一、依據
(一)檔案法施行細則第八條
(二)機關檔案保管作業要點
(三)機關檔案管理作業手冊第十二章–入庫管理
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二、目的
藉由定期與不定期檔案清查作業,及時掌握財政資訊中心(以下簡稱
本中心)檔案保存現況,依需要採取相關補救措施,俾利執行檔案續
存、銷毀、移轉、移交等後續作業,以維護檔案之管理。
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三、檔案清查時機
(一)定期清查
依「檔案續存」、「定期保存檔案屆滿保存年限辦理銷毀」、「
永久保存檔案屆滿移轉期限(二十五年)辦理移轉予檔案管理局
」等三項作業規定,本中心檔案管理單位(秘書室)就所有保管
之檔案應於每年三月至八月進行清查一次(含損壞檔案補救等後
續處置),並以全部保管之檔案清查完畢為原則,各單位應就以
上三項作業配合完成續存、銷毀、移轉與否之確認事宜。
(二)不定期清查
1.因天災、自然或人為破壞,就檔案實際損壞部分立即清查(含
補救後續處置)。
2.因機關裁撤、改組或部分業務移撥,配合檔案移交專案小組,
就移交範圍檔案進行清查(含補救後續處置)。
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四、檔案清查人員
依本中心保管檔案之數量,按實際作業需要由檔案管理人員調派增減
檔案清查人力。
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五、檔案清查經費
依本計畫第八點,就損壞檔案採取必要補救措施時,視需要申請檔案
清查經費。
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六、檔案清查作業
依照檔案目錄對所保管檔案,逐案或逐件進行核對並檢查其保存狀況
,其作為如下:
(一)備妥檔案清查清單
秘書室依檔案清查範圍,由本中心檔案目錄系統產生或備妥本中
心檔案清查清單(如附表 1),作為清查核對之依據。檔案如尚
未建置目錄,得先以目次表進行核對後,再以文號與檔號對照表
逐一查核。
(二)讀架
檔案管理人員應就清查範圍進行整架工作,確認各卷檔案已依檔
號順序上架並放置適當位置,再開始進行檔案清查工作。檔案如
有錯置情形,應立即將其調整至正確位置。
(三)進行清查
檔案管理人員依檔案清查清單所載內容與架上放置檔案對照查核
以下事項:
1.確認各案案卷或案卷內之案件與檔案清查清單所載之檔號、案
名、案由等資訊一致且排列順序相同,或與該案卷目次表所列
資訊及順序相符。
2.查檢檔案是否已依必要辦理微縮或電子儲存。
3.查檢檔案保存狀況。
4.經檔案目錄核對後,同一案卷內之各件檔案如有排列順序錯誤
情形,應立即將其調整至正確位置,但無須註記於檔案清查清
單。該錯置案件如為先前核對時註記不在架上之案件,除將檔
案歸回正確位置外,並應修正該項註記。
(四)註記清查清單
檔案經清查後,檔案管理人員應於檔案清查清單之「檔案狀況」
欄勾選,並將後續相關處理事項註記於「處理建議」欄:
1.檔案清查清單所列之檔號、案名、案由等編目資訊有誤者,應
依檔案編目規範有關規定修正目錄之相關紀錄。
2.檔案若有短少時(即有目無案),應先查檢是否為提供借調或
調用等狀況。有前開情事者,應於檔案清查清單「處理建議」
之其他欄項補註;經查證如確定遺失,應填具本中心「遺失檔
案清單」(如附表2),並依「機關檔案管理作業手冊」之11.
4.6.2規定辦理。
3.檔案在架上卻未記載於目錄者(即有案無目),應依檔案編目
規範有關規定進行目錄增補工作。
4.檔案未編列保存年限者,應依本中心所定檔案保存年限區分表
進行補列。
5.定期保存檔案經微縮、電子複製儲存者,得視需要調整其保存
年限。
6.檔案有蟲蛀、霉蝕或破損者,應依「機關檔案管理作業手冊」
之13.4至13.4.1.2規定辦理。
7.案卷有散落現象者,應重新裝訂,並依「機關檔案管理作業手
冊」之12.4.1.1規定辦理。
8.永久保存檔案尚未裝訂者,應進行裝訂,並依「機關檔案管理
作業手冊」之12.4.1.1規定辦理。
9.檔案卷數量增加,致使原架位不敷使用時,應重新規劃架位,
以利新進檔案之典藏。
(五)統計清查結果
檔案清查完畢後,檔案管理人員應依本中心「檔案清查清單」統
計清查結果;統計項目應包括下列各項:
1.清查檔案之總卷數。
2.清查檔案之總件數。
3.待處理之檔案卷(件)數。
4.遺失之檔案卷(件)數。
(六)撰報檔案清查報告書
完成檔案清查統計後,秘書室應依清查統計結果作成本中心「檔
案清查報告書」(格式如附表 3),並檢附「檔案清查清單」等
相關清單附件,陳報權責長官核閱。檔案清查報告書應載明下列
事項:
1.清查原因
2.清查時間
3.清查範圍
4.清查數量
5.清查狀況
6.附件
7.處置建議
8.報告人員
9.報告時間
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七、機密檔案清查
機密檔案清查作業,秘書室應依「機關檔案管理作業手冊」之第二十
二章機密檔案管理規定辦理。
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八、後續處置
當檔案發生破損、脆裂及蟲蛀、霉蝕等不利保存情事,秘書室應儘速
依「機關檔案管理作業手冊」之13.4至13.4.1.2規定辦理。
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九、其他
(一)配合本中心現行保有公文檔案之現況,檔案清查範圍暫以紙質檔
案為限。
(二)本計畫未盡事宜概依「機關檔案管理作業手冊」辦理並視需要修
正之。
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