入、
        連線紀錄表及本局警政視訊會議系統問題提報單（以下簡稱提報
        單，如附表二）資料之彙整等事宜，並比照本局管理單位設鏡頭
        調設手及維運執行小組。
  （三）使用單位：
        1.本局局本部各單位及各分局、大隊（隊）負責視訊會議之申請
          、會議召開期間之系統操作、簡報資料播放及文字即時通操作
          等事宜。
        2.視訊會議主辦單位、與會單位連線測試作業部分，由本局局本
          部或各分局、大隊（隊）警政視訊會議主辦單位通知聯繫。
        3.依會議類別及操作需求，由會議主辦單位人員進行操作使用，
          或於會前事先協調資訊業務單位相關人員擔任操作人員。
        4.操作人員於會議中協助視訊操控作業，並監控連線是否正常，
          遇異常斷線，應立即重新連線或通知資訊人員協助排除；會議
          結束後，協助相關視訊設備關機及復歸原位等事宜。
        5.操作人員於警政視訊會議中發現問題，應填寫提報單，交由資
          訊業務單位，彙整後轉交本局資訊室處理。
        6.操作人員於每場次視訊會議，應填寫連線紀錄表，並於會議結
          束後送回所屬資訊業務單位承辦人彙整，以利管控視訊系統使
          用狀況。

五、本系統之使用程序及注意事項，規定如下：
  （一）各單位因業務需要，使用本系統進行視訊會議時，應於開會七日
        前行文或公文會辦資訊（業務）單位辦理視訊會議之申請及系統
        借用事宜，若有特殊情況無法及時申請、因故取消或變更使用時
        間、地點，須先電話聯繫並逕寄電子郵件予本局業務承辦人。
  （二）主辦單位於會議開始前需配合本局資訊室進行各與會單位之連線
        測試，確認與會人員均登入系統並加入會議室後，始召開視訊會
        議。
  （三）主辦單位於會議召開前，應指定專人負責與資訊（業務）單位之
        聯繫、簡報資料播放及文字即時通操作等事宜。
  （四）各單位進行視訊會議時，應將發言鍵關閉，發言時再點選發言鍵
        ，發言結束後立即關閉麥克風，避免多人同時發言造成回音等音
        訊干擾。詢問意見時，採輪詢方式，避免同時發表意見造成相互
        干擾，影響會議進行。

六、各單位視需要自行存錄視訊會議內容，惟視訊時不得任意錄影、錄音
    或截圖及對外公開會議內容。

七、本局應辦理督考稽核作業，規定如下：
  （一）本局得定期或不定期辦理督考各警察機關執行情形。
  （二）各分局、大隊（隊）應指定專人管理、維護及配合測試本系統之
        各項設備，俾利視訊會議之召開。
  （三）各單位應依「本局維護個人資料安全稽核作業規定」，指定專人
        管理每次會議所配賦之帳號及密碼，並配合辦理稽核有無對外公
        開會議資料之情事。

八、為考核執行成效，本局局本部及各分局、大隊（隊）依據內政部警政
    署警政視訊會議系統作業規定，每半年定期辦理獎懲。