一、外交部各單位（以下簡稱各單位）暨所屬各駐外機構（以下簡稱各駐
外機構）之檔案資訊管理，依照本注意事項之規定。
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二、檔案資訊處負責管理本部檔庫及檔案室，檔庫及檔案室管理人員應隨
時實施各項安全措施，除管理人員外，非經許可，不得擅入。
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三、各單位主管應指定管卷人員，單位主管對其所屬管卷人員之工作，應
隨時注意督導。管卷人員更迭時應即通知檔案資訊處。
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四、各單位管卷人員須先派至檔案資訊處觀摩及實習，初次外調人員應至
該處實習，以熟悉作業程序及管理方法。
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五、各單位所有案件經承辦人員辦畢後，應即交付管卷人員集中保管。承
辦人員保存之機密文件於其機密時限消失時，應即將各該文件交付管
卷人員保管、整理。
各單位之檔案一經結案整妥後，應定期移存檔案資訊處歸檔保管。檔
案資訊處發現移存檔案未經依照規定整理時，應退回原單位並予輔導
重新整理。
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六、各單位管卷人員應依下列規定整理檔案：
（一）凡辦畢之文件及資料應隨時分類及歸卷，檔案之分類以一事一案
為原則，並依各該文件及資料產生之順序裝訂成冊。
（二）歸檔文件及資料裝訂前，文件及資料上之金屬夾針（如迴紋針、
大頭針、訂書針等）均應除去，並限用統一規格之卷夾以線繩穿
孔裝釘成冊。
（三）整理文件及資料時，應將發文稿置於來文之後，擬辦之各種簽呈
、簽條、報告等置於來文之後，文稿之前。
（四）每一文件及其附件以其右下角（外文為左下角）為準整理，文件
過長過寬者予以裁切摺疊，但不得損及文件內之文字及印章。
（五）附件之紙張狹小者，應妥貼於相關文件之適當位置或另紙黏貼，
以免散失。文件裝釘成冊，不限件數，同一案情之文件訂成一冊
，件數過多時，得分裝數冊，但每冊厚度以不超過三公分為限。
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七、各單位管卷人員，兼管調卷、還卷及與檔案資訊處聯絡事宜。各單位
調閱歸檔之檔案，應由調卷人員填妥調卷單，交管卷人員洽檔案資訊
處辦理。調閱檔案以本單位承辦業務之案件為限，調閱非本單位主管
案件，應先經有關單位同意。管卷人員於所屬單位調職或離職時，應
負責收回調閱之檔案。
調閱之檔案如發現有遺失、毀損、轉借或變更其內容等情事，應由檔
案資訊處會同有關單位及人事處簽報部次長核辦。
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八、其他機關或部外人士洽請借閱本部檔案，應以書面為之，並報經部次
長核准後始予辦理。
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九、檔案資訊處於徵詢主管單位意見後，或經有關單位之要求，就下列檔
案資料予以編製縮影片（MICROFILM）：
（一）各種條約、公約、協定及與無邦交國家間之契約、合約、協議書
等之原本。
（二）各種歷史性重要檔案及其他珍貴資料。
（三）各種重要法令規章、及其修正或解釋之案件。
（四）其他具有永久保存價值之財產所有權狀、租購合約等重要文件。
檔案資訊處於縮影前，應就檔案內容，會商有關單位加以整編，製成
一完整有連貫性之文件，以便縮影。
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十、檔案資料之縮影片製成後，應分類編號並製備卡片，另註記於原送縮
影之檔案資料目錄，以便對照及查對，並應將有關資料輸入電腦以利
檢索。
縮影片應用臘紙及塑膠盒包裝，分類編號後妥放於防潮防火之鐵櫃。
縮影片於必要時，得另製拷貝，以備應用。
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十一、調閱縮影片人員，應填妥調閱單，親至檔案資訊處調閱。其他機關
或部外人士洽請調閱縮影片，應以書面為之，並報經部次長核准後
，親至檔案資訊處調閱。
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十二、承辦人員於辦妥文稿後，應即按其內容與性質，參照外交部檔案及
資訊資料存毀區分表酌予分類，並在文稿左上角「保存期限欄」加
以註明，其屬定期保存者，並應註明保存年限，至屬存查性質之來
文，其分類應比照上述規定處理之。編入同一檔案之文件，其保存
期限如有不同時，應以該案文件之最長期限為準，並於案面上註明
