一、依據
（一）行政院頒文書處理手冊第八十七點：「各機關應研訂文書流程管
理稽核計畫，辦理定期或不定期檢核，依據檢核結果，確實檢討
改進，並辦理獎懲。」
（二）行政院研究發展考核委員會頒「文書流程管理手冊」第二章「權
責劃分」、第五章「文書稽催」及第十二章「公文檢核」。
（三）行政院頒「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」。
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二、目的
藉由資料查閱及對相關問題查詢，並輔以個案抽查、問卷調查等方式
，有效瞭解並評估機關公文處理品質與流程管理良窳，發掘有關問題
及缺失，從而提出改進建議和解決方法，以提升公文處理效率。
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三、組織及職掌
（一）法務部（以下簡稱本部）設公文檢核小組（以下簡稱本小組）由
常務次長擔任召集人，綜理文書流程管理檢核事宜。
（二）本小組成員由本部各單位副主管組成，並由主任秘書擔任執行秘
書。
（三）本部秘書室負責本小組幕僚作業；本部資訊處協助公文管理系統
相關作業。
（四）本小組負責督導、檢核及獎懲作業之擬議。
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四、檢核對象與權責劃分
（一）本小組辦理本部各單位及本部直屬各機關之檢核。
（二）本部調查局辦理局本部及所屬各單位之檢核。
（三）本部行政執行署辦理所屬各行政執行處之檢核。
（四）臺灣高等法院檢察署辦理所屬各機關之檢核。
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五、檢核時機
（一）平時稽催－隨時辦理防止積案。
（二）定期檢核－依行政系統分層辦理督導改進：
1.本部及直屬各機關至少每半年應自行檢核一次。
2.本部調查局、行政執行署、臺灣高等法院檢察署對所屬機關至
少每年應自行檢核一次。
3.已發現不符品質與超過規定處理時限案件，或一再改分致延誤
辦理時效或分類登錄不實之公文，應即加以檢討，分析其原因
，設法改進，並應查明有無人為因素。
（三）本小組得視情況實施不定期檢核。
（四）實際檢核時程另行通知。
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六、檢核實施方式
各主管機關得視情況以下列方式實施檢核：
（一）行文督促作業
1.就行政院及本部有關文書流程管理、時效管制、檔卷管理及文
書製作等相關規定，行文督促作業。
2.前項辦理情形或績效報部備查。
（二）口頭詢問提示就報部辦理情形或績效及統計表之缺失或疑點，隨
時以電話詢問提示。
（三）實地訪問，重點檢查選擇績效不佳或作業有缺失之機關（單位）
，實地訪問，重點檢查。
（四）抽樣檢查訂定實體文抽查之百分比，實地抽樣檢查。
（五）公布統計分析結果，督促改進參照行政院研究發展考核委員會管
考月報之方式，公布本部及所屬各機關公文時效管制統計分析結
果於本部網頁或行文各機關，督促改進。
（六）問卷調查製作公文流程管理及時效管制相關作業問卷調查表，實
施問卷調查，以為辦理公文檢核作業之參考。
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七、檢核項目
（一）登錄及統計的確實性
1.是否將所有公文（包括總收文、單位收文、首長交辦公文、創
簽創稿）均納入管制。
2.公文處理流程自收文、分文、簽辦、會辦、陳核、送繕、用印
至發文、銷號、歸檔等之控管情形。
3.是否依公文性質及結案期限分類管制，包括：一般公文、人民
申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監
察院糾正及調查案件、專案管制案件等。
4.各項統計數據是否確實及各項數據是否均有佐證資料可供稽核
。
（二）公文流程有關時效性之檢討
1.各類公文是否均依其辦理時限辦結。
2.公文稽催情形。
3.逾期未結公文之比重。
4.有無遲延及積壓公文之情形。
5.有無先存後辦等規避管制之情形。
（三）運用資訊技術執行文書流程管理相關作業情形
1.公文管理系統上線情形。
2.公文製作電腦化情形。
3.公文電子傳遞、公文電子交換實施情形。
4.檔卷管理電腦化實施情形。
（四）不符品質公文之改善情形
1.公文製作之結構、作法、分段要領、各段格式、用語、行文等
，是否符合行政院頒「文書處理手冊」之規定。
2.文書處理流程是否依「文書處理手冊」之規定。
3.文書簡化。
（五）人民申請（聲請）之處理
1.各類人民申請（聲請）案件是否均訂定有處理期限並依限辦結
。
2.對人民申請（聲請）案件之處理，是否達到為民服務及便民之
要求。
（六）對逾期結案公文之檢討改進情形。
（七）有關文書處理、時效管制等相關制度之執行情形。
（八）對於逾期限尚未答復監察院案件，是否實施下列措施：
1.有無稽催。
