法規資訊

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法規名稱: 外交部及駐外館處辦理文件證明文書保存及銷毀規則
時間: 中華民國105年1月11日
立法沿革: 中華民國105年1月11日外交部外授領三字第1057000001號令修正發布第 5 條條文,並自即日生效
法規體系: / 行政 / 外交 / 處務

立法總說明

「外交部及駐外館處文件證明條例」(以下簡稱「文件證明條例」)於九
十九年六月十五日制定公布,依據該條例第二十六條規定,有關文件證明
之文書保存及銷毀規則由主管機關定之,本部爰於一百年十一月十六日訂
定發布「外交部及駐外館處辦理文件證明文書保存及銷毀規則」(以下簡
稱「文書保存及銷毀規則」)。
現行「文書保存及銷毀規則」第五條係參酌公證文書簿冊保存及銷毀規則
第十條規定,將涉及身分變更之文件證明文書卷宗保存年限定為十年,惟
依據「文件證明條例」駐外館處僅得為公、私文書之驗證,並無實際辦理
影響申請人身分變更之公、認證行為,故無保留該部分規定之必要。為免
駐外館處辦理檔存分類混淆,爰擬修正該條規定,刪除「身分變更」案件
應保存十年之規定,以為釐清。

法規異動

修正

文件證明登記簿保存三十年。
涉及不動產物權得喪變更之文件證明文書及其相關附屬文件卷宗,保存十
年。
前項以外之文件證明文書及其相關附屬文件卷宗,保存三年,必要時得提
前銷毀之。
〔立法理由〕
第二項刪除「身分變更」案件之文件證明文書及其相關附屬文件卷宗應保
存十年之規定:
一、本規則係沿用「外交部及駐外館處文件證明條例」(以下稱「文件證
    明條例」)實施前駐外館處辦理文件證明業務適用之「駐外領務人員
    辦理公證事務辦法」第十一條,併參酌「公證文書簿冊保存及銷毀規
    則」第十條,訂定身分變更之文件證明文書保存年限為十年。
二、鑒於駐外館處現依據「文件證明條例」辦理之文書驗證屬行政處分,
    與公證人所為之準司法行為有異;另駐外館處驗證文件僅證明公、私
    文書形式效力,申請人身分得否變更仍須視要證機關依職權所為之處
    分結果,故與公證人依公證法施行細則第七章所為之結(離)婚、收
    養及認領等公、認證法律行為及效果迥異。
三、基上,駐外館處並無實際辦理影響申請人身分變更之公、認證行為,
    爰擬回歸「駐外領務人員辦理公證事務辦法」之規定,刪除「身分變
    更」案件應保存十年之規定。