保存期限。辦後銷毀之檔案，應由各單位主管核定後逕行派員銷毀
。
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十三、保存年限屆滿之歸檔檔案，應由檔案資訊處定期清理，列單送請各
主管單位審查，除認為延長保存之必要者，應註明理由及延長期限
外，其無延長之必要者，即在原清單備註欄內，分別註明「銷毀」
字樣，並加蓋單位印章，連同原卷送還檔案資訊處彙編「檔案銷毀
清冊」，報請部次長核准後銷毀之。上款擬予銷毀檔案，如具有可
供學術研究之價值者，經呈准後，得移送有關機關存參。
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十四、檔案銷毀用焚化、溶解或粉碎法處理，銷毀時應由檔案資訊處簽請
派員蒞場監毀，凡已銷毀之檔案，應自檔案目錄中，將相關之卡片
抽出加蓋銷毀日期戳記後，另存備查，如係書本式目錄，即於備註
欄內加以註明。
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十五、各駐外機構主管應指定管卷人員，從事檔案管理工作；如無法指定
專人管卷時，應確實督導所屬承辦人員依照本辦法事項管理檔案。
各駐外機構檔案之整理、保存與銷毀，依照本辦法事項第六項、第
十二項、第十三項、第十四項及第三十三項之規定辦理。
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十六、各駐外機構保存之檔案應定期清理，如無保存之必要者，應由機構
主管核定後予以銷毀並列冊報部。
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十七、各駐外機構代表政府簽訂之條約、協定等原件應隨時寄部保存。凡
屬永久保存之重要檔卷存量過多時，可視館務需要，設置掃瞄工作
站，轉錄光碟保存，已錄製光碟檔卷，則可依章銷毀。
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十八、本部之資訊業務，其範圍包括：
（一）資訊資料之處理、縮影、管制、運用及安全維護事項。
（二）資訊硬軟體之租購、使用、維護及管理事項。
（三）資訊系統之規劃、設計、測試、評估、維護、管理及運用事項
。
（四）外交業務電腦化之研究發展事項。
（五）其他有關外交業務之資訊行政及技術事項。
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十九、檔案資訊處負責管理本部電腦主機房及其相關設備，並指定專人負
責管理及操作，隨時注意各項安全措施。
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二十、本部為發展資訊業務，得依規定遴用電腦專業人員，處理系統分析
、系統規劃、程式設計、電腦管理、資料管制、電腦及縮影設備之
操作及維護等事項。
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二十一、本部規劃及使用之電腦程式及其製作標準、規範、說明、測試報
告、修改紀錄及工作控制語言等，均應登錄列冊，責由專人妥善
保管。
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二十二、各種電腦主機、週邊設備、磁碟、磁帶、碟片、縮影片及其他資
訊資料等，均應編號列冊，責由專人妥為保管，以備查稽。重要
資訊資料均應複製備份（BACKUPFILE）另予保存，以
維護作業安全。
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二十三、各種電腦設備應加強定期維護保養，並實施防火、防震、防爆、
防盜、防潮、防蟲、防鼠及防止人為破壞等措施，以維護設備之
安全及適用。
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二十四、重要或機密資訊系統及資訊資料應自行設計製作，如情形特殊無
法自行完成者，得於報經核准後，委由外界資訊廠商代辦，惟應
派員監督，並注意資料之保密。
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二十五、資訊資料之存取及異動，應採取密碼（PASSWORD）方式
、軟體程式或作業流程控制，予以保護。密碼經設定後，應於承
辦人異動或工作調整時予以更換。密碼之設定及更換由業務主管
負責。非指定之人員，不得操作電腦。
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二十六、對於防範儲存於電腦之資料遭受增刪、竄改、破壞、或偽造，應
先行擬定偵測、記錄、稽核復原及應變措施，以維護電腦作業安
全。
