法規名稱: 機關檔案檢調作業要點
時間: 中華民國090年12月12日

所有條文

一、為統一各機關檔案檢調作業,提昇檔案管理效能,特訂定本要點。
二、借調檔案以與承辦業務有關者為限。
    因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,或簽請
  本機關權責長官核准。
三、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,借調時,非有必要,應避免使
  用檔案原件。
四、申請借調檔案時,應以案件或案卷為申請單位,並由調案人填具調案
  單,載明下列事項,經承辦單位主管或本機關權責長官核准後,送檔案
  管理單位調取:
  (一)調案人姓名及單位。
  (二)檔號或文號。
  (三)案由或案名。
  (四)調案申請日期。
    借調之檔案如有微縮、電子或其他方式儲存之媒體者,應註明微縮、
  電子編號或其他相關編號,以利調取。
五、檔案管理人員應依核准之調案單,妥速檢取檔案,註記件數、頁數及
  應歸還日期於調案單後,交予調案人逐件清點簽收。
    檢調之檔案,以調案單所載之範圍為限。但檔案如已裝訂成卷不易拆
  開時,得整卷檢出,提供調案人使用。
六、調案單應按借調單位或調案先後順序等方式,放置於調案單據箱內或
  其他適當位置。
七、機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後辦理
  。
八、有權調閱之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調
  用期間,請求該主管機關提供。但其他法令另有規定者,不在此限。
九、檔案調出後,檔案管理人員應作成調案紀錄,扼要記載調案人、調案
  單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形、應歸還日期及歸還日
  期。
    前項調案紀錄,得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式紀錄為之。
    第一項調案紀錄於其所載檔案銷毀或移轉後,始得銷毀之。
十、借調或調用之檔案如已調出使用,檔案管理人員應告知調案單位;必
  要時,並得通知前調案人儘速歸還。
    調出之檔案如有公務急用時,得隨時催還。
十一、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散
    、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔
    案內容之情事。
十二、借調或調用檔案應於調案期限內歸還。屆期如需繼續使用,應提出
    展期申請,並經單位主管或本機關權責長官核准,知會檔案管理單位
    後,始得為之。
      前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次,仍需使用檔案者,
    應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調。
    第一項調案期限及第二項展期申請單格式,由各機關自行訂定。
十三、對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催;經洽催三
    次仍不歸還時,應簽請機關權責長官處理。
十四、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後,於調案單及調案
    紀錄上註記歸還日期,始將調案單退還調案人;如有第十一點所定情
    事時,應於調案紀錄上載明事由,並簽報機關權責長官議處,其調案
    單不予退還。
十五、歸還之檔案,應速整理完竣,並歸回原位。
十六、機關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其借
    調檔案情形。
      調、離職人員如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。
      前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應依
    相關規定列為職務移交事項。
十七、電子影像檔案或電子公文檔案之調閱,得採線上方式處理。
      前項線上調閱方式,應設定使用權限,並保留調閱紀錄。