一、為健全檔案管理工作，特訂定本要點。

二、檔案室應具有防火、防熱、防潮、防盜、防鼠咬、防蟲蛀、防塵埃等
    防範設施，除因公務需要經管理人員許可者外，嚴禁他人進入檔案室
    。

三、檔案管理人員應注意室內採光、通風、清潔等設施之維護，嚴禁煙火
    ，並隨時清查，以防損壞，其主管人員每月至少抽查一吹。

四、檔案管理人員，應善盡管理之責，如有怠忽致檔案滅失、毀損者，應
    予議處。

五、各科室業務承辦人員，平時應就其業務性質，依檔案分類表將公文分
    置卷宗處理，及作平時保管，如公文過多，應予訂卷，不得散置屜內
    ，易致遺失。

六、各業務人員應於年度終了，依分類表所定，分目裝訂成卷，同一目卷
    合計或分訂為「檔案」。

七、各科室業務承辦人員平時處理公文及訂卷，應注意以一案為一件。（
    登記檔案目次表仍以一文為一件次  ），同案有數公文往復，雖時間
    相隔，於結案時仍需合計一件，不可分散，如有跨年度時，則編入結
    案之年度檔案。

八、檔案分類表以杜威十進分類法編製之，以類、綱、目、節為度，如仍
    不敷用，得在節之後另以小數點補充，各級項目均按分類號大小次序
    排列。
    類：本監所屬各科室主管業務之綜合名稱為類。
    綱：本監所屬各科室所掌管各項業務為綱。
    目：各承辦業務人員所承辦之業務名稱為目。
    節：各承辦人所承辦之案件，可獨立成案者為節。
    各級項目（案名）名稱以簡為主，字數以二至九字為準。

九、各科室應於每年度終了之次月起，一個月內將該科檔卷，整理編訂完
    成，登記送卷歸檔簿後送檔案管理單位登記，歸入檔案室，按科室區
    間管理。

十、應歸檔而未歸檔之公文，應由單位主管督促歸檔，歸檔之文件，經詳
    細檢查無訛後，分別載入送卷歸檔簿，交由檔案管理單位蓋點收戳。

十一、每年歸檔之數量，應於年終由檔案管理單位陳報  典獄長核閱。

十二、歸檔文件經檢查無訛後，應加整理，按文件之先後，依序編訂，時
      間早者在先，晚者在後（由上而下）。

十三、檔案之大小長短，應以公文紙規格乏標準為準，過寬過大者，得予
      裁切摺疊，文件左右底三面邊緣應保持整齊，惟不得損及檔案之內
      容。過小過短未達規定標準而不便裝訂者，應用紙條加寬加長。

十四、檔案上原始附簽，附於文件適當位置；但面積較小者，應用與原文
      相等尺寸之紙張襯貼，惟不得脫離原文。

十五、檔案上加附之針夾，應一律剔除，如有破損應予修補，如有皺摺應
      予理平。

十六、檔案字跡如有模糊缺少者，應請原承辦人員查明補註，並在補註處
      蓋章，以示負責。

十七、附件以與原文裝訂為原則，如遇過大過多不便隨文裝訂時，可另行
      存置，惟應在附件上，註明檔號、收發文字號，並在原文附件欄內
      註明附件存放處所。

十八、機密檔案，必須保持高度機密性者，歸檔時應由承辦人員用機密檔
      案專用封套裝封，並應於封面上註明單位名稱。年、月、日，收發
      文字號，封口加蓋印章後登記送檔案管理單位歸檔。

十九、裝訂檔案，須整齊劃一，其厚度以三公分為原則，並依左列規定辦
      理：
    （一）臨時檔案以活頁裝訂，置封底面。
    （二）定期及永久檔案以書本式裝訂。

二十、檔案應根據案件辦理先後，由上而下依次彙訂，每卷首頁置目次表
      於檔夾內，卷脊標明檔號、案名及保存年限。

二十一、檔案裝訂以一年一次，並由檔案管理單位自行辦理，其必須僱工
        裝訂者，應嚴密監督，不准攜出，以資保密。

二十二、歸檔之簿冊，按年度編定檔號，在檔案保存簿載明簿冊名稱及歸
        檔單位。

二十三、借調檔案以承辦科室業務有關者為限。

二十四、借調檔案須寫檔案調案單，以一案一單為原則，由調案人填寫檔
        號、收發文號及調案單位、主旨，並經科室主管章後，送檔案管
        理單位調取。

二十五、檔案借出時，應將所調檔案及調案人服務科室、姓名、借出日期
        登記於調案紀錄簿，以便隨時查催。

二十六、借調機密檔案，應陳奉典獄長核准。借出時以封套密封後加蓋密
        封章，送調案人簽收。

二十七、檔案如已被他人調用時，應向前調案人催還，再依手續送交調案
        人。

二十八、調案人不得在檔案管理處所，擅自檢取或翻閱抄錄案卷。

二十九、調閱非主管案件，應送會有關科室主管同意，並奉典獄長核准。

三十、借調之檔案，不得洩密、拆散、塗改、抽換、損壞、轉借、轉抄、
      遺失，非經簽准，不得複印。

三十一、借調檔案以十五天為限，屆期仍須繼績使用，應填具檔案調案展
        期申請單，洽請展期，借出檔案，如有急用，得隨時催還。

三十二、檔案管理人對調出之檔案每逾十五日，應填具檔案催還通知單，
        向調案人催還，除經同意展期外，經洽催三次仍不歸還時，應簽
        報典獄長處理。

三十三、檔案管理單位對歸還之檔案，如發現缺漏或塗改、損壞、抽換、
        拆散等情事，調案單位不予退還並簽報典獄長處理。

三十四、檔案歸還後，應在調案紀錄簿註明還案日期，以備查考。

三十五、檔案保存期限依部頒「監院所機關文卷保存期限作業要點」之規
        定辦理。

三十六、已屆滿保存期限之檔案，由檔案管理單位，繕造檔案銷燬清冊，
        送原承辦業務料室審查。業務科室應根據部頒「監院所機關文卷
        保存期限作業要點」所定之存廢標準，凡必須延長保存期限之案
        件，應簽註具體理由，並由科室主管蓋章，其經科室主管同意銷
        燬之檔案，應簽報典獄長核准後會同有關科室派員監燬。

三十七、各種會計憑證、報表、簿籍之處理依會計法之規定辦理。

三十八、本要點如有未盡事宜，悉依照「事務管理手冊」、「檔案管理」
        有關規定辦理。