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二十七、各單位及各駐外機構因業務需要，得向檔案資訊處查詢、借閱或
請求提供有關資訊資料。調閱資訊資料以本單位承辦業務之案件
為限，調閱非本單位主管案件，應先經有關單位同意，對於該項
資訊資料，不得擅自複製或損毀。調閱時應以書面或填妥調閱單
始予辦理。各駐外機構請求提供資料時，不得擅自複製或損毀。
調閱時應以書面或填妥調閱單始予辦理。各駐外機構請求提供資
訊資料時，應報經部次長核准後辦理。
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二十八、其他關係或部外人士洽請借閱本部一般資訊資料，應以書面為之
，經權責主管核准後辦理，但屬機密性者，應先報經部次長核准
。
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二十九、資訊資料之銷毀，其屬書面文件者，用焚化、溶解或粉碎法處理
；其屬磁碟、磁帶或磁片者，用程式指令銷毀之。
各單位暨各駐外機構銷毀資訊資料時，應比照第十四項或第十六
項方式處理。
凡已銷毀之資訊資料，應於保管清冊中加蓋銷毀日期戳記。
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三十、各單位及各駐外機構應建立資訊資料稽核制度，加強實施資訊資料
之保密與安全作業，定期或不定期稽核資訊資料之維護侑使用情形
，以維護資訊資料之安全。
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三十一、各駐外機構購置及使用電腦，依照本注意事項第二十二項、第二
十三項、第二十四項、第二十五項、第二十六項、第二十七項、
第二十九項及第三十三項之規定辦理。
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三十二、各駐外機構之電腦化作業，應配合本部資訊業務之發展並加強相
互聯繫，以促進資訊資料之交換運用。各單位初次外調人員並應
至檔案資訊處實習有關駐外機構電腦作業方式。
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三十三、檔案及資料之存毀區分如左：
（一）永久保存類。
（二）定期保存類。
（三）辦後銷毀類。
前款檔案及資訊資料之分類及保存年限，規定如後附表（外交部
檔案及資訊資料存毀區分表）。
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三十四、各單位保存之檔案及資訊資料應定期清理，其無保存必要或屆滿
保存年限者，應會同檔案資訊處核定後予以銷毀，其有機密性者
，應報請部次長核准後銷毀。
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三十五、各駐外機構如遇緊急情況時（如發生戰爭或應變），其檔案及資
訊資料之處理，應依據「駐外館處危機處理作業綱領」相關規定
辦理。
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三十六、本注意事項如有未盡事宜，得隨時呈准修改之。
外交部檔案及資訊資料存毀區分表
（一）左列各案為永久保存類
1.外交政策、計劃及報告
2.外交行政改革方案
3.各種法令、規章及其解釋
4.駐外使領館、團、處及其他機構之設立、升格、裁撤、
改隸及領務轄區之劃分
5.本部及駐外機構之組織、編制、職掌及辦事細則
6.各機關派駐國外人員之異動案件
7.本部首長及駐外機構主管變更交接清冊
8.條約、公約、協定等案件
9.國界、領海、領域及大陸礁層等界務案件
10.全國地圖及地名翻譯（包括有關國界之地圖）
11.中外重要糾紛案件
12.重要外交情報
13.駐外機構重要政情報告
14.重要國際問題之探討及專題研究報告
15.聯合國大會各委員會等案件
16.政府間、非政府間國際組織、國際會議及有關紀錄或報告
17.聯合國技術協助案件
18.中外經濟、技術合作案件
19.美援開發及相對基金貸款案件
20.美援工業技術合作案件
21.國際金融情報
22.我國財經政策及重要措施
23.對外貿易交涉案件
24.中外借貸案件
25.中外重要交涉案件
26.有關特權案件（包括外交豁免、外交庇護、盟軍在華享受
待遇等）
27.僑團組織及保僑措施（包括移民及華僑在各國享受待遇等
）
28.海員及華僑遺產案件
29.外國人在華房地產案件
30.外國排華案件
31.中外政府首長互訪案件
32.國際文教案件（包括著作權、翻印西書與唱片以及影片進
口或交換）
33.國際法專題研究案件
34.駐華各使領館、外國暨國際機構人員及其異動案件
35.國書（包括我駐外使節及各國駐華使節）
36.國防及軍事合作案件
37.重要中共情勢及涉中共案件