2.超過處理時限三十日以上未結案件有無個案分析處理。
3.超過處理時限二個月尚未答復監察院者，是否分別調查原因、
分析責任，除經簽報准予展期者外，有無簽報核處。
4.有無每月綜合統計分析管制成果，對內公布，視需要提報主管
會報、業務會報。
（九）其他依機關特性之檢核項目。
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八、實施稽催
（一）承辦人自我檢查：
1.把握簽辦時效，力求在時限內辦結。如案情複雜，並應於屆滿
處理時限以前，敘明理由與展期日數，申請權責主管核准展期
。
2.對於陳核或送會逾時公文，應予提醒催辦。
（二）電腦系統協助稽催：
1.對公文將屆辦理期限，以公文系統直接提示，或聯結電子郵件
方式通知承辦人依限辦結，或辦理展期作業。
2.公文之承辦如已逾期仍未辦結，得以公文系統直接稽催，或聯
結電子郵件方式稽催承辦人，並通知承辦人之主管。
（三）機關內單位收發人員，以發文人員負責稽催：
1.掌握登錄資料，在承辦人可使用時間屆滿以前，提示注意。
2.對逾期公文未依規定辦理展期手續者，應提示辦理展期，已逾
處理時限或受會逾時辦理案件，應每日查催或持續稽催。公文
若逾處理時限三十日時，應即提請作個案分析。
3.對於會辦公文應依卷宗速別規定，協助稽催承辦人依限處理，
如受會公文已逾期並應辦理查催。
4.按週列印或傳送逾期案件資料，並即請承辦人員確實答復延辦
理由。
5.按週綜合提供單位主管查催資料，並將逾期案件逾期理由及處
理情形送秘書室。
（四）單位主管督導催辦：
1.確實掌握所屬人員的可使用時間資料，於期限屆滿以前督促辦
結。
2.差假人員，指定代理人避免積壓公文。部屬差假，應督促業務
代理人確實負起代理責任。
3.提示處理原則，或適當調配人力，儘量避免展期。
4.檢討展期公文，分析其原因，糾正缺失，並列為平時考核的紀
錄。
（五）本小組綜合稽催：
1.掌握全機關待辦案件之資料，如逾處理時限三十日時，應即提
請作個案分析。
2.定期或不定期檢查各單位公文作業及稽催作業。
3.下列案件應予個案管制或處理：
(1)經機關首長或幕僚長核准展期案件。
(2)超過處理時限三十日以上尚未結案案件。
4.協調解決有關稽催作業共同性問題。
5.檢討稽催作業缺失，提請改進。必要時實施抽查。
6.檢討稽催成果，每月提報一次。
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九、獎懲
對各類文書檢核結果得提出檢核報告，個案簽請獎懲，其獎懲標準如
下：
（一）有下列情形者，核與嘉獎：平時稽催、定期或不定期檢核時，公
文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表現者。
（二）有下列情形之一者，核與記功：
1.平時稽催、定期或不定期檢核時，登錄、統計、分析、稽催等
作業詳盡確實，而於文書流程管理制度之落實推動有重大貢獻
者。
2.辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
3.對文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確具績效者。
（三）有下列情形之一者，核處申誡；懲處案件如認為未達申誡程度者
，得為警告或發命令使之注意之處分：
1.無故積壓公文，逾期六至十日辦結者，申誡一次；逾期十一日
至十五日辦結者，申誡二次。
2.登錄不實、統計不確實或未實施各種分析，至文書流程管理原
則不能落實者。
3.損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
4.違反分層負責規定情形較重者。
5.無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
6.核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
7.對逾期待辦之案件，經書面催辦仍未辦理者。
8.應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文，經糾正再犯者。
9.逕收來文或交辦案件應登錄而未送經文書人員登錄者。
10.對公文登錄及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改
紀錄者。
11.專案管制申請未符合程序及實質要件而有延誤者。
12.單位發文擱置或逾期歸檔，影響檢核作業者。
13.未依稽催管理規定稽催及提供查催資料者。
14.人民申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知
補正者。
（四）有下列情形之一者，核處記過：
1.無故積壓公文，逾期十六日以上者。
2.有前款第二目至第十三目情形之一且情節重大者。
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