38.關閉大陸海空港口及禁運案件
39.美軍協防案件
40.立法院質詢及答復案件
41.國民大會及光復大陸設計委員會詢問與建議案件
42.監察際巡察、調查、詢問案件
43.國內各機關涉及本部之重要會議、紀錄及報告
44.總統、院長及部次長之手令及指示
45.概算、預算、決算及審計案件
46.印模（本部及駐外機構）
47.本部及駐外機構房舍營建、修繕及租賃案件
48.收發文登記簿（包括駐外機構）
49.人事動態登記及重要人事任免案件
50.請頒勛章案件
51.中外重要人物誌
52.重要控案（包括附逆及通緝案）
53.重要建議及統計資料
54.重要國際宣傳案件
55.駐華外交官領事官銜名錄
56.駐華各使領館、外郢暨國際機構人員進口免稅車輛事務規
定
57.領事證書
58.各國國旗國等資料
59.歷年外賓訪華資料統計
60.特殊國際慶弔案件
61.本部及駐外機構職員名錄
62.外國駐華機構暨國際機構職員名錄
63.慶典專案
64.推展外交業務電腦化案件
65.電腦網路敷設案件
66.租購資訊作業硬軟體設備及其維護
67.重要資訊資料及文件
68.其他具有永久保存價值之案件
（二）左列各案為十五年保存類
1.本部及駐外機構人員之任免、銓審、敘俸、調遷、考績、
考成、褒揚、勛獎、懲罰、退休、撫卹、及保險等案件（
上項案件除有特殊功績者永久保存，其餘各案保存至其本
人離職後十年或死亡後五年焚毀，另由檔案資訊處填製卡
片存查）
2.薪勤津貼案件
3.考選訓練案件
4.員工福利案件
5.保密防諜重要案件
6.漁業及打撈涉外案件
7.華僑及外人投資案件
8.商品輸出入案件
9.拓展海外交通運輸交涉案件（包括航空、航海、電信及郵
務）
10.一般援外案件
11.一般涉外民刑案件（包括在華美軍）
12.駐華使領外交郵袋遞寄辦法
13.各駐外機構一般業務
14.國籍變更案件（包括取得、喪失及回復國籍）
15.旅外國人涉嫌案件
16.本部及駐外機構各種會計報告、帳簿及重要備查簿與機器
處理會計資料之貯存體暨處理手冊
17.研究設計會議及專題座談會
18.其他具有十五年參考價值之案件
（三）左列各案為十年保存類
1.分發辦事及職務分配案件
2.內外互調人員之行程、川裝費等案件
3.一般國際動態資料
4.一般國際宣傳案件
5.駐外機構一般政情報告及一般僑務案件
6.一般財經商務糾紛
7.海員逃亡案件
8.本部各單位收發文登記簿
9.協助緝私緝毒案件
10.一般文教案件
11.一般國際慶弔案件
12.民間社團出國活動案件
13.駐華各使領館、外國暨國際機構之地位與待遇
14.一般參考資料
15.剪報資料
16.一般官員出國訪問及一般外賓訪華案件
17.駐外機構電腦技術協助案件
18.其他具有十年參考價值之案件
（四）左列各案為保存五年類
1.考勤案件
2.催辦送審案件
3.求職及推介案件
4.到職離職案件
5.一般社會救濟案件
6.發給臨時船舶國籍證書案件
7.損獻及餽贈案件
8.書刊訂購或交換案件
9.商品文物海外展覽案件
10.送審訴訟文書案件
11.護照及各項加簽之申請表或資料卡（必要時得於保存二年
後銷毀之）
12.護照各項申請指復案件
13.外國護照簽證案件（必要時得於保存二年後銷毀，但美國
護照簽證資料保存期限仍為五年）
14.雙重國籍華僑申請入境簽證及外僑居留證案件
15.外交郵袋遞送清單及各機關附寄外交郵袋文件請予加封之
函件（必要時得於保存一年後銷毀之）
16.宿舍分配案件
17.一般調查案件
18.關於免稅車輛出售、轉讓、報廢之特殊案件
19.各國關於特權與豁免之規定
20.關於免稅進口物品之特殊案件
21.美軍特約承辦人之在華待遇
22.請頒總統、院長及政府首長簽名、玉照、題辭等案件
23.出納單據
24.外交及公務護照換發普通護照案件
25.護照及各類加簽案件
26.軍公教人員國外逾期不歸案件
27.以駐外機構名義出具證明者或重要文件驗證
28.一般性文件驗證存卷（必要時得於保存一年後銷毀之）
29.外交及公務護照加簽報備或請示案件
30.各種會計憑證
31.駐華各使領館、外國暨國際機構人員結匯申請案件
32.駐華各使領館、外國暨國際機構人員身份證明申請案件
33.駐外農技團業務（工作）報告
34.資訊作業單位業務協調聯繫案件
35.有關資訊電腦之訓練、展示及講習案件
36.資訊資料之調閱案件（必要時得於保存兩年後銷毀之）
37.其他具有五年參考價值之案件
（五）左列各案為辦後銷毀類
1.通常集會之通知、報告或紀錄無保存必要之案件
2.一般交際接待事項之案件
3.各單位臨時事項之通報
4.一般查詢事項
5.不關重要或已逾時效之副本及其他重複之文件
6.寄贈刊物及謝函
7.一般交際函電無保價值之文件
8.無參考價值之建議案件
9.匿名控告核定不予處理之案件
10.無關政令之宣傳文件
11.其他無參考及保存價值之文件
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